Kontrollutvalget i Ål kommune MØTEPROTOKOLL

Transkript

1 Møte dato/tid Tirsdag , kl Møtested Møterom «Hemsen», Tingstugu Ål Medlemmer/varamedlemmer til stede i møtet Leder Edvin Ræstad, nestleder Jens Petter Brandlie, varamedlem Kåre Gåsbakk Forfall Lise Løvdokken Moen Andre til stede i møtet Forvaltningsrevisor Dagny Thon Hovrud (Kommunerevisjon IKS) Ordfører Solveig Vestenfor, under ordførers orientering Rådmann Tone Tveito Eidnes, under sak 14-18/2017 Sekretariat Hanne Heen Wengen Behandlet saker 14-20/2017 SAKSKART SAKER TIL BEHANDLING 14/2017 Forvaltningsrevisjonsrapport Innkjøpsrutiner 15/2017 Forebygging av korrupsjon og sort økonomi 16/2017 Restanseliste oversikt saker i kommunestyre og formannskap 17/2017 Oppfølging av barnevernsvedtak 18/2017 IKT Hallingdal oppfølging av vedtak 19/2017 Kontrollutvalgets budsjett /2017 Foranalyse Kleivi Næringspark Drøftings- og orienteringssaker: A. Regnskapsrevisors fokusområdet for regnskapet 2017 B. Regionrådet C. Kleivi Næringspark Innkallingen og sakslisten: Kontrollutvalgsleder innledet møtet med gjennomgang av innkalling og saksliste. Det var ingen merknader til disse. Godkjenning og signering av protokoll: Protokoll fra møtet , samt fra fellesmøtet ble formelt godkjent og signert. Orientering fra ordfører: Ordføreren orienterte kort om bl.a.: Kvartalsrapporten. Sjukestugu. Belegg på de intermediære sengene er på vippepunktet til at Ål kommune må betale en høyere andel av driftsutgiftene. Ål kommunen har tatt en relativ stor risiko med avtalen som ligger til grunn. Statnett. Det er foreløpig noe uklart hva høyesterettsdommen vil innebære vedr. tilbakebetaling av eiendomsskatt, om det gis tilbakevirkende kraft må kommunen i verste fall tilbakebetale fra Dette vil gi økonomiske konsekvenser for Ål. 1

2 Orientering fra rådmann: Rådmannen orienterte kort om bl.a.: Kvartalsrapporten. Omstillingsprosessen. Den store gjennomgangen av hele organisasjonen har medført noe usikkerhet blant de ansatte. Skolestrukturen vil til å bli fulgt opp videre. Kraftsalg medfører et stort ansvar og rådmann har foreløpig overtatt dette ansvaret da Geir Tretterud har sluttet. Kommunen har avtale med Markedskraft. De er ledende i landet og har det fleste kraftkommuner i sin portefølje. Jobbes i disse dager med å sikre salg av kraften for Ny økonomisjef er tilsatt og tiltrer Kontrollutvalget tar informasjonen fra ordfører og rådmann til orientering. Sak 14/2017 Forvaltningsrevisjonsrapport Innkjøpsrutiner Forvaltningsrevisjonsrapport «Anskaffelser i Ål kommune» Kontrollutvalget behandlet i møtet «Anskaffelser og anskaffelsesrutiner som sak 01/2017. Saken ble utsatt til møtet Kontrollutvalget og revisjonen påpekte viktigheten av at alle de aktuelle ledere med anvisnings- og innkjøpsmyndighet har enkel tilgang til kortfattet rutinebeskrivelse, som skal følges for anskaffelser under 1,1 mill. og også under kr Disse bør være tilgjengelige på intranett, felles mappestruktur e.l. og presisere hvordan tilbud skal innhentes fra aktuelle leverandører og dokumentasjon ved anskaffelsesprotokoll. Dokumentasjon av alle tilbud/anbud som gjøres utenfor rammeavtale skal arkiveres, samt at det bør begrunnes hvorfor den aktuelle tilbyder er valgt. Vedtak i møtet : Kontrollutvalget tar informasjonen fra rådmannen til orientering og konstaterer at gode rutiner er etablert. Kontrollutvalget ber Kommunerevisjonen IKS om å foreta en stikkprøvekontroll, på ca anskaffelser under kr i 2016/2017, på at konkurranseprinsippet er fulgt og dokumentert tilfredsstillende, samt at det foreligger enkel beskrivelse og praksis på dette lett tilgjengelig for alle på felles IT-plattform. Resultatet legges frem i neste møte. Kommunerevisjon IKS har levert en forvaltningsrevisjonsrapport av 29.juni 2017 der 15 anskaffelser er kontrollert ifht om de er anskaffet i konkurranse jf. lov om offentlig anskaffelser. Utvalget av saker er ikke tilfeldig fra men omfatter ikke anskaffelser over terskelverdien for å utlyse på Doffin. Av de 15 anskaffelsene er 9 bekreftet at konkurranse er benyttet, og ytterligere 5 anskaffelser 2

