Møteinnkalling Kontrollutvalget Sarpsborg

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Sarpsborg Møtested: Borg Havn IKS, Øraveien 27, 1630 Gamle Fredrikstad, møterom Tidspunkt: kl. 17:00 Eventuelle forfall meldes til Anne-Karin Femanger Pettersen på telefon/sms , eller e-post: Varamedlemmer møter etter nærmere avtale Martin Engeset (s)

2 Saksnr Innhold PS 14/26 Virksomhetsbesøk - Borg Havn IKS PS 14/27 Rapport om utført revisjonsarbeid for Regnskapsrevisjon PS 14/28 Møteplan for 2. halvår 2014 PS 14/29 Referater og meldinger PS 14/30 Eventuelt

3 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2014/76 Dokumentnr.: 11 Løpenr.: 28887/2014 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /26 Virksomhetsbesøk - Borg Havn IKS Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Informasjon om Borg Havn IKS tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Kontrollutvalgets har tidligere ønsket å legge til rette for et virksomhetsbesøk til Borg Havn IKS. Borg Havn IKS har gitt sekretariatet positivt tilbakemelding på kontrollutvalgets ønske. Administrasjonen i Borg Havn IKS vil gi utvalget en orientering om havnens drift og oppgaver, samt om hvilke utfordringer havnen står overfor. Ordinært kontrollutvalgsmøte finner sted etter havnens orienteringssekvens. Vurdering Informasjonsmøte vil inneholde følgende: Orientering om virksomhetenes/områdenes organisering, drift og oppgave- /ansvarsfordeling. Tanker/synspunkter på virksomhetenes/områdenes organisering fremtid/utfordringer Felles meningsutveksling Sekretariatet anbefaler for kontrollutvalget at informasjon om Borg Havn IKS, tas til orientering

4 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2014/71 Dokumentnr.: 7 Løpenr.: 87640/2014 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /27 Rapport etter utført revisjonsarbeid for Regnskapsrevisjon Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Rapport etter utført revisjonsarbeid for 2013 regnskapsrevisjon, tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg Rapport etter utført revisjonsarbeid Regnskapsrevisjon for Sarpsborg kommune 2013, datert (unntatt off. jfr. Offl. 13, jfr. Fvl ledd) Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU - sak 13/20 den : Overordnet revisjonsstrategi for 2013 Saksopplysninger Vi viser til kommunelovens 78 pkt. 5 om revisors plikt til å rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Vi viser også til forskrift om kontrollutvalg og revisjon, kap.4 om kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon - 6, og kap. 5 om kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon Dette betyr at kontrollutvalget skal holde seg løpende orientert om regnskaps- og forvaltningsrevisjonen og påse at dette foregår etter gjeldende revisjonsstrategier, og bestemmelser i lov og forskrift. Revisjonen har utarbeidet en rapport om utførte revisjonshandlinger for 2013 for regnskapsrevisjonen. Formålet med denne rapporten er å gi en samlet oppsummering av de revisjonshandlinger som er utført i løpet av revisjonsåret for oppdraget Sarpsborg kommune.

5 Hovedvekten i rapporten er lagt på å omtale de lovpålagte oppgavene som er utført for å bekrefte kommunens årsregnskap samt tilknyttede oppdrag. Tidligere har revisjonen lagt frem en overordnet revisjonsstrategi for kontrollutvalget for å vise hvordan revisjonen har vurdert revisjonsoppgavene knyttet til Sarpsborg kommune og hvordan ressursene er fordelt. Det vises til sak 13/20 i kontrollutvalget den Det ble her redegjort for inndeling, revisjonsteknisk tilnærming, risikovurdering og vesentlighetsvurdering for regnskapsrevisjon på oppdraget. I denne rapport gis det en oppsummert beskrivelse av de viktigste funnene revisjonen har gjort gjennom løpende revisjon av regnskapet samt årsoppgjørsrevisjon. Vurdering Østfold kommunerevisjon redegjør i sin rapport for revisjonshandlinger og funn i Revisjonen har brukt 96 % av budsjettert tid til revisjon av kommuneregnskapet inkludert tilknyttede oppdrag. For detaljering på områdenivå viser vi til vedlagte rapport med vedlegg. Revisor vil i møte gi utvalget en orientering om rapporten. Sekretariatet anbefaler at kontrollutvalget tar rapport etter utført revisjonsarbeid regnskapsrevisjon for Sarpsborg kommune 2013, til orientering

6 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2014/76 Dokumentnr.: 32 Løpenr.: 77687/2014 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /28 Møteplan for 2. halvår 2014 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for 2. halvår 2014: 2. september 25. november Møtestart er kl Fredrikstad, 9. mai 2014 Vedlegg Ingen Saksopplysninger Kontrollutvalget fastsetter en møteplan for ett halvt år av gangen. I budsjettet for kontrollutvalget 2014 er det innarbeidet en møtefrekvens på fem til seks møter. I løpet av første halvår 2014 er det gjennomført fem møter. Som tidligere praksis avholdes møtene på tirsdager med start kl Vurdering I henhold til budsjett for kontrollutvalget samt sekretariatets vurdering av saksmengden for kontrollutvalget, anbefales det at kontrollutvalget avholder to møter i 2. halvår Sekretariatet foreslår følgende møtedatoer for høsten 2014: 2. september 25. november

7 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2014/75 Dokumentnr.: 23 Løpenr.: 84193/2014 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /29 Referater og meldinger Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg Bystyrets behandling av saker fra kontrollutvalget - Eierskapskontroll Driftsassistansen Østfold Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Ingen Vurdering Referater og meldinger tas til orientering

8

9

10 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2014/76 Dokumentnr.: 33 Løpenr.: 82769/2014 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /30 Eventuelt