Møteinnkalling Kontrollutvalget Askim

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Askim Møtested: Askim kommune, møterom Kykkelsrud Tidspunkt: kl. 17:30 Eventuelle forfall meldes til Anita Rovedal, telefon , e-post Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Askim, Jan Terje Kristiansen Leder (sign.) -1-

2 Saksnr Innhold PS 15/23 Protokoll fra kontrollutvalgets møte PS 15/24 Orienteringssak - klager på anbudsprosessen vedrørende byggingen av nye Eid barnehage PS 15/25 Orienteringssak - Virksomhetsleder Askimskolen: beskyldninger om dokumentforfalskning. PS 15/26 Forvaltningsrevisjonsprosjekt "Barnevern- arbeidsmiljø og internkontroll" Askim kommune PS 15/27 Kontrollutvalgets innstilling til budsjett 2016 for kontroll og tilsyn PS 15/28 Kontrollutvalgets møteplan 1 halvår 2016 PS 15/29 Informasjon fra revisjonen PS 15/30 Eventuelt -2-

3 Saksnr.: 2015/18345 Dokumentnr.: 4 Løpenr.: /2015 Klassering: 510/124 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Askim /23 Protokoll fra kontrollutvalgets møte Protokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes Rakkestad, Indre Østfold kontrollutvalgssekretariat IKS Vedlegg Protokoll fra kontrollutvalgets møte Vurdering Protokoll fra kontrollutvalgets møte legges frem for godkjenning. -3-

4 Møteprotokoll Kontrollutvalget Askim Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 17:30 til kl. 18:30 Møtested: Askim kommune, møterom Kykkelsrud Fra til saksnr.: 15/19-15/22 Medlemmer Møtt Varamedlemmer Jan Terje Kristiansen, leder X Liv Andresen X Inger Jakobsen Ikke møtt Samir Memic X Øivind Juel X Antall stemmeberettigede fremmøtte 4 av 5. Møtende fra revisjonen: Anita Rønningen og Rita Elnes Møtende fra kontrollutvalgssekretariatet: Casper Støten... Jan Terje Kristiansen, Liv Andresen Inger Jakobsen Leder. Samir Memic. Øivind Juel Merknader Kontrollutvalget Askims møte Sakliste U.off. PS 15/19 Protokoll fra kontrollutvalgsmøte PS 15/20 PS 15/21 PS 15/22 Askim kommune- kontroll av elektriske anlegg Informasjon fra revisjonen Eventuelt -4-

5 PS 15/19 Protokoll fra kontrollutvalgsmøte Protokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes Rakkestad, IØKUS IKS Kontrollutvalget Askims behandling : Protokollen legges frem for godkjenning. Kontrollutvalget Askims vedtak/innstilling : Sekretariatets innstilling vedtas. PS 15/20 Askim kommune- kontroll av elektriske anlegg Informasjon angående Askim kommunes avtaleforhold om kontroll av elektriske anlegg, tas til orientering. Rakkestad, IØKUS IKS Kontrollutvalget Askims behandling : Kontrollutvalgsleder Jan Terje Kristiansen la frem et muntlig sammendrag av saken. Revisjonen informerte om sine undersøkelser, og konkluderte med at det ikke forelå noen avtale selv om Caverion leverte tjenester i henhold til en midlertidig ordning. Revisjon informerte også om at opplysningene i saken ikke kvalifiserer til brudd på lov om offentlige anskaffelser, og at kommunestyret allerede har vedtatt kontrollutvalgets innstilling som tar sikte på å forbedre rutinene innen eiendom og intern service. Utvalgsleder bekreftet at daglig leder Terje Garseg i Askim El-installasjon har hatt møte med Ole Kenneth Sydengen i eiendom og intern service angående situasjonen. Kontrollutvalget Askims vedtak/innstilling : Sekretariatets innstilling vedtas. -5-

