sat ryzoro I Kontrollutvalget i Ål kommune Orientering ordfører: Orientering fra ordfører med vekt på risiko-områder og sentrale forhold i kommunen

Transkript

1 MøTEPROTOKOTL vtøte dato/tid Fredag 2. september 2OL6, kl Møtested Møterom <<Hemsen», Tingstugu Ål Medlemmer/vara med lemmer til stede i møtet Leder Edvin Ræstad, nestleder Jens Petter Brandlie Medlem: Lise Løvdokken Moen Forfall Andre til stede i møtet Sekretariat Behandlet saker Revisor Dagny Thon Hovrud (Kommunerevisjonen IKS), ordfører Solveig Vestenfor, rådmann Tone Tveito Eidnes, Økonomisjef Morten Mastrup Hanne Heen Wengen 1s-L SAKSKART SAKER TIL BEHANDTING 7s/201.6 Restanseliste saker i Ål kommune pr. 1. halvår 201' Oppdragsavtale kontrollutva lgssekreta riat Kontro I I utva lgets budsje tt f or 2017 L8l2016 Plan for siennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll lnnkallingen og sakslisten: Kontrollutvalgsleder innledet møtet med gjennomgang av innkalling og saksllste. Det var ingen merknader til disse. Protokoll fra møte : Protokoll fra møtet ble formelt godkjent og signert Orientering ordfører: Orientering fra ordfører med vekt på risiko-områder og sentrale forhold i kommunen Orienterine rådmann: Orientering fra rådmann med vekt på risiko-områder og sentrale forhold i kommunen sat ryzoro I Rådmann deler ut restanseliste i møtet. Restanseliste saker iål kommune pr. 1. halvår 2015 Saksopplvsninger: Restanseliste for Ål kommune pr. 1. halvår Det vises til tidligere kontrollutvalgsmøte der kontrollutvalget ønsket at rådmann skulle endre restanselistene slik at disse inneholder alle saker, med ansvar og oppdatert status. Rådmann bes om at restanseliste utarbeides til møtet. Forslag til vedtak: Kontrollutvalgssekretariat v/hanne Heen Wengen, Tr6imsvegen 9A Hemsedal E-post: hanne@hwengen.no E-post kommune: hanne.wengen@gol.kommune.no Mobil: Org.nr:

2 Kontrollutvatget i Ål kommune MøTEPROTOKOLL Behandline i møtet: Rådmannen delte ut og redegjorde for restanseliste politiske vedtak. Det var tre saker på listen: 1. STNR - Sak 9/15 - Faresonekartlegging plan for salg og bygging av nye i samarbeid 2. Kommunestyret - Sak a6/7a - Kommunale bosteder - med private utbyggere. 3. Kommunestyret - Sak72/L5 - Nye lokaler for voksenopplæringen - ulike løsninger med kostnads- Overslag innen feb Kontrollutvalget tok status for politiske saker til orientering. Sak 16 kontroll Oppdragsavtale kontrollutvalgssekreta riat. Saksopplysninger: Hanne Heen Wengen, gjennom sitt enkeltmannsforetak, er engasjert som sekretariat for kontrollutvalget iå1. Øvrige kontrollutvalg i Hallingdal har også engasjert Wengen. Sekretariatet har arkiv på IKT-Hallingdal sin plattform. Kommunene er bedt om å arkivere alle saksdokumenter fra kontrollutvalget i sitt arkivsystem, for å tilfredsstille utvalgets arkivplikt iht. arkivloven. Sekretariatets oppgaver vil være som tidligere, men Wengen skal i noe større grad delta i saksforberedelsene, herunder innhente informasjon fra rådmannen. Forslae til vedtak: Kontrol lutvalget god kjenner oppdragsawa len. Eehandling/vurdering i møtet: Kontro I I utva lget god kjen ner oppd ragsavta le n. Sak 17 5 for kontroll I 20L7 Oversikt over utgifter til kontroll og tilsyn i Å1, samt budsjett for Kontrollutvalgssekretariat v/hanne Heen Wengen, Trøimsvegen 9A Hemsedal E-post: hanne@hweneen. no E-post kommune: hanne.wengen@gol.kommune.nq Mobil: Org.nr:

