Kontrollutvalget i Flå kommune MØTEPROTOKOLL

Transkript

1 Møte dato/tid Tirsdag 03. oktober 2017, kl Møtested Møterom «Høgevarde», Veksthuset Flå Medlemmer/varamedlemmer Leder Ole Kr. Grimeli, nestleder Anna B. Kollhus til stede i møtet Medlemmer Anders Olav Frydenlund Varamedlem Bjørn Ole Pettersborg Forfall Andre til stede i møtet Sekretariat Hanne Heen Wengen Behandlet saker /2017 Marit Pettersborg, Trond Skontorp Revisjonssjef Åge Sandsengen (Kommunerevisjon IKS) Ordfører Tor Egil Buøen, under drøft./orientsaker Rådmann Odd Egil Stavn SAKSKART SAKER TIL BEHANDLING 08/2017 Rutiner i forbindelse med varsling sak i fellesmøtet /2017 Honorering av sekretariat sak i fellesmøtet /2017 Ansettelser, omplassering og omstillinger 12/2017 Forebygging av korrupsjon og sort økonomi 13/2017 Sikkerhetskopiering IKT Hallingdal 14/2017 Kontrollutvalgets budsjett /2017 Anskaffelser og anskaffelsesrutiner oppdatert, jf. sak 02/2017 oppfølging av vedtak Drøftings- og orienteringssaker: A. Drøfting av bestilling i KU-sak 07/2016 Forvaltningsrevisjonsrapport vedr. PP-tjenesten i Nedre Hallingdal B. Kjøp av boliger KS-sak 13/2017 C. Salg av eiendom KS-sak 27/2017 Innkallingen og sakslisten: Kontrollutvalgsleder innledet møtet med gjennomgang av innkalling og saksliste. Det var ingen merknader til disse. Signering av protokoll: Protokoller fra møtet og fellesmøtet ble formelt godkjent og signert. Orientering fra ordfører: Ordfører orienterte kort om bl.a.: Turufjell Norsk Friluftsliv har klaget på kommuneplanen. Klagene gjelder områdereguleringsplan. Flå stadion. Ny barnehage. Ny skole Kirkepallen. 1

2 Krokeide videregående skole, driftes av LHL o Krokeide har planer om å etablere seg i Hallingdal. Valg av etableringskommune er foreløpig ikke gjort. Orientering fra rådmann: Rådmannen orienterte om bl.a.: Turufjell Eiendomsskatt og arbeidet med dette. Brannvesen Sak 08/2017 Rutiner i forbindelse med varsling sak i fellesmøtet Ingen Alle kommuner har reglementer for hvordan varsling av kritikkverdige forhold i skal behandles i kommunen. Det er noe ulike ordlyder i reglementene, med dette omtales ofte som varsling om lovstridige forhold mm. Praksis har vist at varslere som har stått frem i offentligheten i Norge ofte har blitt den tapende part, og arbeidsforholdet har ofte blitt avsluttet. Generelt bør offentlig forvaltning oppfordre om at alle kritikkverdige forhold til forvaltningen blir varslet på en ryddig og åpen måte, og at alle varslere blir ivaretatt på en god måte som en ressurs for kommunen. Det er prosesser på gang med lovendringer som skal sikre varslernes situasjon på en bedre måte enn dagens ordlyd, og det kan være viktig at kontrollutvalgene setter varsling på dagsorden. I fellesmøtet : Kontrollutvalgene har temaet «Etisk reglement og varslingsrutiner» på dagsorden i planperioden (Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll - kap. III Tema for kontroll- og tilsynsarbeid pkt. 19). Revisjonssjef Åge Sandsengen informerte om varslingsreglement og fokus på varsling i kommunene. Spørsmålet er om dagens reglement og rutiner er gode nok i de ulike kommunene. Siste revidering av lovverket i Kommer sannsynligvis nye regler som skal ivareta varslerne bedre. Revisjonen har ikke undersøkt når en evt. lovendring vil komme, om det er nært forestående eller ikke. Viktigheten av å prioritere varslerne tilsier at reglementet er viktig, varslere blir ofte oppsagt i større bedrifter. 2

