HÆGEBOSTAD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK

Transkript

1 HÆGEBOSTAD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 04/18 Tid: , kl Sted: Møterom Snartemo Quality Products AS Tilstede: Kirsten Svensson, leder Alf Magne Skeime, nestleder Kjell Rune Klungland Forfall: MØTEBOK Andre til stede (hele eller deler av møtet): Ordfører Margrethe Handeland Kommunerevisjonen Vest v/ Monica Nilsen, Sebastien Miraglia Hille Agder Sekretariat v/ Willy Gill Det var ikke merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE Redegjørelse om Snartemo Quality Products AS 1. Fra kommunen som eier med fokus på eierstyring og strategier 2. Fra selskapet med fokus på presentasjon av selskapet, vedtekter, oppgaver, økonomi og utfordringer. Bedriftsbesøk SAK 11/18 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA SAK 12/18 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2019 SAK 13/18 UAVHENGIGHETSERKLÆRINGER FRA REVISOR SAK 14/18 FORVALTNINGSREVISJON PROSJEKTPLAN TILDELING AV HELSE- OG OMSORGSTJENESTER TIL DEMENTE PASIENTER FASTE POSTER Nytt fra revisor: Videre arbeid i kontrollutvalget: EVENTUELT Saker til eventuelt meldes til leder på forhånd eller ved begynnelsen av møtet. REFERATER Ref. 02/18 Kommunerevisjonen Vest, innkalling representantskap Ref. 03/18 Agder Sekretariat, styreprotokoll Underskrift Kirsten Svensson Leder Utskrift til: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann, revisor.

2 ORIENTERING Redegjørelse om Snartemo Quality Products AS 1. Fra kommunen som eier med fokus på eierstyring og strategier 2. Fra selskapet med fokus på presentasjon av selskapet, vedtekter, oppgaver, økonomi og utfordringer. Bedriftsbesøk Ordfører og daglig leder orienterte om bestilt tema og svarte på spørsmål. Møtet ble avsluttet med en omvisning på bedriften. SAK 11/18 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Forslag til møteprotokoll fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til protokoll fra møte legges frem for godkjenning. 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen SAK 12/18 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN Kontrollutvalget tilrår en budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2019 på kr ,-. 2. Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge formannskapets innstilling til kommunestyret som et eget vedlegg. 2

3 1. Kommunerevisjonen Vest, vedtatt budsjett for Agder Sekretariat, vedtatt budsjett for 2019 Saksopplysninger: Kontrollutvalgssekretariatet. Driftstilskuddet skal dekke den normale aktiviteten i kontrollutvalget, fra saksbehandling til utsending av innkallinger og utskrifter, samt arkivhold med mer. Styret i Agder Sekretariat behandlet budsjettet i møte og legger i sitt budsjett opp til at driftstilskuddet økes fra kr i 2018 til kr i 2019, en økning på om lag 3,1%. For ytterligere informasjon vises til styrets budsjettbehandling som følger vedlagt. Kommunerevisjonen. Representantskapet behandlet budsjettet i møte den Budsjettforslaget innebærer 320 timer til regnskapsrevisjon og 100 timer til forvaltningsrevisjon/selskapskontroll m.m. Hægebostad kommunes budsjetterte utgifter til revisjonen økes fra kr i 2018 til kr i 2019, en økning på 2,3 %. Avregning skjer etter virkelig timeforbruk. For ytterligere informasjon om budsjettet vises til vedlagte utskrift av budsjettsaken. Kontrollutvalgets utgifter. Ifølge den nye forskriften skal utgifter til kontrollutvalgets samlede virksomhet være en del av budsjettet for kontroll og tilsyn. Som tidligere er det en egen post i budsjettforslaget til dekning av utvalgets utgifter. Fortsatt er det slik at utgifter til godtgjørelse og tapt arbeidsfortjeneste m.m. til utvalgets medlemmer dekkes av en fellespost i kommunen. Budsjettforslaget. Det fremlagte budsjettforslag for kontroll og tilsyn bygger på forrige års budsjettramme samt vedtatte budsjett for Agder Sekretariat og vedtatt budsjett for Kommunerevisjonen Vest. Tabell: Forslag til budsjett for kontroll og tilsyn 2019 Budsjettforslag 2019 Vedtatt budsjett 2018 Vedtatt budsjett 2017 Tilskudd til Kr Kr Kr revisjonsdistrikt Andel av Kr Kr Kr sekretariatstjenester Kontrollutvalgets Kr Kr Kr utgifter Totalbudsjett Kr Kr Kr Kontrollutvalget tilrår en budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2019 på kr ,-. 2. Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge formannskapets innstilling til kommunestyret som et eget vedlegg. 3

