Kontrollutvalget i Ål kommune MØTEPROTOKOLL

Transkript

1 Møte dato/tid Mandag 01. oktober 2018, kl Møtested Møterom «Hemsen», Tingstugu Ål Medlemmer/varamedlemmer Leder Edvin Ræstad til stede i møtet Nestleder Jens Petter Brandlie, Varamedlem Torleiv Dengerud Forfall Andre til stede i møtet Sekretariat Hanne Heen Wengen Behandlet saker 17-22/2018 Lise Løvdokken Moen Konst. daglig leder Dagny Thon Hovrud, Kommunerevisjon IKS Ordfører Solveig Vestenfor, t.o.m. sak 19/2018 Fung. rådmann Karsten Dideriksen, t.o.m. sak 19/2018 Nestleder fellestjenester Kari Hallingstad Medgard, sak 20/2018 SAKSKART Saker til behandling: 17/2018 Forvaltningsrevisjonsrapport «Saksbehandling, møteoffentlighet og meroffentlighet, rollefordeling politikk og administrasjon» 18/2018 Prosjektgjennomgang Hallingdal lokalmedisinsk senter, Ål 19/2018 Retningslinjer for k-utvalgenes arbeid 20/2018 Restanseliste Status på vedtatte saker i kommunestyret 21/2018 Oppfølging av temalisten i «Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll» 22/2018 Kontrollutvalgets budsjett 2019 Drøftings- og orienteringssaker: 1. Uavhengighetserklæringer ifm endret organisering i Kommunerevisjon IKS Innkallingen og sakslisten: K-utvalgsleder innledet møtet med gjennomgang av innkalling og saksliste. K-utvalget godkjente innkallingen og sakslisten. Orientering fra ordfører: Møtet ble enstemmig vedtatt lukket, under ordførers orientering, med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24. Orientering fra rådmann: Møtet ble enstemmig vedtatt lukket, under rådmannens orientering, med hjemmel i koml. 31, jf. offl

2 Sak 17/2018 Forvaltningsrevisjonsrapport «Saksbehandling, møteoffentlighet og meroffentlighet, rollefordeling politikk og administrasjon» Forvaltningsrevisjonsrapport «Saksbehandling, møteoffentlighet og meroffentlighet og rollefordeling», datert Saksopplysninger: I møte drøftet k-utvalget bestilling av en forvaltningsrevisjon på området: «Saksbehandling, møteoffentlighet og meroffentlighet, rollefordeling politikk og administrasjon» og satte bestillingen opp som egen sak i møtet. Sak 08/2018. Vedtak i møtet: «Kontrollutvalget bestiller, av Kommunerevisjon IKS, en forvaltningsrevisjon vedr.: «Saksbehandling, møteoffentlighet og meroffentlighet, rollefordeling politikk og administrasjon» med fokus på en utredning rettet mot rådmann og ordfører. Revisjonsrapporten forventes ferdigstilt og overlevert k- utvalget høsten 2018.» Iht. 8 i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner m.v. av 15. juni 2004 skal rådmannen gis anledning til å gi uttrykk for sitt syn på forhold som fremkommer av en forvaltningsrevisjonsrapport. Både rådmann og ordfører har hatt rapporten til gjennomsyn. De hadde ingen kommentarer til rapporten. Revisjonen konkluderer med, ut i fra innhentet informasjon, at Ål kommune sin saksbehandling i all hovedsak tilfredsstiller offentlige utredningskrav og at kommunen har høy bevissthet på arbeidsdeling mellom administrasjon og politikk og regler om møteoffentlighet og meroffentlighet. Konst. daglig leder Dagny Thon Hovrud orienterer om forvaltningsrevisjonsrapporten. Ordfører og rådmann inviteres til å delta i gjennomgangen og drøftingen av rapporten. Behandling i møte: Forvaltningsrevisor Dagny Thon Hovrud orienterte om rapporten, dens funn og konklusjoner. Rapporten er basert på samtaler med ordfører og rådmann, samt gjennomgang av enkelte kommunestyre-saker. Hun orienterte om bl.a.: Rollefordeling. Er beviste på grensene mellom politikk og administrasjon kan være vanskelig å følge, men tas opp til diskusjon om det er tvil. Møter lukkes sjelden, for å lukke må det være en klar paragraf som tilsier dette. Bruker samme grunnlag som i møter til å evt. unnta dokumenter offentligheten. Er i hovedsak unntatt offentlighet grunnet f.eks. personopplysninger, søknader til SFO o.l. Om kommunen bør vurdere å endre praksis ift å få direkte tilgang til dokumenter fra postjournalen. I dag må dokumentene bestilles fra kommunen. Ingen indikasjoner på at saksutredningene fra administrasjonen ikke er godt nok utredet. Sjelden at saker blir sendt tilbake til administrasjonen. 2