3 Noen reglement motiverer til å varsle om lovstridige og kritikkverdige forhold. Dette medfører at ved varslinger som ikke er lovstridige kan varsleren blir kritisert for å varsle i strid med reglementet. Bør reglementene endres slik at alle kritikkverdige forhold kan varsles om, selv det som ikke er lovstridig. Viktig å se grensen mellom hva som er avviks-håndtering og varsling. Kom. Revisjonen vil ikke se nærmere på en evt. lovendring i arb.miljøloven og hva dette vil medføre, eller gjennomgå kommunenes reglement og rutiner før evt. k-utvalgene ber Kommunerevisjonen spesifikt om dette. Det føres en drøfting rundt temaet: o Bør man vente til å se på varslingsreglement og rutiner til endringer i lovverket er på plass. o Bør alle Hallingdalkommunene ta sikte på ha et felles varslingsreglement og rutiner. o Da en evt. lovendring kan ta tid bør reglementene gjennomgås nå og evt. og revideres ved en lovendring. o Viktig å prioritere varslerne. o Bør det være en målsetting for Hallingdal å ha likt reglement og rutiner. Vil felles reglement gjøre det enklere å være varsler. o Om det er et «krav» om lovbrudd for å varsle, stilles det høye krav til å kunne varsle. o I noen kommuner, f.eks. Kongsvinger, går varslinger til et eksternt firma, eksempelvis et advokatfirma. Kontrollutvalget var ikke beslutningsdyktige i møtet og vedtak i saken ble utsatt til neste møte Kontrollutvalget ber kommunerevisjon IKS avklare kommunenes regler på området og komme med innspill til konkrete forbedringer for å bedre varslernes situasjon i kommunene, og at dette skal ende opp i en sak til kontrollutvalget. Behandling i møtet: Revisjonssjefen informerer om at det omtales nasjonalt at arbeidsmiljøloven skal endres vedr. varsling for å bedre varslernes situasjon. Rådmannen informerer kort om kommunens etiske reglement. Reglementet gjennomgås av ledergruppe og organisasjonen årlig. Alle nyansatte gjøres kjent med etisk reglement. Det er mulig å varsle både på papirskjema og elektronisk. Kontrollutvalget ber kommunerevisjon IKS avklare kommunenes regler på området og komme med innspill til konkrete forbedringer for å bedre varslernes situasjon i kommunene, og at dette skal ende opp i en sak til kontrollutvalget. 3

4 Sak 10/2017 Honorering av sekretariat sak i fellesmøtet Ingen I ledermøtet var et av punktene på sakskartet honorering av sekretariat. K-utvalgsleder Edvin Ræstad var ansvarlig for ansettelsen av dagens k-utvalgssekretær på vegne av k- utvalgene i Hallingdal og hadde bistand av k-utvalgsleder i Hol under intervjuene. Edvin Ræstad kommenterte i møtet at Hanne Wengen ble ansatt på grunnlag av at det skulle være en 50% stilling. Han foreslå at Hanne Wengen fakturerer minimum 900 timer (50% stilling) årlig, slik at hun kompenseres ut i fra stillingsstørrelsen som lå til grunn ved ansettelsen. De øvrige lederne sa seg enige i Ræstad sitt forslag. Konklusjon i ledermøtet: Timeprisen økes iht. inflasjon med 2,1% til kr. 562,- pr. time. I fellesmøtet : K-utvalgsleder Edvin Ræstad informerer fellesmøtet kort om temaet, tatt opp i ledermøtet , og at sekretæren er ansatt på 50 % stilling. Fellesmøtet drøftet avtaleteksten (pkt. 2 i oppdragsavtalen) og ulike forslag til løsning på honorering. Møtedeltakerne konkluderte med å forholde seg til gjeldende oppdragsavtale mellom utvalgene og sekretær. Honoreringen skal avklares ifht forståelsen av avtalen med de som utarbeidet denne. Kontrollutvalget var ikke beslutningsdyktige i møtet og vedtak i saken ble utsatt til neste møte Timesatsen økes med 2,1% til kr. 562,- pr. time. Kontrollutvalget forholder seg for øvrig til gjeldende oppdragsavtale. Behandling i møte: Timesatsen økes med 2,1% til kr. 562,- pr. time. Kontrollutvalget forholder seg for øvrig til gjeldende oppdrags-avtale. 4

