Møtebok for kontrollutvalget i Etnedal kommune

Transkript

1 Til Kontrollutvalget i Etnedal Møte: Sak: 05-09/2015 MØTEBOK KONTROLLUTVALGET I ETNEDAL - Felles kontrollutvalgsmøte for Valdres Møtested: Kommunestyresalen i rådhuset på Fagernes Møtedato: Tirsdag Møtetidspunkt: Kl Følgende deltok fra i møtet: Torgun Thon Hagaseth - leder av K-utvalget Hanne Fagernæs Byfuglien - nestleder Ola Klevgård - medlem Åge Sandsengen Dagny Thon Hovrud Reidar Schlytter - revisjonssjef Kommunerevisjon IKS - revisor Kommunerevisjon IKS - Kontrollutvalgssekretariat Innkalling godkjent enstemmig. Neste fellesmøte etter nærmere avtale Neste ordinære k-utv møte i EK etter nærmere avtale. Leder Torgun Thon Hagaseth, tlf Side 1

2 Orienteringssaker - Status i kommunerevisjonen. Sak 05/2015 Evaluering av arbeid i kontrollutvalgene Dokumenter i saken: o Brev fra kontrollutvalget i Ål av (vedlagt). o Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll vedtatt i kommunestyrene våren 2012, eksempel fra Nord-Aurdal kommune. Innholdet er tilnærmet identisk i alle kommunene i Valdres og Hallingdal (vedlagt). Saksopplysninger: A. Brev fra kontrollutvalget i Ål Kontrollutvalget i Ål har bedt Kommunerevisjon IKS forberede en sak til fellesmøte i Hallingdal for å evaluerer arbeidet i fellesmøtene. De mener alle kontrollutvalg bør evaluere fellesmøtenes arbeidsform, saksbehandling, oppfølging av saker og rapportering til kontrollutvalgene. Saken legges også frem saken i felles kontrollutvalgsmøte i Valdres for behandling. Kontrollutvalget ber om at følgende punkter tas med i evaluereringen: 1. Alle kontrollutvalg bør nå evaluere fellesmøtenes arbeidsform, saksbehandling, oppfølging av saker og rapportering til kontrollutvalgene. 2. Kontrollutvalgene er valgt innen den enkelte kommune, og rapporterer til eget kommunestyre. De saker som behandles i kontrollutvalget må ha som basis virksomheten i egen kommune og interkommunale saker med betydning for kommunen. 3. Kontrollutvalget sin arbeidsform må være aktuell og ta opp gjennomgang av prosesser, målstyring og kontroll. 4. Interkommunale saker er viktig å følge opp. Mange saker er like i den kommunale forvaltning. Fellesmøtene er ressursbesparende og effektiv utnyttelse av de ressurser som revisjonen rår over. 5. Fellesmøtene må ha en basis i arbeidet i de enkelte kommuners kontrollutvalg. Ansvaret for kontrollutvalgene er lovfestet, og derfor må det enkelte kontrollutvalg ha et klart ansvar for de prioriteringer fellesmøtene skal behandle. Videre må sakene i fellesmøtet rapporteres tilbake til alle kontrollutvalg. 6. Hvert kommunalt kontrollutvalg bør ha som ansvarsområde å legge fram egne prioriteringer og saksframlegg til fellesmøtet. 7. Kommunerevisjon IKS bør ha som ansvar å samordne og systematisere det arbeide som gjøres i fellesmøtene. Vi forstår dette slik at kontrollutvalget i Ål ønsker å videreføre fellesmøtene, men at arbeidet knyttet til prioritering av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll som bør vurderes. I det følgende skisserer vi først dagen praksis slik vi oppfatter den, og vurderer deretter ulike elementer i arbeidet i lys av de punktene kontrollutvalget i Ål har skissert. B. Dagens praksis Møter i det enkelte kontrollutvalg avholdes iht. møteplan 3-4 ganger pr år, og er en arena for: Behandling av årsregnskap og årsmelding for kommunens regnskaper Orientering om aktuelle saker fra rådmann og ordfører. Leder Torgun Thon Hagaseth, tlf Side 2