6 PS 15/21 Informasjon fra revisjonen Informasjon fra revisjonen tas til orientering Rakkestad, IØKUS IKS Kontrollutvalget Askims behandling : Distriktrevisor Rita Elnes informerte om progresjonen i regnskapsrevisjon. Fagansvarlig forvaltningsrevisor Anita Rønningen informerte om barnevernsrapporten og verifiseringen av denne som hadde kommet samme dag. Det ble også informert om de utfordringer som forvaltningsrevisjonen mente lå til grunn for barnevernet i Askim kommune. Nestleder Liv Andresen understrekte viktigheten av en sterk og fungerende barnevernstjeneste i kommunen. Rapporten blir etter planen lagt frem på neste møte. Kontrollutvalget Askims vedtak/innstilling : Sekretariatets innstilling vedtas. PS 15/22 Eventuelt Saken legges frem uten innstilling Rakkestad, IØKUS IKS Kontrollutvalget Askims behandling : Utvalgsleder tok opp under eventuelt lovlighetsspørsmålet rundt ressursgjennomgangen av Interkommunale selskap, og spurte om en orientering i forhold til dette. Revisjonen informerte om saken. Revisjonen avslutter for sin del saken. Sekretariatet informerte om ressursgjennomgangen i IØKUS på forespørsel fra nestleder Liv Andresen. Kontrollutvalget Askims vedtak/innstilling : -6-

7 Saksnr.: 2015/18345 Dokumentnr.: 6 Løpenr.: /2015 Klassering: 510/124 Saksbehandler: Casper Støten Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Askim /24 Orienteringssak Klager på anbudsprosessen vedrørende byggingen av nye Eid barnehage Informasjon fra rådmann tas til orientering Rakkestad, Indre Østfold kontrollutvalgssekretariat IKS Sammendrag I forbindelse med oppføringen av nye Eid barnehage har det blitt fremmet klager på anbudsprosessen fra flere av entreprenørene som tapte anbudet. Kontrollutvalget ønsker en redegjørelse om hva rådmann vet om saken. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Oppslag i Smaalenene Avis (nettutgave): «Et halvt år forsinket» Saksopplysninger Rådmann inviteres til å orientere kontrollutvalget om saken. -7-

8 Saksnr.: 2015/18345 Dokumentnr.: 5 Løpenr.: /2015 Klassering: 510/124 Saksbehandler: Casper Støten Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Askim /25 Orienteringssak Virksomhetsleder Askimskolen: beskyldninger om dokumentforfalskning. Informasjon fra rådmann tas til orientering. Rakkestad, Indre Østfold kontrollutvalgssekretariat IKS Sammendrag Flere avisoppslag den siste tiden omtaler beskyldninger om dokumentforfalskning av nåværende virksomhetsleder for Askimskolen Frank Westby. Anklagene stammer fra hans tid som rektor ved Drømtorp VGS i Ski kommune. Kontrollutvalget ønsker en redegjørelse om hva rådmann vet om saken. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Oppslag i Smaalenene (nettutgave): , , , Oppslag i Aftenposten (nettutgave): «Rektor siktet for karakterjuks karakterer for to år er borte» Saksopplysninger Rådmann inviteres til å orientere kontrollutvalget om saken. -8-

9 Saksnr.: 2015/18345 Dokumentnr.: 7 Løpenr.: /2015 Klassering: 510/124 Saksbehandler: Casper Støten Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Askim /26 Forvaltningsrevisjonsprosjekt "Barnevern- arbeidsmiljø og internkontroll" Askim kommune Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak som legges fram for Askim bystyre til behandling: 1. Forvaltningsrevisjonsrapport «Barnevern arbeidsmiljø og internkontroll» i Askim kommune tas til orientering. 2. Rapportens følgende anbefalinger vedtas iverksatt: a) Kommunen skal ha fokus på effektiv behandling av varslingssaker ved å sette tidsfrister for oppfølging. b) Kommunen skal ha fokus på informasjon, inkludering, og trygghet for de ansatte under omstillingsprosesser. c) Barnevernleder skal gjennomføre nødvendige kurs i opplæring i HMS. d) Det skal arbeides med å definere konkrete arbeidsområder for de ulike tjenestene og stillingene i hele virksomheten, og disse skal bli gjort tilgjengelig for alle i virksomheten. e) Bekymringsmeldinger skal gå direkte til barneverntjenesten, og ikke til virksomheten Familiens hus. f) Kommunen skal fortsette sitt arbeid slikt at barneverntjenesten kan få et enhetlig dokument, Kvalitetslosen, som vil samle de ulike rutinene, og som vil være med på å uttrykke barneverntjenesten egenart og størrelse. g) Kommunen skal innlemme barneverntjenestens organisering, hovedoppgaver, mål og hvilke mål tjenesten har for sitt forbedringsarbeid i sitt internkontrolldokument. h) Barneverntjenestens rutiner skal bli oppdatert med de til enhver tid gjeldende lover og forskrifter. i) Barneverntjenesten skal systematisk oppdatere internkontrollsystemet, og årlig -9-

