- lnformasion og orientering fra ordfører. Ordfører orienterte om bl.a:

Transkript

1 MøTERPROTOKOLL Møte dato/tid Torsdag 01. desember 2016, kl Møtested Møterom <<306», Kommunehuset på Gol Medlemmer/varamedlemmer til stede imøtet Leder Tore Dag Skjerdal, nestleder Tore Ness medlem SiBrun Eng Forfall Andre til stede i møtet Sekretariat Behandlet saker Revisjo nssjef Åge Sa ndse ngen ( Ko m m u nerevisjo n I KS), ordfører HeidiGranli, rådmann Hege Mørk, Økonomisjef Arne Fredriksen Hanne Heen Wengen L L4l2AL6 Ls/201.6 L6l2016 SAKSKART SAKER TIL BEHANDLING Brev til kontrollutvalget fra Petterbråten vel Anskaffelser og a nskaffelsesrutiner Kostnader konsulenter/innleid personal I nnkallinsen og sakslisten : Kontrollutvalgsleder innledet møtet med gjennomgang av innkalling og saksliste. Det var ingen merknader til disse. Protokoll fra møte oe fellesmøte : Protokoll fra møtet L6 og ble formelt godkjent og signert. Drøft i ngs-/orienteri ngssa ker: - lnformasion og orientering fra ordfører. Ordfører orienterte om bl.a: o Kommunestyrets vedtak som åpner for muligheten til å plassere penger på andre måter - enn som bankinnskudd. o I Gol Reismål er kommunen deleier og i styre satt tidligere kommunalsjef. Frem til neste generalforsamling, og nytt valg, vil ordføreren sitte i styret. Her jobbes det med å sikre soliditeten og få næringslivet til å slutte seg til selskapet som medlemmer. Kommunen ti lbyr kompeta nse fremfor ytterlige re tilskudd. Kontrollutvalget tor ordførerens orientering til etterretning. KontrolluWalgssekretariat v/hanne Heen Wengen. Trøimsvegen 9A Hemsedal E-post: hanne@ hwengen. no - E-post kommune: ha nne.wengen@qol. kommune. no Mobil: Org.nr: MVA

2 MøTERPROTOKOLT - lnformasion fra rådmann om mulige risikoområder. Rådmannen orienterte om bl.a.: o Byggingen av avkjøring fra riksvei 7 til sentrum er nå i gang, det har vært noe problemer rundt en tomt og eierskap av denne. Kommunen går til ekspropriasjon av denne og rådmann antar at dette snart er på plass. Uansett er dette ikke til hinder for utbyggingen. o Sluttregnskapet for skoleutbyggingsprosjektet skal nå legges frem og byggeprosjektet har vært svært vellykket. o Flerbrukshallen - her er fremdriften av utbyggingen etter planen. Etter nye vurderinger og samråd med idretten tas squashbanene ut og i stedet omprioriteres kostnaden for dette til bruk på klatre- og buldrevegg. Ko ntrol I utvo lg et ta r rådm a n ne ns o ri e nteri n g ti I ette rretni ng. - vederlagsberesning: Spørsmålfra Sigrun Eng Møtet ble enstemmig vedtott lukke med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24, under drøftelsen ov denne soken pgo. personopplysninger. Behandling/vurdering i møtet: Sigrun Eng informerte kontrollutvalget om en henvendelse fra en innbygger vedr. vederlagsberegning for fast plass på Helsetunet. lnnbyggeren er bekymret for grunnlaget for beregningen og om denne stemmer ut ifra gjeldende regler, lnnbyggeren har sendt 2 klager for beregning/sluttavregning for 2014 og2ol5. lnnbyggeren har fortsatt ikke mottatt svar på disse klagene. Revisjonssjef Åge Sandsengen orienterer rundt regelverket på dette området og av hvilke inntekter det skal beregnes vederlagsavgift av. Rådmonnen foretor en gjennomgong av soken og gir kontrollutvolget en gjennomgong på neste møte. - Forvaltning av kommunens eiendomsmasse. herunder frigjøring av areal for salg eller utleie fremfor økt arealbruk til kommunal tjeneste. Behandling/vurdering i møtet: Rådmannen gir kontrollutvalget en kort gjennomgang av kommunale formålsbygg, som har blitt tatt i bruk av nye brukere, som f.eks. Glitrehaug, Herad skole, Gol skole, og hvordan disse brukes i dag. Vedr. annen bygningsmasse i kommunen har formannskapet vedtatt prosjektet «Fra leie til eie». Dette går ut på å få leietakere til å kjøpe boligen de leier fra kommunen. Kontrollutvalgssekretariat v/hanne Heen Wengen, TrØimsvegen 9A Hemsedal E-post: ha nne@ hweneen. no - E-post kommune: ha n gol. ko m mu ne. no Mobil: Org.nr: MVA

