LILLESAND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET

Transkript

1 LILLESAND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET ÅRSMELDING FOR 2009

2 ÅRSMELDING FRA KONTROLLUTVALGET FOR Innledning Kontrollutvalget skal årlig legge fram rapport for bystyret om virksomheten. Kontrollutvalget avgir med dette årsmelding for år Denne skal gi et bilde av utvalgets formelle rolle, instruks, forholdet til revisjonen og de viktigste saker som er behandlet i året med vurdering. 2. Kontrollutvalgets medlemmer I denne valgperioden består kontrollutvalget av: Leder : Kjetil Nyhus Nestleder : Torleif Kvifte Medlem : Helga Skomedal Medlem : Aage Torbergsen Medlem : Lene Finholt Thygesen Varamedlem : Reidun Heldal Varamedlem : Bård Johnsen Varamedlem : Signe Ann Jørgensen Varamedlem : Carl Jon Hansen 3. Kontrollutvalgets formelle stilling Etter kommuneloven er bystyret pålagt å opprette et eget kontrollutvalg som skal forestå det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltning og de folkevalgte organ som bystyret har opprettet. Tilsynet og kontrollen skjer på vegne av bystyret. Regler for valg av medlemmer til kontrollutvalget er fastsatt i egen forskrift. Det er strenge begrensninger i hvem som er valgbare til utvalget. 4. Intern og ekstern kontroll Fra og med er kommunelovens bestemmelser om kontrollutvalg noe endret, og det er gitt ny forskrift for kontrollutvalget med virkning fra samme dato. Forskriften er gitt i medhold av kommuneloven og er bindende. I forskriften er det tatt inn utførlige regler om saksbehandlingen i utvalget. Lillesand bystyre har ikke vedtatt egne utfyllende regler for kontrollutvalget. Etter kommuneloven er ansvaret for internkontrollen tillagt kommunen selv v/rådmannen. Dette omfatter både kontroll med forvaltning av kommunens midler, legalitetskontroll og saksbehandlingsrutiner. Denne internkontrollen utøves av administrasjonen. Kontrollutvalget skal på vegne av bystyret påse at dette fungerer. Revisjonen skal i henhold revisjonsforskriften blant annet føre tilsyn med at internkontrollen er etablert og virker tilfredsstillende. Fylkesmannens eksternkontroll omfatter begrenset tilsyn med kommunens økonomiplaner/forvaltning, foretar behandling av lovlighetsklager og tar stilling i klagesaker. Fylkesmannen kan dessuten på eget initiativ ta opp saker han blir kjent med. 5. Kontrollutvalgets forhold til revisjonen og sekretariatet Utvalget skal føre tilsyn med og holde seg orientert om revisjonens arbeid. Kontrollutvalget er med og prioriterer de oppgaver (herunder forvaltningsrevisjonsoppgaver og selskapskontroll) som revisjonen skal utføre i løpet av året. Samspillet med revisjonen har vært viktig. Forholdet mellom kontrollutvalget og revisjonen er godt, og utvalget har fått tilgang på de opplysninger som det har vært behov for. Fra og med har sekretærtjeneste og saksforberedelse til kontrollutvalget vært kjøpt fra Aust- Agder fylkesrevisjon. Dette har sammenheng med at forskrift for kontrollutvalg ble endret, med den følge at kommunens utøvende revisor ikke lenger kunne være sekretær for utvalget. Den praktiske løsningen som er valgt for Lillesand, har fungert tilfredsstillende i Kontrollutvalget har i møte 2