3 Møtebok for kontrollutvalget i Behandling av rapporter vedrørende forvaltningsrevisjon/selskapskontroll gjeldende kommunen. Drøfting av mulig forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, og vedtak om prosjekter gjeldende for den aktuelle kommune. Fellesmøtene i Valdres (og Hallingdal), avholdes tre ganger pr. år, og er en arena for: Behandling av revisjonsrapporter som er felles for kommunene. Behandling av rapporter vedrørende forvaltningsrevisjon/selskapskontroll gjeldende flere kommuner. Orientering fra revisjonen om status i pågående arbeid, og hva som har vært prioritert siden forrige møte. Drøfting av mulige kontroll- og tilsynsoppgaver felles for regionen og for den enkelte kommune- Det enkelte kontrollutvalgsmedlem/-leder er ansvarlig for å melde inn mulige kontroll- og tilsynssaker som er blitt kjent siden forrige møte. Kontrollutvalgene skal prioritere forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, dvs. hvilke prosjekter skal revisjonen prioritere å bruke tid på frem til neste møte. Dagens praksis er at det er i fellesmøtet forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i utgangspunktet prioriteres. Dersom det oppstår saker mellom fellesmøtene, eller saker som kun er relevante for en kommune, skal det enkelte kontrollutvalgsmedlem ta opp saken med leder av kontrollutvalget eller kommunerevisjonen og be om at det blir satt et møte for å drøfte om kontrollutvalget skal be kommunerevisjonen gjennomføre forvaltningsrevisjon eller selskapskontroll. Revisjonen må da avgjøre prioriteringen, og informere om prosjektet i fellesmøtet. I fellesmøtene har revisjonen gitt en orientering om hvilke oppgaver som har vært prioritert siden forrige møte, og presentert en liste over mulige forvaltningsrevisjonsprosjekter. Kontrollutvalgene har drøftet forslagene revisjonen har kommet med og eventuelle nye tema fra salen. Det er revisjonen som har ledet denne diskusjonen, hvor målet har vært å prioritere prosjektene. Revisjonen har oppfordret kontrollutvalgene før møtet til å komme med forslag til nye prosjekter, uten at det er mange nye tema som har kommet opp i møtet. Det har ofte vært brukt mer tid på å drøfte hvorfor et tema er viktig, enn å drøfte prioriteringen. C. Vurderinger i Risikovurderinger: Mulig forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Intensjonen har vært at det enkelte kontrollutvalg skulle arbeide med og vurdere mulig forvaltningsrevisjon i egen kommune, jf. plan- for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, men slik fellesmøtene har fungert har det kanskje medført at dette arbeidet har blitt nedprioritert i det enkelte utvalg? Det er uheldig dersom dette har skjedd. Drøfting av risiko og mulig forvaltningsrevisjon og selskapskontroll må være en fast diskusjonssak i kontrollutvalgsmøtene i den enkelte kommune. Det er imidlertid viktig også å ta tak i saker som oppstår løpende. Det må presiseres at hvert enkelt kontrollutvalgsmedlem har ansvar for å melde fra til kontrollutvalgsleder eller revisjonen om mulige tilsynsobjekter og be om møte for å drøfte saken. Det er kontrollutvalgene som kjenner den enkelte kommune best, og bør følgelig ha best mulighet til å foreslå prosjekter på områder der det er problemer i den enkelte kommune. Kanskje kan det være mer hensiktsmessig at møter settes etter behov enn etter en fast møteplan? Leder Torgun Thon Hagaseth, tlf Side 3

