PROTOKOLL _ FAUSKE KONTROLLUTVALG

Transkript

1 B Sa lten Kontrollutvalgservice Postboks 54, 8l 38 Inndyr Vir dato: Jnr ark ' PROTOKOLL _ FAUSKE KONTROLLUTVALG Motedato: Tirsdag 23. september 2014 ki Motested: Msterom 1. etasje, kommunehuset Saksnr.: 17ll Til stede: Nils-Christian Steinbakk, leder Harald Jostensen, nestleder Wenche Setsi Liv Marit Tveri Gsran Indregird Forfall: Ingen Varamedlemmer: Ingen Avrige:. Kommunalsjef oppvekst og kultur Arve Rolandsen, enhetsleder skole Terje Valle, enhetsleder barnehage Inger Lise Evenstrsm (sak l8/14) Kommunalsjef for plan og kommunalteknisk Frank Bernhardsen (sak ) Innkjopsansvarlig Tom SeljeAs (sak l9l14) Konsulent arkiv Anne Rita Nilsen (sak 20114) Ass. revisjonssjef Jan Sture Olsen, Salten kommunerevisjon IKS Sekretrer for kontrollutvalget Lars Hansen. Godkjenning av innkalling og sakliste Innkalling og sakliste til motet ble godkjent. Merknader: Det fremkom ikke merknader.

2 SAKSLISTE Saksnummer Sakstittel 17n4 Godkienning av protokoll fra kontrollutvalgets mrzte 4. aptrl2014 t8n4 Oppfolgning av forvaltningsrevisjon: Oppfolgning av elever med srerskilt behov t9n4 Oppfolgning av forvaltningsrevisj on: Bruk av konsulenter, advokater og prosiektstillinger 20n4 Redegjorelse fra administrasjonen: Fsring av brev i kommunens oostiournal 2Ut4 Budsiett kontroll oe tilsyn n4 Revisors vurdering av egen uavhengighet 23n4 Orienteringer fra revision og sekretariat 24n4 Eventuelt 17tl4 Godkjenning av protokoller fra kontrollutvalgets mote 4. april2014 Protokoll fra kontrollutvalgets mste 4. april2014 godkjennes. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Protokoll fra kontrollutvalgets mate 4. aprll2014 godkjennes. l8ll4 Oppfolgning av forvaltningsrevisjon: Oppfolgning av elever med srerskilt behov Kommunalsjef oppvekst og kultur Arve Rolandsen, enhetsleder skole Terje Valle, enhetsleder barnehage Inger Lise Evenstrom mstte fra administrasjonen for 6 redegjore og svare pfl sporsmil. 1. Kontrollutvalget har i medhold av forskrift om kontrollutvalg $ 12 gjennomfsrt en oppfolgning av kommunestyrets vedtak i sak 31/14 Forvaltningsrevisjonsrapport Oppfolgning av elever med seerskilte behov 2. Administrasjonen har redegjort for pi hvilken mite kommunestyrets vedtak er fulgt opp. Kontrollutvalget registrerer. oppfolgningsrapport innen mai 2015 vedrorende denne forvaltningsrevisjonen, med fokus pa oppfolgning av rapportens anbefalinger og av kommunestyrets

