LYNGDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK

Transkript

1 LYNGDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 01/16 Dato: , kl Sted: Rådhuset, kommunestyresalen Tilstede: Vidar Skarpeid, leder Torbjørn Ougland, nestleder Margit Hovland, medlem Harald Lande, medlem Doris Høyland, medlem MØTEBOK Andre til stede: (hele eller deler av møtet) Administrasjonen v/ Norman Udland, Ann Karin Fuglestad, Anita Grødem Kommunerevisjonen Vest v/ Monica Nilsen Agder Sekretariat v/willy Gill Forfall: Det var ingen merknader til innkalling eller saksliste. SAKSLISTE: ORIENTERINGER v/rådmannen: - Kort info om kommunen (aktuelle saker/utfordringer) - Oppfølging av eventuelle merknader til fjorårets regnskap + oppfølging av eventuelle merknader etter årets interimrevisjon - Eventuell tilbakemelding om status vedrørende oppfølging av gjennomførte forvaltningsrevisjoner - Rådmannens arbeid med/ansvar for Intern kontroll på overordnet nivå - Etiske retningslinjer/etisk bevissthet - Varsling og varslingsrutiner - Beredskapsarbeid SAK 01/16 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA SAK 02/16 MØTEPLAN/ÅRSPLAN FOR KONTROLLUTVALGET 2016 SAK 03/16 GODTGJØRING TIL KONTROLLUTVALGET JUSTERINGER SAK 04/16 NUMMERERT BREV NR. 9 MISTANKE OM MISLIGHETSSAK FASTE POSTER Nytt fra revisor: Interimrevisjon Nytt fra sekretær: Evaluering kurs, rutine for innkalling/melding av forfall/innkalling vara EVENTUELT REFERATER Ref. 01/16 Kommunerevisjonen Vest, vedtak etter kvalitetskontroll Ref. 02/16 Kommunerevisjonen Vest, engasjementsbrev Ref. 03/16 Kommunerevisjonen Vest, innkalling representantskapet Ref. 04/16 Notat fra rådmannen av , Forvaltningsrevisjon byggesak oppfølging 1 Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann og revisor

2 Underskrift Vidar Skarpeid Leder 2

3 ORIENTERINGER v/rådmannen: Rådmannens oppgaver og ansvar: Arbeider med nytt delegasjonsreglement som skal behandles politisk i Hovedarbeidsoppgaver: Saksbehandling Kontroll Lederskap Samfunnsutvikling Kort info om kommunen (aktuelle saker/utfordringer) Kommunereform, E-39, Nytt inntektssystem, Regulering Bergsakerheia, Næringsutvikling, Flyktning/asyl, Sentrumsutvikling/miljøgate, Byggeprosjekter. Oppfølging av eventuelle merknader til årsregnskapet for Avvik budsjett/regnskap - Fakturering Havn - Ubrukte lånemidler Rådmannen gav muntlig tilbakemelding på de nevnte områdene. Kontrollutvalgets oppfølging: Rådmannen bes gi en skriftlig tilbakemelding på oppfølgingen av merknadene til årsregnskapet for Oppfølging av merknader etter årets interimrevisjon. - Vedtak sosialboliger og andre utleieboliger - Matombringing - Likvider og kontanter Rådmannen kommenterte disse forholdene. Revisor delte ut notat etter gjennomført interimrevisjon. Dette legges frem som referatsak i neste møte. Kontrollutvalgets oppfølging: Rådmannen bes gi en skriftlig tilbakemelding på oppfølgingen av merknadene etter årets interimrevisjon. Ny rutine for oppfølging av revisjonsmerkander: I forbindelse med rådmannens muntlige tilbakemelding, orienterte sekretær om nye rutiner for oppfølging av revisjonsmerknader. 1. Sak til kontrollutvalget om høsten med skriftlig tilbakemelding fra administrasjonen vedrørende oppfølging av merknader til sist avlagte årsregnskap. 2. Sak til kontrollutvalget etter gjennomført interimrevisjon rundt nyttår dersom revisor har merknader i form av nr. brev. Administrasjonen vil bli bedt om å gi skriftlig tilbakemelding på eventuelle merknader innen en gitt frist. 3. Sak til kontrollutvalget med skriftlig tilbakemelding fra administrasjonen vedrørende oppfølging av merknader etter interimrevisjon/foreløpig revisjon. 4. Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret hvordan merknadene er fulgt opp. Eventuell tilbakemelding om status vedrørende oppfølging av gjennomførte forvaltningsrevisjoner. Rådmannen kommenterte dette. 3

4 Rådmannens arbeid med/ansvar for Intern kontroll på overordnet nivå. Ann Karin Fuglestad presenterte styringssystemet. Styringssystem: Økonomi, Tjenestekvalitet, Medarbeidere, Samfunn Den røde tråden: Kommuneplan, økonomiplan, årsplan, lederavtale, tertialrapporter, årsrapport Anita Grødem orienterte om Kvalitetslosen. Kvalitetslosen er et elektronisk system for å håndtere kvalitetsdokumenter (lover, forskrifter, reglementer, prosedyrer), avvik og varsler. Beredskapsarbeid. Utsettes til et senere møte. SAK 01/16 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen. Forslag til møteprotokoll fra møte Forslag til protokoll fra møte legges frem for godkjenning. 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen. SAK 02/16 KONTROLLUTVALGETS MØTEPLAN/ÅRSPLAN 2016 Forslag til årsplan 2016 for kontrollutvalget vedtas. 4