4 ii Roller i kontroll- og tilsynsarbeidet Kontrollutvalget skal føre tilsyn med forvaltningen på vegne av kommunestyret, jf. kommunelovens 78. Det er revisjonen som utfører det praktiske kontroll- og tilsynsarbeidet for kontrollutvalget i kommunene. Kontrollutvalgssekretariatet i Valdreskommunene har en sekretærrolle, og har dermed ikke en utreder- eller saksbehandlerrolle. I mange kommuner praktiseres bestiller-utfører roller mht. forvaltningsrevisjon- og selskapskontroll mellom kontrollutvalg og revisjon. Vi har inntrykk av at revisjonen da ofte inntar en relativt passiv rolle, der de overlater til kontrollutvalg og sekretariat å definere prosjekter, mens revisjonen bare leverer bestillingen. I en slik modell har ikke revisjonen et selvstendig ansvar hverken mht. å påpeke risikoområder eller mht. å sørge for at forvaltningsrevisjon- og selskapskontroll som iverksettes har en nytteverdi som forsvarer kostnaden. Når kommunen har valgt å ha revisjon i egenregi, slik Hallingdals- og Valdreskommunene har valgt, kan revisjonen gis fullmakt til å utforme forvaltningsrevisjonsprosjekter innenfor den budsjettrammen som er stilt til rådighet, jf. merknader til 6, 1. ledd i forskrift om revisjon av kommuner og fylkeskommuner. Revisjonen skal utføre det praktiske kontroll- og tilsynsarbeidet, og som faginstans er det viktig at revisjonen har ansvar for å påpeke områder hvor det er risiko for at noe går galt. Dersom revisjonen har påpekt slik risiko til kontrollutvalget, og kontrollutvalget avviser at det skal føres tilsyn på området, er det utvalgets ansvar dersom det viser seg at det er alvorlig svikt på området. Dersom revisjonen har unnlatt å påpeke risikoen til kontrollutvalget har revisjonen ansvaret. Uavhengig av revisjonens rolle er det viktig at kontrollutvalgsmedlemmene har et selvstendig ansvar for å drøfte risikoområder i kontrollutvalget og med revisjonen, og det er kontrollutvalget som foretar prioriteringer av prosjektene. Revisjonen, som faginstans, har imidlertid ansvar for å gi råd mht. prioritering slik at de viktigste områdene blir prioritert. Videre er det viktig at det enkelte kontrollutvalg setter av tid i et årlig møte til å diskutere risiko med ordfører og rådmann. Fokus må da være problemområder, ikke alt det positive som skjer i kommunen. Det enkelte kontrollutvalg kan da sette opp sine prioriteringer mht. forvaltningsrevisjon og selskapskontroll som de spiller inn til prioriteringen i fellesmøtet. Etter vår vurdering er det tilstrekkelig å ha slike diskusjoner en gang pr. år, dersom det ikke skjer noe spesielt. Kommunen er tross alt relativt stabile organisasjoner hvor det normalt ikke skjer vesentlige endringer innenfor et år. iii Antall møter Det kan også være hensiktsmessig å vurdere antallet møter i kontrollutvalget, herunder fellesmøter. I dag er målet å ha tre fellesmøter pr. år, og møteplanen viser minst tre møter pr. år i den enkelte kontrollutvalg. Kvaliteten og innholdet i møtene må anses som viktigere enn antallet. Revisjonen opplever at mye ressurser brukes til slike møter. Med 12 kommuner som skal ha kontrollutvalgsmøter tre ganger pr. år gir det 36 enkeltmøter og 6 fellesmøter, dvs. 42 kontrollutvalgsmøter pr. år. Dersom en regner 2 dagsverk pr. møte i snitt, medfører det at vi bruker vel 1/3 årsverk på disse møtene. Det kan tenkes en modell hvor det ble arrangert fellesmøter ved juletider og på våren. Kontrollutvalgene i alle kommunene må ha et møte på våren for å behandle årsregnskaper, og det blir her mindre tid til å diskutere forvaltningsrevisjon. Videre bør det enkelte kontrollutvalg ha et møte i året hvor rådmann og ordfører inviteres for å diskutere risiko, (ikke for å redegjøre for alt det som er bra som skjer i kommunen). Dette møtet kan arrangeres ved behov, dvs. når det oppstår Leder Torgun Thon Hagaseth, tlf Side 4

