FARSUND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK. Det var ikke merknader til innkallingen/sakslisten. Ref. 13 ble godkjent satt opp på sakslisten.

Transkript

1 Møte nr. 04/16 Dato: kl Sted: Rådhuset, Grønne salong FARSUND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Tilstede: Johnny Deisz, leder Elisabeth Stølen, nestleder Richard Ivar Buch, medlem Martin Reinertsen, medlem Randi Eik, medlem Andre til stede (hele eller deler av møtet): Administrasjonen v/ Vidar Torsøe, Anne Margrethe Tjøtta Johnsen Kommunerevisjonen Vest v/ Irene Loka, Monica Nilsen Agder Sekretariat v/ Willy Gill Forfall: Det var ikke merknader til innkallingen/sakslisten. Ref. 13 ble godkjent satt opp på sakslisten. SAKSLISTE ORIENTERINGER 1. Oppfølgingsorientering vedr. interkommunal tilsynsordning for byggesaker. Kontrollutvalget ber rådmannen komme med en kort tilbakemelding om de konklusjoner som trekkes etter vurdering av den interkommunale tilsynsordningen for byggesaker, jf. orientering i forrige møte. 2. Generell presentasjon av Helse og omsorgssektoren + info og status vedr. samhandlingsreformen Stikkord: Organisering, planverk, måloppnåelse, utfordringer etc. SAK 12/16 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA SAK 13/16 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON SAK 14/16 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2017 Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 12/16 Kommunerevisjonen Vest, innkalling representantskapet Ref. 13/16 Kommunerevisjonen Vest, uavhengighetserklæringer Underskrift Johnny Deisz Leder Kopi av møteboken sendes: ordfører, rådmann, revisor, medlemmene 1

2 ORIENTERINGER v/ rådmannen: 1. Oppfølgingsorientering vedr. interkommunal tilsynsordning for byggesaker. Rådmannen orienterte om målsettingen for antall tilsyn, samt om antall faktisk gjennomførte tilsyn i 2014 og Målsettingen i 2015 var 120 tilsyn i Lister, mens det ble gjennomført 65 tilsyn. 12 av disse tilsynene gjaldt Farsund. Det var ingen avvik i de kontrollerte sakene fra Farsund. Farsund kommune kompenserer med å foreta egne tilsyn i tillegg. Rådmannen er ikke tilfreds med at nivået på tilsyn er lavere enn målsettingen. Dette følges opp videre i Listersamarbeidet for å få tilsynet til å fungere best mulig. Konklusjon: Kontrollutvalget tok orienteringen til etterretning. 2. Generell presentasjon av Helse og omsorgssektoren + info og status vedr. samhandlingsreformen Kommunalsjef og rådmann presenterte sektoren med utgangspunkt i følgende stikkord: Organisering, planverk, måloppnåelse, utfordringer etc. Helse og omsorgsplanen er det sentrale styringsverktøyet for virksomheten og kommunalsjef gjennomgikk et utvalg av de 9 satsingsområdene i planen (Samhandlingsreformen, Lengre hjemme samt Velferds og omsorgsteknologi), samt de 42 skisserte tiltakene. Nær sagt alle tiltak er implementert eller under implementering. Hovedutfordringer for tjenesten er nye brukergrupper, aldrende befolkning og fremtidig knapphet på pleiepersonell. Dette betyr at det må arbeides annerledes. Den siste tiden har det vært et økt behov for heldøgnstjenester og administrasjonen orienterte om hvordan denne utfordringen er håndtert, med blant annet økt tilrettelegging i brukeres hjem, bruk av korttidsopphold, kjøp av plasser i nabokommuner og midlertidig bruk av 4 rom på Listaheimen. Administrasjonen opplyser at det arbeides med å bli enda bedre mht. dokumentasjon og kommunikasjon med brukere og pårørende. Samarbeidet med sykehusene ble drøftet etter spørsmål fra kontrollutvalget. Helse og omsorgsplanen skal revideres og det arbeides med dette. Konklusjon: Kontrollutvalget tok orienteringen til etterretning. 2