3 MøTERPROTOKOTL Kontrollutvalgsleder er noe bekymret for at gamle bygg, som er erstattet med nye, blir tatt i bruk før det er laget en total plan over kommunale eiendommer. Kontrollutvalget etterlyser en kommunal plan over formålsbygg, om de skal realiseres eller brukes til kommunale tjenester. lflg. Rådmannen mangler det et politisk vedtak som gir rådmannen fullmakt til å selge kommunale eiendommer. Dette anser kontrollutvalget som svært viktig - da realisering av eldre kommunale bygg er nødvendig med tanke på at Gol kommune har og skal investere stort i nye bygg, samt for å unngå store vedlikeholdskostnader på en eldre bygningsmasse. Kontrollutvalget tar rådmannens orientering om kommunole eiendommer til orientering. Kontrollutvolget setter temdet opp som sok i neste møte. SakLAlZOLG ibrevtil fra Petterbråten vel Dokumenter: Brev fra Petterbråten vel Saksopplvsninger: Kontrollutvalget i Gol har mottatt brev fra Petterbråten vel med informasjon vedrørende kommunens behandling av reguleringsplanen til Petterbråten ll boligfelt. Petterbråten vel sier at de har kommet med innspill og påvist fakta feil i kommunens saksbehandling, men føler at det blir delvis ignorert eller feid vekk med usakligheter. Vellet beskriver i brevet noen av disse forholdene, som delvis også er tatt opp i klage til kommunen som Petterbråten Vel har sendt inn på regu leri ngspla ne n (dok. n r. L2 / '). Vellet ønsker med brevet å informere kontrollutvalget om hva de har opplevd, samt komme med innspill til rutiner vellet mener bør forbedres. Forslae til vedtak: Kontrollutvalget er ikke et klageorgan og behandler ikke enkeltsaker. Kontrollutvalget tar informasjonen fra Petterbråten Vel til orientering, og minner om at eventuelle klager må sendes til forvaltningens klageorganer. Behandlins/vurderine i møtet: Sekretariatet bes om å utforme et svarbrev til Petterbråten vel, der det fremgår at kontrollutvalget anser henvendelsen om å gjelde en enkeltsak og en klage må besvares av forvaltningens klageorganer. Kontrollutvalgssekretariat v/hanne Heen Wengen, Trøimsvegen 9A Hemsedal E-post: ha n ne@ hwengen. no - E-post kommune: ha nne.wengen@gol. kommune. no Mobil: Org.nr: MVA

4 MøTERPROTOKOTL Kontrollutvolget er ikke et klageorgon og behondler ikke enkeltsøker. Kontrollutvalget tor informosjonen fro Petterbråten Vel til orientering, og minner om ot eventuelle kløger må sendes til forvoltningens klogeorgoner. Sak 15/2015 Anskaffelser og anskaffelsesruti ner Dokumenter: Dokumentasjon fremlegges av rådmannen i møtet. Saksopplysninger: Det er en forventing om at kommunen har utarbeidet en kortfattet rutinebeskrivelse mht. anskaffelser. Rutinebeskrivelsen bør være lett tilgjengelig for alle ansatte, slik at de får en kortfattet veiledning i arbeidet. Det er da viktig, jf. lov om offentlige anskaffelse med tilhørende forskrifter, skiller mellom anskaffelser i størrelsesorden: o Anskaffelser under kr o Anskaffelser mellom kr og o Anskaffelser over kr Det forutsettes at det foreligger mer detaljerte prosedyreregler for anskaffelser over kr , hvor lov og forskrift har detaljerte krav. Det anmodes om at rådmannen: 1. RedegjØr for kommunen rutiner og praksis, herunder hvordan kommunen sikrer at den enkelte med anskaffelsesmyndighet kjenner kommunens prosedyrer og at prosessen med valg av leverandør dokumenteres. 2. Gir en vurdering av kommunens lojalitet til innkjøpsavtaler som er inngått for kommunen. 3. Redegjør for risikoen for at vesentlige anskaffelser kan ha blitt eller blir gjennomført i strid med lov om offentlig anskaffelse i kommunen. Rådmann må påregne at kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille oppf6lgingsspørsmål til rådmannen imøtet. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar informasjonen fra rådmannen til orientering. Behandline imøte: Rådmannen og økonomisjefen informerte om rutiner rundt anskaffelser. De har gode rutiner på inngående fakturakontroll, alle ansatte har kjennskap til rutiner ved anskaffelse og det jobbes tett mellom gjeldende avdeling og økonomiavdeling ved innkjøp. Men det ligger ingen rutinebeskrivelse lett tilgjengelig for de ansatte på f.eks. på intranett og økonomisjefen må kontaktes i forkant av anskaffelser. Kontrollutvalgssekretariat vfhanne Heen Wengen, Trøimsvegen 9A Hemsedal E-post: han ne@ hwengen. no - E-post kommune: ha nne.wengen@ gol. kommu ne. no Mobil: Org.nr: MVA