3 Omforent forslag til vedtak: L Kontrollutvalget har i medhold av forskrift om kontrollutvalg $ 12 gjennomfsrt en oppfolgning av kommunestyrets vedtak i sak 31/14 Forvaltningsrevisjonsrapport Oppfolgning av elever med srerskilte behov 2. Administrasjonen har redegjort for pi hvilken mite kommunestyrets vedtak er fulgt opp. Kontrollutvalget har fitt informasjon om endret organisering og endrede rutiner internt i kommunen for i rette opp awikene. Videre er det opplyst at kommunen har kontakt med fylkesmannen for 6 ffl en faglig tilbakemelding pi kommunens saksbehandling pi omridet. Utvalget fir videre opplyst at det er understreket overfor rektorene at det skal opplyses om klageadgang i vedtak om spesialundervisning, og i tillegg at rektorene skal fatte vedtak etter opplreringslova g 9a (elevens psykososiale miljo). Nir det gjelder skoleeiers oppfolgning og internkontroll av skolene far utvalget opplyst at dette er et mer langsiktig arbeid. Kontrollutvalget ber Salten kommunerevisjon utarbeide en egen oppfolgningsrapport innen mai 2015 vedrsrende denne forvaltningsrevisjonen, Omforent forslag ble enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget har i medhold av forskrift om kontrollutvalg $ l2 gjennomfort en oppfolgning av kommunestyrets vedtak i sak 31/14 Forvaltningsrevisjonsrapport Oppfolgning av elever med serskilte behov 2. Administrasjonen har redegjort for pf, hvilken mite kommunestyrets vedtak er fulgt opp. Kontrollutvalget har fitt informasjon om endret organisering og endrede rutiner internt i kommunen for 6 rette opp avvikene. Videre er det opplyst at kommunen har kontakt med fylkesmannen for i fi en faglig tilbakemelding pi kommunens saksbehandling pi omrfldet. Utvalget fir videre opplyst at det er understreket overfor rektorene at det skal opplyses om klageadgang i vedtak om spesialundervisning, og i tillegg at rektorene skal fatte vedtak etter opplreringslova $ 9a (elevens psykososiale miljo). Nflr det gielder skoleeiers oppfolgning og internkontroll av skolene fir utvalget opplyst at dette er et mer langsiktig arbeid. oppfolgningsrapport innen mai 2015 vedrsrende denne forvaltningsrevisjonen,

4 l9ll4 Oppfolgning av forvaltningsrevisjon: Bruk av konsulenter, advokater og prosjektstillinger Kommunalsjef Frank Bernhardsen og innkjopsansvarlig Tom Seljeis motte fra administrasjonen for ilredegare og svare pi sporsmil. 1. Kontrollutvalget har i medhold av forskrift om kontrollutvalg $ l2 gjennomfsrt en oppfolgning av kommunestyrets vedtak i sak 30/14 Bruk av konsulenter, advokater og prosj ektstillinger. 2. Administrasjonen har redegjort for pi hvilken mate kommunestyrets vedtak er fulgt opp. Kontrollutvalget registrerer. oppfolgningsrapport innen oktober 2015 vedrarende denne forvaltningsrevisjonen, Omforent forslag: l. Kontrollutvalget har i medhold av forskrift om kontrollutvalg $ l2 gjennomfort en oppfolgning av kommunestyrets vedtak i sak 30/14 Bruk av konsulenter, advokater og prosjektstillinger. 2. Administrasjonen har redegjort for pi hvilken mite kommunestyrets vedtak er fulgt opp. o Kontrollutvalget fir opplyst at det stort sett i alle anskaffelser gjores en behovsvurdering. Det opplyses om at det er laget en rutine som skal sikre at det lages en slik skriftlig behovsvurdering, i tillegg til at dette tas med i kommunens innkj opsreglement. o I forhold til konkurranseutsetting av eksterne tjenester, srerlig generell juridisk bistand, si opplyses at denne type anskaffelser ni lyses ut gjennom Samordnet innkjop i Salten (SIIS). OgsA anbud I avtaler for konsulenttjenester pi ulike fagomrider opplyses i vrere pi plass, eller under utlysning. o I forhold til bruk av bemanningsbyrfler opplyses at det er pi plass to rammeavtaler gjennom SIIS. Fagverktayet Ajour brukes i stsrre grad for 6 dokumentere anskaffelse av vikarer. Utvalget er ogsi informert om at bruk av innleide vikarer er betydelig redusert, srerlig innen helse og omsorg. o NAr det gielder rutiner for protokollforing si opplyses atforing av protokoll er en fast del av kjopsprosessen i Ajour-systemet. Det er videre tatt med i innkjopsveileder at det er krav om dokumentasjon av innkjop.. I forhold til rutiner for inngielse av kontrakter sfl opplyses at det er rutiner for dette, bl.a med en mer detaljert beskrivelse i innkjopsveileder. oppfolgningsrapport innen oktober 2015 vedrarende denne forvaltningsrevisjonen, vedtak for ovrrg.