5 problemer i en enkeltkommune. Hvis så ikke skjer kan det være hensiktsmessig å fordele disse møtene ut over året. iv Behandling av saker/rapporter Når det gjelder rapportering av revisjonens arbeid er det naturlig at fellesmøte er kjent med alle saker revisjonen har arbeidet med siden forrige møte. Vider er det naturlig at det enkelte kontrollutvalg behandler rapporter som gjelder den enkelte kommune og kommunale foretak. Når det gjelder rapporter gjeldende flere kommuner kan det være effektivt og hensiktsmessig å behandle disse i felles kontrollutvalgsmøte. Selv om det er mer ressurskrevende for revisjonen kan det imidlertid være at slike rapporter får større effekt i den enkelte kommune dersom rådmannen er til stede, og kan kommentere rapporten og anbefalingene, i kontrollutvalgets behandling av rapporten. Det kan være hensiktsmessig å vurdere behandlingen av slike rapporter ut fra innhold og konklusjoner. Rapporter angående interkommunale selskaper og interkommunale samarbeidsområder, som ikke gjelder den enkelte rådmann, kan med fordel behandles i fellesmøte. Forslag til vedtak: Følgende elementer legges til grunn for videre arbeid i kontrollutvalgene i Valdres; Det avholdes møter i det enkelte kontrollutvalg etter behov, men normalt minst to ganger pr. år: o Ett møte på våren for behandle årsregnskap, og kort drøfte mulig forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. o Årlig møte (ved behov), hvor rådmann og ordfører inviteres for å drøfte risikoområder i kommunen. o Det avholdes felles kontrollutvalgsmøter for Valdres to ganger pr. år. I utgangspunktet før jul og før sommerferien. Hovedmålet er prioritering av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll neste halvår. Roller i tilsynsarbeidet: o Kontrollutvalget i den enkelte kommune har ansvar for å utføre kontroll og tilsyn på vegne av kommunestyret, og har ansvar for å vurdere risiko årlig sammen med rådmann og ordfører, og prioritere forvaltningsrevisjon og selskapskontroll innenfor egen kommune. o Revisjonen utfører det praktiske kontroll- og tilsynsarbeidet, og har ansvar for å påpeke risikoområder i kommunen hvor det bør iverksettes tilsyn. o Det enkelte kontrollutvalgsmedlem har ansvar for å melde fra til leder eller revisjonen dersom medlemmet blir oppmerksom på aktuelle problemstillinger i egen kommune, i kommunale/interkommunale selskaper eller interkommunale samarbeidsområder. o Revisjonen kan på eget initiativ eller på forespørsel fra kommunen utføre mindre tilsyn eller bistandsoppgaver som vurderes å haste. Dette skal rapporteres til kontrollutvalget/- ene. o Felles kontrollutvalgsmøte for Valdres prioriterer halvårlig tilsynsoppgavene innenfor Kommunerevisjon IKS sitt budsjett. Dette på bakgrunn av prioriteringer fra det enkelte kontrollutvalg og revisjonen. Revisjonen samordner innspillene fra kontrollutvalgene. Dersom det oppstår viktige saker i enkeltkommuner kan revisjonen omprioritere. Dette skal rapporteres til fellesmøtet. Revisjonen rapporterer status i arbeidet og hvilke oppgaver som er prioritert i fellesmøtet. Revisjonsrapporter gjeldende den enkelte kommune eller kommunalt foretak behandles i det enkelte kontrollutvalg. Revisjonsrapporter gjeldende flere kommuner behandles i det enkelte kontrollutvalg eller i fellesmøte ut fra hva som anses som mest hensiktsmessig. Revisjonsrapporter gjeldende interkommunale selskaper eller interkommunale samarbeidsområder behandles normalt i fellesmøtet. Leder Torgun Thon Hagaseth, tlf Side 5