3 mener revisjonen at er innenfor regelverket uten at dette er begrunnet i dokumentasjonen. Disse fem vedrører i hovedsak anskaffelser av vedlikehold eller service fra samme leverandør som har levert utstyret tidligere, og her kan det foreligge serviceavtale eller at det ikke finnes andre til å gjøre denne tjenesten. Det er bare en anskaffelse av de 15 der konkurranse ikke er benyttet. Men det mangler anskaffelsesprotokoll i mange saker, der prosessen skal fremgå på hvem og hvordan konkurransen er gjennomført og hvorfor man valgte den aktuelle leverandør. I tillegg bør det påses at disse protokollene lagres elektronisk på en oversiktlig måte for kommunen. Kontrollutvalget anmoder rådmann om å påse at rutiner og praksis med bruk av anskaffelsesprotokoller forbedres. Behandling i møte: Forvaltningsrevisor Dagny Thon Hovrud orienterte kort om rapporten. I de fleste kontrollerte anskaffelsene er det gjennomført konkurranse, men det mangler ofte anskaffelseskontroll o.l. som dokumenterer kommunens vurderinger og valg. Det anbefales at antall personer med innkjøpsfullmakt begrenses. Viktig at den nye innkjøpskoordinatorens fagkompetanse benyttes, ikke bare til innkjøpsavtaler men også til jevnlig veiledning for de med fullmakt i kommunen. Enstemmig vedtas: Kontrollutvalget anmoder rådmann om å påse at rutiner og praksis med bruk av anskaffelsesprotokoller forbedres. Sak 15/2017 Forebygging av korrupsjon og sort økonomi Forebygging av korrupsjon og sort økonomi er viktig tema for offentlig sektor med store budsjett innen spesielt bygg- og anleggsektoren. Kommuner som har blitt utsatt for korrupsjon har tradisjonelt opplevd dette innen drift og investering på områdene vedlikehold og bygg- og anlegg. Viktige tiltak for å forebygging dette i kommunen kan være å sette temaene på dagsorden og påse nødvendig internkontroll på aktuelle områder. I dagens møte: Kontrollutvalget anmoder rådmannen om en redegjørelse på hvordan internkontrollen i kommunen forebygger korrupsjon og sort økonomi, herunder bl.a.: 1. Hvordan sikres at utgifter på bygg, anlegg m.m. faktisk vedrører og er gyldig for kommunen? 3

4 2. Større anbud innen bygg og anlegg inngås som delanbud, hovedentreprise med flere tilleggsanbud eller f.eks. totalentreprise med flere underleverandører. Hvordan sikrer kommunen at leveranser er fullstendig i samsvar med anbud på bl.a. mengde, pris og kvalitet? 3. Ved større anbud blir det også bestilt tilleggsarbeid. Hvordan sikrer kommunen at tilleggsarbeid tildeles etter lov om offentlig anskaffelser og til konkurransedyktige priser og ikke tjenester fra nærstående o.l.? Rådmann må påregne at kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål til rådmannen i møtet. Behandling i møte: Rådmannen orientert om bl.a.: Har sjekket forebygging av korrupsjon og sort økonomi nærmere med drifts- og utviklingssjef Reidun Aaker. o Kun Aaker har fullmakt til å attestere regningene i drifts- og utviklingsavd. o Det brukes elektronisk anvisning. o Har god kontroll og rutiner. o Utbygginger som f.eks. Helsetunet medfører mye arbeid med mange og mye små regninger som skal sjekkes opp mot anbud. o Kommunen har relativt god innsikt i hvilke underleverandører som brukes i større prosjekt. o I større byggeprosjekt som Helsetunet inngikk kommunen avtale med ekstern byggeleder. I andre prosjekter har kommunen selv hatt ansvaret som byggeleder. Kontrollutvalget drøfter saken og ser det om svært viktig at kommunen har gode rutiner for internkontroll, samt et regelverk på området. Enstemmig vedtas: Kontrollutvalget ser på internkontroll og dokumentasjon, som forebygger mot korrupsjon og sort økonomi, som viktig og anmoder rådmann om å komme tilbake med et regelverk innenfor området på et senere møte. Sak 16/2017 Restanseliste oversikt over saker i kommunestyre og formannskap Legges evt. frem av rådmann i møtet. Rådmannen anmodes om å legge frem en oversikt over alle saker som er vedtatt av kommunestyret og formannskap, og som ikke er avsluttet herunder vedtak, hvem som er ansvarlig for gjennomføring, frist og status. 4