3 Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Saksbehandling, møteoffentlighet og meroffentlighet» til orientering og oversender rapporten til kommunestyret til orientering. Sak 18/2018 Prosjektgjennomgang utbygging Ål Helsesenter Ingen Saksopplysninger: I kontrollutvalget i Ål kommune sin plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll side fire fremgår det at kontrollutvalget i valgperioden skal foreta en gjennomgang (forvaltningsrevisjon) av investeringsprosjektet knyttet til Hallingdal lokalmedisinske senter. Hensiktsmessigheten av en revisjon og eventuelt innholdet i revisjonen drøftes i møtet. Hensikten er å utforme en konkret bestilling til revisjonen hvor det synliggjøres hvilke områder som skal gjennomgås. Behandling i møte: Hensiktsmessighet og innhold i en forvaltningsrevisjon ble gjennomgått. Ulike tilnærminger til prosjektet ble drøftet, byggeprosjektet har vært stort noe som tilsier at prosjektet må avgrenses og en kostnadsgrense bør fastsettes. Til kontrollutvalgets neste møte 27. november 2018 ber kontrollutvalget Kommunerevisjon IKS om å utarbeide en prosjektplan for en forvaltningsrevisjon på utbyggingen av Ål Helsesenter, på størrelsesorden kr ,- og ferdigstilt senest juni 2019, ut i fra flg. punkter: 1. Prosjektgjennomgang Gjennomføring av vedtak i kommunestyret Ansvarsfordeling fullmakter Målstyring Prosjektstyring Intern rapportering Offentlig prosjektrapportering 2. Innkjøpsprosedyrer Anbudsprosedyre Innkjøpsrutiner Ansvarsfordeling fullmakter Attestasjonsrutiner 3

4 3. Avtaleprosess Gjennomgang av anbudsprosessen Vedtak Fullmakter Godkjenning Ev. juridiske konfliktløsninger 4. Budsjett kontroll Planprosess Oppfølging av plan Endringsprosedyrer Kostnadskontroll 5. Tidsplan Oppfølging av tidsplanlegging Ferdigstillingsprosess Sak 19/2018 Retningslinjer for kontrollutvalgenes arbeid Arbeidsdok. «Retningslinjer for kontrollutvalgenes arbeid», Fellesmøtets versjon av Saksopplysninger (utdrag fra retningslinjedokumentet) Dokumentet beskriver retningslinjer for samarbeid mellom kontrollutvalg, sekretariat og revisjon i Hallingdal og Valdres. Retningslinjene beskriver den praksis som er drøftet og utviklet over tid, siste gang i felles kontrollutvalgsmøter ved inngangen til Formålet med dokumentet er at alle aktørene skal ha felles forståelse av arbeidsdelingen, herunder kommunestyrene som øverste ansvarlige for kontroll- og tilsynsarbeidet og som eiere av revisjonsselskapet. Det er viktig at alle aktørene, herunder ordfører og rådmann, bidrar til at kontroll- og tilsynsarbeidet kan gjennomføres på en aktiv og kritisk måte. Innspill fra kontroll- og tilsynsorganene skal møtes positivt og konstruktivt, slik at kontroll- og tilsynsarbeidet kan bidra til forbedringer i kommunen. For å sikre at kontroll- og tilsynsorganene fungerer godt krever det gjensidig respekt, ansvarlighet og god rolleforståelse hos både kommunestyre, kontrollutvalg, revisjon og rådmann. Aller parter har ansvar for dette, og ved opplevd avvik skal det tas opp med øvrige parter. Kontroll- og tilsynsarbeidet er regulert i kommunelovens (koml.) 77 og 78, i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner (ku-forskriften) og i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner (revisjonsforskriften). Retningslinjene er tidligere oversendt rådmannen slik at han har blitt gitt anledning til å uttale seg om dokumentet før kontrollutvalgsmøtet. Eventuelle kommentarer fra rådmannen vil da fremkomme av kontrollutvalgets saksutredning til kommunestyret. 4