6 Ovenstående inkluderes i neste versjon av «Detaljplan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll», dersom det ikke allerede fremkommer. Vurderinger i møtet: Kontrollutvalgene påpekte: - I opplæringen av nye kontrollutvalg, er det viktig også å bruke tid på hvordan kontrollutvalgene i praksis skal arbeide. - Nye kontrollutvalg vil også ha nytte av å delta på «kontrollutvalgskonferansen». - Riktig å formalisere kontrollutvalgets risikosamtaler med ordfører (og rådmann), gjerne med en «sjekkliste» som samtaleguide. Kontrollutvalget diskuterte også kontrollutvalgssekretariatet. Dagens løsning må vurderes når ny kommunelov foreligger. Vedtak: Følgende elementer legges til grunn for videre arbeid i kontrollutvalgene i Valdres. Det avholdes egne møter i det enkelte kontrollutvalg: o Kontrollutvalget behandler saker etter egne prioriteringer. o Kontrollutvalget har et eget ansvar om å spille inn saker til fellesmøtene for Valdres. Det avholdes felles kontrollutvalgsmøte for Valdres to til tre ganger pr. år. I utgangspunktet før jul og før sommerferien. Hovedmålet er prioritering av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll neste halvår. Alle saker som blir vedtatt behandlet i fellesmøtene, skal avsluttes med behandling (av rapport) og endelig vedtak i fellesmøtet. Roller i tilsynsarbeidet: o Kontrollutvalget i den enkelte kommune har ansvar for å utføre kontroll og tilsyn på vegne av kommunestyret, og har ansvar for å vurdere risiko årlig sammen med ordfører, og prioritere forvaltningsrevisjon og selskapskontroll innenfor egen kommune. o Revisjonen utfører det praktiske kontroll- og tilsynsarbeidet, og har ansvar for å påpeke risikoområder i kommunen hvor det bør iverksettes tilsyn. o Det enkelte kontrollutvalgsmedlem har ansvar for å melde fra til lederen eller revisjonen dersom medlemmet blir oppmerksom på aktuelle forhold i egen kommune, i kommunale/interkommunale selskaper eller interkommunale samarbeidsområder. o Revisjonen kan på eget initiativ eller på forespørsel fra kommunen utføre mindre tilsyn eller bistandsoppgaver som vurderes å haste. Dette skal rapporteres til kontrollutvalget/- ene. o Felles kontrollutvalgsmøte for Valdres prioriterer halvårlig tilsynsoppgavene innenfor Kommunerevisjon IKS sitt budsjett. Dette på bakgrunn av prioriteringer fra det enkelte kontrollutvalg og revisjonen. Revisjonen samordner innspillene fra kontrollutvalgene. Dersom det oppstår viktige saker i enkeltkommuner kan revisjonen omprioritere etter vedtak i det enkelte kontrollutvalg. Dette skal rapporteres til fellesmøtet. Revisjonen rapporterer status i arbeidet og hvilke oppgaver som er prioritert i fellesmøtet. Revisjonsrapporter gjeldende den enkelte kommune eller kommunalt foretak behandles i det enkelte kontrollutvalg. Revisjonsrapporter gjeldende flere kommuner behandles i det enkelte kontrollutvalg eller i fellesmøte ut fra hva som anses som mest hensiktsmessig. Revisjonsrapporter gjeldende interkommunale selskaper eller interkommunale samarbeidsområder behandles normalt i fellesmøtet. Leder Torgun Thon Hagaseth, tlf Side 6

7 Ovenstående inkluderes i neste versjon av «Detaljplan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll», dersom det ikke allerede fremkommer. Leder Torgun Thon Hagaseth, tlf Side 7

8 Sak 06/2015 Selskapskontroll Retura Val-Hall - Tilbakemelding fra representantskapene i VKR og HR Dokumenter i saken: Rapport selskapskontroll Retura Val-Hall AS behandlet i felles kontrollutvalgsmøte i Hallingdal og i felleskontrollutvalgsmøte i Valdres Svarbrev fra Hallingdal Renovasjon IKS (HR) og møtebok fra representantskapet i Hallingdal Renovasjon (vedlagt). Møtebok fra VKR (Valdres kommunale renovasjon IKS): Representantskapsmøte (vedlagt). Saksopplysninger: Kommunerevisjon leverte rapport knyttet til selskapskontroll i Retura Val-Hall AS til kontrollutvalgene i Valdres og