MANDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK

Transkript

1 MANDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 04/12 Dato: , kl Sted: Rådhuset, formannskapssalen Tilstede: Ebba Farre Roksvold, leder Trond Birkeland, medlem Jim Toft, medlem Arne Torbjørn Frivoll, nestleder Idar Tronstad, møtte for Lønning Forfall: Hege Lønning MØTEBOK Andre til stede: Revisjonssjef Irene Loka Forvaltningsrevisor Veronika Andresen Revisor Lene Rugland Utvalgssekretær Willy Gill Fra administrasjonen (deler av møtet): Rådmann Knut Sæther Økonomisjef Torbjørn Willumsen Rådgiver Vilhelm Lunde Holme Det var ingen merknader til innkalling eller saksliste. SAKSLISTE Orientering fra rådmannen: Status for arbeidet med intern kontroll, jf. tidligere orientering til kontrollutvalget SAK 14/12 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA SAK 15/12 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON SAK 16/12 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2013 SAK 17/12 UTVIKLINGEN AV LÅNEGJELDEN FOR MANDAL KOMMUNE - RAPPORT FASTE POSTER: Nytt fra revisor: Status for forvaltningsrevisjonsprosjektet Offentlige anskaffelser Nytt fra sekretær EVENTUELT REFERATER Ref. 09/12 Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor av Ref. 10/12 Engasjementsbrev Mandal kommune samt foretaket Mandal havn KF Ebba Farre Roksvold Leder Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann og revisor 1

2 ORIENTERING Intern kontroll: Administrasjonen orienterte om arbeidet med å utvikle system for intern kontroll i kommunen med bakgrunn i rapport fra departementet med 85 anbefalinger. Kommunen er med i et fagnettverk for intern kontroll og er i ferd med å lage en plan for forbedring av IK. Kontrollutvalget vil bli informert om framdriften i dette arbeidet. SAK 14/12 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA MØTE Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteboken fra godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteboken. Forslag til møtebok fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til møtebok fra møte legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteboken fra godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteboken. SAK 15/12 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Kontrollutvalget prioriterte først prosjektene som ble lagt inn i forslag til plan for forvaltningsrevisjon: Kontrollutvalget vedtok følgende innstilling: 1. Bystyret slutter seg til den framlagte Plan for forvaltningsrevisjon for Mandal kommune Bystyret gir kontrollutvalget fullmakt til å bestemme rekkefølgen av gjennomføringen av aktuelle prosjekter, og til å sette i gang andre prosjekt, dersom utvalget ser behov for det. 2

3 1. Forslag til Plan for forvaltningsrevisjon for Mandal kommune Overordnet analyse Mandal kommune Bakgrunn for saka: Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner har bestemmelser om at det skal utarbeides en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal utarbeides minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Planen skal bygge på en overordnet analyse av kommunens sin virksomhet ut fra en vurdering av risiko og hva som er vesentlig. Plan for forvaltningsrevisjon skal vedtas av kommunestyret. Formelt grunnlag: Forvaltningsrevisjon er definert i Lov om kommuner og fylkeskommuner 77 hvor det heter: Kontrollutvalget skal påse at kommunens og fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Kontrollutvalget ba i sitt møte den 6. desember 2011 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS om å gjennomføre en overordnet analyse som skulle danne grunnlaget for Plan for forvaltningsrevisjon. I sitt møte den 26. juni 2012 ga kontrollutvalget revisjonen innspill på områder som de mente var viktig å arbeide videre med i analysen. I forslaget til Plan for forvaltningsrevisjon for Mandal kommune foreslås disse områdene/prosjektene for forvaltningsrevisjon: Prioritet Prosj. nr. Navn/beskrivelse 1 1 Se på kommunens system for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak. 2 9 Mulig forvaltningsrevisjonsprosjekt kan være å undersøke kommunens arbeid med mobbing i skolene Aktuelt for forvaltningsrevisjonsprosjekt kan være å se på kommunens flyktningtjeneste. 4 3 Se på hvordan ansvarsfordeling mellom rådmann, kommunalsjefer og enhetsledere er definert, samt hvordan ansvarsfordelingen fungerer i praksis Aktuelt forvaltningsrevisjonsprosjekt kan være undersøke kommunens arbeid med å nå målsettinger satt i Eldreplan 2020 for helse- og omsorgssektoren Det kan være aktuelt å gjennomføre et forvaltningsrevisjonsprosjekt for å evaluere barneverntjenesten etter omorganiseringen. Kontrollutvalget vil i løpet av planperioden prøve å få gjennomført flest mulig prosjekt innenfor de budsjettrammer som blir gitt av kommunestyret. 3