3 MøTEPROTOKOLL Saksopplysninger: Kontrollutvalget skal utarbeide forslag til budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet i kommunen (forskriften 18). forslaget skal dekke kontrollutvalgets virksomhet, herunder kostnader til sekretariat og revisjon. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. Kommunestyret skal sørge for sekretærbistand til kontrollutvalget i følge kommuneloven 77, nr. 10. Nedenfor følger en oversikt og utgifter på kontroll og tilsyn (k-utvalg, sekretariat og revisjon) for Ål kommune 2015 o9201,6 Oppgave 2015 Regnskap At6 Forventet regnskap 20t6 *7 forslag 20L7 Kommentar Drift av sekretariat Kommuneloven 77, pkt. 10 Forskrift om kontrollutvalg 20 Drift av kontrollutvalg, godtgjørelse, kurs m.m Kommuneloven 40 til 42 og 77 Totalt drift l1s Regnskapsrevisjon Kommuneloven 76, siste ledd og 77 pkt. 4. Forskrift om kontrollutvalg kap. 4. Forskrift om revisjon kap.2. Forvaltningsrevisjon Selskapskontroll Kommuneloven 77 pkt. +. Forskrift om kontrollutvalg kap. 5. Kontrollutvalg Forskrift om kontrolluvalg kap. 5. Andre særskilte oppgaver Omfatter bl.a. rådgivning, bista nd, særattestasjoner m.m. Totalt revisjon Totaltramme * 7 Kolonnen viser foktisk toll 1. holvår x 2 Forslas til vedtak: Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret med følgende forsalg til vedtak: Kontrollutvalgssekretariat vfhanne Heen Wengen, Trøimsvegen 9A Hemsedal E-post: hanne@hluengen. ns E-post kommune: han ne.wengen@gol. kom mu ne. no Mobil: Org.nr:

4 MøTEPROTOKOTL Kantrollutvatget blir tildelt budsjettromme med tilsvorende budsiettbeløp som for rommen skal dekke kontrollutvalgets oppgaver etter Kommuneloven 77 og Forskrift om kontro I I utva I g av Behandline i møtet: Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret med følgende forsalg til vedtak: Kontrollutvolget blir tildelt en budsjettromme på kr ,-. Budsiettrommen skal dekke kontrollutvalgets oppgaver etter Kommuneloven 77 og Forskrifi om kontrollutvalg av Sak 18/2016 i Plan for av fo n I Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, og overordnet analyse for Ål kommune. Saksopplvsninger: Kontrollutvalget skal føre tilsyn med forvaltningen på vegne av kommunestyret, jf. forskrift om kontrollutvalg 4. Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter kommunestyret er konstituert, legge frem en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for vedtak i kommunestyret, jf. forskrift om kontrollutvalg 10 oe 13. Planen skal ta utgangspunkt i en risiko- og vesentlighetsvurdering av kommunen, som dokumenteres i en overordnet analyse, jf. forskrift om kontrollutvalg 10: o Forvaltningsrevisjon innebærer en systematisk vurdering av kommunens økonomi, produktivitet og måloppnåelse ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger, jf. forskrift om revisjon 7. o Selskapskontroll kan foretas i selskaper som er heleid av kommuner. Selskapskontroll kan innbefatte kontroll med at de som utøver kommunens eierinteresser $ør det i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll), og/eller gjennomgang av driften (forvaltningsrevisjon), jf. forskrift om kontrollutvalg 14' Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll beskriver hvordan kontroll- og tilsynsarbeidet i Hallingdal er tenkt gjennomført i kommende fireårsperiode. Kontrollutvalget har bedt Kommunerevisjon IKS utarbeide overordnet analyse for Ål kommune, og deretter plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2OL6-2O2O. Planen skal legges frem for kommunestyre for behandling før 3L Kontrollutvalget iål har itidligere møtet drøftet risikoområder med rådmann og ordf6rer, informasjonen er innarbeidet i overordnet analyse. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll ble grundig drøftet i kontrollutvalget ijunimøtet. Kontrollutvalgssekretariat v/hanne Heen Wengen, Trøimsvegen 9A Hemsedal E-post: hanne@hwengen. no E-post kommune: hanne.wengen@gol.kommune,no Mobil: Org.nr:

5 MøTEPROTOKOLT I dagens møte legger Kommunerevisjon IKS frem plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, samt overordnet analyse for Ål kommune. Forslas til vedtak: Kontrollutvalget slutter seg tilfremlogt overordnet onalyse og plon for giennomfgring ov fo rv o ltn i n g s revi sjo n og se I sko psko ntro I l. Plonen oversendes kommunestyret med følgende forsolg til vedtok: Plon for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll godkjennes. Behandlins i møtet: Kontrollutvalget gjennomgikk og diskuterte planen og analysen' Kontrollutvalget slutter seg til fremløgt overordnet onolyse og plon for giennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Overordnet onalyse giennomgås årlig i kontrollutvolget. Plonen oversendes kommunestyret med følgende forsalg til vedtok: Pton for gjennomføring ov forvaltningsrevisjon og selskapskontroll godkjennes. Drøft i ngs-/orienteri ngssa ker: Annet: Neste møte: - Torsdag !6,k Skjema møtegodtgjørelse : - Alle medlemmer har fått utdelt skjema i møtet År, oz.og.zoto Lise Løvdokken Moen medlem MØteprotokollen er sendt: ljtvolgsmedlemmer, ordfører, rådmann, postmottak, kommunerevision IKS Kontrolluwalgssekretariat v/hanne Heen Wengen, Trøimsvegen 9A Hemsedal E-post: hanne@hwengen. no E-post kommune: hanne.wengenlqgq!.kolnmunc=ns Mobil: Org.nr:9L