5 Sak 11/2017 Ansettelser, omplassering og omstillinger Legges frem av rådmann i møtet Ved rekruttering er det viktig at kommunens reglement følges. Rådmannen anmodes han om å legge frem dokumentasjon og redegjøre for følgende: Kommunens reglement for ansettelser, herunder: Definisjon på hva som legges i begreper som omplassering, er det spesielle kriterier som skal brukes for omplassering eller kan en person som ønsker annet arbeidssted be om omplassering uten at stillingen lyses ut. Regler for intern og ekstern utlysning, kan vikarer søke på interne utlysninger og når brukes intern utlysning. Hvilke stillinger må lyses ut ekstern. Permisjonsreglement og praktisering av dette med og uten lønn. Rådmann må påregne at kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål til rådmannen i møtet. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Behandling i møte: Rådmannen informerte kort om bl.a.: Internkontroll, herunder f.eks. styringsdokumenter, delegeringsreglement, risikovurderinger. Rutiner og reglement vedr. ansettelser og omplassering. Rådmannen ønsker å utarbeide nye rutiner og reglement for ansettelser og omplassering, da kommunen ikke har et fullverdig reglement for dette i dag. Rådmannen har godt samarbeid med hovedtillitsvalgte. Omplassering har vært bruk i forbindelse med at kommunen er en IA-bedrift, grunnet f.eks. helseplager som hindrer utøvelse av nåværende arbeid. Permisjonsreglementet Kontrollutvalget anmoder rådmannen om tilbakemelding når et ansettelsesreglement er utarbeidet og innført i administrasjonen. 5

6 Sak 12/2017 Forebygging av korrupsjon og sort økonomi Forebygging av korrupsjon og sort økonomi er viktig tema for offentlig sektor med store budsjett innen spesielt bygg- og anleggsektoren. Kommuner som har blitt utsatt for korrupsjon har tradisjonelt opplevd dette innen drift og investering på områdene vedlikehold og bygg- og anlegg. Viktige tiltak for å forebygging dette i kommunen kan være å sette temaene på dagsorden og påse nødvendig internkontroll på aktuelle områder. Kontrollutvalget anmoder rådmannen om en redegjørelse på hvordan internkontrollen i kommunen forebygger korrupsjon og sort økonomi, herunder bl.a.: 1. Hvordan sikres at utgifter på bygg, anlegg m.m. faktisk vedrører og er gyldig for kommunen? 2. Større anbud innen bygg og anlegg inngås som delanbud, hovedentreprise med flere tilleggsanbud eller f.eks. totalentreprise med flere underleverandører. Hvordan sikrer kommunen at leveranser er fullstendig i samsvar med anbud på bl.a. mengde, pris og kvalitet? 3. Ved større anbud blir det også bestilt tilleggsarbeid. Hvordan sikrer kommunen at tilleggsarbeid tildeles etter lov om offentlig anskaffelser og til konkurransedyktige priser og ikke tjenester fra nærstående o.l.? Rådmann må påregne at kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål til rådmannen i møtet. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Behandling i møte: Rådmannen redegjør kort om temaet og anser at kommunen har god kontroll på entrepriseform og underleverandører. Prosjektansvarlig er svært dyktig og kjenner regelverket vedr. anbud godt. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. 6