4 SAK 13/18 UAVHENGIGHETSERKLÆRINGER FRA REVISOR Basert på revisors egenvurdering av sin uavhengighet mener kontrollutvalget at det kan konkluderes med at revisor tilfredsstiller kommuneloven og revisjonsforskriftens krav til uavhengighet. Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlig revisorer Irene Loka og Lene Rugland Saksopplysninger Oppdragsansvarlig revisor skal i henhold til revisjonsforskriften 15 hvert år avgi en skriftlig egenvurdering om sin uavhengighet til kontrollutvalget. Kontrollutvalget må vurdere om revisors egenvurdering tilsier at revisor tilfredsstiller de krav til uavhengighet som fremgår i kommuneloven og revisjonsforskriften. Basert på revisors egenvurdering av sin uavhengighet mener kontrollutvalget at det kan konkluderes med at revisor tilfredsstiller kommuneloven og revisjonsforskriftens krav til uavhengighet. SAK 14/18 PROSJEKTPLAN TILDELING AV HELSE- OG OMSORGSTJENESTER TIL DEMENTE PASIENTER Forvaltningsrevisor presenterte prosjektplanen. Forslag til prosjektplan tildeling av helse- og omsorgstjenester til demente pasienter datert vedtas. Kommunerevisjonen Vest, V-A IKS, Forslag til prosjektplan datert Saksopplysninger: Kontrollutvalget bestilte 4. juni et nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt innen pleie og omsorg med fokus på tildeling av tjenester til demente /system og saksbehandling). Kontrollutvalget har fått fullmakt av kommunestyret til å omprioritere prosjekter i plan for forvaltningsrevisjon eller å sette i gang et nytt prosjekt dersom utvalget ser behov for det. 4

5 Kommunerevisjonen Vest har laget et forslag til prosjektplan som legges frem for godkjenning. Problemstilling: Revisjonen foreslår følgende problemstilling for prosjektet: I hvilken grad følger Hægebostad kommune gjeldende regler for tildeling av helse- og omsorgstjenester etter søknad fra demente pasienter? For å besvare problemstillingen vil følgende temaer være aktuelle å se nærmere på: - At forvaltningslovens bestemmelser om krav til utredning følges, herunder at det foretas nødvendige undersøkelser for å sikre at vedtak og tjenester bygger på en konkret og individuell kartlegging av den enkelte pasientens behov. - At pasientens og pårørendes rett til medvirkning blir ivaretatt ved gjennomføring av helseog omsorgstjenester, jf. lov om pasient- og brukerrettighetsloven At bestemmelser om skriftlighet, begrunnelse og klagerett blir fulgt, herunder at kommunen fører en venteliste over pasienter og brukere som venter på langtidsopphold på institusjon. Revisor foreslår videre at en mer nøyaktig avgrensning og formulering av underproblemstillinger foretas i forbindelse med gjennomføring av forvaltningsrevisjonen. Ressurser og tidsplan: Det tas sikte på å gjennomføre prosjektet innenfor en tidsramme på 150 timer. Rapport fra prosjektet planlegges fremlagt før sommeren våren For nærmere beskrivelse av prosjektet vises det til selve prosjektplanen. Vurdering: Revisjonen vil presentere prosjektplanen i møtet og vil kunne svare på spørsmål fra kontrollutvalget. Eventuelle endringer i prosjektplanen bør gjøres i forståelse med revisjonen. Kontrollutvalget har årlig 100 timer tilgjengelig til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Dette prosjektet gjennomføres delvis i 2018 og delvis i 2019 og utvalget har derfor ressurser til å gjennomføre prosjektet som er anslått til 150 timer. Forslag til prosjektplan tildeling av helse- og omsorgstjenester til demente pasienter datert vedtas. FASTE POSTER Nytt fra revisor: Videre arbeid i kontrollutvalget: Møte : Mulige temaer for orientering: Oppfølging av vedtak, personalarbeid 5

6 EVENTUELT Saker til eventuelt meldes til leder på forhånd eller ved begynnelsen av møtet. REFERATER Ref. 02/18 Kommunerevisjonen Vest, innkalling representantskap Ref. 03/18 Agder Sekretariat, styreprotokoll Konklusjon: Referatene ble tatt til orientering. 6