OFFENTLIG SAKLISTE TILLEGGSLISTE KOMMUNESTYRET PLAN FOR GJENNOMFØRING AV SELSKAPSKONTROLL

Transkript

1 Møtested: Kommunestyresalen Møtedato: Tid: kl OFFENTLIG SAKLISTE TILLEGGSLISTE KOMMUNESTYRET Saksnr. Tittel 84/05 85/05 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON PLAN FOR GJENNOMFØRING AV SELSKAPSKONTROLL Tynset, den Borgar Valle (s) ordfører Møtet er åpent for publikum. Dokumentene er lagt ut til gjennomsyn på Servicetorget og Tynset bibliotek. TYNSET KOMMUNE Møteinnkalling: Kommunestyret Side 1 av 8

2 TYNSET KOMMUNE Møteinnkalling: Kommunestyret Side 2 av 8

3 Sak 84/05 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Arkiv: 216 Arkivsaksnr.: 05/1680 Saksbehandler: Borgar Valle Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 84/05 Kommunestyret Vedlegg: - Plan for forvaltningsrevisjon (vedlagt) Melding om vedtak sendes til: Kontrollutvalget Andre dokumenter: - Overordnet analyse Tynset kommune SAKSOPPLYSNINGER: Forvaltningsrevisjon Kapittel 5 i forskrift om kontrollutvalg inneholder utfyllende bestemmelser om kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon. Ifølge forskriftens 9 er det kontrollutvalgets ansvar å påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Av departementets merknader til paragrafen framgår det at kommunestyret plikter å sørge for at det blir mulig for kontrollutvalget å oppfylle forskriftens krav på dette punktet, blant annet ved å stille de nødvendige budsjettmidler til rådighet for kontrollutvalget. Plan for forvaltingsrevisjon Forskriftens 10 omhandler plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, og lyder som følger: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. De nye bestemmelsene trådte først i kraft 1. juli 2004, som er et godt stykke ut i valgperioden. Man har derfor gitt overgangsbestemmelser, som sier at kontrollutvalgene plikter å ha en slik plan første gang innen utløpet av Saksvurdering: TYNSET KOMMUNE Møteinnkalling: Kommunestyret Side 3 av 8

4 Kontrollutvalget vedtok i møte , sak 1305, at sekretariatet skulle legge fram forslag til plan for forvaltningsrevisjon i Tynset kommune på bakgrunn av den overordnede analysen. Med utgangspunkt i ovenstående har sekretariatet utarbeidet en plan for forvaltningsrevisjon for perioden som skal danne grunnlaget for bestilling av forvaltningsrevisjon. Oversikten over områder og konklusjoner som er gjort i analysen gir grunnlag for planens oppstilling av fokusområder og antydninger til temaer for prosjekter. Forvaltningsrevisjon kan utføres av andre enn den som er ansvarlig for revisjon av kommunens årsregnskap. Hvem som skal utføre forvaltningsrevisjon bør vurderes for hvert prosjekt som skal iverksettes. Sekretariatets forslag til innstilling: En viser til vedlagte plan for forvaltningsrevisjon for valgperioden Kontrollutvalget foreslår følgende prioritering av forvaltningsrevisjonsoppgaver for inneværende valgperiode: 2005: Forvaltning av næringsfond (rapporten er ferdigstilt og behandlet) 2006: Saksbehandlingsrutiner i Tynset kommune. Selvkostprinsippet innenfor VARFsektoren. 2007: Skillet mellom drift og investering. Kommunens målsetting om lavere lånegjeld. Bruk av konsulenttjenester. Kontrollutvalget delegeres myndighet til å foreta endringer i planperioden. Bestilte forvaltningsrevisjonsprosjekt ønskes ferdigstilt innen i bestillingsåret. Kontrollutvalgets innstilling: En viser til vedlagte plan for forvaltningsrevisjon for valgperioden Kontrollutvalget foreslår følgende prioritering av forvaltningsrevisjonsoppgaver for inneværende valgperiode: 2005: Forvaltning av næringsfond (rapporten er ferdigstilt og behandlet) 2006: Saksbehandlingsrutiner i Tynset kommune. Selvkostprinsippet innenfor VARFsektoren. 2007: Skillet mellom drift og investering. Kommunens målsetting om lavere lånegjeld. Bruk av konsulenttjenester. Kontrollutvalget delegeres myndighet til å foreta endringer i planperioden. Bestilte forvaltningsrevisjonsprosjekt ønskes ferdigstilt innen i bestillingsåret. Sak 85/05 TYNSET KOMMUNE Møteinnkalling: Kommunestyret Side 4 av 8