5 Retningslinjene var oppe til drøfting i kontrollutvalgenes fellesmøte , hvor utgangspunktet var versjonen til k-utvalget i Ål, behandlet Dokumentet ble gjennomgått pkt. for pkt. og noen endringer ble foretatt. Fellesmøtets forslag til dokumentet ligger til grunn i dagens behandling. Rådmannens evt. skriftlige uttale til dokumentet gjennomgås K-utvalget drøfter og foretar eventuelle endringer av retningslinjene. Kontrollutvalget stiller seg positive til innføring av retningslinjene i sitt arbeid, og oversender saken til kommunestyret til behandling med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret godkjenner innføring av «Retningslinjene for kontrollutvalgenes arbeid». Behandling i møte: Rådmannen har hatt retningslinjene til uttale og har gitt bl.a. følgende uttale til k-utvalget - sitat: «Generelt vil eg hevde at framlegget er svært omfattande og detaljert.» «Kontrollutvalet sitt virke er regulert gjennom retningsliner i lov og forskrift. Det er dette som skal vere styrande for kontrollutvalet sitt arbeid.» «Eg opplever at vi i Ål kommune har eit ryddig og greit samarbeid mellom kontrollutvalet og rådmannen og ser ikkje behovet for så omfattande og detaljerte retningsliner.«k-utvalgsleder informert om bakgrunnen for utarbeidelse av retningslinjene. K-utvalget hadde retningslinjene som en orienteringssak i møte , hvor det ble foretatt en del endringer i teksten. K-utvalget i Ål sitt utkast ble brukt som grunnlag under drøftingen i Fellesmøtet og som det ble enighet om å bringe videre til de respektive k-utvalg. K-utvalget drøftet retningslinje-utkastet og anså det som for omfattende og uoversiktlig. Lovverk og forskrifter regulerer kontrollutvalgsarbeidet og retningslinjene er av denne årsak unødvendige å innføre. Kontrollutvalget i Ål kommune ønsker ikke å innføre dokumentet «Retningslinjer for k-utvalgenes arbeid» Retningslinjer for k-utvalgets rolle og oppgaver er klart beskrevet i kommuneloven 77 og i forskrift for kontrollutvalg. K-utvalget følger disse i sitt arbeid. Arbeidsfordelingen mellom de ulike aktørene i kontrollutvalgsarbeidet bør evalueres hvert 4. år. 5