5 Rådmann må påregne at kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål til rådmannen i møtet. Behandling i møte: Rådmannen informerer kort om: Forskjellige prosjekter i de ulike sektorene og om de er gjennomført eller fortsatt pågår. Kommunen mangler et it-system som gir et enkelt og god oversikt automatisk. Kontrollutvalget drøfter saken og ønsker som en minimum en oversikt med følgende punkter: Saksnr.: Saksnavn: Saksbeh: Gjennomføring/dato: Enstemmig vedtas: Kontrollutvalget anmoder rådmann om å legge frem en oversikt, for 2017, over samtlige kommunestyre-sakers behandling og gjennomføring, til første møte i k-utvalget i Sak 17/2017 Oppfølging av barnevernsvedtak Ingen Kommunerevisjon IKS har utarbeidet en forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende den interkommunale barnevernstjenesten i Hallingdal. Rapporten er utarbeidet på bestilling fra alle kontrollutvalgene i Hallingdal i møte I kontrollutvalgets møte 2. mai 2016 ble sak 12/ Forvaltningsrevisjonsrapport vedr. den interkommunale barnevernstjenesten i Hallingdal behandlet. Rådmannen ble bedt om å gi barnevernet i oppgave å øke innsatsen spesielt på forebygging av omsorgssvikt og konstruktiv og samarbeidende dialog med barnas foresatte. Vedtak fattet i møtet : Etter vår vurdering kan Hallingdals-kommunene ha mulighet til å redusere både kostnader og antallet alvorlige saker på sikt ved å styrke det forebyggende arbeidet. Det kommunale apparatet, herunder barneverntjenesten, bør ha forbedringsmuligheter mht. å komme i konstruktiv dialog med utsatte familier tidligere i barnets liv. Rådmann i Ål anmodes om å ta opp med de øvrige rådmennene i Hallingdal om å styrke det forebyggende arbeidet for å hindre omsorgssvikt. 5