10 gjennomgå rutinene med de ansatte. 3. Kontrollutvalget følger opp at administrasjonen gjennomfører bystyrets vedtak i saken ved at revisjonen fremlegger oppfølgingsrapport ett år etter at rapporten er ferdigbehandlet i bystyret. Rakkestad, Indre Østfold kontrollutvalgssekretariat IKS Sammendrag I henhold til kommuneloven 78 og forskrift nr. 904/2004 om revisjon 6 skal det i hver kommune utføres forvaltningsrevisjon, hvorpå revisjonen skal rapportere resultatene av sin revisjon til kontrollutvalget. I sak 14/28 om plan for forvaltningsrevisjon vedtok kontrollutvalget at forvaltningsrevisjonsprosjekt «Barnevern» skulle gjennomføres i løpet av planperioden. Planen er vedtatt i bystyret i sak 84/14. Vedlegg Forvaltningsrevisjonsrapport «Barnevern- arbeidsmiljø og internkontroll» Askim kommune (Unntatt offentlighet jamfør offentleglova 5, 2. ledd.) Saksopplysninger Rapporten er skrevet på bakgrunn av to problemstillinger: Problemstilling 1: «Følges lovverk, i henhold til arbeidsmiljø, for ansatte i barneverntjenesten i Askim kommune.» Problemstillingen 2: «Har barnevernstjenesten utarbeidet et internkontrollsystem som tilfredsstiller forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester? Herunder, blir dette systemet benyttet?». I vurderingen av problemstilling nr. 1 konkluderer revisor at gjeldene lovverk følges i henhold til arbeidsmiljø for ansatte i barneverntjenesten, med unntak av krav til HMS-opplæring for arbeidsgiver. Revisor har også avdekket visse utfordringer og fremmer på bakgrunn av dette de 5 anbefalingene gjengitt i rapporten. I vurderingen av problemstilling nr. 2 konkluderer revisor at barnevernstjenesten har utarbeidet rutiner, men at disse per dags dato ikke er samlet som et helhetlig dokument. Revisor peker også på at det ikke er en samlet gjennomgang med ansatte om rutinene, og at rutinene ikke inneholder oppdaterte lover og forskrifter. Derimot har barneverntjenesten gode rutiner når det gjelder tilbakemeldinger fra foreldre og barn. Revisor har avdekket visse forbedringsområder og fremmer på bakgrunn av dette de 4 anbefalingene gjengitt i rapporten. -10-

11 Revisjonen vurderer at rådmannen i hovedsak slutter seg til revisjonens anbefalinger og tar de til etterretning. Sekretariatet ber allikevel kontrollutvalget merke seg rådmannens bemerkninger i vedlegg 2. Vurdering Sekretariatet vurderer revisors metodiske fremgangsmåte og datainnsamling som et hensiktsmessig grunnlag for å gi et dekkende svar på problemstillingen. Rapporten anses i så måte å være i samsvar med kontrollutvalgets bestilling. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta rapporten og rådmannens tilbakemeldinger til etterretning. Revisjonen vil være til stede og tilgjengelige for å besvare spørsmål fra utvalget når saken behandles. -11-