Hallingdal. Hovedkonklusjonen i rapporten er at det ikke var nødvendig å etablere selskapet i 2004 og at grunnlaget for å etablere selskapet ikke har vært tilstede, dvs. at: Revisjonen legger til grunn at HR og VKR, som aksjeeiere i Retura Norge AS, ville ha fått tildelt franchiseavtalene på næringsavfallet i regionen. Konkurransereglene krever ikke eget selskap for næringsavfall, men egne avdelingsregnskaper for å hindre kryss subsidiering. Etableringen av selskapet ikke kan begrunnes i behovet for å redusere risiko. Selskapet har ikke gitt påviselige merverdier, sammenlignet med å organisere tjenesten innenfor hhv. HR og/eller VKR. Organisering i eget selskap har vært kostnadsdrivende. Retura Val-Hall AS utfører felles salgstjeneste for avfallsløsninger innen næringsavfall i både Hallingdal og Valdres, og et slikt samarbeid mellom HR og VKR kan kreve budsjett- og resultatansvar for å sikre effektiv måloppnåelse. Dette, sammen med behovet for å sikre franchiseavtalene, kan være argumenter for å videreføre selskapet når det først er opprettet. Revisjonen anbefalte at eierkommunene skulle vurdere hvordan forvaltningen av næringsavfall skal organiseres for fremtiden, og presenterte alternative løsninger i rapporten. Hovedfokus i anbefalingene er økt samordning og bedre ressursutnyttelse sammen med hhv. HR og VKR. Felles kontrollutvalgsmøte i Hallingdal behandlet selskapskontrollen i møte , med følgende vedtak: Kontrollutvalget viser til revisjonsrapport av 12. juni 2014, vedr. Retura Val-Hall AS. Kontrollutvalget oversender rapporten til daglig leder i Hallingdal Renovasjon (HR), Valdres kommunale renovasjon (VKR) og Retura Val-Hall (RVH) med anmodning om i fellesskap å utrede hvordan behandling av næringsavfall bør organiseres i fremtiden til det beste for innbyggere og næringsdrivende i Valdres og Hallingdal, hensyntatt: - De konklusjoner og anbefalinger som fremgår av rapporten - Fokus på kostnadseffektivitet i renovasjonsselskapene - Videreføring av dagens selskap eller alternative organisasjonsformer, jfr. rapportens alternativer Leder Torgun Thon Hagaseth, tlf Side 8

9 Kontrollutvalget ber om en skriftlig orientering om vurderinger og konklusjoner innen 1. februar 2015 fra Hallingdal Renovasjon IKS. Kontrollutvalget ber revisjonen oversende rapporten med et informasjonsbrev til ordførerne hvor hovedmomentene i rapporten oppsummeres, jfr. presentasjon i møtet, og at rapporten er sendt dirkete til HR og VKR for videre oppfølging. Felles kontrollutvalgsmøte i Valdres behandlet selskapskontrollen i møte , med likelydende vedtak med unntak av nest siste avsnitt som lyder slik: Kontrollutvalget ber om en skriftlig orientering om vurderinger og konklusjoner innen 1. februar 2015 fra Valdres kommunale renovasjon IKS. Selskapene har bedt om å få utsette tilbakemeldingsfristen til mai Morselskapene HR og VKR har hatt prosesser i styrende organer for å vurdere organiseringen av Retura Val-Hall AS, jf. møtebøker fra representantskapene. Representantskapet i HR fattet i møte følgende vedtak: Representantskapet tar Kommunerevisjon IKS sin selskapskontrollrapport om Retura Val- Hall AS til orientering. Representantskapet i HR viderefører drift av Retura Val-Hall AS etter alternativ B, dvs. drives videre som i dag, med: Ytterligere fokus på kjernevirksomheten som er salg. Ytterligere fokus på utarbeidelse av avfallsplaner og konkrete avfallsløsninger for de forskjellige kundegruppene. Ytterligere fokus på utarbeidelse av markedsplaner. Mindre fokus på støttefunksjoner som IT, fakturering, lønn og personal. Disse funksjonene kan med fordel kjøpes av