6 Sak 20/2018 Restanseliste - Status på vedtatte saker i kommunestyret Utskrift av restanseliste pr Saksopplysninger: I møtet ble k-utvalget orientert om restanselisten og at kommunen vil gå til innkjøp av nytt dataprogram for oppfølging av fattede vedtak i kommunestyret og dets behandling og gjennomføring. Dette vil gi en mer oversiktlig informasjon og mindre tidkrevende registrering. Kommunestyrepolitikerne vil ha tilgang til listen, som blir kontinuerlig oppdatert. Oversikten er nå tilgjengelig for kontrollutvalget via link til nettsiden og gir en oversiktlig opplisting av kommunestyrets saker og dets behandling og gjennomføring. For å synliggjøre tidsaspekter og frister burde listen inneholde datoer, i f.eks. kolonnene; «Status politisk og «Status administrativ» der dette er hensiktsmessig? Restanselisten pr inneholder totalt 39 saker; hvorav: 28 saker er ferdig behandlet både politisk og administrativt. 6 saker er ferdig behandlet politisk, men ikke startet administrativt 4 saker er ferdig behandlet politisk og startet administrativt 1 sak er startet behandlet både politisk og administrativt. Kontrollutvalget gjennomgår restanselisten overs samtlige saker i kommunestyret for perioden Behandling i møte: Kari H. Medgard orienterte kort om restanselisten. K-utvalget drøftet saken og var fornøyd med endringene ift oversiktlighet og tilgang til restanselisten. Kontrollutvalget tar orienteringen og restanseoversikten til orientering. 6

7 Sak 21/2018 Oppfølging av temaliste i «Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll» Temaliste for kontroll- og tilsynsarbeid, jf. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Saksopplysninger: Kontrollutvalget skal føre tilsyn med forvaltningen på vegne av kommunestyret, jf. forskrift om kontrollutvalg 4. Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter kommunestyret er konstituert, legge frem en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for vedtak i kommunestyret, jf. forskrift om kontrollutvalg 10 og 13. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra en risiko- og vesentlighetsvurdering, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Forvaltningsrevisjon innebærer en systematisk vurdering av kommunens økonomi, produktivitet og måloppnåelse ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger, jf. forskrift om revisjon 7. Selskapskontroll kan foretas i selskaper som er heleid av kommuner. Selskapskontroll kan innbefatte kontroll med at de om utøver kommunens eierinteresser gjør det i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll) og/eller gjennomgang av driften (forvaltningsrevisjon), jf. forskrift om kontrollutvalg 14. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll beskriver hvordan kontroll- og tilsynsarbeidet i Hallingdal er tenkt gjennomført i fireårsperioden , men bør oppdateres årlig. K-utvalget i Ål kommune behandlet planen som sak 18/2016 i møte og som sak 26/2017 i møte I sistnevnte møte vedtok k-utvalget å foreta en gjennomgang av planen høsten Under planens pkt. III og IV i temalisten, på side 3 og 4, fremkommer temaer kontrollutvalget vil følge opp i sitt arbeid. I vedlagte temaliste fremkommer datoene de ulike temaene har blitt behandlet i k-utvalget, frem til d.d. Iht til vedtak i møte bør nå temalisten opp til en ny gjennomgang og oppdatering. K-utvalget bør vurdere eventuelle endringer listen ift eksisterende temaer og tillegg av nye, både under pkt. 3 og 4. Kontrollutvalget inviterer ordfører og rådmann til dagens møte for å redegjøre for områder de mener det er høy risiko for vesentlige kritikkverdige forhold. 7

8 Behandling i møtet: Kontrollutvalget gjennomgikk og drøftet punktene i listen og reviderte denne ift tidsplan. Kontrollutvalget har gjennomgått og revidert sin temaliste i forhold til tidsplan for de ulike punktene i listen. Sak 22/2018 Kontrollutvalgets budsjett 2019 Ingen Saksopplysninger: Kontrollutvalget skal utarbeide forslag til budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet i kommunen (forskriften 18). Budsjettforslaget skal dekke kontrollutvalgets virksomhet, herunder kostnader til sekretariat og revisjon. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. Kommunestyret skal sørge for sekretærbistand til kontrollutvalget ifølge kommuneloven 77, nr. 10. Driftskostnad for kontrollutvalget og sekretariat er forholdsvis stabilt fra år til år. Regnskaps- og forvaltningsrevisjon og selskapskontroll kan variere noe, alt ettersom hvor mange forvaltningsrevisjons- og selskapskontrollprosjekter som gjennomføres. I kontrollutvalgsmøte ble flg. vedtatt: «Kontrollutvalget vedtar enstemmig å oversende saken til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalget blir tildelt en budsjettramme på kr ,- for Budsjettrammen skal dekke kontrollutvalgets oppgaver etter Kommuneloven 77 og Forskrift om kontrollutvalg av » Kontrollutvalget drøfter regnskaps- og budsjettabellen og vurderer sitt budsjett opp mot evt. planlagte revisjoner i 2019 og dets kostnadsrammer. 8

