MANDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK SAK 10/15 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA SAK 09/15 OPPFØLGING AV SELSKAPSKONTROLL IME VERKSTED AS

Transkript

1 MANDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 03/15 Dato: , kl Sted: Rådhuset, bystyresalen Tilstede: Ebba Farre Roksvold, leder Trond Birkeland, medlem Arne Torbjørn Frivoll, nestleder Tommy Antonsen, medlem Idar Tronstad, møtte for Lønning Forfall: Hege Lønning, medlem MØTEBOK Andre til stede: (hele eller deler av møtet) Kommunerevisjonen Vest v/ Lene Rugland, Irene Loka Agder Sekretariat v/willy Gill Mandal kommune v/ Tore Askildsen, Torbjørn Willumsen Ime Verksted v/ Kai Sødal og Roald Tobiassen Det var ingen merknader til innkalling eller saksliste. SAKSLISTE: Ordfører, samt styreleder og daglig leder for Ime Verksted AS inviteres til å møte i sak 9 fra kl SAK 10/15 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA SAK 09/15 OPPFØLGING AV SELSKAPSKONTROLL IME VERKSTED AS FASTE POSTER: Nytt fra revisor: Status forvaltningsrevisjon Mobbing Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Underskrift Ebba Farre Roksvold Leder Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann og revisor 1

2 SAK 10/15 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA MØTE Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteboken fra godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteboken. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til møtebok fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til møtebok fra legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteboken fra godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteboken. SAK 09/15 OPPFØLGING AV SELSKAPSKONTROLL IME VERKSTED AS Ordfører orienterte om håndtering av fullmakt til generalforsamlingen. Styreleder og daglig leder fra Ime Verksted AS orienterte om virksomheten og om oppfølging av forhold påpekt i utført selskapskontroll. Leder fremla et korrigert forslag til vedtak som ble vedtatt med en mindre justering. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget har bl.a. som sitt mandat å påse at kommunale selskap til enhver tid drives innenfor de gjeldende vedtekter, samt lover og regler. 2. Kontrollutvalget tar selskapets redegjørelse til etterretning og antar at endret formålsparagraf på en tilfredsstillende måte dekker selskapets drift. 3. Kontrollutvalget forutsetter at selskapet finner innkjøpsløsninger som er i tråd med lov om offentlige anskaffelser. Kontrollutvalget har merket seg at Ime Verksted AS sammen med innkjøpssjefen nå har utarbeidet utførlige retningslinjer med henblikk på å etablere innkjøpsrutiner i samsvar med lov om offentlige anskaffelser. 2

3 4. Kontrollutvalget vil påpeke viktigheten av at eiers representant i generalforsamlingen har nødvendige fullmakter. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Behandling i kontrollutvalget : Utvalget drøftet saken. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget utsetter saken. Kontrollutvalget viser til bystyrets vedtak av og ber om skriftlig redegjørelse fra selskapet og generalforsamlingen angående oppfølgingen av anbefalingene i rapporten. Generalforsamlingen v/ordfører og selskapet ved styreleder/daglig leder oppfordres til å møte på kontrollutvalgets neste møte 16. juni. Nye vedlegg: E-post fra Ime Verksted AS datert 27.5 / e-post fra Agder Sekretariat datert 8.5 E-post fra Ime Verksted AS med vedlegg datert (utsendt pr. e-post + utdelt i møtet.) Tilleggsopplysninger: Etter at kontrollutvalget utsatte saken i forrige møte, sendte sekretariatet en skriftlig henvendelse til selskapet v/styreleder og daglig leder og til kommunen v/ordfører. Selskapet har svart i form av e-post til kontrollutvalget den 27. mai. Styreleder og daglig leder har kommentert anbefalingene gitt i rapporten og selskapets oppfølging av disse. Selskapet har fulgt opp bystyrets vedtak om evt. vedtektsendring. Generalforsamlingen har vedtatt endring av formålet. Kontrollutvalget vil få kopi av endret formål/firmaattest når den kommer i retur fra Brønnøysund. Når det gjelder offentlige anskaffelser, opplyser selskapet at de er i dialog med innkjøpssjef i Mandal kommune for å finne tilfredsstillende løsninger. Styreleder og daglig leder vil møte i kontrollutvalgets møte og kan informere nærmere om saken. Ordfører er også invitert til møtet for å kommentere om ordfører hadde nødvendig fullmakt fra bystyret i forbindelse med generalforsamlingen. Ut fra de opplysninger som kontrollutvalget har fått, ble bystyrets behandling av innkallingen til generalforsamlingen utsatt. Det er dette som er grunnlaget for spørsmålet om ordfører hadde nødvendig fullmakt. Samtidig må det bemerkes at bystyret i sitt vedtak av gir 3