morselskapene eller andre. Effektivisering av rutinene i RVH spesielt overfor morselskapene. Representantskapet ønsker at Styret jobber videre med alternativ A, dvs. tilbakeføre virksomheten til morselskapene, og kommer med ny sak til Representantskapet når ny IKS-lov er vedtatt. Representantskapet i VKR fattet i møtet følgende vedtak: «Representantskapet i VKR ønsker å videreføre alternativ B, dvs. drives videre som i dag, med: Ytterligere fokus på kjernevirksomheten som er salg. Ytterligere fokus på utarbeidelse av avfallsplaner og konkrete avfallsløsninger for de forskjellige kundegruppene. Ytterligere fokus på utarbeidelse av markedsplaner. Mindre fokus på støttefunksjoner som IT, fakturering, lønn og personal. Disse funksjonene kan med fordel kjøpes av morselskapene eller andre. Effektivisering av rutinene i RVH spesielt overfor morselskapene.» Styret skal komme tilbake til alternativ C, dvs. fusjonere HR, VKR og RVH, og D, dvs. etablere et felles morselskap for HR og VKR, når den nye IKS-loven er vedtatt og kommunestrukturen er mer avklart. På lang sikt er dette aktuelle alternativer, men ikke på kort sikt. Leder Torgun Thon Hagaseth, tlf Side 9

10 Oppsummert er det representantskapenes konklusjon at Retura Val-Hall AS skal videreføre dagens organisering, men øke fokus på kostnadssiden og kjernevirksomheten iht. anbefalinger i rapporten fra Kommunerevisjon IKS. Styrene skal på sikt vurdere organiseringen, iht. til øvrige alternativer som er skissert i rapporten. De ønsker å vente på vedtak av ny IKS-lov og avklaring på kommunestrukturen før evalueringen gjennomføres. Det er vanskelig å se hvilke elementer i ny IKS-lov, eller endringer i kommunestrukturen som har betydning for organiseringen av selskapet. Selskapene har nå gitt tilbakemelding til kontrollutvalgene på revisjonen rapport, vanlig praksis er da at rapporten oversendes til kommunestyrene som egen sak. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget oversender revisjonsrapporten, representantskapsvedtakene i HR og VKR og med tilhørende kontrollutvalgssaker til kommunestyret for behandling, med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret ber rådmannen påse at kommunens næringsavfallsselskap(er) er hensiktsmessig organisert, jf. siste avsnitt i representantskapet i VKR sin sak 3/2015 «Behandling av kommunerevisjonens rapport om Retura Val-Hall AS» om at organiseringen skal vurderes. Vedtak: Kontrollutvalget oversender revisjonsrapporten, representantskapsvedtakene i HR og VKR og med tilhørende kontrollutvalgssaker til kommunestyret for behandling, med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret ber rådmannen påse at kommunens næringsavfallsselskap(er) er hensiktsmessig organisert, jf. siste avsnitt i representantskapet i VKR sin sak 3/2015 «Behandling av kommunerevisjonens rapport om Retura Val-Hall AS» om at organiseringen skal vurderes. Kontrollutvalget ber om tilbakemelding fra rådmannen innen utgangen av 2015 om prosessen. Leder Torgun Thon Hagaseth, tlf Side 10

11 SAK 07/2015: Oppfølgingsrapport: Forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende IT-Sikkerhet i skoler og barnehager fra 2012 Dokument i saken: Oversendelsesbrev (vedlagt). Oppfølgingsrapport: Forvaltningsrevisjon vedrørende IT-Sikkerhet i skoler og barnehager fra 2012 (vedlagt). Saksopplysninger: Kommunerevisjon IKS har iht. vedtak i kontrollutvalget fulgt opp forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende IT-Sikkerhet i skoler og barnehager fra Revisjonen har undersøkt om fire tilfeldig valgte kommuner, dvs. Gol, Nes, Øystre Slidre og Nord- Aurdal, har fulgt opp anbefalingene i rapporten fra Revisjonsrapporten konkluderer med at de undersøkte kommunene i stor grad har fulgt opp anbefalingene spesielt mht. lagring og oppbevaring av konfidensiell informasjon. Det vises for øvrig til rapportens vurderinger og konklusjon. