GRIMSTAD KOMMUNE - KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL

Transkript

1 GRIMSTAD KOMMUNE - KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget i Grimstad kommune avholdt møte: Møtedato: Tirsdag 20. oktober 2009 Tid: Kl Møtested: Grimstad Rådhus, formannskapssalen Til stede Forfall: Politikere: Rolf Christian Ørnholt (leder), Anne Mo Grimdalen (medlem), Jofrid Helle Skåre (medlem), Tom Olaf Tellefsen (2. varamedlem) Tore Abrahamsen (nestleder)), Marit Wright (medlem), Siri Hoff (1. varamedlem), Inger Johanne Koppang (2. varamedlem), Kjell Bjellerås Jørgensen (1. varamedlem) Hans Antonsen (ordfører) - tilstede ved behandling av sak nr. 28/09 og sak nr. 29/09 pkt. 1 (forlot møtet kl ) Fra revisjonen: Knut-Thore Larsen Arne Kjell Tellefsen Nina Hauge - tilstede ved behandling av sak nr. 28/09 Sekretær: Øistein Strømsland Sak nr: 24/09 25/09 26/09 27/09 28/09 29/09 SAKER: Godkjenning av protokoll fra forrige møte ( ) Orienteringer/referatsaker Årsplan for kontrollutvalget i Grimstad kommune for 2010 Sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalget etter 2009 Forvaltningsrevisjonsrapport: Bruk av konsulenttjenester - Grimstad kommune Eventuelt Grimstad, 20. oktober 2009 Rolf Christian Ørnholt nestleder Aust-Agder fylkesrevisjon Øistein Strømsland sekretær Kopi: Varamedlemmer, ordfører, rådmann, plan- og utviklingssjef, Arendal Revisjonsdistrikt IKS SEKRETÆR FOR KONTROLLUTVALGET: AUST-AGDER FYLKESREVISJON Postadresse: Besøksadresse: Telefon: E-postadresse: [email protected] Serviceboks 606 Ragnvald Telefax: Organisasjonsnr.: ARENDAL Blakstadsvei 1

2 2 Meknad til protokollen: Sak nr. 28/09 og sak nr. 29/09 ble behandlet som de første sakene i møtet. Sak nr: 24/09 Sak: Godkjenning av protokoll fra forrige møte ( ) Forslag til vedtak: Protokollen fra møtet den godkjennes. Sak nr: 25/09 Sak: Orienteringer/referatsaker 1. Sekretæren delte ut invitasjon og orienterte om seminar for kontrollutvalgsmedlemmer, ordførere m.fl. som vil bli avholdt i fylkeshuset i Arendal Tatt til orientering. 2. Rapporten: Revisjonsrapport - likvider i Grimstad kommune, datert , ble delt ut av revisor i møtet og gjennomgått. Kontrollutvalget drøftet rapporten. På bakgrunn av drøftingen fremmet sekretæren følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalget slutter seg til revisors konklusjoner i rapporten. Kontrollutvalget ber rådmannen følge opp revisors merknader. Sak nr: 26/09 Sak: Årsplan for kontrollutvalget i Grimstad kommune for 2010 Vedlegg til saken: 1. Utkast til årsplan for kontrollutvalget i Grimstad kommune for 2010 Vedlagt følger utkast til årsplan for kontrollutvalget for Revisor vil i møtet gjennomgå og orientere om planen. Årsplanen inneholder en møteplan, forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekter og gjennomføring av selskapskontroll. Årsplanen skal etter at den er behandlet i kontrollutvalget, legges fram for kommunestyret for godkjenning. Utkastet til plan legges fram for kontrollutvalget til en foreløpig orientering og drøfting. Planen vil bli lagt fram i neste møte i kontrollutvalget for sluttbehandling.

3 3 Forslag til vedtak: Utkast til plan for kontrollutvalget for 2010 tas til foreløpig orientering Kontrollutvalget drøftet utkastet til årsplan for På bakgrunn av drøftingen endret sekretæren det utsendte forslaget til vedtak og fremmet følgende nye forslag til vedtak: Årsplan for kontrollutvalget for 2010 legges fram for kommunestyret for godkjenning. Kontrollutvalget ber om fullmakt av kommunestyret til å foreta endringer i årsplan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Sak nr: 27/09 Sak: Sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalget etter 2009 Vedlegg til saken: 1. Notat utarbeidet av Arendal Revisjonsdistrikt IKS, datert : Sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalgene - evaluering av dagens ordning og anbefaling om forlengelse av avtaler. Som en konsekvens av endringer i kommunelov og forskrift for kontrollutvalg, var det fra og med ikke lenger adgang for kommunens revisor til å være sekretær for kontrollutvalget. Det ble i 2004 drøftet ulike modeller for å oppfylle forutsetningene med endringen. Resultatet ble at Grimstad kommune inngikk avtale med fylkesrevisjonen i Aust-Agder om utførelse av sekretariatsoppgaven for Avtalen ble videreført for 2006 og senere også for årene 2007 t.o.m etter vedtak i kontrollutvalget og kommunestyret. Det må derfor tas stilling til ordningen etter Vedlagt til denne saken foreligger et notat fra Arendal Revisjonsdistrikt IKS som drøfter den midlertidige ordningen og en anbefaling om at gjeldende avtale forlenges med to år. Til orientering slutter sekretæren seg til revisjonsdistriktets vurderinger og konklusjon om å forlenge avtalen med to år, dvs. ut Av habilitetsmessige grunner finner imidlertid sekretæren det ikke riktig å fremme forslag til vedtak Etter drøfting i møtet fremmet leder av kontrollutvalget følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalget tilrår kommunestyret å fatte følgende vedtak: Avtalen om sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalget mellom fylkesrevisjonen i Aust-Agder og Grimstad kommune forlenges. Avtalen løper fram til