5 Voterinq: Omforent forslag ble enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget har i medhold av forskrift om kontrollutvalg $ 12 gjennomfort en oppfolgning av kommunestyrets vedtak i sak 30/14 Bruk av konsulenter, advokater og prosj ektstillinger. 2. Administrasjonen har redegjort for pi hvilken mite kommunestyrets vedtak er fulgt opp. o Kontrollutvalget far opplyst at det stort sett i alle anskaffelser giores en behovsvurdering. Det opplyses om at det er laget en rutine som skal sikre at det lages en slik skriftlig behovsvurdering, i tillegg til at dette tas med i kommunens innkj opsreglement. o I forhold til konkurranseutsetting av eksterne tjenester, srerlig generell juridisk bistand, si opplyses at denne type anskaffelser ni lyses ut gjennom Samordnet innkjop i Salten (SIIS). OgsA anbud I avtaler for konsulenttjenester pi ulike fagomrider opplyses i vrere pi plass, eller under utlysning. o I forhold til bruk av bemanningsbyrier opplyses at det er pi plass to rammeavtaler gjennom SIIS. Fagverktoyet Ajour brukes i stsrre grad for 6 dokumentere anskaffelse av vikarer. Utvalget er ogsi informert om at bruk av innleide vikarer er betydelig redusert, srerlig innen helse og omsorg. o NAr det gjelder rutiner for protokollforing si opplyses at foring av protokoll er en fast del av kjopsprosessen i Ajour-systemet. Det er videre tatt med i innkjopsveileder at det er krav om dokumentasjon av innkjop. o I forhold til rutiner for inngielse av kontrakter si opplyses at det er rutiner for dette, bl.a med en mer detaljert beskrivelse i innkjopsveileder. oppfolgningsrapport innen oktober 2075 vedrarende denne forvaltningsrevisjonen, med fokus pfl oppfolgning av rapportens anbefalinger og av kommunestyrets 20t14 Redegiorelse fra administrasjonen: Foring av brev i kommunens postjournal Kommunalsjef Frank Bernhardsen og konsulent arkiv Anne Rita Nilsen motte fra administrasjonen for 6 redegjore og svare pi sporsmil. Saken legges frem uten forslag til vedtak. Omforent forslag til vedtak Redegj orelsen fra administrasj onen tas til etterretning. Utvalget ber om en sak til neste mste vedrsrende tidspunkt for registrering av post i kommunens postj ournal. Omforent forslag ble enstemmig vedtatt.

6 Redegj orelsen fra administrasj onen tas til etterretning. Utvalget ber om en sak til neste mste vedrsrende tidspunkt for registrering av post i kommunens postj ournal. 2lll4 Budsjett kontroll og tilsyn 2015 Fauske kommunes utgifter til tilsyn og kontroll (revisjon, sekretariat og kontrollutvalg) 2015 foreslis ettert til kr Re gnskaps- o g forvaltningsrevis.j on, sel skapskontroll Kr I ,- Sekretrerbistand Kr ,- Kurs og opplrering, andre driftsutgifter Kr ,- Sum Kr ,- Vedtaket oversendes formannskapet, jfr forskrift om kontrollutvalg $ 18. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Fauske kommunes utgifter til tilsyn og kontroll (revisjon, sekretariat og kontrollutvalg) 2015 foreslis til kr I Resnskaps- og forvaltningsrevisjon, selskapskontroll Kr I ,- Sekretrerbistand Kr l5l Kurs og opplrering, andre driftsutgifter Kr ,- Sum Kr Vedtaket oversendes formannskapet, jfr forskrift om kontrollutvalg $ Revisors vurdering av egen uavhengighet Kontrollutvalget i Fauske kommune tar revisors egenvurdering av sin uavhengighet da@rt23. juni 2014 til etterretning. Utvalget ber om 6 bli lopende orientert om forhold som kan endre vurderingen av uavhengighet. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget i Fauske kommune tar revisors egenvurdering av sin uavhengighet datert23. juni2014 til etterretning. Utvalget ber om A bli lopende orientert om forhold som kan endre vurderingen av uavhengighet.

7 23114 Orienteringer fra revisjon og sekretariat Revisor orienterte: o Intet nytt i orientere om. Sekretariatet orienterte : o Om dokumenter vedlagt saken. o Om rapport fra revisor om fremdrift for forvaltningsrevisjon Pleie og omsorg: Revisor legger opp til 6 holde fremdriftsplanen som tilsier ferdigstillelse av rapporten i lopet av iret. Orienteringene tas til orientering Eventuelt Det fremkom ikke ytterligere saker til behandling. Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, varamedlemmer, Fauske kommune v/ ordfsrer og rfldmann, Salten kommunerevisjon IKS