Kontrollutvalget i Ål kommune MØTEPROTOKOLL

Transkript

1 Møtedato/tidspunkt Torsdag 2. mai 2016, kl Møtested Møterom «Kommunestyresalen», Tingstugu Ål Medlemmer til stede i møtet Edvin Ræstad (leder), Jens Petter Brandlie (nestleder), Torleiv Dengerud vare for Lise Løvdokken Moen (medlem) Andre til stede i møtet Ordfører Solveig Vestenfor Sak 12 og 13 Rådmann Tone Tveito Eidnes og økonomisjef Morten Mastrup Behandlet saker 10-13/2016 Revisjonssjef Åge Sandsengen (Kommunerevisjon IKS) Revisor Dagny Thon Hovrud (Kommunerevisjon IKS) Sak 12 og 13 Leon Grinde (Kommunerevisjon IKS) Sak 10 og 11 Sak 12: Barnevernsleder i Ål Helene Sagabråten Sak 13: Lennart Artmann Leder PPT Øvre Hallingdal Grete Fosshagen Hol kommune skolefaglig rådgiver SAKSKART Side SAKER TIL BEHANDLING 10/2016 Ål kommunes regnskap for /2016 s årsmelding for /2016 Forvaltningsrevisjonsrapport Barnevernstjenesten i Hallingdal 4 13/2016 Forvaltningsrevisjonsrapport PP-tjeneste i øvre Hallingdal 5 Innkallingen og sakslisten: Kontrollutvalgsleder innledet møtet med gjennomgang av innkalling og saksliste. Det var ingen merknader til disse. Møteprotokoll fra møte : Protokollen ble godkjent enstemmig. 1

2 SAKER TIL BEHANDLING Sak 10/2016 Regnskapet til Ål kommune for /2016 Årsregnskap og årsmelding for Ål kommune Revisjonsbrev og revisjonsberetning. Saksopplysninger: skal i følge Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 7 gi sin uttale om årsregnskapet når kontrollutvalget har mottatt revisjonsberetningen fra revisor. Uttalen skal legges fram før regnskapet vedtas av kommunestyret. Grunnlaget for behandlingen er avlagt årsregnskap og årsmelding for Hol kommune 2015, samt revisjonsberetning Forslag til vedtak: i Ål har i møtet 2. mai 2016 behandlet Ål kommunes årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, årsmelding, revisjonsberetning og revisjonsbrev. I tillegg har ansvarlig revisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med informasjon om aktuelle problemstillinger. Årsregnskapet og årsmeldingen er lagt fram i samsvar med lover og forskrifter og gir utrykk for kommunen sin økonomiske stilling pr mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov. Utover det som er nevnt ovenfor, og det som går fram av saksframstillingen og revisjonsberetningen, har kontrollutvalget ikke merknader til Ål kommunes årsregnskap for Vedtak: i Ål har i møtet 2. mai 2016 behandlet Ål kommunes årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, årsmelding, revisjonsberetning 2015 og revisjonsbrev nr. 6. I tillegg har oppdragsansvarlig revisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med informasjon. Årsregnskapet og årsmeldingen er lagt fram i samsvar med lover og forskrifter og gir utrykk for kommunen sin økonomiske stilling pr mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov. 2

3 ser det som positivt at kommunen har klart å bygge opp fri egenkapital (disp.fond og mindreforbruk) til kr 45 mill. pr , en økning på kr 1,1 mill. fra 2014, som tilsvarer 8,5% av sum driftsinntekter. Anbefalt størrelse på disposisjonsfond er 10-15% av sum driftsinntekter, for å sikre stabile driftsrammer over tid, som tilsier et disposisjonsfondet på fra kr 53 mill. til kr 80 mill. minner om at av disposisjonsfondet utgjør utbyggingsfondet fra kraftinntekter kr 31 mill., som kommunestyret har vedtatt at skal nyttes til investeringsformål. anmoder kommunestyret om å avsette årets mindreforbruk på kr 9,4 mill. til disposisjonsfond, og at det ikke skal budsjetteres med bruk av disposisjonsfond i drift- eller investeringsregnskapet viss disposisjonsfondet da er eller blir lavere enn 10% av sum driftsinntekter. Utover det som er nevnt ovenfor, og det som går fram av saksframstillingen og revisjonsberetningen, har kontrollutvalget ikke merknader til Ål kommunes årsregnskap for 2015 og anbefaler at årsregnskapet godkjennes. Sak 11/2016 s årsmelding for 2015 Saksbehandler: Utvalgsleder / Årsmelding for kontrollutvalget i Ål kommune Saksopplysninger Det er utarbeidet årsmelding for kontrollutvalget i Ål som orienterer om kontroll- og tilsynsarbeid i Ål kommune og i Hallingdalskommunene generelt. Forslag til vedtak s årsmelding for 2015 godkjennes, og oversendes kommunestyrene til orientering. Vedtak, enstemmig s årsmelding for 2015 godkjennes, og oversendes kommunestyret til orientering. 3