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar oppfølgingsrapporten til orientering. Kontrollutvalget oversender oppfølgingsrapporten til rådmannen, og anmoder om at rådmannen etterser at anbefalingene er fulgt opp i egen kommune. Vedtak: Som forslag, enstemmig. Leder Torgun Thon Hagaseth, tlf Side 11

12 SAK 08/2015: Oppfølgingsrapport: Forvaltningsrevisjonsrapport og brev vedrørende Sak-/Arkivfunksjonen fra 2013 Dokument i saken: Oversendelsesbrev (vedlagt). Oppfølgingsrapport: Forvaltningsrevisjonsrapport og brev vedrørende sak-/arkivfunksjonen fra 2013 (vedlagt). Saksopplysninger: Kommunerevisjon IKS har iht. vedtak i kontrollutvalget fulgt opp forvaltningsrevisjonsrapport og brev vedrørende sak-/arkivfunksjonen fra Revisjonen har undersøkt om fire tilfeldig valgte kommuner, dvs. Gol, Nes, Øystre Slidre og Nord- Aurdal, har fulgt opp anbefalingene i rapporten og brevet fra Revisjonsrapporten konkluderer med at de undersøkte kommunene i stor grad følger anbefalingene. Det vises for øvrig til rapportens vurderinger og konklusjon. Revisjonen minner om at kontrollutvalgene i Valdres i 2013, med bakgrunn i målet om god service til innbyggerne, anmodet om at kommunene skulle etablere direkte tilgang til alle dokumenter fra postjournalen. Rådmennene vurderte da, og vurderingen er fortsatt den samme, at det var for stor risiko for at fortrolig informasjon blir offentlig tilgjengelig på nett ved en slik løsning. Hallingdalskommunene har konkludert på samme måte. Rådmennene har her vektlagt at avsender av post til kommunen ikke alltid tenker på at den blir offentlig tilgjengelig og at det er behov for å «beskytte enkelte mot seg selv». Kommunen har sjelden hjemmel til å unnta slike dokumenter offentlighet. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar oppfølgingsrapporten til orientering. Kontrollutvalget oversender oppfølgingsrapporten til rådmannen, og anmoder om at rådmannen etterser at anbefalingene er fulgt opp i egen kommune. Vedtak Som forslag, enstemmig. Leder Torgun Thon Hagaseth, tlf Side 12

13 09/2015 Prioritering forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Møtet er lukket med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24! Dokument i saken: Detaljplan oversendes rett før møtet, unntatt offentlighet med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24, ettersendes fra revisjonen Saksopplysninger: Kommunerevisjonen presenterer i møte hva som er prioritert siden fellesmøtet i januar, og hvilke mulige kontroll- og tilsynsoppgaver de kjenner til som kontrollutvalgene bør vurdere å prioritere for kommende perioden. Kontrollutvalgene legger frem risikoområder de vurderer kan være aktuelle å se nærmere på, dette kan være fokus på f.eks. ressursbruk, saksutredning, lovbrudd eller manglende måloppnåelse. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar revisjonens orientering om prioriterte oppgaver siden møtet i januar til orientering. Frem til neste møte utfører revisjonen forvaltningsrevisjonsoppgaver innenfor tilgjengelig ressursramme iht. prioriteringer gitt av kontrollutvalgene i møtet. Vedtak: Som forslag, enstemmig. Fagernes 23. juni 2015 Reidar Schlytter Kontrollutvalgssekretariat Kopi sendt: Ordfører og rådmann Møtebok godkjent: Etnedal Torgun Thon Hagaseth Hanne Fagernæs Byfuglien Ola Klevgård Leder Torgun Thon Hagaseth, tlf Side 13