Det fremkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste ble godkjent.

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET I MOLDE KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 7/15 Møtedato: Tid: Kl kl Møtested: Møterom «Galleriet», Molde rådhus Sak nr: 42/15 48/15 Møteleder: Møtende medlemmer: Forfall: Ikke møtt: Møtende vara: Fra sekretariatet: Fra revisjonen: Av øvrige møtte: Marit Seljeseth Stokke (Bor) Trygve Grydeland (H) Ann Monica Haugland (Frp) Knut Ståle Morsund (Krf) Anne Brekke (Ap) Jane Anita Aspen, daglig leder Anne Oterhals, regnskapsrevisor Møteleder ønsket velkommen og ledet møtet. Det fremkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 42/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 11. NOVEMBER 2015 PS 43/15 PS 44/15 PS 45/15 PS 46/15 PS 47/15 PS 48/15 REFERAT OG ORIENTERINGER UTARBEIDELSE AV PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON BESTILLING UTARBEIDELSE AV PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL BESTILLING NKRF`S KONTROLLUTVALGSKONFERANSE DELTAKELSE OPPFØLGINGSLISTE EVENTUELT Side 1 av 5

2 PS 42/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTET 11. NOVEMBER 2015 Protokollen fra møtet 11. november 2015 godkjennes. PS 43/15 REFERAT OG ORIENTERINGER Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Referatsaker: RS 22/15 Styringsgruppemøte Sammenslåingsprosjektet Møre og Romsdal Revisjon IKS, møtereferat Sekretær orienterte utvalget om situasjonen og svarte på spørsmål fra utvalget. En venter på en avklaring/vedtak fra Kristiansund kommune. RS 23/15 RS 24/15 Kontrollutvalgets rapport til kommunestyret om utvalgets virksomhet i valgperioden protokoll fra Molde kommunestyre , sak 74/15 Oppfølging av politiske vedtak - protokoll fra Molde kommunestyre , sak 75/15 PS 44/15 UTARBEIDELSE AV PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON. BESTILLING 1. Kontrollutvalget bestiller utkast til Plan for forvaltningsrevisjon Planen skal basere seg på en overordnet analyse. 2. Plandokumentet bestilles utført av Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal. Sekretær orienterte om saksgangen ved bestilling og utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon. Det ble svart på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Side 2 av 5

3 PS 45/15 UTARBEIDELSE AV PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL. BESTILLING 1. Kontrollutvalget bestiller utkast til Plan for selskapskontroll Planen skal basere seg på en overordnet analyse. 2. Plandokumentet bestilles utført av Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal. Sekretær orienterte om saksgangen ved bestilling og utarbeidelse av plan for selskapskontroll. Det ble svart på spørsmål fra utvalgets medlemmer. PS 46/15 NKRF`S KONTROLLUTVALGSKONFERANSE I DELTAKELSE Leder Marit Seljeseth Stokke samt medlemmene Ann Monica Haugland og Knut Ståle Morsund deltar på NKRF s kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen 3. og 4. februar Anne Brekke er vara dersom noen må melde forfall. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (5 Sekretariatets forslag.. deltar på NKRF s kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen 3. og 4. februar PS 47/15 OPPFØLGINGSLISTE I oppfølgingslisten gjøres følgende endringer: Forvaltningsrevisjonsrapporten «Kvalitet i grunnskolen i Molde kommune» Kontrollutvalget behandlet forvaltningsrevisjons-rapporten i sitt møte i sak PS 04/13. Saken ble oversendt kommunestyret som behandlet rapporten i K sak 18/13 i møtet Oppfølging av rapporten vil ventelig skje i løpet av høsten Saken føres opp på oppfølgingslisten : Utskrift av møteprotokoll fra K-styret «Spørrehalvtimen» - spm. og svar vedr. org. og dimensjonering av PPT var usendt som vedlegg til sak PS 47/15 Side 3 av 5

4 Oppfølgingsliste i dagens møte. Sak er ventet til politisk beh. mars/april Orientering om vikarsituasjonen i Molde etterspørres på nytt til nest møte, jfr. KU vedtak sak 34/14 Oppfølging av forv.rev.rapport «Kvalitet i grunnskolen i Molde kommuen» Retningslinjer for avslutning og behandling av regnskap for investeringsprosjekt i Molde kommune Sluttregnskap for investeringsprosjekt avsluttes når prosjektet er ferdigstilt og tatt i bruk. Hvordan et sluttregnskap skal behandles er ikke nedfelt i lover og forskrifter slik at det vil være opp til den enkelte kommune å regulere dette i kommunens økonomireglement. Kontrollutvalget ber om at det utarbeides et mer detaljert reglement for avslutning og behandling av regnskap for investeringsprosjekt i Molde kommune hvor kontrollutvalgets rolle er avklart. Brev sendt rådmannen med anmodning om å utarbeide nytt reglement. Saken var avsluttet i møte , men åpnet igjen i neste møte : Kontrollutvalgets ønsker vedr. sluttregnskap vil bli innarbeidet i forslag til revidert økonomireglement som etter planen skal til politisk beh. i febr. 2016, jfr. e- post datert fra øk.sjef K.Thrana. Til dette møtet var det ikke lagt opp til orienteringer fra kommunens administrasjon knyttet til oppfølgingslisten. Utvalget gjennomgikk de saker som var opplistet i saksframlegget. Det ble ikke fremmet forslag til oppføring nye saker på oppfølgingslisten. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (5 Sekretariatets forslag I oppfølgingslisten gjøres følgende endringer: PS 48/15 EVENTUELT Fastsetting av dato for kontrollutvalgets første møte i 2016 Kontrollutvalgets medlemmer støttet sekretariatets forslag til dato for første møte i 2016, onsdag 9. mars. Sak om stevning av Molde kommune etter overgrep Leder Marit Seljeseth Stokke viste til at media har omtalt en sak knyttet til en person som ble utsatt for overgrep av en ansatt ved en ungdomsklubb i Molde. I saken er det stilt spørsmål ved varslingsrutinene i Molde kommune Kontrollutvalget diskuterte hva som er kontrollutvalgets rolle i en slik type sak. Konklusjon Kontrollutvalget ønsker en orientering fra administrasjonen om rutinene i Molde kommune knyttet til varsling om seksuelle overgrep. Side 4 av 5

5 Salg av eiendommer for finansiering av Sjøfronten Trygve Grydeland viste til at Molde Eiendom KF i 2014 gjorde en kartlegging av hvilke eiendommer som kunne selges for å finansiere utbygging av investeringsprosjekt som bla. Sjøfronten. Han etterlyser informasjon om progresjon etter kartleggingen. Sekretær bekreftet at en av kontrollutvalgets oppgaver er oppfølging av politiske vedtak. Konklusjon Kontrollutvalget ønsker en orientering fra administrasjonen om hvordan vedtaket i saken om Strategisk bruk av kommunale eiendommer er fulgt opp. Marit Seljeseth Stokke Trygve Grydeland Ann Monica Haugland leder nestleder Knut Ståle Morsund Anne Brekke Jane Anita Aspen sekretær Side 5 av 5