4 Forslag til innstilling: 1. Bystyret slutter seg til den framlagte Plan for forvaltningsrevisjon for Mandal kommune Bystyret gir kontrollutvalget fullmakt til å bestemme rekkefølgen av gjennomføringen av aktuelle prosjekter, og til å sette i gang andre prosjekt, dersom utvalget ser behov for det. SAK 16/12 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2013 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tilrår en budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2013 på kr under forutsetning av at foreliggende budsjettforslag for Kommunerevisjonen vedtas av representantskapet Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge formannskapets innstilling til kommunestyret som et eget vedlegg. 1. Kommunerevisjonen Vest, styrets forslag til budsjett for Agder Sekretariat, styrets budsjettvedtak for 2013 sak 7 Kontrollutvalgssekretariatet Driftstilskuddet skal dekke den normale aktiviteten i kontrollutvalget, fra saksbehandling til utsending av innkallinger og utskrifter, samt arkivhold med mer. Styret i Agder Sekretariat behandlet budsjettet i møte og legger i sitt budsjett opp til at driftstilskuddet økes fra kr i 2012 til kr i For ytterligere informasjon vises til styrets budsjettbehandling i sak 07/12 som følger vedlagt. Kommunerevisjonen Budsjettet er behandlet styret. Representantskapet skal behandle styrets forslag til budsjett i møte den Forslaget innebærer 550 timer til regnskapsrevisjon og 400 timer til forvaltningsrevisjon/selskapskontroll m.m. Totalt sett forslås Mandal kommunes tilskudd til revisjonen økt fra kr i 2012 til kr i

5 Det gjøres oppmerksom på at representantskapet skal vedta budsjettet Mitt forslag til budsjett for kontroll og tilsyn bygger på styrets budsjettforslag. For ytterligere informasjon vises til styrets innstilling til budsjett som følger vedlagt. Kontrollutvalgets utgifter Ifølge den nye forskriften skal utgifter til kontrollutvalgets samlede virksomhet være en del av budsjettet for kontroll og tilsyn. Som tidligere er det en egen post i budsjettforslaget til dekning av utvalgets utgifter. Fortsatt er det slik at utgifter til godtgjørelse og tapt arbeidsfortjeneste m.m. til utvalgets medlemmer dekkes av en felles pott i kommunen. På sikt bør det bør vurderes å overføre disse postene til budsjett for kontroll og tilsyn for å få samlet alle kontrollutvalgets utgifter. Budsjettforslaget: Det fremlagte budsjettforslag for kontroll og tilsyn bygger på Forrige års budsjettramme for kontroll og tilsyn Styrets forslag til budsjett for Kommunerevisjonen Vest for 2013 Vedtatt budsjett for Agder Sekretariat for 2013 Budsjettforslag 2013 Vedtatt budsjett 2012 Vedtatt budsjett 2011 Tilskudd til revisjonsdistrikt Kr Kr Kr Andel av Kr Kr Kr sekretariatstjenester Kontrollutvalgets utgifter Kr Kr Kr Totalbudsjett Kr Kr Kr Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget tilrår en budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2013 på kr under forutsetning av at foreliggende budsjettforslag for Kommunerevisjonen vedtas av representantskapet Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge formannskapets innstilling til kommunestyret som et eget vedlegg. SAK 17/12 UTVIKLINGEN AV LÅNEGJELDEN FOR MANDAL KOMMUNE - RAPPORT Administrasjonen orienterte om utviklingen av lånegjelden. Revisor orienterte om sin rapport. 5

