Kontrollutvalget, Bodø kommune,

Transkript

1 Kontrollutvalget, Bodø kommune, Årsrapport 2016

2 (jnr 16/xxx ark ) 1. Innledning Bodø kontrollutvalg har i 2016 bestått av følgende medlemmer: Espen Rokkan, H Thor Arne Angelsen, Ap Lars Vestnes, H Charlotte Ringkjøb, ekstern Åshild Opøyen, ekstern leder nestleder («ekstern» betegner representant utenom bystyret) Det er gjennomført 7 møter i kontrollutvalget i løpet av året. Kontrollutvalget er i medhold av kommunelovens 77, oppnevnt av bystyret for å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning, på vegne av bystyret. Kommunelovens kapitel 12 Internt tilsyn og kontroll. Revisjon, samt Forskrift om kontrollutvalg i kommuner har lagt rammen for utvalgets virksomhet. I tillegg har kontrollutvalget utarbeidet Gjennom uttalelser til kommunens og de kommunale foretakenes årsregnskap, og innstillinger i saker om forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, har kontrollutvalget rapportert om sitt virke i de nevnte sakene. Utvalget legger i tillegg frem for bystyret en samlet fremstilling om kontrollutvalgets arbeid det enkelte år. 2. Regnskap Kontrollutvalget har avgitt uttalelse til kommunens regnskap for Regnskapet er avlagt med et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Ifølge revisors beretning gir årsregnskapet en dekkende fremstilling av den finansielle stillingen til Bodø kommune, men revisor viser til at det er betydelige avvik mellom regnskap og regulert budsjett. De kommunale foretakene har avlagt regnskap med følgende regnskapsmessige resultat: Bodø Havn KF mindreforbruk kr Bodø kommunale eiendommer KF mindreforbruk kr Bodø Spektrum KF mindreforbruk kr Bodø Kulturhus KF mindreforbruk kr Kommunens og det enkelte foretaks ledelse har gitt kontrollutvalget en grundig gjennomgang av sine respektive regnskap, og har besvart utvalgets spørsmål. Til grunn for utvalgets uttalelser ligger også revisors beretning, samt ytterligere informasjon fra denne. I bystyrets behandling av regnskapene er det ikke gjort vedtak som har krevd særskilt oppfølgning fra kontrollutvalgets side.

3 3. Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget har utarbeidet plan for forvaltningsrevisjon, slik det er bestemt i kontrollutvalgsforskriftens 10. Planen gjelder perioden og er basert på risikovurderinger av kommunens virksomhet. Kontrollutvalget har oversendt planen til bystyret med følgende prioritering av områder for forvaltningsrevisjon: 1. Styringsstruktur helse og omsorg 2. Oppfølgning av bystyrets vedtak vedrørende fjernvarmeanlegg 3. Kvalitet innen kommunens pleie- og omsorgstjenester 4. Økonomistyring helse og omsorg 5. Oppfølgningsrapport barnevern 6. Oppfølgningsrapport spesialundervisning 7. Brukerbetaling vann og avløp 8. Forvaltning av kommunale bygg og eiendommer Kontrollutvalgets oppgaver med forvaltningsrevisjoner er tredelt: bestille gjennomføring av konkrete forvaltningsrevisjonsprosjekter, saksbehandle og innstille til bystyret når det legges frem en forvaltningsrevisjonsrapport, samt følge opp de vedtak bystyret fatter ved behandling av forvaltningsrevisjonsrapporter. Etter at kontrollutvalget tiltrådte er det gjennomført følgende behandling og oppfølgning innen forvaltningsrevisjon: Prosjektets navn Behandling i kontrollutvalget Kvalitet innen spesialundervisning / PPT Rapport behandlet i kontrollutvalget i 2013 med innstilling til bystyret. Kontrollutvalget har i 2016 (som i 2014 og 2015) hatt til behandling sak vedrørende administrasjonens oppfølgning av bystyrets vedtak. I 2016 har kontrollutvalget rapportert til bystyret at bystyrets vedtak er fulgt opp. Bodø Havn KF Rapport behandlet og oversendt bystyret hvor følgende forhold ble trukket frem i vedtaket: i) Det må utformes en tydelig eierskapspolitikk og gode rutiner for eierstyring for Bodø Havn KF. ii) Bystyret ber deretter om å få fremlagt sak om vedtekter for Bodø Havn KF. iii) Rådmannen og havnestyret må sørge for at det innføres rutiner for kommunikasjon og samhandling mellom kommunen og foretaket. Dette for å sikre at økonomiske sammenhenger mellom kommune og foretak ivaretas i saksfremlegg til bystyret. iv) Bodø Havn KF må følge opp vedtak i havnestyret (sak 35/2013), og kontrollutvalg (sak 38/13), i forhold til havne- og farvannsloven 48, punkt 3. Dette bør skje i samråd med

