MALVIK KOMMUNE. Kontrollutvalget MØTEPROTOKOLL. Møtende medlemmer: Gunnar Lohse (leder) Per Arild Lyng Mary Dahl Arild Øyan

Transkript

1 MALVIK KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEPROTOKOLL Møtedato: 10. juni 2008 kl Møtested: Malvik rådhus, Formannskapssalen Saknr: 14/ /2008 Arkivsaknr.: Møteleder: Gunnar Lohse Møtende medlemmer: Gunnar Lohse (leder) Per Arild Lyng Mary Dahl Arild Øyan Møtende varamedlemmer: Marit Podsada Forfall: Tove Grendstad Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: /2008. Andre møtende: Per O. Johansen møtesekretær Wenche Holt Revisjon Midt-Norge IKS (sak 16 17) Anna Ølnes Revisjon Midt-Norge IKS (sak 16 17) Randi Rasmussen Organisasjonssjef (sak 16) Trygve Henriksen Daglig leder, Malvik Eindom KF (sak 17) Merknader til innkallingen: Ingen merknader.

2 Sak 14/2008 Godkjenning av protokoll fra møtet den Kontrollutvalget /2008 Møtebok fra kontrollutvalgets møte den , godkjennes, med følgende endring: Forfall: Tove Grenstad. Møtebok fra kontrollutvalgets møte den , godkjennes, med følgende endring: Forfall: Tove Grenstad. Sak 15/2008 Referatsaker. Kontrollutvalget /2008 Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Kommunestyrets behandling av Plan for forvaltningsrevisjon 2008, sak 30/08 i kommunestyrets møte den Kommunestyrets behandling av Plan for selskapskontroll valgperioden , sak 31/08 i kommunestyrets møte den Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. 2

3 Sak 16/2008 Forvaltningsrevisjonsrapport Nærværsledelse forebygging av sykefravær Kontrollutvalget /2008 Kommunestyret Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten Nærværsledelse - forebygging av sykefravær til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Nærværsledelse - forebygging av sykefravær til etterretning. Kommunestyret ber om at rådmannen følger opp rapportens anbefalinger og intensiverer arbeidet med å redusere sykdomsrelatert fravær i Malvik kommune, slik at målsettingen om reduksjon av sykefraværet til 8 % kan nås innen utgangen av Anna Ølnes fra Revisjon Midt-Norge IKS gjennomgikk revisors arbeid og funn i forvaltningsrevisjonsrapporten "Nærværsledelse - forebygging av sykefravær" i Malvik kommune og svarte på spørsmål. Organisasjonssjef Randi Rasmussen redegjorde for rådmannens arbeid med å redusere sykefraværet i Malvik kommune, videre kommenterte hun forvaltningsrevisjonsrapportens funn og konklusjoner og svarte på spørsmål. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten Nærværsledelse - forebygging av sykefravær til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Nærværsledelse - forebygging av sykefravær til etterretning. Kommunestyret ber om at rådmannen følger opp rapportens anbefalinger og intensiverer arbeidet med å redusere sykdomsrelatert fravær i Malvik kommune, slik at målsettingen om reduksjon av sykefraværet til 8 % kan nås innen utgangen av Sak 17/2008 Årsregnskap og revisjonsberetning 2007 for Malvik Eiendom KF kontrollutvalgets uttalelse. Kontrollutvalget /2008 Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Malvik Eiendom KF sitt årsregnskap for 2007 og særutskrift av sak 17/08 i kontrollutvalget oversendes kommunestyret. 3

4 Følgende dokument ble utdelt i møtet: Saksfremlegg fra Malvik Eiendom KF med styrets innstilling til Malvik kommunes behandling av årsregnskapet 2007 for Malvik Eiendom KF. Daglig leder Trygve Henriksen i Malvik Eiendom KF orienterte om regnskapet for 2007 og svarte på spørsmål. Følgende omforente forslag ble fremmet: 1. Tillegg til innstillingen nytt 1. avsnitt: Kontrollutvalget vedtar uttalelsen til regnskapet for Malvik Eiendom KF for 2007 med følgende tillegg i 5. avsnitt: Kontrollutvalget forutsetter videre at kommunestyret vedtar inndekning av underskuddet i Malvik Eiendom KF for Innstillingen med tilleggsforslaget ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget vedtar uttalelsen til regnskapet for Malvik Eiendom KF for 2007 med følgende tillegg i 5. avsnitt: Kontrollutvalget forutsetter videre at kommunestyret vedtar inndekning av underskuddet i Malvik Eiendom KF for Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Malvik Eiendom KF sitt årsregnskap for 2007 og særutskrift av sak 17/08 i kontrollutvalget oversendes kommunestyret. Sak 18/2008 Behandling av sak Vullum Østre fradeling. Kontrollutvalget / Kontrollutvalget tar saken til foreløpig orientering. 2. Kontrollutvalget oversender særutskrift av sak 18/08 i kontrollutvalget til administrasjonen. 3. Kontrollutvalget ber om en skriftlig redegjørelse og eventuell ytterligere dokumentasjon av kontakten med søker som kan ha betydning i forhold til å overholde forvaltningslovens krav til frister og informasjon om saksgang. 4. Frist for skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget,

5 1. Kontrollutvalget tar saken til foreløpig orientering. 2. Kontrollutvalget oversender særutskrift av sak 18/08 i kontrollutvalget til administrasjonen. 3. Kontrollutvalget ber om en skriftlig redegjørelse og eventuell ytterligere dokumentasjon av kontakten med søker som kan ha betydning i forhold til å overholde forvaltningslovens krav til frister og informasjon om saksgang. 4. Frist for skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget, Sak 19/2008 Eventuelt. Kontrollutvalget /2008 Saken legges frem uten innstilling. Det var ingen saker under eventuelt. 5