5 MøTERPROTOKOTL Rådmannen regner risikoen som veldig liten for vesentlig awik. Kontrollrutinene på økonomiavdelingen fanger opp en del problemstillinger, disse blir alltid tatt opp med vedkommende og ansvarlig leder. Kommunen samarbeider med BTV og dette gir gode innkjøpsavtaler for kommunen, men det er ikke alltid dette er innenfor kommunens ønsker eller behov. Rådmannen hadde sett det som en fordel om det hadde blitt opprettet en 50% stilling som innkjøpskoordinator. En innkjøpskoordinator ville ha styrket lokalt næringsliv og frigjort ressurser i administrasjonen, da det bl.a. reforhandles avtaler årlig. Kontrollutvolget tar informasionen fra rådmannen til orientering. Sak 1 Kostnader konsu lenter/innleid Dokumenter: Dokumentasjon fremlegges av rådmannen i møtet. Saksopplvsninqer: Rådmannen inviteres til møtet for å redegjøre f or kommunens bruk av konsulenterlinnleid personale. Det anmodes om at rådmannen legger frem en utskrift av kommunens regnskap på konto bruk av konsulenter og juridisk bistand, dvs. kostra art270 på både drifts- og investeringsregnskapet, totalt for kommunen og pr. funksjonsområde eller tjenesteområde. Rådmann bes om å redegjøre for de områder bruken er vesentlig og begrunne dette, herunder.redegjøre for hvilke fullmakter rådmann har til å engasjere juridisk bistand. Rådmann må påregne at kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål til rådmannen i møtet. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar informasjonen fra rådmannen til orientering. Behandling i møte: Rådmannen orienterte kort om kommunens bruk av konsulenter, bl.a. tiljuridisk bistand. Rådmannen har fullmakt til å innhente juridisk bistand ved behov. Ved større saker blir ordfører og formannskap jevnlig orientert og dette blir protokollført. Økonomisjefen orienterte om regnskapet (art 12700) vedr. konsulentbruk. Kommunen leier/kjøper ekstern kompetanse av bl.a.: Asplan Viak, Hava, KS konsulent. Kontrollutvalgssekretariat v/hanne Heen Wengen, Trøimsvegen 9A Hemsedal E-post: ha n ne@ hwengen. no - E-post kommune: ha nne.wenqen@gol. kom mune. no Mobil: Org.nrigLT MVA

6 Kontrollutualget i Gol kommune MøTERPROTOKOLT Kontrollutvolget tor informøsjonen fra rådmannen og økonomisjefen til orientering. Annet: - Neste møte: Møteplan for 2Ot7 er under utarbeidelse, - Saker neste møte: Forvaltning av kommunal eiendomsmasse. - Skjema møtegodtgjørelse: Alle medlemmer har fått utdelt skjema i møtet Nes, Tore Ness nestleder Møteprotokollen er sendt: Utvolgsmedlemmer, ordfører, rådmonn, Gol kommune, Kommunerevisjon IKS Kontrollutvalgssekretariat v/hanne Heen Wengen, Tr6imsvegen 9A Hemsedal E-post: ha n ne@ hwensen. no - E-post kommune: ha n ne.wengen@ gol. kommu ne. no Mobil: Org.nr: MVA