4 Styringsstruktur Helse og omsorg rådmannen. v) Bodø Havn KF må få på plass arkivrutiner og offentlighetsrutiner i tråd med lovverket. Kontrollutvalget har i 2016 bestilt en forvaltningsrevisjon med det formål å gjennomgå Helse- og omsorgsavdelingens system og strukturer for styring og internkontroll I 2016 har det vært bestilt og behandlet forholdsvis få forvaltningsrevisjoner. Dette er normalt for året etter kommunevalg, idet forskrift om kontrollutvalg pålegger utvalget å utarbeide en forholdsvis grundig og ressurskrevende plan for forvaltningsrevisjon. De behandlede rapportene har vært viktige bidrag til kunnskap om hvordan den kommunale forvaltningen fungerer, og har påpekt forbedringsmuligheter for kommunen. 4. Selskapskontroll Kontrollutvalget har utarbeidet plan for selskapskontroll, slik det er bestemt i kontrollutvalgsforskriftens 13. Planen gjelder perioden og er basert på risikovurderinger av kommunens eierskap. Kontrollutvalget har oversendt planen til bystyret med innstilling om gjennomføring av «Undersøkelse av eierinnflytelse i Bodø kommune» i første omgang, og at kontrollutvalget kommer tilbake til bystyret i 2017 med plan for selskapskontroll for på selskapsnivå. Etter at kontrollutvalget tiltrådte er det gjennomført følgende behandling og oppfølgning innen selskapskontroll: Prosjektets navn Behandling i kontrollutvalget Eierskapskontroll Bodø Energi AS Rapport behandlet i kontrollutvalget i 2016 med innstilling til bystyret. Bystyret tok rapporten til etterretning, merker seg revisors funn i forhold til eierstyring og vedtekter, og forutsetter at revisors forslag og kommentarer følges opp i arbeidet med ny eierskapsmelding. 5. Øvrig kontroll og tilsyn Med bakgrunn i kontrollutvalgets generelle mandat om å foreta løpende tilsyn og kontroll med forvaltningen, er det i utvalgets møter satt på dagsorden en rekke saker. Sakene har bakgrunn i innspill fremmet av publikum, utvalgets medlemmer, andre politikere i kommunen, saker som er tatt opp i media etc. I disse sakene har utvalget kalt inn administrasjonen, og bedt denne redegjøre for saksforhold, regelverk, forvaltningspraksis etc. I 2016 gjelder dette bl.a følgende områder:

5 - Kommunens internkontrollsystem - Rutiner for håndtering av taushetsbelagte opplysninger - Innkjøpsordningen - Varsling - Ytringsfrihet - Økonomi (flere saker gjennom året) - Demokratiprosjektet - Gjennomføring av valg av eldreråd - Kommunens barnevern Kontrollutvalget vil generelt bemerke at rådmannen og hans administrasjon har bidratt med gode redegjørelser og besvart utvalgets spørsmål i de sakene som er tatt opp. 6. Øvrige saker som vedrører utvalget Kontrollutvalget har årlig avgitt uttalelse til budsjett for kontroll og tilsyn til formannskapet om behov for ressurser til kontroll og tilsyn (revisjon, sekretariat og kontrollutvalg). Utvalget vurderer ressurssituasjonen som tilfredsstillende. I medhold av forskrift om kontrollutvalg har kontrollutvalget et påse -ansvar i forhold til revisors arbeid med regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Årlig legger revisor frem en erklæring om uavhengighet i forhold til den virksomhet som skal revideres. Denne behandles i kontrollutvalget. Revisor holder kontrollutvalget løpende orientert om sitt arbeid Bodø 21. november 2016 Espen Rokkan (s) Thor Arne Angelsen (s) Lars Vestnes (s) leder nestleder medlem Åshild Opøyen (s) medlem Charlotte Ringkjøb (s) medlem