7 Sak 13/2017 Sikkerhetskopiering IKT Hallingdal Ingen Forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende IKT-samarbeidet i Hallingdal ble behandlet i k-utvalgets møte , der bl.a. sikkerhetskopieringen av IKT systemet i Hallingdal ikke fremsto som tilfredsstillende. Kontrollutvalget vurderte det da som alvorlig at kommunen ikke har hatt tilfredsstillende internkontroll mht. sikkerhetskopiering, som gir høy risiko for tap av data og som har medført to anledninger ikke uvesentlig datatap. Det er viktig å få etablert nødvendige tiltak ifht dette, og det bør avklares hvem som er ansvarlig for manglende sikkerhetskopiering. Vedtak i møtet : Kontrollutvalget tar revisjonsrapportens vurderinger og konklusjoner til etterretning, og ser spesielt alvorlig på utfordringene vedrørende sikkerhetskopiering. Kontrollutvalget anmoder rådmannen om å følge opp at vertskommunen påser at: 1. Det snarlig påses og bekreftes at sikkerhetskopieringen er fullstendig og tilfredsstillende. 2. Organiseringen av IKT-samarbeidet vurderes løpende mht. å sikre effektiv drift, jf. de hovedprinsipper rapporten omhandler. 3. Vurdere behov for kvalitetsmålinger for IKT driften. Saken oversendes til kommunestyret når rådmann har gitt tilbakemelding til kontrollutvalget, senest 03. mai 2017, med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar saken til orientering. Rådmann meldte skriftlig tilbake til kontrollutvalget, 05. mai 2017, om at punktene rådmannen anmodes om å følge opp blir ivaretatt gjennom deltakelse i IKT-styringsgruppe. Leder av IKT Hallingdal har bekreftet skriftlig til rådmann i Gol, som i møte med k-utvalget i Gol la frem bekreftelsen og bekreftet at sikkerhetskopieringen nå er fullstendig og tilfredsstillende. Kontrollutvalget tar den skriftlige bekreftelsen fra rådmann i Gol til etterretning. Behandling i møte: Kontrollutvalget tar den skriftlige bekreftelsen fra rådmannen på Gol til etterretning. 7

8 Sak 14/2017 Kontrollutvalgets budsjett 2018 Kontrollutvalget skal utarbeide forslag til budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet i kommunen (forskriften 18). Budsjettforslaget skal dekke kontrollutvalgets virksomhet, herunder kostnader til sekretariat og revisjon. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. Kommunestyret skal sørge for sekretærbistand til kontrollutvalget ifølge kommuneloven 77, nr. 10. Driftskostnad for kontrollutvalget og sekretariat er forholdsvis stabilt fra år til år. Regnskaps- og forvaltningsrevisjon og selskapskontroll kan variere noe, alt ettersom hvor mange forvaltningsrevisjons- og selskapskontrollprosjekter som gjennomføres. Oversikt regnskap og budsjett: Regnskap 2016 Regnskap Budsjett 2018 jan-juni 2017 Kontrollutvalg Kr ,- Kr ,- Kr ,- Sekretariat *1 Kr ,- Kr ,- Revisjon Kr ,- Kr ,- Regnskapsrevisjon *2 *2 Kr ,- Forvaltningsrevisjon *2 *2 Kr ,- Andre særskilte oppg. *2 *2 Kr ,- Totalt Kr ,- Kr ,- Kr ,- *1 Regnskapstall mangler * 2 Alle utgifter til revisjon er ført på samme art, har ikke splittede tall Kontrollutvalget vedtar enstemmig å oversende saken til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalget blir tildelt en budsjettramme på kr ,- for Budsjettrammen skal dekke kontrollutvalgets oppgaver etter Kommuneloven 77 og Forskrift om kontrollutvalg av Behandling i møtet: Kontrollutvalget drøfter kort budsjettet. Kontrollutvalget vedtar enstemmig å oversende saken til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalget blir tildelt en budsjettramme på kr ,- for Budsjettrammen skal dekke kontrollutvalgets oppgaver etter Kommuneloven 77 og Forskrift om kontrollutvalg av

