MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I NESSET KOMMUNE

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET I NESSET KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 3/10 Møtedato: Tid: kl kl Møtested: Formannskapssalen, Nesset kommunehus Sak nr: 15/10 20/10 Møteleder: Mellvin Steinsvoll, leder (Ap) Møtende medlemmer: Reidun Morewood (Sp) Forfall: Lars Myrset, (Frp) Ikke møtt: ingen Møtende vara: Torbjørn Utigard (Sp) Fra sekretariatet: Åse Solveig Eriksen, kontrollsekretær Fra revisjonen: Grete Gjendem, forvaltningsrevisor Av øvrige møtte: Rolf Jonas Hurlen, ordfører (under sak 16/10 20/10) Rigmor Brøste Kjersem, rådmann (under sak 16/10, 17/10, 18/10, 20/10) Lederen ønsket velkommen og ledet møtet. Endring av opprinnelig møtedato: Innkalling til dette møtet var utsendt med dato Grunnet stor møteaktivitet på flere områder i Nesset kommune denne dagen, ble kontrollutvalgets møte endret til Det fremkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 15/10 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 27. APRIL 2010 PS 16/10 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 17/10 NESSET KOMMUNE. ØKONOMIRAPPORT PR PS 18/10 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN. BARNEVERNTJENESTER I NESSET KOMMUNE PS 19/10 REVISJONENS ÅRSRAPPORT FOR REVISJONSÅRET 2009 PS 20/10 OPPFØLGINGSLISTE Side 1 av 5

2 PS 15/10 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTET 27. APRIL 2010 Protokollen fra møte 27. april 2010 godkjennes. Leder orienterte. PS 16/10 REFERAT OG ORIENTERINGER Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Referatsaker: RS 06/10 RS 07/10 RS 08/10 Byggeregnskap - veger til Hammervollhagen saksprotokoll Nesset kommunestyre , sak 35/10 Kontrollutvalget Årsmelding 2009 saksprotokoll Nesset kommunestyre , sak 39/10 Samarbeidsavtale om sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalg saksprotokoll Nesset kommunestyre , sak 52/10 Rådmann Rigmor Brøste Kjersem informerte kontrollutvalget at saken om Samarbeidsavtalen om sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalg var drøftet i ROR-samarbeidet. Det fremlagte forslag til revidering av avtalen ble ikke positivt mottatt i ROR. Orienteringssaker: OS 12/10 OS 13/10 OS 14/10 OS 15/10 Kundebrev 2/2010 Bokføringsloven med forskrift gjøres gjeldende for kommunene fra , brev fra Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R, datert Kundebrev 3/2010 Budsjettering og regnskapsføring av investeringer, brev fra Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R, datert Eierskapskontroll i Nesset kommune Rådmann Rigmor Brøste Kjersem orienterte. Arbeidet med å utarbeide rutiner for eierskapskontroll blir satt i gang til høsten og forutsettes å være ferdig i løpet av inneværende år. Salg av gnr 29 bnr 148 (Fiatverksted) Leder orienterte. Rådmann Rigmor Brøste Kjersem svarte på spørsmål frå utvalget. Rådmann vil lage en skriftlig redegjørelse til kontrollutvalget for behandling i neste møte. Side 2 av 5