9 Oversikt regnskap og budsjett: Kommunalt regnskap TJENESTE/ART Påløpt 1. halvår 1101 Revisjon: Annen lønn og trekkpl. godtgj. kr 132,00 kr 33,00 kr 33, Lønn folkevalgte kr - kr 2 188,00 kr 588, Møtegodtgj. folkevalgte kr ,00 kr ,00 kr , Arbeidsgiveravgift kr 3 672,00 kr 4 839,00 kr 1 983, Kontormateriell kr 4 390,00 kr - kr 5 500, Skyss- og kostgodtgj. kr 1 727,00 kr 303,00 kr 248, Andre tjenester kr ,00 kr ,00 kr , Kjøp fra IKS der kom. deltar kr ,00 kr ,00 kr ,00 Sum tjeneste 1101 Revisjon kr ,00 kr ,00 kr ,00 Oversikt regnskap og budsjett halvår KU's budsjett 2018 Forslag KU's budsjett 2019 Drift kontrollutvalg kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 Drift sekretariat *1 * ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 A. Tot. k-utvalg/sekretar. kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 Revisjon: Regnskapsrevisjon kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll kr ,00 kr ,00 kr 9 800,00 kr ,00 kr ,00 Andre særskilte oppg. *2 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 B. Tot. revisjon kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 Totalt A + B kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 *1 Tallene er eks. mva. *2 «Andre særskilte oppgaver» - summen omfatter bl.a. attestering, møter og møteforberedelser i k-utvalget, rådgivning og bistand. *3 Sekretariats-kostnad kun for 2. halvår Kommunerevisjon har fakturert akonto kr ,- for andre halvår

10 Kontrollutvalget vedtar enstemmig å oversende saken til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalget blir tildelt en budsjettramme på kr ,- for Budsjettrammen skal dekke kontrollutvalgets oppgaver etter Kommuneloven 77 og Forskrift om kontrollutvalg av Behandling i møte: Kontrollutvalget gjennomgikk sitt budsjett for 2019 opp mot gjennomføring av forvaltningsrevisjoner og foretok enkelte justeringer i forslaget til budsjett. Budsjettområde KU's budsjett 2019 Drift kontrollutvalg kr ,00 Drift sekretariat kr ,00 A. Tot. k-utvalg/sekretar. kr ,00 Revisjon: Regnskapsrevisjon kr ,00 Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll kr ,00 Andre særskilte oppg. kr ,00 B. Tot. revisjon kr ,00 Totalt A + B kr ,00 Kontrollutvalget vedtar enstemmig å oversende saken til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalget blir tildelt en budsjettramme på kr ,- for Budsjettrammen skal dekke kontrollutvalgets oppgaver etter Kommuneloven 77 og Forskrift om kontrollutvalg av

11 Drøftings- og orienteringssaker: 1. Uavhengighetserklæringer ifm endret organisering i Kommunerevisjon IKS Orientering om uavhengighetserklæring for: Konst. daglig leder og oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Dagny Thon Hovrud, oppdragsansvarlig regnskapsrevisor for Ål kommune Elin D. Myhre, samt øvrige oppdragsansvarlige regnskapsrevisorer i Kommunerevisjon IKS. Uavhengighetserklæringene ble gjennomgått i møtet. Annet: Protokoll fra møtet ble formelt godkjent og signert. Neste møte: Skjema møtegodtgjørelse: Alle medlemmer har fått utdelt skjema i møtet Ål, Edvin Ræstad Jens Petter Brandlie Torleiv Dengerud leder nestleder varamedlem Møteprotokollen er sendt: Utvalgsmedlemmer, ordfører, rådmann, Kommunerevisjon IKS, Ål kommune 11