4 Sak 12/2016 Forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende den interkommunale barnevernstjenesten i Hallingdal Saksbehandler: Utvalgsleder / Forvaltningsrevisjonsrapport og oversendelsesbrev. Saksopplysninger Kommunerevisjon IKS har utarbeidet en forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende den interkommunale barnevernstjenesten i Hallingdal. Rapporten er utarbeidet på bestilling fra alle kontrollutvalgene i Hallingdal i møte Det vises til rapportens, spesielt til vurderinger og konklusjoner i del 5 Forslag til vedtak tar forvaltningsrevisjonsrapporten vedrørende barnevernstjenesten til etterretning, og ser positivt på at rådmannen vil bruke konklusjonene i rapporten til utvikling av tjenesten til det beste for barn i vanskelige livssituasjoner. oversender rapporten til rådmannen med anmodning om at rådmannen i Ål og barnevernstjenesten bidrar til å sikre systematisk forebyggende barnevernsarbeid i Hallingdal, gjennom tidlig og konstruktiv dialog med familier i vanskelige livssituasjoner. Rapporten oversendes kommunestyret til orientering. Behandling i møte Revisjonen redegjorde for rapporten, og rådmannen og barnevernleder kommenterte. Hovedkonklusjonen er at Hallingdalskommunen kan ha mulighet til å redusere kostander og antall saker gjennom forebyggende barnevernsarbeid. Dette både gjennom konkrete tiltak i barnevernet gjennom bedre dialog og inngripen med familier, og ved det kommunale apparatet kommer inn i familier med dialog og tiltak på et tidligere stadium. Rådmannen og barnevernsleder er glad for at rapporten har fått den formen den har, og ønsker å arbeide videre med konklusjonene i rapporten både mht. bl.a.: Konkrete tiltak fra barneverntjenesten, gjennom bedre inngripen med utsatte familier. Dette er også et av temaene som fylkesmannen vurder på nåværende tilsyn. Tidligere bistand fra det kommunale apparatet generelt til utsatte familier. Dette for å forebygge barnevernsaker, og gi bistand på «lavest mulig» tjenestenivå. Dette vil også være til det beste for barnet. 4

5 Vedtak: Etter vår vurdering kan Hallingdalskommunene ha mulighet til å redusere både kostnader og antallet alvorlige saker på sikt ved å styrke det forebyggende arbeidet. Det kommunale apparatet, herunder barneverntjenesten, bør ha forbedringsmuligheter mht. å komme i konstruktiv dialog med utsatte familier tidligere i barnets liv. Rådmann i Ål anmodes om å ta opp med de øvrige rådmennene i Hallingdal om å styrke det forebyggende arbeidet for å hindre omsorgssvikt. ber rådmann om å gi barnevernet i oppgave å øke innsatsen spesielt på forebygging av omsorgssvikt og konstruktiv og samarbeidende dialog med barnas foresatte, og gi tilbakemelding til kontrollutvalget innen 1.oktober 2016 på hvordan rådmann mener at dette skal gjennomføres i praksis. Eksempelvis: Barneverntjenesten, som «spesialtjeneste», kan i større grad enn i dag bevisstgjøre og ansvarliggjøre «førstelinjen» ved å sette seg i førersetet for å avdekke og forebygge omsorgssvikt. «Førstelinjen», med bl.a. helsesøster, barnehage, skole og fastlege, kan formelt gis større ansvar for å avdekke barnets omsorgssituasjon, slik at utsatte familier tidlig får konstruktiv og praktisk hjelp til å bedre omsorgssituasjonen («lavterskeltilbud»). Vilje til å sette inn ressurser tidlig for å forebygge omsorgssvikt og alvorlige tiltak. Den viktigste investeringen kommunene kan gjøre i det forebyggende arbeidet er å sikre at tjenesteapparatet har tilstrekkelige ressurser til å gi hjelp tidlig på lavest mulig tjenestenivå. Det vil kunne forebygge høye utgifter til mer alvorlige barnevernstiltak. Barnevernet kan sette høyere krav til seg selv, mht. å skape en konstruktiv dialog med familiene slik at nødvendige tiltak «treffer» og faktisk blir gjennomført. Målrettet forebyggende arbeid vil etter vår vurdering kunne bedre barnets omsorgs-situasjon tidligere, og vil på sikt kunne redusere kostnadene, bedre tilliten til barneverntjenesten, redusere antallet alvorlige tiltak og i større grad tilfredsstille barnevernlovens krav om å avdekke og forebygge omsorgssvikt. Rapporten og kontrollutvalgets vedtak oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar rapporten om den interkommunale barnevernstjenesten til orientering. 5