5 PLAN FOR GJENNOMFØRING AV SELSKAPSKONTROLL Arkiv: 216 Arkivsaksnr.: 05/1679 Saksbehandler: Borgar Valle Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 85/05 Kommunestyret Vedlegg: - Sekretariatets forslag til plan for selskapskontroll; vedlegg 1 - Oversikt Tynset kommunes eierandeler; vedlegg 2 - Retningslinjer for selskapskontroll; vedlegg 3 Andre dokumenter i saken: Melding om vedtak sendes til: Kontrollutvalget SAKSOPPLYSNINGER: I kommunal sektor har det etter hvert blitt mer vanlig å organisere deler av tjenesteproduksjonen i fristilte selskaper, stiftelser og lignende. Utviklingen i retning av mer fristilte organisasjonsmodeller fører til en mer kompleks organisering av den kommunale virksomheten. Dette gir styringsmessige utfordringer for kommunestyrer og det reiser spørsmål i forhold til tilsyn og kontroll med denne typen virksomhet. Det faktum at en oppgave som tidligere har ligget innenfor forvaltningen organiseres inn i et utenforliggende selskap, bør ikke i seg selv føre til mindre oppfølging av kontroll- og tilsynsorganene i kommunen. Behovet for oppfølging og koordinering av virksomheten kan tvert i mot være økende. Inntil den nye aksjeloven av trådte i kraft kunne kommunestyret velge kommunerevisjonen som revisor i selskaper der kommunen alene eller sammen med andre fylkeskommuner eller kommuner hadde mer enn 50 % av stemmene. Denne bestemmelsen ble ikke videreført i gjeldende aksjelov. Da revisorloven ble fornyet i 1999 ble dette stadfestet ved at kommunalt og fylkeskommunalt eide selskaper mistet muligheten til å velge kommunal- eller fylkeskommunal revisjon. Det vil si at kommunen gjennom kontrollutvalget og kommunerevisjonen mistet muligheten for innsyn i kommunalt eide selskaper etter Som følge av endringene i kommuneloven om tilsyn og kontroll som ble vedtatt med virkning fra ble kontrollutvalgets oppgaver konkretisert og til dels utvidet i forhold til de tidligere bestemmelsene. Kontroll og tilsyn med kommunalt og fylkeskommunalt eide selskaper ble igjen en prioritert oppgave, og det ble tatt inn egne bestemmelser om selskapskontroll. Reglene slår fast at kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.v. (kommunelovens 77, nr. 5). TYNSET KOMMUNE Møteinnkalling: Kommunestyret Side 5 av 8

6 Kommunelovens 80 utdyper videre i hvilke selskaper selskapskontroll kan utføres i, og på hvilken måte selskapskontrollen kan gjennomføres på. Etter forskrift om kontrollutvalg 13 skal kontrollutvalget utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll, som skal vedtas av kommunestyret innen utgangen av året. Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. Dette kan være kommunens egen revisor, sekretariatet eller andre. Selskapskontroll kan kun gjennomføres der kommunen alene, eller sammen med andre kommuner(fylkeskommuner) eier selskapet fullt ut, og i heleide datterselskaper til slike selskaper. I slike selskaper har kommunens kontrollutvalg og revisor rett til å kreve de opplysninger som anses nødvendig for kontrollen, og opplysningene kan innhentes fra selskapets daglige leder, styret eller fra selskapets valgte revisor. Kommunens kontrollutvalg og revisor kan også selv foreta undersøkelser i selskapet. Videre har kontrollutvalget og kommunens revisor rett til å være tilstede på selskapets generalforsamling, samt møter i representantskap og tilsvarende selskapsorganer. Organisasjonsformer for kommunal virksomhet: Kommunen kan velge å organisere sin virksomhet på flere måter der de mest nærliggende er: Som en kommunal etat eller virksomhet på tradisjonell måte. Som kommunalt foretak etter kommunelovens kapittel 11. Som interkommunalt samarbeid etter kommunelovens 27 uten at det er eget rettsubjekt. Som interkommunalt selskap. Som aksjeselskap. Selskapskontroll i henhold til kommuneloven er aktuelt i aksjeselskaper og i interkommunale selskaper. Selskapskontrollens innhold er beskrevet i vedlegg 3 til denne saken. SAKSVURDERING: Selskapskontroll etter kommuneloven kan kun gjennomføres i selskaper som er eid fullt av kommunen eller sammen med andre kommuner(fylkeskommuner). Det er også få av disse selskapene som driver typiske forvaltningsoppgaver for Tynset kommune, slik at interessen for å drive selskapskontroll ut over en ren eierskapskontroll er begrenset. Det er hensiktsmessig å ha en rutine på plass dersom det senere blir aktuelt å legge tjenesteproduksjon inn i egne selskaper, eller at kommunen oppretter selskaper alene eller sammen med andre kommuner for å ivareta et spesielt formål. Med bakgrunn i ovenstående redegjørelse foreslås plan for selskapskontroll slik den fremgår i vedlegg 1 til saken. Sekretariatets forslag til innstilling: Kontrollutvalget viser til vedlagte plan for selskapskontroll for inneværende valgperiode og oversender saken til Kommunestyret med følgende innstilling: TYNSET KOMMUNE Møteinnkalling: Kommunestyret Side 6 av 8

7 Kommunestyret slutter seg til planen for selskapskontroll i Tynset kommune for valgperioden slik den fremgår av saken. Planen skal være ferdig behandlet innen utgangen av Kontrollutvalget gis myndighet til årlig rullering av planen og valg av enkeltprosjekter innenfor planperioden. Kontrollutvalgets innstilling: Kontrollutvalget viser til vedlagte plan for selskapskontroll for inneværende valgperiode og oversender saken til Kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret slutter seg til planen for selskapskontroll i Tynset kommune for valgperioden slik den fremgår av saken. Planen skal være ferdig behandlet innen utgangen av Kontrollutvalget gis myndighet til årlig rullering av planen og valg av enkeltprosjekter innenfor planperioden. TYNSET KOMMUNE Møteinnkalling: Kommunestyret Side 7 av 8

8 TYNSET KOMMUNE Møteinnkalling: Kommunestyret Side 8 av 8