4 selskapet en mulighet for å igangsette arbeid med vedtektsendring av selskapets formål. Så bystyrets vilje i saken antas å være kjent. Forslag til vedtak: 1. For kontrollutvalget er det viktig at kommunale selskap til enhver tid drives innenfor de gjeldende vedtekter, samt lover og regler. 2. Kontrollutvalget tar selskapets redegjørelse til etterretning og mener at endret formålsparagraf på en tilfredsstillende måte dekker selskapets drift. 3. Kontrollutvalget forutsetter at selskapet finner innkjøpsløsninger som er i tråd med lov om offentlige anskaffelser. 4. Kontrollutvalget vil påpeke viktigheten av at eiers representant i generalforsamlingen gis nødvendige fullmakter. Saksdokumenter: Kontrollutvalget, særutskrift av sak 04/15 Bystyret, utskrift av behandling av selskapskontroll Ime Verksted AS Ime Verksted AS, utskrift av protokoll fra generalforsamling Saksopplysninger: Kontrollutvalget behandlet rapport fra selskapskontrollen i møte den Rapporten inneholder følgende anbefalinger til kommunen og til selskapets styre: Anbefalinger til Mandal kommune med utgangspunkt i de funn som er gjort gjennomført eierskapskontroll: 1. Revisor anbefaler at kommunen foretar en vurdering av om kjøpet av naboeiendommen og utleie av bolig er innenfor selskapets vedtektsfestede formål. 2. Revisor anbefaler at kontrollutvalget og kommunens revisor blir varslet om alle møtene i generalforsamlingen. Enkelte av funnene er knyttet opp til styret. Revisjonen anbefaler at eiers representant i generalforsamlingen følger disse opp: 1. Styremedlemmene følger ikke bystyrets oppfordring om å registrere seg i styrevervregisteret. 2. Bestemmelsene om offentlige anskaffelser er opplyst å ikke følges ved innkjøp av trematerialer. 4

5 Kontrollutvalget vedtok følgende innstilling til bystyret: 1. Bystyret tar rapporten til etterretning. 2. Bystyret har merket seg at det i rapporten anbefales at kommunen foretar en vurdering av om kjøpet og etterfølgende utleie av naboeiendommen, Vassmyrvn. 36, er innenfor selskapets vedtektsfestede formål. Bystyret ber om at Ime Verksted A/S enten gir kontrollutvalget en tilfredsstillende begrunnelse for at kjøpet er foretatt innenfor rammen av gjeldende vedtekter, eller ev. igangsetter en vedtektsendring i medhold av aksjel Rapport til Kontrollutvalget bes avgitt innen 20. april Kontrollutvalget bes rapportere til bystyret innen 1. juni Begrunnelse: Styret har anledning til å foreta investeringer og ta opp lån, men må handle innenfor selskapets vedtektsfestede formål. Selskapets vedtektsfestede formål er å skape varige arbeidsplasser tilpasset yrkeshemmede. Eiendommen ble kjøpt i 2011, finansiert ved låneopptak og er nå langtidsutleid. Det foreligger ingen konkrete planer om å benytte den til verkstedets ordinære drift i overskuelig fremtid. Det fremstår derfor som uklart i hvilken grad dette kjøpet kan bidra til å skape varige arbeidsplasser for yrkeshemmede. Bystyret behandlet denne saken i møte den og fattet følgende vedtak: Bystyret tar rapporten til etterretning. Bystyret har merket seg at det i rapporten anbefales at kommunen foretar en vurdering av om kjøpet og etterfølgende utleie av naboeiendommen, Vassmyrvn. 36, er innenfor selskapets vedtaksfestede formål. Bystyret ber om at Ime Verksted AS enten gir kontrollutvalget en tilfredsstillende begrunnelse for at kjøpet er foretatt innenfor rammen av gjeldende vedtekter, eller ev. igangsetter en vedtektsendring i medhold av aksjel Rapport til Kontrollutvalget bes avgitt innen 20. april Kontrollutvalget bes rapportere til bystyret innen 1. juni Begrunnelse: Styret har anledning til å foreta investeringer og ta opp lån, men må handle innenfor selskapets vedtektsfestede formål. Selskapets vedtektsfestede formål er å skape varige arbeidsplasser tilpasset yrkeshemmede. Eiendommen ble kjøpt i 2011, finansiert ved låneopptak og er nå langtidsutleid. Det foreligger ingen konkrete planer om å benytte den til verkstedets ordinære drift i overskuelig fremtid. Det fremstår derfor som uklart i hvilken grad dette kjøpet kan bidra til å skape varige arbeidsplasser for yrkeshemmede. 5

6 Ime Verksted AS behandlet saken i generalforsamlingen 21. april. Slik jeg oppfatter protokollen har generalforsamlingen fattet følgende vedtak: 1. Vedtektene til Ime Verksted endres slik at formålet blir som følger: Selskapets formål er, i samarbeid med Nav, å tilby varig tilrettelagte arbeidsplasser og andre arbeidsmarkedstiltak til personer som kan nyttiggjøre seg disse arbeidstilbudene. Selskapet skal ha en produksjon og/eller aktiviteter som bidrar til å utvikle og vedlikeholde kompetanse i arbeidstakergruppa. Virksomheten kan også omfatte annen produksjon/virksomhet som fremmer bedriftens formål. Selskapets overskudd skal være i bedriften og disponeres til formål som styrker framtidig drift. 2. Innkalling til Generalforsamling i Ime Verksted AS sendes til kommunens kontrollutvalg og Kommunerevisjonen sammen med innkalling til de øvrige aktørene. 3. Registrering i KS sitt styrevervs register er frivillig. Ime Verksted AS vil anbefale styremedlemmene om å gjøre dette, men vil ikke pålegge noen å gjøre det. 4. Praksisen som har vært brukt ved innkjøp av trematerialer videreføres på bakgrunn av de svar og redegjørelser som er gitt til kommunerevisjonen. Vurderinger: Kontrollutvalget skal rapportere til bystyret innen 1. juni i denne saken. Forslag til vedtak: FASTE POSTER: Nytt fra revisor: Status forvaltningsrevisjon Mobbing. Revisjonssjef orienterte om at ferdig rapport planlegges fremlagt for kontrollutvalget på september-møtet. Møtet ble lukket under den videre orienteringen med henvisning til at resultatene er foreløpige og ikke er kommunisert til administrasjonen, jf. Offentleglova 15. Nytt fra sekretær: Neste møte. Neste møte avholdes 22. september. EVENTUELT REFERATER 6