6 Kontrollutvalget ber rådmann om å gi barnevernet i oppgave å øke innsatsen spesielt på forebygging av omsorgssvikt og konstruktiv og samarbeidende dialog med barnas foresatte, og gi tilbakemelding til kontrollutvalget innen 1.oktober 2016 på hvordan rådmann mener at dette skal gjennomføres i praksis. Eksempelvis: Barneverntjenesten, som «spesialtjeneste», kan i større grad enn i dag bevisstgjøre og ansvarliggjøre «førstelinjen» ved å sette seg i førersetet for å avdekke og forebygge omsorgssvikt. «Førstelinjen», med bl.a. helsesøster, barnehage, skole og fastlege, kan formelt gis større ansvar for å avdekke barnets omsorgssituasjon, slik at utsatte familier tidlig får konstruktiv og praktisk hjelp til å bedre omsorgssituasjonen («lavterskeltilbud»). Vilje til å sette inn ressurser tidlig for å forebygge omsorgssvikt og alvorlige tiltak. Den viktigste investeringen kommunene kan gjøre i det forebyggende arbeidet er å sikre at tjenesteapparatet har tilstrekkelige ressurser til å gi hjelp tidlig på lavest mulig tjenestenivå. Det vil kunne forebygge høye utgifter til mer alvorlige barnevernstiltak. Barnevernet kan sette høyere krav til seg selv, mht. å skape en konstruktiv dialog med familiene slik at nødvendige tiltak «treffer» og faktisk blir gjennomført. Målrettet forebyggende arbeid vil etter vår vurdering kunne bedre barnets omsorgssituasjon tidligere, og vil på sikt kunne redusere kostnadene, bedre tilliten til barneverntjenesten, redusere antallet alvorlige tiltak og i større grad tilfredsstille barnevernlovens krav om å avdekke og forebygge omsorgssvikt. I dagens møte: Rådmannen anmodes om en skriftlig redegjørelse til kontrollutvalget på tiltak som er iverksatt siste året og hva som er dagens praksis: Konkrete tiltak/eksempler som bidrar til at utsatte familier tidlig får nyttig bistand fra det kommunale apparatet (dvs. barnevern, helsesøster, skole, barnehage osv.), for å forebygge alvorlige barnevernstiltak senere. Hvordan barnevernet arbeider for å skaper en konstruktiv dialog med familiene slik at nødvendige tiltak «treffer» og faktisk blir gjennomført. Hvilke planer og mål har barnevernet for arbeidet videre for å oppnå et godt resultat innenfor ovennevnte 5 pkt., jf. vedtak sak møte Rådmann må påregne at kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål til rådmannen i møtet. Behandling i møte: Rådmannen orienterer om følgende: Jobber med å finne en felles ståsted og verdier på hvordan man møter familier. Barnevernet skal snakke med felles stemme. Gjennomført et HAVA- kurs om sykeoppfølging. Hvordan følge opp sykefravær, når skal vikar hentes inn osv. Barnevernet har fulgt opp og jobbet mye med endringer. Sykefraværet er nå normalt innenfor barnevernet. 6

7 Det er gjennomført kurs på Kongsberg med noen ansatte. Kongsberg har gode erfaringer og resultater med bruk av familieråd. Familieråd blir nå prioritert og skal prøves/brukes i hver sak. Kommunen har i år hatt 14 store familieråd. Familieråd kan bestå av f.eks venner, slekt, naboer, helsestasjonen o.l. Familieråd er et felles samarbeid hvor man snakker sammen og får forståelse for situasjonen. Dette kan f.eks. medføre at noen i familierådet går inn og tar ansvar i situasjonen. Dette kan f.eks. være ulike former for hjelp og avlastning. Rådmannen har fulgt barnevernet tett. Enstemmig vedtas: Kontrollutvalget ser positivt på innføringen av familieråd. Dette bidrar til å skape en konstruktiv dialog med familiene slik at nødvendige tiltak treffer og faktisk blir gjennomført. Kontrollutvalget tar forøvrig rådmannens informasjon til orientering. Sak 18/2017 IKT Hallingdal oppfølging av vedtak Ingen Forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende IKT-samarbeidet i Hallingdal ble behandlet i k-utvalgets møte , der bl.a. sikkerhetskopieringen av IKT systemet i Hallingdal ikke fremsto som tilfredsstillende. Kontrollutvalget vurderte det da som alvorlig at kommunen ikke har hatt tilfredsstillende internkontroll mht. sikkerhetskopiering, som gir høy risiko for tap av data og som har medført to anledninger ikke uvesentlig datatap. Det er viktig å få etablert nødvendige tiltak ifht dette, og det bør avklares hvem som er ansvarlig for manglende sikkerhetskopiering. I møtet informerte revisjonssjef Åge Sandsengen kort om rapporten og vedtaket i vertskommunen Gol. Vedr. pkt. 1 i vedtaket fikk rådmannen i Gol i oppdrag om å utbedre sikkerhetskopieringen, noe rådmannen tok svært alvorlig og ville ta tak i omgående. Vedr. pkt. 2 orienterte revisjonssjefen om dagens organisering, han anser at hele organisasjonen burde vært samlet under et tak, og at det kanskje burde vært lagt opp til en 27 organisering. I møtet ble de det enstemmig vedtatt: Kontrollutvalget anmoder rådmannen om en tilbakemelding på status, på punktene 1 og 2 i dette vedtaket, til neste møte i k-utvalget. Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret ber rådmannen om å: 1. Snarlig påse og bekrefte at sikkerhetskopieringen er fullstendig og tilfredsstillende. 7