9 Sak 15/2017 Anskaffelser og anskaffelsesrutiner oppdatert jf sak 2/2017 oppfølging av vedtak Det er en forventing om at kommunen har utarbeidet en kortfattet rutinebeskrivelse mht. anskaffelser. Rutinebeskrivelsen bør være lett tilgjengelig for alle ansatte, slik at de får en kortfattet veiledning i arbeidet. I møtet informerte rådmannen om at det i kommunen er det utarbeidet sjekkliste for innkjøp og anskaffelser av varer og tjenester, samt en anskaffelsesprotokoll. Protokollen skal fylles ut for hvert innkjøp. Anskaffelsesprotokollen arkiveres i saksarkivet. Det skal i nær fremtid kjøres en ny runde i ledermøte på regelverk og rutiner i forbindelse med anskaffelser. Anskaffelsesrutiner, herunder sjekklisteskjema og anskaffelsesprotokoll skal igjennom en oppdatering og deretter legges lett tilgjengelig på kommunens intranett. I møtet ble det vedtatt at rådmann skal melde tilbake til kontrollutvalget når anskaffelsesrutiner og tilhørende skjemaer er oppdatert i henhold til nytt regelverk. I dagens møte, , anmodes rådmann om å: Bekrefte at anskaffelsesrutiner og tilhørende skjemaer er oppdatert i henhold til nytt regelverk. Redegjøre for hvordan rutiner, anskaffelsesprotokoll og skjemaer er tilgjengelig for de ansatte. Rådmann må påregne at kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål til rådmannen i møtet. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Behandling i møte: Kontrollutvalget utsetter saken til neste møte 07. desember Drøftings-/orienteringssaker: Møtet blir vurdert lukket, under rådmannens orientering i drøftings- og orienteringssak A, med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24. A. Drøfting av bestilling i sak 07/ Forvaltningsrevisjonsrapport vedr. PP-tjenesten i Nedre Hallingdal 9

10 I vedtaket, sak 07/2016, heter det: «Revisjonen bes om å følge opp PPT-rapporten i forhold til kvalitet i skolen». Skolen i Flå kommune. Revisjonssjef Å. Sandsengen ønsket en drøfting rundt dette. I møtet : Rådmannen orienterte om at det allerede er gjort mye i tråd med flere av forvaltningsrevisjonsrapportens punkter. Flå ligger høyt i antall elever som er i systemet til PPT, men ser man på antall timer brukt totalt ligger Flå greit an. Kontrollutvalget er opptatt av om det er elever som har kommet inn i PPT-systemet som har fått enkeltvedtak og spesialundervisning, men som kunne ha fått nødvendig hjelp og tilrettelagt undervisning av skolen uten å at eleven må henvises til PPT. Det var en bred enighet i møtet om viktigheten av at rektor og lærer fanger opp elever som faller ut i ett eller flere fag, og gir de tilpasset undervisning og nødvendig hjelp for å hente inn eleven i faget. Revisjonssjefen påpekte at det ifølge forvaltningsrevisjonsrapporten skal være elever med en diagnose som skal henvises til PPT. Rådmann informerte om at det foretas flere tester av eleven før eleven eventuelt blir henvist til PPT. I dagens møte: Kontrollutvalget og revisjonen har flere spørsmål de ønsker svar på og for å diskutere om det er tiltak som kan gjøres for å bedre kvaliteten på skolens praksis og tilrettelegging for elever som trenger ekstra hjelp. Drøftingssaken var satt på dagsorden , men ble utsatt da rektor og leder for PPT ikke hadde anledning til å delta. Kontrollutvalget og revisjonen ønsker å følge opp drøftings- og orienteringssaken i dagens møte og anmoder rådmann å delta i møtet, og inviterer med seg rektor og leder for PPT. Kontrollutvalget anmoder rådmann om å redegjøre for flg: Hvordan løses individuell opplæring og spesialundervisning. Hvilke tiltak og ressurser settes inn Hvordan fanges det opp at elever har behov for ekstra hjelp i en periode og hvordan løses dette. K-utvalget ønsker å vite hvor skolen setter grensen for hvilke andre elever, enn de med en diagnose, som henvises til PPT? Oversikt over antall elever som har spesialundervisning enkeltvedtak. Rådmann må påregne at kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål til rådmannen i møtet. Avgjørelse i møtet: Drøftingssak A utsettes til kontrollutvalgets møte