5 Normalt sett er det behov for rundt 5 møter i kontrollutvalget årlig. Min anbefaling er at det nå settes opp 3 møter våren 2016 og to møter til høsten. Ved behov kan det selvfølgelig avholdes flere møter. Årsregnskapet planlegges behandlet i formannskapet 28.4 og i kommunestyret Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet skal foreligge før formannskapets behandling. Jeg har derfor foreslått møte i kontrollutvalget så nær opptil formannskapets møte som mulig. Jeg har satt opp forslag til møter i slutten av mai, september og november. Årsplanen angir planlagt aktivitet i kontrollutvalget med saker og orienteringer gjennom året. Ofte blir det endringer underveis, men det er greit å ha planer å styre etter. For øvrig anbefaler jeg at det allerede nå tenkes på hvilke tema det ønskes orientering om på møtet i mai. Basert på tidligere erfaringer foreslås følgende som kontrollutvalgets årsplan for 2016: Dag/tidspunkt Saker Orienteringer Tirsdag 9.2 Interimrevisjon, Årsplan KU Diverse v/ rådmannen Onsdag 27.4 Årsregnskap 2015, Årsmelding KU Årsregnskapet FS 28.4, KS 12.5 kl Tirsdag 31.5 OA, Plan selskapskontroll? Tema/sektor? Juni Strategikonferanse Tirsdag 20.9 Budsjett 2017, OA/Plan FR Overordnet analyse Tirsdag Bestilling FR, Oppfølging R2015 Tema/sektor? Forslag til årsplan 2016 for kontrollutvalget vedtas. SAK 03/16 GODTGJØRING TIL KONTROLLUTVALGET EVT. JUSTERING I og med at det nå er innført ordning med 5 faste medlemmer i kontrollutvalget, vedtar utvalget at 1.varamedlem(mer) ikke lenger møter fast og at de kun mottar godtgjørelse pr. oppmøte. Kontrollutvalget ber kommunestyret om å se på om denne endringen medfører at reglementet for godtgjørelse til kontrollutvalget må endres. 5

6 1. Kommunestyrevedtak av I flere valgperioder har kontrollutvalget bestått av 3 faste medlemmer. Kontrollutvalget vedtok i år 2000 at 1. vara skulle møte fast. Kommunestyret godkjente i møte den at 1. vara mottar samme godtgjørelse som de faste medlemmene. Det innebar at utvalgets faste medlemmer delte sin godtgjørelse med 1. vara slik at totalutgiftene forble like. For valgperioden består kontrollutvalget av 5 faste medlemmer. Spørsmålet har nå reist seg om det er behov for at 1. vara skal møte fast. Vurderinger: Dersom kontrollutvalget mener at det fortsatt er behov for at 1. vara møter fast, antar jeg at ordningen fortsetter med gjeldende bestemmelser når det gjelder godtgjørelse. Dersom kontrollutvalget derimot mener at behovet er endret i og med at utvalget nå har 5 faste medlemmer, antar jeg at reglement for godtgjørelse til kontrollutvalget må justeres. Saken legges frem uten forslag til vedtak. SAK 04/16 NUMMERERT BREV NR. 9 MISTANKE OM MISLIGHETSSAK Denne saken ble besluttet lukket, jf. fvl. 13,1 og offt.l. 13,1. Kultursjef orienterte om saken og oppfølgingen av denne. Kontrollutvalget tar orientering fra daglig leder til etterretning. 1. Nr. brev nr. 9 av mistanke om mislighetssak Lyngdal Kultursenter KF Det vises til vedlagte brev som orienterer om gjeldende rutine om at kontrollutvalget skal varsles dersom det avdekkes misligheter ved revisjon eller på annen måte. Revisor har blitt 6

7 orientert av daglig leder for Lyngdal Kultursenter KF om mistanke om en mislighetssak avdekket av enheten selv. Daglig leder er innkalt til kontrollutvalgets møte for å orientere om saken. Vurderinger: Slik jeg ser det, er kontrollutvalgets rolle i slike saker er å påse at det skjer en nødvendig oppfølging av de avdekkede forhold. Kontrollutvalget tar orientering fra daglig leder til etterretning. FASTE POSTER Nytt fra revisor: Interimrevisjon: Revisor delte ut notat og orienterte kort om dette. Nytt fra sekretær: Evaluering kurs. Rutine for innkalling/melding av forfall/innkalling vara: Utvalget diskuterte dette temaet kort. Temaet tas opp igjen på neste møte. EVENTUELT REFERATER Ref. 01/16 Kommunerevisjonen Vest, vedtak etter kvalitetskontroll Ref. 02/16 Kommunerevisjonen Vest, engasjementsbrev Ref. 03/16 Kommunerevisjonen Vest, innkalling representantskapet Ref. 04/16 Notat fra rådmannen av , Forvaltningsrevisjon byggesak oppfølging Konklusjon: Referatene ble tatt til etterretning. 7