8 2. Vurdere dagens organisering av IKT-samarbeidet mht. å sikre effektiv drift, jf. de hovedprinsipper rapporten omhandler. I dagens møte: Rådmannen anmodes om å gi en tilbakemelding på status vedr. pkt. 1 og 2 i vedtaket. Rådmann må påregne at kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål til rådmannen i møtet. Behandling i møtet: Forvaltningsrevisor Dagny Thon Hovrud orienterte kort om forvaltningsrevisjonsrapporten, bl.a.: Sikkerhetskopieringen var ikke tilfredsstillende. Dagens styringsmodell fungerer, men vil bli vurdert løpende. Rådmannen på Gol har etter anmodning fra k-utvalget på Gol gitt en skriftlig bekreftelse, signert av daglig leder IKT Hallingdal Erling Torkelsgard, på at sikkerhetskopiering nå er fullstendig og tilfredsstillende. K-utvalget på Gol vedtok i møte å ta bekreftelsen fra rådmann til orientering. Bekreftelsen fra rådmannen i Gol ble fremlagt i møtet. Enstemmig vedtas: Kontrollutvalget tar den skriftlige bekreftelsen fra rådmannen på Gol til orientering. Sak 19/2017 Kontrollutvalgets budsjett 2018 Ingen Kontrollutvalget skal utarbeide forslag til budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet i kommunen (forskriften 18). Budsjettforslaget skal dekke kontrollutvalgets virksomhet, herunder kostnader til sekretariat og revisjon. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. Kommunestyret skal sørge for sekretærbistand til kontrollutvalget ifølge kommuneloven 77, nr. 10. Driftskostnad for kontrollutvalget og sekretariat er forholdsvis stabilt fra år til år. Regnskaps- og forvaltningsrevisjon og selskapskontroll kan variere noe, alt ettersom hvor mange forvaltningsrevisjons- og selskapskontrollprosjekter som gjennomføres. 8

9 Oversikt regnskap og budsjett: Regnskap 2016 Budsjett 2017 Regnskap Budsjett 2018 jan-juni 2017 Kontrollutvalg Kr ,- Kr ,- Kr ,- Kr ,- Sekretariat Kr ,- Kr ,- Kr ,- Kr ,- Revisjon: Regnskapsrevisjon Kr ,- Kr ,- Kr ,- Kr ,- Forvaltningsrevisjon Kr ,- Kr Kr ,- Kr ,- Andre særskilte oppg. Kr ,- Kr ,- Kr ,- Kr ,- Totalt Kr ,- Kr ,- Kr ,- Kr ,- *Regnskapstallene er rundet opp til nærmeste hele hundretall. Kontrollutvalget vedtar enstemmig å oversende saken til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalget blir tildelt en budsjettramme på kr ,- for Budsjettrammen skal dekke kontrollutvalgets oppgaver etter Kommuneloven 77 og Forskrift om kontrollutvalg av Behandling i møtet: Kontrollutvalget drøftet budsjettutkastet i møtet. Kontrollutvalget vedtar enstemmig å oversende saken til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalget blir tildelt en budsjettramme på kr ,- for Budsjettrammen skal dekke kontrollutvalgets oppgaver etter Kommuneloven 77 og Forskrift om kontrollutvalg av Sak 20/2017 Foranalyse av Kleivi Næringspark Møtet ble vedtatt lukket med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24. Drøftings- og orienteringssaker: A. Regnskapsrevisors fokusområde for regnskapet Orientering fra regnskapsrevisor på hva som er fokusområdet på kommuneregnskapet, dvs. risiko og hva det ikke fokuseres på. Saken utgår settes opp i neste møte. B. Regionrådet Viser til Drøft.-/orienteringssak B i Fellesmøtet

10 I møtet: Fellesmøtet var samstemte på at en foranalyse ikke skal gjennomføres. Forvaltningsrevisjon av Regionrådet er en prioritert sak for kontrollutvalgene. C. Kleivi Næringspark Viser til Drøft.-/orienteringssak C i Fellesmøtet Kleivi Næringspark ble i møtet løftet opp som egen sak se sak 20/2017. Annet: - Neste møte: - Saker neste møte: - Skjema møtegodtgjørelse: Alle medlemmer har fått utdelt skjema i møtet Ål, Edvin Ræstad Jens Petter Brandlie Kåre Gåsbakk leder nestleder varamedlem Møteprotokollen er sendt: Utvalgsmedlemmer, ordfører, rådmann, Kommunerevisjon IKS, Ål kommune 10