MANDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK

Transkript

1 MANDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 04/14 Dato: , kl Sted: Rådhuset, bystyresalen Tilstede: Ebba Farre Roksvold, leder Trond Birkeland, medlem Arne Torbjørn Frivoll, nestleder Gerd Windsland, møtte for Antonsen Idar Tronstad, møtte for Lønning MØTEBOK Andre til stede: (hele eller deler av møtet) Kommunerevisjonen Vest v/ Lene Rugland, Irene Loka, Veronika Andresen Agder Sekretariat v/willy Gill Forfall: Hege Lønning, medlem Tommy Antonsen, medlem Det var ingen merknader til innkalling eller saksliste. SAKSLISTE: ORIENTERING/DISKUSJON ikke bekreftet Tema: 1. Revisjonsordning, 2. Oppfølging av selskapskontroll, Brannvesenet Sør IKS Sak 10/14 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA Sak 11/14 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2015 Sak 12/14 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON FASTE POSTER: Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 04/14 Oppfølging av selskapskontroll, Halse Eiendom AS Ref. 05/14 Uavhengighetserklæring, oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Ref. 06/14 Uavhengighetserklæring, oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Ref. 07/14 Protokoll fra Agder Sekretariat, styret Underskrift Ebba Farre Roksvold Leder Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann og revisor 1

2 ORIENTERING Vedr. orientering. Sekretær orienterte om at ordfører er invitert for å orientere om følgende tema: 1. Revisjonsordning 2. Oppfølging av selskapskontroll, Brannvesenet Sør IKS Ordfører møtte ikke. Revisjonssjef orienterte om punkt 1, representantskapets behandling og vedtak vedrørende spørsmål om endring av vedtektene i KRV. Torbjørn Willumsen, Mandal kommune orienterte om ordførers oppfølging overfor øvrige eierkommuner. Brev til ordførere + diskusjon i forbindelse med eiersamling. Konklusjon: Tema 1: Orientering tas til etterretning. Tema 2: Følges opp videre av sekretær. SAK 10/14 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA MØTE Møteboken fra godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteboken. Forslag til møtebok fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til møtebok fra legges frem for godkjenning. 1. Møteboken fra godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteboken. 2

3 SAK 11/14 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN Kontrollutvalget tilrår en budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2015 på kr Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge formannskapets innstilling til bystyret som et eget vedlegg. 1. Kommunerevisjonen Vest, vedtatt budsjett 2. Agder Sekretariat, vedtatt budsjett Saksopplysninger: Kontrollutvalgssekretariatet Driftstilskuddet skal dekke den normale aktiviteten i kontrollutvalget, fra saksbehandling til utsending av innkallinger og utskrifter, samt arkivhold med mer. Styret i Agder Sekretariat behandlet budsjettet i møte og legger i sitt budsjett opp til at driftstilskuddet økes fra kr i 2014 til kr i 2015, som utgjør en økning på 2,63 prosent. For ytterligere informasjon vises til styrets budsjettbehandling som følger vedlagt. Kommunerevisjonen Budsjettet er vedtatt av representantskapet og innebærer som tidligere år 550 timer til regnskapsrevisjon og 400 timer til forvaltningsrevisjon/selskapskontroll m.m. Mandal kommunes tilskudd til revisjonen reduseres fra kr i 2014 til kr i 2015, en nedgang på 0,6 prosent. For ytterligere informasjon vises til representantskapets budsjettbehandling som følger vedlagt. Kontrollutvalgets utgifter Ifølge den nye forskriften skal utgifter til kontrollutvalgets samlede virksomhet være en del av budsjettet for kontroll og tilsyn. Som tidligere er det en egen post i budsjettforslaget til dekning av utvalgets utgifter. Som tidligere år er denne posten på kr Fortsatt er det slik at utgifter til godtgjørelse og tapt arbeidsfortjeneste m.m. til utvalgets medlemmer dekkes av en fellespost i kommunen. 3

4 Budsjettforslaget for 2015 Det fremlagte budsjettforslag for kontroll og tilsyn bygger på Forrige års budsjettramme for kontroll og tilsyn Vedtatt budsjett for Kommunerevisjonen Vest for 2015 Vedtatt budsjett for Agder Sekretariat for 2015 Budsjettforslag 2015 Vedtatt budsjett 2014 Vedtatt budsjett 2013 Tilskudd til Kr Kr Kr revisjonsdistrikt Andel av Kr Kr Kr sekretariatstjenester Kontrollutvalgets utgifter Kr Kr Kr Totalbudsjett Kr Kr Kr Kontrollutvalget tilrår en budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2015 på kr Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge formannskapets innstilling til bystyret som et eget vedlegg. Møtet ble lukket, offentleglova 13, jf. fvl. 6 noens personlige forhold/tjenestemessige forhold. SAK 12/14 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON 1. Kontrollutvalget vedtar å endre tidligere vedtatte prioritering, jf. sak 14/ Kontrollutvalget bestiller prosjektet Mobbing med fokus på skjult mobbing og digital mobbing. 3. Prosjektplan bes fremlagt i neste møte. 4. KU ber om at rapport fremlegges tidsnok til at bystyret kan behandle saken før sommeren

5 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll utdelt i møtet. Bakgrunn for saken: Med utgangspunkt i vedtatt plan for forvaltningsrevisjon og plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon/selskapskontroll i , bes kontrollutvalget om å drøfte bestilling av nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt. Revisor vil være tilstede for å orientere om saken. FASTE POSTER Nytt fra revisor: - Selskapskontroll: Er under arbeid - Planlegging: Revisor orienterte om gjennomført planlegging av oppdraget, herunder konkrete risikofaktorer som er hensyntatt. Nytt fra sekretær: - Eventuell orientering neste møte: Utvalget konkluderte med å be om å få en orientering om ansvarsområdet til kommunalsjef for byutvikling. I tillegg til de normale tema, ønskes det en kort orientering om broa - er prosjektet greit landet? EVENTUELT REFERATER Ref. 04/14 Oppfølging av selskapskontroll, Halse Eiendom AS Ref. 05/14 Uavhengighetserklæring, oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Ref. 06/14 Uavhengighetserklæring, oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Ref. 07/14 Protokoll fra Agder Sekretariat, styret Konklusjon: Referatene ble tatt til etterretning. 5