BYKLE KOMMUNE KONTROLLUTVALET MØTEBOK

Transkript

1 Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.: Møte nr. 04/17 Dato: kl Sted: Rådhuset, møterom A BYKLE KOMMUNE KONTROLLUTVALET MØTEBOK Til stades: Torvald Gautland, leiar Rolf Arne Haugen, møtte for Lars Erik Domaas Magnhild Bjørnarå Ingrid Helle, møtte ikkje som følgje av manglande innkalling (sekretær sjekkar e-postadressa) Lars Erik Domaas hadde forfall Olav Mosdøl hadde forfall (personleg varamedlem kunne ikkje møte) Dessutan møtte: Revisor Tommy Pytten Utvalssekretær Willy Gill Det var ikkje merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE: SAK 10/17 GODKJENNING AV MØTEBOK SAK 11/17 KLAGE PÅ RUTINER OG PROSEDYRER SAK 12/17 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2018 Eventuelt Kvinesdal, Agder Sekretariat Willy Gill Utvalssekretær Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon E-post: willy.gill@asekretariat.no

2 Utskrift sendast til: Kontrollutvalet sine medlemmer og varamedlemmer, Bykle kommune, ordførar, rådmann, revisor, Astrid Steensby og Setesdølen. 2

3 Møtebok 21. september 2017 Bykle kontrollutval SAK 10/17 GODKJENNING AV MØTEBOK Møtebok frå 7. juni 2017 vert godkjend. SAK 11/17 KLAGE PÅ RUTINAR OG PROSEDYRER Kontrollutvalet ser ikkje grunn til å følgje opp denne saka vidare på grunnlag av dei opplysningar ein har motteke. Saksutgreiing: Sakshandsamar: Willy Gill Vedlegg: Brev frå Vidar Toreid Saka gjeld: I møte i kontrollutvalet vart det under posten Eventuelt teke opp brev frå Vidar Toreid kor han kjem med klage på prosedyrar, sakshandsaming og habilitet i Bykle kommuneadministrasjon. Utvalet gjorde slikt samrøystes vedtak: «Kontrollutvalet vil invitere rådmannen til neste møte (7. juni) for å orientere om prosedyrar og sakshandsaming i administrasjonsutvalet.» I møte den 7. juni orienterte rådmann Tallak Hoslemo om kommunen sine prosedyrar og sakshandsaminga i samband med tilsetjingar. Kontrollutvalet fatta følgjande samrøystes vedtak: Saka vert utsett til neste møte. I etterkant av kontrollutvalets møte har rådmannen også orientert kommunestyret om saka, og kommunestyret har slutta seg til handsaming av saka. Det har ikkje kome fram opplysningar som gjer at kontrollutvalet bør følgje opp denne saka vidare. Framlegg til vedtak: Kontrollutvalet ser ikkje grunn til å følgje opp denne saka vidare på grunnlag av dei opplysningar ein har motteke. 3

4 Møtebok 21. september 2017 Bykle kontrollutval SAK 12/17 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN Kontrollutvalget tilrår ei budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2018 på kr Kontrollutvalet sitt vedtak skal i medhald av 18 i Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar følgje formannskapet si innstilling til kommunestyret. Saksutgreiing: Sakshandsamar: Willy Gill Vedlegg: 1. Agder Sekretariat, styret sak 04/17 2. Agder Kommunerevisjon IKS, delbudsjett for Bykle kommune Bakgrunn for saken: Kontrollutvalet skal etter 18 i forskrift om kontrollutval utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. I merknadene heiter det at budsjettet skal omfatte både kontrollutvalets og revisjonens samla verksemd. Kontrollutvalssekretariatets budsjettframlegg Driftstilskotet skal dekke den normale aktiviteten i kontrollutvalet, frå sakshandsaming til utsending av innkallingar og utskrifter, samt arkivhald med meir. Styret i Agder Sekretariat handsama budsjettet i møte 5. september 2017 og legg i sitt budsjett opp til at driftstilskotet frå kvar av eigarkommunane vert kr for Dette er ein auke med kr frå året før, tilsvarande 2,5%. Kommunerevisjonens budsjettframlegg Sekretariatet har motteke revisjonssjefen sitt framlegg til budsjettramme frå Agder Kommunerevisjon IKS. Tilskotet til revisjonen utgjer kr , som er ein auke med kr frå året før, tilsvarande 2,5%. Budsjettet er handsama i styret, medan representantskapet fastset budsjettet endeleg i løpet av september. Ifølge forskrifta skal utgifter til kontrollutvalets samla verksemd være ein del av budsjettet for kontroll og tilsyn. Som tidligare er det en eigen post i budsjettframlegget til dekning av utvalet sine utgifter. Dette gjelder bl.a. møtegodtgjering, reiseutgifter, kurs mm. Budsjettframlegget: Det framlagde budsjettframlegg for kontroll og tilsyn bygger på Førre års budsjettramme Førebels budsjett for Agder Kommunerevisjon IKS for 2018 (styrehandsama) Vedteke budsjett for Agder Sekretariat for

5 Tilskot til revisjonsdistrikt Andel av sekretariatstenester Kontrollutvalet sine utgifter : Budsjettframlegg 2018 Vedteke budsjett 2017 Vedteke budsjett 2016 Kr Kr Kr Kr Kr Kr Møtegodtgjersle m.m. Kurs og andre utg. Andre Konsulenttenester Kr Kr Kr Kr Kr Kr Kr Kr Kr Totalbudsjett Kr Kr Kr Framlegg til vedtak: 1. Kontrollutvalget tilrår ei budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2018 på kr Kontrollutvalet sitt vedtak skal i medhald av 18 i Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar følgje formannskapet si innstilling til kommunestyret. Eventuelt Nytt frå revisor Revisor orienterte om status for selskapskontroll i Setesdal brannvesen IKS og forvaltningsrevisjon kommunale avgifter. Forvaltningsrevisjonsrapporten sendes på høyring i oktober. Revisor orienterte også om plan for gjennomføring av regnskapsrevisjon. Ein tar sikte på å starte opp i oktober. Nytt frå sekretær Utvalssekretær orienterte om mellombels skifte av sekretær som følgje av sjukdom. Møte går som planlagt dersom forvaltningsrevisjonsrapport er klar for handsaming. 5