3 (sak nr. 22/09) anbefalt bystyret å forlenge ordningen fram til Saken behandles i bystyret i møte (sak nr. 014/10). Normalt vil kontrollutvalget få saker fremmet av revisjonen og sekretariat, men utvalget kan også ta opp saker av eget initiativ eller etter anmodning/pålegg fra bystyret. 6. Kontrollutvalgets arbeid og oversikt over behandlede oppgaver I 2009 har kontrollutvalget hatt 5 møter og behandlet 28 saker. Først gis en oversikt over de planlagte oppgaver for år 2009, og hvilke av disse som er sluttført. Deretter følger en kommentar til disse. Rapporter for gjennomførte prosjekter er lagt fram for kontrollutvalget, og oversendt administrasjonen for oppfølging evt. bystyret til orientering. Enkelte av sakene i årsplanen er så omfattende at de ikke vil kunne bli avsluttet i løpet av året. Slike saker vil bli fulgt opp året etter, og vil utgjøre samlede prosjekter i 4-årsperioden. Ordføreren har deltatt i kontrollutvalgets møte i tilknytning til drøfting av prinsippet om åpne/lukkede møter i kontrollutvalget (jfr. sak nr. 23/09). 7. Oversikt over status for planlagte oppgaver I vedtatt plan for år 2009 ble en rekke oppgaver prioritert i samarbeid med revisjonen. Av disse er følgende avsluttet/utført: IKT sårbarhet/sikkerhet Prosjekt som er påbegynt: Likvidområdet Disse oppgavene videreføres i 2009: NAV en forvaltningsreform IT-sikkerhet 8. Kommentarer til planlagte oppgaver Bruken av IKT er omfattende i kommunen. Det har vært ønskelig å kartlegge tilgjengelighet, sårbarhet, sikkerhet, sikring m.v. Personopplysningsloven og personopplysningsforskriftens kap. 2 (krav til styringssystem) danner grunnlag for prosjektet. Kontantkasser og bankkonti i kommunen, med oversikt over rutiner for disponering av slike, kartlegges. Gjennomføres av hovedrevisor for Lillesand kommune som en ordinær løpende kontroll av interne rutiner. Dette er ikke et forvaltningsrevisjonsprosjekt. Sosialtjenesten i kommunen utgjør sammen med tidligere trygdeetat og aetat, Arbeids- og velferdsforvaltningen (NAV). Dette er en av de største forvaltningsreformene i nyere tid, og NAV vil ha nesten hele befolkningen som brukere. Tjenesteinnhold kan variere mellom de ulike NAV kontor. Det er imidlertid første gang stat og kommune samarbeider så tett om en felles tjeneste, og det er derfor behov for å se på rutiner, ansvarsfordeling og disponering mellom statlige og kommunale midler. IT sikkerhet er et prosjekt som er direkte relatert til kommunens generelle sikkerhet og sårbarhet i forbindelse med bruken av IT. I noen grad vil dette være en oppfølging av prosjektet IKT sikkerhet og sårbarhet, som er rettet mot gitte krav til styringssystem. I tillegg til ordinære prosjekter, ønsker kontrollutvalget å ha fokus på kommunens økonomi ved en generell oppfølging og orientering i kontrollutvalgets møter. 3

4 9. Skjematisk oversikt over avsluttede forvaltningsprosjekter i 2009 Prosjekt KU - behandlet KU vedtak Forvaltningsrevisjonsrapport: IKT-sikkerhet og sårbarhet i Lillesand kommune Behandlet i KU , sak nr. 06/09 1. Forvaltningsrevisjonsrapporten IKT-sikkerhet og sårbarhet i Lillesand kommune, datert , oversendes bystyret til behandling. 2. Kontrollutvalget forutsetter at forvaltningsrevisjonsrapporten og særutskrift av møteprotokollen fra kontrollutvalget oversendes som trykte vedlegg til bystyrerepresentantene. 3. Kontrollutvalget ønsker en tilbakemelding i løpet av 2009 fra kommunen om oppfølgingen av anbefalingene i rapporten, og særskilt hvordan bruk av rutinene og avviksrapportering blir dokumentert. Kommentarer Bystyret behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten i møte , sak nr. 075/09, og fattet følgende vedtak: Bystyret tar forvaltningsrapporten IKTsikkerhet og sårbarhet i Lillesand kommune av til etterretning. Bystyret ber om å bli orientert innen møtet om administrasjonens tilbakemelding til kontrollutvalget Kontrollutvalget har mottatt brev fra IT- og arkivavdelingen i Lillesand kommune, datert , vedrørende status på IKTsikkerhet og sårbarhet Kontrolltutvalget behandlet i møte i sak nr. 25/09 foran nevnte brev og fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget tar svaret fra IT- og arkivavdelingen i brev datert til orientering. Med henvisning til vedtak i kontrollutvalget i sak nr. 06/09, pkt. nr. 3, ber kontrollutvalget om ytterligere redegjørelse for avviksrapportering da en ikke kan se at dette er omtalt i brevet datert Selskapskontroll Kommunen har eierinteresser i følgende selskaper som det foretas selskapskontroll i: LiBir IKS selskapskontroll i 2006 (fase 1) Knutepunkt Sørlandet (KL 27) - selskapskontroll i 2007 (fase 1) Birke Varde industrier AS selskapskontroll i 2006 (fase 1) Arendal Revisjonsdistrikt IKS selskapskontroll i 2007 (fase 1) Det framgår av oversikten ovenfor at det ved utgangen av 2009 er gjennomført selskapskontroll (fase 1) i alle selskapene. Selskapskontrollen er gjennomført i samsvar med den planen som er vedtatt av kontrollutvalget og som følger årsplanen. Resultatet av tidligere års selskapskontroller framkommer av årsmelding for det enkelte år fra kontrollutvalget. 4