12 Saksnr.: 2015/18345 Dokumentnr.: 2 Løpenr.: /2015 Klassering: 510/124 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Askim /27 Kontrollutvalgets innstilling til budsjett 2016 for kontroll og tilsyn 1. Budsjett for kontroll- og tilsyn for 2016 med en kostnadsramme på kr ,-, vedtas 2. Budsjettet for kontroll- og tilsyn 2016 oversendes ordfører for videre politisk behandling etter 18 i «Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner» Rakkestad, Indre Østfold kontrollutvalgssekretariat IKS Vedlegg Forslag til budsjett for kontroll og tilsyn i Askim kommune 2016 Saksopplysninger I henhold til forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner, gjeldende fra , omhandler 18 budsjettbehandlingen. I nevnte paragraf sies det at kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Videre sies det at kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. Indre Østfold Kontrollutvalgssekretariat tolker forskriften slik at utgifter til kontrollutvalgets egen virksomhet og utgifter til kjøp av revisjons- og sekretærtjenester skal innarbeides i forslaget. Budsjettets enkelte elementer: Løpende utgifter til kontrollutvalgets ordinære drift. Disse tallene er innhentet fra kommunen og innarbeidet i forslaget. Utgifter til kjøp av revisjonstjenester. Utgifter til kjøp av sekretærtjenester. Budsjettallene for sekretariatet og revisjonen er vedtatt i de respektive representantskap. Vurdering Da utvalget er nyvalgt vurderer sekretariatet det som hensiktsmessig og nyttig at så mange som mulig av utvalgets medlemmer kan dra på NKRF,s kontrollutvalgskonferanse i februar. Konferansen pleier å ha en deltakermengde på , det er en fin arena for å knytte -12-

13 nettverk til andre kontrollutvalg og ikke minst få mye nyttig stoff og innspill til arbeidet i utvalget. Vedlegg: Forslag til budsjett for kontroll og tilsyn 2016 Askim Ansvar Art Tekst Budsjett 2015 Regnskap 2014 Forslag til budsjett 2016 Evt. kommentar 080 Møtegodtgjørelse , Ledergodtgjøring , Tapt arbeidsfortjeneste Arbeidsgiveravgift , Bevertning , Kurs/opplæring , alle til konferansen 100 Aviser med mer , Kjøregodtgjørelse kjøp av revisjonstjenester fra IØKR IKS , Kjøp av sekretariat ,00 tjenester fra IØKUS IKS Sum , innbygertall er justert opp til 2015 tall. -13-

14 Saksnr.: 2015/18345 Dokumentnr.: 8 Løpenr.: /2015 Klassering: 510/124 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Askim /28 Kontrollutvalgets møteplan 1 halvår 2016 Med forbehold om endringer fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for sin virksomhet 1. halvår 2016: 1. møte: mandag 18. januar kl. 17:30 2. møte: mandag 2. mai kl. 17:30 3. møte: mandag 6. juni kl. 17:30 Rakkestad, Indre Østfold kontrollutvalgssekretariat IKS Vedlegg Ingen Saksopplysninger I henhold til kommuneloven 32 er det utvalget selv, kommunestyret eller utvalgets leder som fastsetter når det skal avholdes utvalgsmøter. Av praktiske grunner er det formålstjenlig at utvalget fastsetter møteplan for hvert halvår. Det er møteplikt i kontrollutvalgets møter, og evt. gyldig forfall må meldes sekretariatet så fort som mulig så vara kan innkalles. Vurdering Det er i innstillingen antydet 3 møter for 1. halvår Når det er foreslått konkrete dager så har dette sammenheng med sekretariatets praktiske muligheter til saksbehandling osv., samt forholdet til frister, ferieavvikling m.m. Utover de foreslåtte 3 møtene, er det opp til utvalget/utvalgsleder å endre tidspunkter, bestemme andre møter, eller å avlyse allerede berammede møter. -14-

15 Saksnr.: 2015/18345 Dokumentnr.: 3 Løpenr.: /2015 Klassering: 510/124 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Askim /29 Informasjon fra revisjonen Informasjon fra revisjonen tas til orientering Rakkestad, Indre Østfold kontrollutvalgssekretariat IKS Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Vurdering Punkter under denne saken er først og fremst muntlige orienteringssaker og sekretariatet tar utgangspunkt i det i sin saksbehandling -15-

16 Saksnr.: 2015/18345 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: /2015 Klassering: 510/124 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Askim /30 Eventuelt Saken legges frem uten innstilling Rakkestad, Indre Østfold kontrollutvalgssekretariat IKS -16-