3 SAK 12/16 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til møteprotokoll fra legges med dette frem for godkjenning i kontrollutvalget. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen SAK 13/16 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Kontrollutvalget drøftet analysen og prioriterte prosjekter, 3 hentet fra analysen og 2 andre prosjektområder foreslått i møtet. Kontrollutvalget vedtok følgende innstilling: Kommunestyret slutter seg til framlagt «Plan for forvaltningsrevisjon for Farsund kommune » der følgende områder/prosjekter prioriteres: Prioritet Prosjekt Tema/sektor Aktuelt for forvaltningsrevisjon Oppvekst Psykososialt miljø i ungdomsskolen Helse Kommunikasjon og informasjon til alvorlig syke 3. 9 Konflikthåndtering Se på hvordan konflikter håndteres i utvalgte enheter 4. NAV Får klienter de tjenestene de har krav på i forhold økonomisk sosialhjelp m.m. (kommunal del av NAV). 5. Rusforebygging Rusforebygging ungdom 3

4 Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å gjøre forandringer i rekkefølgen for gjennomføring av aktuelle prosjekter, og til å sette i gang andre prosjekter dersom utvalget ser behov for det. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til Plan for forvaltningsrevisjon for Farsund kommune Overordnet analyse Farsund kommune Bakgrunn for saka: Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner har bestemmelser om at det skal utarbeides en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal utarbeides minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Planen skal bygge på en overordnet analyse av kommunens sin virksomhet ut fra en vurdering av risiko og hva som er vesentlig. Plan for forvaltningsrevisjon skal vedtas av kommunestyret. Formelt grunnlag: Forvaltningsrevisjon er definert i Lov om kommuner og fylkeskommuner 77 hvor det heter: Kontrollutvalget skal påse at kommunens og fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Kontrollutvalget ba i sitt møte den 8. september 2015 Kommunerevisjonen Vest, VestAgder IKS om å gjennomføre en overordnet analyse som skulle danne grunnlaget for Plan for forvaltningsrevisjon. I sitt møte den 11. april 2016 ga kontrollutvalget revisjonen innspill på områder som de mente var viktig å arbeide videre med i analysen. Revisjonen har nå gjennomført den overordnede analysen og denne peker på xx ulike områder som kan være aktuelle for forvaltningsrevisjon. Tanken er at kontrollutvalget skal prioritere de mest aktuelle av disse områdene i plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget kan også prioritere andre områder som man mener er aktuelle. Områder som ikke prioriteres i planen, kan følges opp på andre måter, f.eks. ved orienteringer fra administrasjonen til kontrollutvalget. I forslaget til Plan for forvaltningsrevisjon for Farsund kommune foreslås disse områdene/prosjektene for forvaltningsrevisjon: 4

5 Med de ressurser som er tilgjengelig for kontrollutvalget til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll (om lag 360 timer pr. år), er det realistisk å få gjennomført årlige prosjekter i løpet av perioden. Dersom nabokommuner prioriterer ett eller flere prosjekter med tilsvarende områder/tema som Farsund kommune, vil det være aktuelt å samordne gjennomføringen av prosjektene for en mest mulig effektiv ressursutnyttelse. Hensikten med forvaltningsrevisjon er å bidra til forbedringer i kommunen. Det er viktig med et godt samarbeid mellom administrasjonen, revisor og kontrollutvalget for å lykkes med dette. Forslag til innstilling: Kommunestyret slutter seg til framlagt «Plan for forvaltningsrevisjon for Farsund kommune » der følgende områder/prosjekter prioriteres: Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å gjøre forandringer i rekkefølgen for gjennomføring av aktuelle prosjekter, og til å sette i gang andre prosjekter dersom utvalget ser behov for det. SAK 14/16 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2017 Sekretariatet fremmet forslag om å øke budsjettposten «kontrollutvalgets utgifter» med kr til dekning av kursavgifter til den årlige kontrollutvalgskonferansen. Opprinnelig forslag til vedtak med tilleggsforslag ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalgets vedtak: 1. Kontrollutvalget tilrår en budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2017 på kr , under forutsetning av at representantskapet vedtar styrets budsjettforslag for Kommunerevisjonen Vest. 2. Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge formannskapets innstilling til kommunestyret som et eget vedlegg. 5