5 I møte i kontrollutvalget i sak nr. 20/08 ble det fattet vedtak om at det skulle gjennomføres utvidet eierskapskontroll (fase 2) i følgende to selskaper: LiBir IKS - utvidet eierskapskontroll gjennomført i 2009 av Arendal Revisjonsdistrikt IKS Knutepunkt Sørlandet (KL 27) 11. Skjematisk oversikt over gjennomførte selskapskontroller i 2009 Selskap KU - behandlet KU - vedtak Kommentarer Lillesand og Birkenes Interkommunale Renovasjonsselskap (LiBiR IKS) Behandlet i KU , sak nr. 26/09 1. Revisjonens rapport om utført selskapskontroll i LiBiR IKS, datert november 2009, tas til etterretning. Kontrollutvalget legger til grunn at revisjonens anbefalinger i rapportens kapittel 6, jfr. også kapittel 7, følges opp. Rapporten oversendes bystyret for videre behandling. 2. Kontrollutvalget anbefaler at bystyret ber om at kommunen får en tilbakemelding fra LiBiR IKS om oppbyggingen av fondet for etterdrift ansees å være tilstrekkelig. 3. Kontrollutvalget ber om en tilbakemelding fra kommunen om hvordan anbefalingene i rapporten følges opp. Rapporten legges fram for bystyret til behandling i møte , sak nr. 015/ Oversikt over andre saker I 2009 har kontrollutvalget behandlet en rekke saker utover de oppgavene som ble prioritert: Sak 03/09: Kontrollutvalgets årsmelding for 2008 Sak 04/09: Revisors egenvurdering av uavhengighet regnskapsrevisjon Sak 05/09: Revisors egenvurdering av uavhengighet forvaltningsrevisjon Sak 10/09: Årsregnskap for 2008 Lillesand kommune Sak 11/09: Brev datert og fra beboer i Lillesand kommune adressert til kontrollutvalget Sak 15/09: Budsjett 2010 for den samlede kontrollvirksomhet Sak 16/09: Lillesand kommunes håndtering av planene for midlertidig marinaanlegg på Kokkenes (jfr også sak nr. 20/09) Sak 21/09: Årsplan for kontrollutvalget for 2010 Sak 22/09: Sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalget etter 2009 Sak 27/09: Anmodning om bistand fra kontrollutvalget 5

6 13. Arbeidsfordeling i kontrollutvalget I valgperioden har kontrollutvalget opprettholdt den praksis at kontakten med politiske utvalg fordeles blant utvalgets medlemmer. Oppgaven omfatter oppfølging av vedtak, og forutsetter at innkalling, saksliste og protokoll etter møtene blir sendt til utvalgets medlemmer. Dokumentene og ansvar for oppfølging er fordelt slik: Bystyret : Alle Formannskapet : Kjetil Nyhus og Torleif Kvifte Tjenesteutvalget : Aage Torbergsen Planutvalget : Helga Skomedal og Lene Finholt Thygesen 14. Konklusjoner og avsluttende kommentarer Kontrollutvalgets årsmelding legges med dette frem for bystyret til orientering. Årsmeldingen gir bystyret grunnlag for, ved å sammenligne årsplan og årsmelding for 2009, å følge med på om de av bystyret vedtatte oppgaver og målsetting for kontrollutvalget er eller blir fulgt opp. Lillesand, 15. februar 2010 Kjetil Nyhus Leder 6