4 4 Sak nr: 28/09 Sak: Forvaltningsrevisjonsrapport: Bruk av konsulenttjenester - Grimstad kommune Vedlegg til saken: 1. Forvaltningsrevisjonsrapport: Bruk av konsulenttjenester - Grimstad kommune, datert Bakgrunn for saken Kontrollutvalget i Grimstad kommune har i sine årsplaner for årene vedtatt at prosjektet Bruk av konsulenttjenester skal gjennomføres. Prosjektet er framkommet på grunnlag av overordnet analyse. Kontrollutvalget har definert prosjektet slik: Bruken av konsulenttjenester - både omfanget (samlede utgifter) og kriterier for valg av konsulent ønskes gjennomgått. Kontrollutvalgene i Arendal, Froland, Grimstad og Åmli har dette prosjektet i sine årsplaner. Prosjektet skal gjennomføres i de enkelte kommunene av Arendal Revisjonsdistrikt IKS. Kontrollutvalget i Grimstad kommune behandlet i møte i sak nr. 12/09 Forslag til prosjektplan for: Konsulenttjenester - Grimstad kommune. Prosjektet er gjennomført i Grimstad kommune i perioden april september Prosjektrapporten er oversendt fra Arendal Revisjonsdistrikt IKS til kontrollutvalget i Grimstad kommune og datert Formålet med forvaltningsrevisjonsprosjektet er definert slik: 1. Kartleggingen skal gi en oversikt over ressursbruken ved kjøp av konsulenttjenester, og en skal få en oversikt over utviklingen på området 2. Vurdere rutiner og kriterier for valg av konsulent, herunder vurdere om kjøp av konsulenttjenester skjer i henhold til lov om offentlige anskaffelser Prosjektet er på grunnlag av formålet delt inn i følgende 4 hovedproblemstillinger: 1. Kartlegging av kostnadsutvikling for bruk av konsulenttjenester 2. Hva er konsulenttjenester? 3. Følges regelverket når det gjelder rammeavtaler? 4. Hvilke kriterier legges til grunn for valg av konsulent? Utkast til rapport har vært forelagt rådmannen, og hans kommentarer framgår av vedlegg A til rapporten. Revisjonens anbefaling og forslag til tiltak framgår av rapportens kapittel 5 og er følgende: Vi vil oppfordre til at en vurderer å inngå en rammeavtale på vegne av hele kommunen og ikke bare for bygg- og eiendomstjenesten, slik det er skissert under pkt. 4.3.

5 5 Ved kjøp av alle typer konsulenttjenester må det være lovens bestemmelser som legges til grunn som kriterium for valg av konsulent. Vi vil anbefale en gjennomgang i hver enhet i Grimstad kommune for å sikre at dette overholdes. Formålet med gjennomgangen bør være at: en sørger for at de personer som trenger det, får nødvendig opplæring i, og forståelse av lov om offentlige anskaffelser går gjennom pågående prosjekt og oppgaver, og gjennomfører nødvendige handlinger for at disse skal være innenfor lovens bestemmelser utarbeider retningslinjer og/eller drøfter seg fram til en felles forståelse i forhold til at fremtidige prosjekt og oppgaver skal gjennomføres på en slik måte at valg av konsulenter skjer i henhold til lovens krav Sekretæren viser for øvrig til revisjonens rapport og vil foreslå at rapporten oversendes kommunestyret for behandling. Kontrollutvalget bør gis en tilbakemelding fra revisjonen i løpet av første halvår 2010 om kommunens oppfølging av anbefalingene/tiltakene som framgår av rapporten. Forslag til vedtak: 1. Forvaltningsrevisjonsrapporten Bruk av konsulenttjenester - Grimstad kommune, datert , oversendes kommunestyret for behandling. 2. Kontrollutvalget ønsker en tilbakemelding fra revisjonen i løpet av første halvår 2010 om kommunens oppfølging av anbefalingene/tiltakene som framgår av rapporten Revisor gjennomgikk forvaltningsrevisjonsrapporten i møtet. Kontrollutvalget drøftet rapporten. På bakgrunn av drøftingen endret sekretæren det utsendte forslaget til vedtak og fremmet følgende nye forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget ser alvorlig på de forhold som forvaltningsrevisjonsrapporten Bruk av konsulenttjenester - Grimstad kommune, datert , avdekker. Kontrollutvalget forutsetter at rapporten behandles som egen sak i kommunestyret. 2. Forvaltningsrevisjonsprosjektet har avdekket mangelfull avtale knyttet til utbetaling av 6 mill. kroner i konsulentbistand til Ugland Teknopark AS. Kontrollutvalget ber revisjonen følge opp forholdet knyttet til avtalen mellom Ugland Teknopark AS og Grimstad kommune. 3. Kontrollutvalget ønsker en tilbakemelding fra rådmannen innen første halvår 2010 om kommunens oppfølging av anbefalingene/tiltakene som framgår av rapporten. Sak nr: 29/09 Sak: Eventuelt 1. Kontrollutvalget hadde samtale med ordføreren. I denne samtalen kom ordføreren med forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekt som etter ordførerens oppfatning burde

6 6 vurderes av kontrollutvalget i sammenheng med årsplanen for kontrollutvalget for Problemstillingen i forslaget til forvaltningsrevisjonsprosjekt ble konkretisert til en analyse av kostnadsutviklingen i prosessen undervegs i kommunens byggeprosjekt. Ordføreren anmodes om, gjerne i samråd med kontrollutvalgets leder, å legge fram forslag til et nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt for vurdering. 2. Neste møte var etter møteplanen berammet til Dette ble endret til