6 Tabell: Kontrollutvalgets forslag til budsjett for kontroll og tilsyn 2017 Budsjettforslag 2017 Vedtatt budsjett 2016 Vedtatt budsjett 2015 Tilskudd til Kr Kr Kr revisjonsdistrikt Andel av Kr Kr Kr sekretariatstjenester Kontrollutvalgets utgifter Kr Kr Kr Totalbudsjett Kr Kr Kr Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: 1. Kommunerevisjonen Vest, styrebehandlet budsjettforslag for Agder Sekretariat, vedtatt budsjett for 2017 Saksopplysninger: Kontrollutvalgssekretariatet. Driftstilskuddet skal dekke den normale aktiviteten i kontrollutvalget, fra saksbehandling til utsending av innkallinger og utskrifter, samt arkivhold med mer. Styret i Agder Sekretariat behandlet budsjettet i møte og legger i sitt budsjett opp til at driftstilskuddet økes fra kr i 2016 til kr i 2017, en økning på 2,5%. For ytterligere informasjon vises til styrets budsjettbehandling som følger vedlagt. Kommunerevisjonen. Budsjettet er behandlet av styret. Representantskapet skal vedta budsjettet Budsjettforslaget innebærer 520 timer til regnskapsrevisjon og 360 timer til forvaltningsrevisjon/selskapskontroll m.m. Farsund kommunes tilskudd til revisjonen foreslås økt fra kr i 2016 til kr i 2017, en økning på 3,5%. For ytterligere informasjon om budsjettet vises til saksdokumentene til representantskapet Kontrollutvalgets utgifter. Ifølge den nye forskriften skal utgifter til kontrollutvalgets samlede virksomhet være en del av budsjettet for kontroll og tilsyn. Som tidligere er det en egen post i budsjettforslaget til dekning av utvalgets utgifter. Fortsatt er det slik at utgifter til godtgjørelse og tapt arbeidsfortjeneste m.m. til utvalgets medlemmer dekkes av en fellespost i kommunen. Budsjettforslaget. Det fremlagte budsjettforslag for kontroll og tilsyn bygger på forrige års budsjettramme samt vedtatte budsjett for Agder Sekretariat og styrebehandlet budsjett for Kommunerevisjonen Vest. Representantskapet fatter endelig budsjettvedtak for Kommunerevisjonen Vest. 6

7 Tabell: Forslag til budsjett for kontroll og tilsyn 2017 Budsjettforslag 2017 Vedtatt budsjett 2016 Vedtatt budsjett 2015 Tilskudd til Kr Kr Kr revisjonsdistrikt Andel av Kr Kr Kr sekretariatstjenester Kontrollutvalgets utgifter Kr Kr Kr Totalbudsjett Kr Kr Kr Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget tilrår en budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2017 på kr , under forutsetning av at representantskapet vedtar styrets budsjettforslag for Kommunerevisjonen Vest. 2. Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge formannskapets innstilling til kommunestyret som et eget vedlegg. FASTE POSTER Nytt fra revisor: Planlegging. Revisor orienterte om planleggingsfasen av revisjonsarbeidet, herunder om oppstartsmøte, risikoområder, vesentlighetsgrenser etc. Nytt fra sekretær: Neste møte. Planlagt møte 2. november er utsatt til 9. november. Foreløpig agenda er: Presentasjon/orientering av Oppvekst, bestilling FR/SK, oppfølging Regnskapsmerknader, planlegging av 2017/årsplan, informasjon fra revisor om planlegging/interim. EVENTUELT REFERATER Ref. 12/16 Kommunerevisjonen Vest, innkalling representantskapet Ref. 13/16 Kommunerevisjonen Vest, uavhengighetserklæringer Konklusjon: Referatene ble tatt til orientering. 7