6 Sak 13/2016 Forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende PP-tjenesten i øvre Hallingdal Saksbehandler: Utvalgsleder / Forvaltningsrevisjonsrapport og oversendelsesbrev. Saksopplysninger: Kommunerevisjon IKS har utarbeidet en forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende PP-tjenesten i Øvre Hallingdal. Tilsvarende rapporter er utarbeidet for PP-tjenesten for nedre Hallingdal og for Valdres. Rapportene er utarbeidet på bestilling fra alle kontrollutvalgene i Hallingdal i møte , og i Valdres Det vises til rapportens, spesielt til oppsummering. Forslag til vedtak tar forvaltningsrevisjonsrapporten vedrørende PP-tjenesten til etterretning, og ser positivt på at rådmannen er opptatt av og har iverksetter tiltak for å redusere tallet på elever med spesialundervisning. oversender rapporten til rådmannen med anmodning om at rådmannen i Ål og PPT-enheten bidrar til å sikre at systemveiledning i samarbeid med skoleledelsen prioriteres ved de skolene hvor det er størst behov. Rapporten oversendes kommunestyret til orientering. Vedtak anmoder rådmann om å få PPT og skolens ledelse i fellesskap til å avklare hvilke elever som skal til PPT for sakkyndig vurdering, og hva skolen selv plikter å løse gjennom individuelt tilpasset opplæring. Herunder at PPT skal rapportere alle avvik til rektor og kommuneledelsen løpende, og rapportere antall saker og avvik i en oversiktlig oppstilling ved utløpet av vårsemester (jan-juni) og høstsemester (aug-des), der man ser utviklingen over tid. Denne rapporteringen anmoder vi om at foreligger for første halvår 2016, f.eks. innen 1. februar Etter vår vurdering er det viktigste nå at PPT-enheten i samarbeid med hver skoleleder får myndighet til, og tar ansvar for, å endre praksis fremover i tid. Vi vurderer at følgende er viktig: 1. Den enkelte skoleleder/rektor bør påse at skolen har tilfredsstillende ressurser og kompetanse til å sikre at elevene får nødvendig individuelt tilpasset opplæring jf. oppll. 1-6

7 3, og at de skal ta initiativ til å be om veiledning fra PPT dersom skolen ikke lykkes med den enkelte elev. Elevene har rett til å få tilpasset undervisning ut fra behov, og skolen kan ikke unnlate å gi dette av økonomiske hensyn. 2. PPT bør ta initiativ til et tett samarbeid med skoleleder/rektor. Det er viktig at den enkelte lærer kan få veiledning fra PPT for å sikre god individuelt tilpasset opplæring, for å gi bistand på lavest mulig tjenestenivå. Videre er det viktig å definere forskjellen på skolens ansvar innenfor tilpasset opplæring, og hvilke elver som skal oversendes PPT for sakkyndig vurdering. 3. PPT bør melde tilbake til skolen fortløpende dersom de får henvist elever med utfordringer som PPT mener at skolene kunne løst gjennom individuelt tilpasset opplæring, og sende kopi av denne til skoleeier. Etter vår vurdering er det viktig å ta utgangspunkt i utfordringer ved den enkelte skole. PPTenheten og skoleleder kan gjennom samarbeid, god dialog og gjensidig forståelse skape endringer i praksis til det beste for enkeltelever, skolens læringsmiljø og ressursutnyttelsen både i skolen og PPT-enheten. Målet bør være at bare elever med spesielle behov, med mulig avvik fra læreplanen, henvises til PPT for sakkyndig vurdering. Flest mulig elever bør få tilfredsstillende opplæring gjennom den ordinære undervisningen, iht. lovmessig rett til tilpasset undervisning. Rapporten og kontrollutvalgets vedtak oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar rapporten om PP-Tjenesten til orientering. Drøftings-/orienteringssaker: Orientering fra revisjonen Revisjonssjefens erklæring om uavhengighet og habilitet Eigendokumentasjon-Tapt arbeidsfortjeneste Tas til orientering, enstemmig. Neste møte i kontrollutvalget i Ål er Onsdag 8.juni 2016 kl til Underskrifter: Edvin Ræstad Jens Petter Brandlie Torleiv Dengerud leder nestleder vara for Lise Løvdokken Moen Protokoll til: Utvalgsmedlemmer, Ål kommune, ordfører, Kommunerevisjon IKS 7