3 PS 17/10 NESSET KOMMUNE. ØKONOMIRAPPORT PR Kontrollutvalget tar økonomirapport pr sammen med rådmannens muntlige redegjørelse og revisors uttalelse til orientering. Leder orienterte og berømmet administrasjonen i Nesset kommune for innholdet i saksframlegget til formannskap/kommunestyret og det arbeidet som gjøres i kommunen. Rådmann Rigmor Brøste Kjersem redegjorde for den økonomiske situasjonen og årsak til avvik i enkelte enheter og svarte på spørsmål fra utvalget. Det er generelt god økonomisk styring i enhetene og det arbeides kontinuerlig med å få budsjettet i balanse. Regnskapsrevisor var fraværende grunnet sykdom og av den grunn ble det ikke fremlagt noen skriftlig uttalelse fra revisor. Forvaltningsrevisor Grete Gjendem var tilstede i møtet og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Leder takket for orienteringen. PS 18/10 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN. BARNEVERNTJENESTER I NESSET KOMMUNE Kontrollutvalgets innstilling 1. Kommunestyret tar Forvaltningsrevisjonsrapporten Barneverntjenester i Nesset kommune, herunder revisjonens vurderinger, til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmann vurdere revisjonens anbefalinger og rapportere tilbake til kommunestyret vedrørende oppfølging av disse innen en periode på mnd. Forvaltningsrevisjonsrapporten Barneverntjenester i Nesset kommune var utsendt til kontrollutvalgets medlemmer i forkant av møtet. Forvaltningsrevisor Grete Gjendem orienterte om bakgrunnen for at prosjektet var igangsatt og om innholdet i rapporten. Rådmann Rigmor Brøste Kjersem og forvaltningsrevisor svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Leder takket for orienteringen. Side 3 av 5

4 PS 19/10 REVISJONENS ÅRSRAPPORT FOR REVISJONSÅRET 2009 Kontrollutvalgets innstilling Kontrollutvalget tar revisjonens årsrapport for revisjonsåret 2009 til orientering. Leder redegjorde for saken. Forvaltningsrevisor Grete Gjendem redegjorde for årsrapporten og det arbeidet som er utført i 2009 og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. PS 20/10 OPPFØLGINGSLISTE I oppfølgingslisten gjøres følgende endringer: Eierskapskontroll i Nesset kommune Rådmann orienterte i møtet. Arbeidet med å utarbeide rutiner for eierskapskontroll blir satt i gang til høsten og forutsettes å være ferdig i løpet av inneværende år. Salg av gnr 29 bnr 148 (Fiatverksted) Leder og rådmann orienterte i møtet. Rådmann lager en skriftlig redegjørelse til kontrollutvalget for behandling i neste møte. Implementering av NAV reformen i Nesset kommune Rådmann orienterte. Nesset kommune ønsker en evaluering av reformen og planlegger et møte med det lokale NAV. Beredskapsplan for Nesset kommune nytt punkt Kontrollutvalget ønsker å få en redegjørelse fra rådmann om beredskapsplanen i Nesset kommune og ber om at en oppdatering av denne skjer så snart som mulig. Punktet føres opp på oppfølgingslisten Salg av Hammervollstua Leder tok opp saken vedr. salg av Hammervollstua og henstilte rådmann om å følge opp saken og gi tilbakemelding til kontrollutvalget. Kontrollutvalget fattet vedtak om å be rådmann straks følge opp de råd og anbefalinger som fremkom i rapporten fra distriktsrevisjonen under punktet Oppsummering Beregningsfeil i tilskuddsutbetalinger for 2006 og 2007 Liedgarden barnehage A/S Leder henviste til denne saken som ble behandlet i kontrollutvalget og vedtaket som ble fattet. Leder ønsker at saken avsluttes i kontrollutvalget. Rådmannen bes oversende en skriftlig redegjørelse om saken til kontrollutvalget for videre behandling i kommunestyret. Forskrift for finansforvaltning Ny forskrift for finansforvaltning trer i kraft 1. juli Fra det tidspunkt bør kommunen ha utarbeidet et nytt finansforvaltningsreglement som skal vedtas av kommunestyret. Side 4 av 5

5 Rådmann informerte kontrollutvalget i møtet at kommunens finansreglement vil bli revidert i løpet av høsten. Sistnevnte 3 saker føres ikke opp på oppfølgingslisten. Oppfølgingslisten ble endret i samsvar med de saker som ble behandlet og orienteringer som ble gitt i møtet. Mellvin Arvid Steinsvoll Reidun Morewood Torbjørn Utigard leder Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær Side 5 av 5