11 B. Kjøp av boliger KS sak 13/2017 Viser til henvendelse fra KrF, Ap og Sp, datert , hvor det stilles spørsmål til saksbehandlingen i kjøp av boliger i Flå kommune. Kontrollutvalget ønsker en orientering fra rådmann vedr.: Hvilke vurderinger lå til grunn ift. pris på boligene? Hvordan er prisene fremforhandlet og stemmer det at prisene var lavere på finn.no? Er ESA s retningslinjer for kjøp av eiendommer fulgt? K-utvalget drøfter sakene og om mulig ber Kommunerevisjonen om å foreta noen undersøkelser knyttet til sak 13/2017. I møtet: Rådmannen informerte om bl.a.: Kvadratmeterprisen på leilighetene er vurdert som lav. Under kr ,-. På Finn.no fremkommer priser fra kr ,- og oppover. Rådmannen kan ikke se at kommunen har betalt mer enn prisen lagt ut på Finn.no. Kommunen har fremforhandlet rabatter. Det er ikke regelverk for kjøp, kun for salg. Men reglene kan tolkes slik at kommunen ikke skal kjøpe som om det er en næringsstøtte. (høyere pris enn normalt). Kvadratmeterprisen i denne saken kan ikke anses som en næringsstøtte. ESA retningslinjene er å anse som fulgt. Avgjørelse i møtet: Kontrollutvalget tar henvendelsen til orientering. Ut i fra rådmannens orientering finner k-utvalget enstemmig at administrasjonen ikke ha gjort feil i denne saken. Kontrollutvalget besvarer henvendelsen. C. Salg av eiendom KS sak 27/2017 Viser til ovennevnte henvendelse fra KrF, Ap og Sp. De har i sin henvendelse også stilt spørsmål vedr. salg av eiendom gnr/bnr 11/53 «Elvemo» Av saksutredningen til kommunestyret fremgår at det rådmann har spurt kommunestyret om salget skal annonseres på det åpne marked i konkurranse, eller om det skal selges til Flå Bil og Traktor AS jf. tilbud. Kommunestyret skal ha sagt at de vil selge til Flå Bil og Traktor AS uten konkurranse til tilbudt pris, som er takts rekvirert av kjøper. Kommunestyret har fått denne saken til vurdering, og de godkjente salget med disse opplysningene. Ut fra saksutredningen vurdert av kommunestyret, og det tilligger ikke kontrollutvalget å overprøve hensiktsmessigheten av vedtaket, dvs. om det var riktig å selge uten åpen annonsert konkurranse, ser det ut til at dette er et bevisst valg, og at salg av vesentlige eiendeler som hovedregel skjer ved åpent salg. 11

12 I møtet: Rådmannen informerer kort om bl.a.: Bil og Traktor AS rekvirerte en takst hos godkjent takstmann. Kommunen kan ikke se at det er noen forbindelse mellom rekvirent og takstmann, som tilsier at takstmann ikke er uavhengig. Ordfører orienterte kort om bl.a.: Kommunen har fått informasjon og gjort en politisk vurdering i saken. Alternativene var å selge til Bil og Traktor AS eller beholde bygget til eget bruk. I vedtaket ble det en tilføying om at salgssummen skal øremerkes til lagerplass for utstyr til teknisk etat. Avgjørelse i møtet: Kontrollutvalget tar henvendelsen til orientering. K-utvalget tar orienteringen fra ordfører og rådmann til etterretning og k-utvalget avviser henvendelsen med begrunnelse i at det ikke er gjort lovbrudd i saken og det tilligger ikke k-utvalget å overprøve kommunestyrets vedtak. Kontrollutvalget besvarer henvendelsen. Annet: - Neste møte: 07. desember 2017, kl Saker neste møte: - Skjema møtegodtgjørelse: Alle medlemmer har fått utdelt skjema i møtet Flå, Ole Kr. Grimeli Anna B. Kollhus Anders Olav Frydenlund leder nestleder medlem Bjørn Ole Pettersborg varamedlem Møteprotokollen er sendt: Utvalgsmedlemmer, Flå kommune, ordfører, rådmann, Kommunerevisjon IKS 12