6 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget bestiller fra revisjonen en grafisk fremstilling over hovedtrekkene i gjeldsutviklingen fra og frem til Hvilke større enkeltprosjekter har kommet til utenom vedtatt økonomiplan? - Når og hvordan har større endringer i lånegjelden blitt rapportert til bystyret? 2. Kontrollutvalget ber administrasjonen sammenfatte skriftlig de muntlige opplysninger som er gitt i møtet vedr. økonomistyringen. 1. Rapport fra Kommunerevisjonen Vest datert 14. september 2012 Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget fikk følgende oppdrag fra bystyret : Anmodning om behandling i Kontrollutvalget i Mandal kommune. I Lindesnes Avis 20. nov 2009 uttaler rådmannen i Mandal blant annet om budsjettet for 2010: - Vi følte ikke dette var året for å skjære ned på noe og Til sammen vil netto lånegjelden øke med omtrent 100 millioner kroner i planperioden. Dette vil føre til en betydelig økning i kapitalutgiftene i årene fremover. Lånegjelden som belaster drift vil med dette øke fra 550 millioner kroner til 650 millioner. Den omtalte økonomiplanen gikk til I rådmannens forslag til økonomiplan er netto lånegjeld oppført med over det dobbelte av 650 millioner i 2013, nemlig 1,345 mrd økende til 1,557 mrd i Bystyret ber Kontrollutvalget belyse hva denne økningen skyldes. Kontrollutvalget drøftet saken i møte den og fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget ber revisjonen om å gjennomføre nødvendige undersøkelser for å besvare bystyrets spørsmål av Det tenkes på hyppighet og omfang av økonomisk rapportering internt i administrasjonen og informasjon til bystyret i forbindelse med låneopptak. Stikkord for undersøkelsen er lånevekst, totalgjeld, betjeningsevne. Kontrollutvalget ber om at rapport fra undersøkelsene legges frem til utvalgets møte i september Kommunerevisjonen Vest har jobbet med saken og vil i møtet presentere sin rapport. Hovedbudskapet er at det foreligger vedtak om låneopptak i bystyret for flere større prosjekter i gjeldende periode som gjør at lånegjelden har økt betydelig sammenholdt med økonomiplanen. Administrasjonen vil legge frem en oppdatert oversikt over lånegjeld i forbindelse med fremleggelse av økonomiplan

7 Vurdering: Kontrollutvalget må vurdere om det foreligger tilstrekkelige svar på de spørsmål som er stilt eller om ytterligere undersøkelser er nødvendige. Dersom man skal gjennomføre mer detaljerte undersøkelser, vil det være nødvendig å foreta avgrensninger/presiseringer i mandatet til revisjonen for at arbeidet ikke skal bli for omfattende. Forslag til vedtak: Saken legges frem uten forslag til vedtak. FASTE POSTER Nytt fra revisor: Forvaltningsrevisjonen Offentlige anskaffelser er sendt på faktasjekk. Rapporten vil bli lagt frem for kontrollutvalget i neste møte Nytt fra sekretær: Selskapskontroll i Halse eiendom, styreverv: Ordfører er kontaktet om saken. Endelig tilbakemelding er ikke mottatt. Saken følges opp videre. REFERATER Ref. 09/12 Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor av Ref. 10/12 Engasjementsbrev Mandal kommune samt foretaket Mandal havn KF Referatene ble tatt til etterretning. EVENTUELT Endring i møteplan: Nytt møte erstatter oppsatte møter i oktober og desember. I løpet av perioden ønsker utvalget orientering fra administrasjonen om følgende områder/problemstillinger nevnt i overordnet analyse: Prosjektnummer Navn/beskrivelse 13 Kommunens rutiner for behandling av kontanter og verdisaker for beboerne. 16 Kommunens rutiner og retningslinjer for styring av byggeprosjekter 11 Barnevernstjenesten 7