KONTROLLUTVALGET I SKI KOMMUNE ÅRSRAPPORT 2013

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET I SKI KOMMUNE ÅRSRAPPORT

2 1. KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER 1.1 Kommuneloven 77 Kontrollutvalget skal på vegne av kommunestyret sørge for det løpende tilsynet med forvaltningen av kommunen. Utvalget skal også påse at revisjonen av kommunen fungerer på en betryggende måte (jf. kommunelovens 77 og forskrift om kontrollutvalg av 15. juni 2004) For at kommunestyret skal være orientert om kontrollutvalgets arbeid blir det hvert år utarbeidet en årsrapport som framlegges for kommunestyret. Rapporten tar for seg de oppgaver kontrollutvalget er pålagt gjennom forskrift, og hvordan disse er løst. 1.2 Kontrollutvalgets viktigste oppgaver Kontrollutvalget skal påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Kontrollutvalget skal også påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal i tillegg påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskapene. 2. KONTROLLUTVALGET I 2013 Kontrollutvalget i Ski har 7 mer, og har i 2013 bestått av: Roar Thun (leder) Helge Underland (nestleder) Alexander Dalen Kirsten Godager Bente Njøs Paulshus Geir Hammer Janne Brit Myrmo Grunnet forfall deltok Rolf Gjølstad på to møter, Aleksander Torgersen Arnesen på fire møter og Dag A. Fedøy på ett møte. Kontrollutvalget har i 2013 hatt syv møter og behandlet 42 saker. Kirsten Godager og Aleksander Torgersen Arnesen deltok på den nasjonale kontrollutvalgskonferansen i februar. Roar Thun deltok på fagkonferansen og årsmøtet for Forum for kontroll og tilsyn i juni. På Faglig forum for kontrollutvalgene i Follo den 24. oktober deltok Roar Thun, Helge Underland, Janne Brit Myrmo, Geir Hammer, Alexander Dalen og Aleksander Torgersen Arnesen. Kontrollutvalgets innkallinger, sakspapirer og protokoller publiseres på kommunens internettsider og på FIKS internettsider. 2

3 Kontrollutvalget har vedtatt egne retningslinjer for sitt arbeid. Retningslinjene beskriver bl.a. hovedmål- og oppgaver for kontrollutvalget og gir også en del kjøreregler for utvalgets arbeid. Utvalget ajourfører sine retningslinjer en gang i året. Til hjelp i planleggingen av arbeidet legges en rullerende aktivitetsplan fram på hvert møte i utvalget. Aktivitetsplanen inneholder de lovmessige sakene utvalget skal behandle, i tillegg til forvaltningsrevisjonsprosjektene og øvrige saker utvalget har vedtatt. 3. SEKRETARIATET I henhold til forskrift om kontrollutvalg skal kommunestyret sørge for at kontrollutvalget har tilfredsstillende sekretariatsbistand. Sekretariatsfunksjonen kan verken legges til kommunens administrasjon eller til den som utfører revisjonsoppgaver for kommunen. Forskriftens krav er ivaretatt ved at det er etablert et interkommunalt samarbeid om sekretariatet. Samtlige Follo-kommuner deltar i FIKS. Ås er vertskommune for sekretariatet. Samarbeidet er hjemlet i kommunelovens 27. Lederne av kontrollutvalgene utgjør styret for FIKS i forhold til driften av sekretariatet. Det enkelte kontrollutvalg fastsetter i henhold til vedtektene for øvrig sekretariatets arbeidsoppgaver. FIKS har ansvaret for journalføringen av post til og fra kontrollutvalget og for utvalgets arkiv. Sekretær for utvalget har i 2013 vært Lene H. Lilleheier. 4. BUDSJETT FOR 2013 Kontrollutvalgsforskriften 18 slår fast at det er kontrollutvalget som skal innstille om budsjett for kontroll og tilsyn i kommunen. Utvalget avga innstilling overfor kommunestyret om budsjettet for revisjonen, sekretariatet og egne utgifter i sitt møte den 24. september. 5. UTVALGETS ARBEIDSOPPGAVER I Tilsyn med revisjonen Follo distriktsrevisjon (FDR) er kommunens revisor og utfører både regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. FDR er etablert ved avtale om felles revisjonsordning mellom kommunene Enebakk, Frogn, Ås, Nesodden, Oppegård og Ski. Revisor rapporterer resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. I tillegg framlegger revisjonen sin hel- og halvårsrapport for revisjonsåret til behandling i kontrollutvalget. Kontrollutvalget drøftet i sak 38/13 hvordan påse-ansvaret overfor revisor utøves på de ulike områdene og konkluderte med å ta saken til orientering Regnskapssaker Som kontrollorgan på vegne av kommunestyret skal kontrollutvalget behandle kommunens regnskaper og sammen med revisjonsberetning og andre tilhørende dokumenter, avgi uttalelse til kommunestyret. Kontrollutvalgets uttalelse til kommunestyret oversendes formannskapet og følger saken videre til behandling i kommunestyret. 3

4 Kontrollutvalget vedtok i sitt møte den 14. mai, jf. sak 14/13, følgende uttalelse om kommunens årsregnskap for 2012: «Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, revisjonsberetningen fra Follo distriktsrevisjon datert 17. april 2013 og rådmannens årsberetning. Kontrollutvalget merker seg at revisjonsberetningen er avlagt uten forbehold, men med én presisering som ikke har betydning for konklusjonen om regnskapet. Kontrollutvalget merker seg den positive utviklingen i sykefraværet, men ser behovet for at også midlertidige ansatte tas inn i sykefraværsstatistikken som årsmeldingen gjengir. Kontrollutvalget ser med bekymring på den negative utviklingen i likviditetsreserven. Likeledes er utviklingen i kommunens lånegjeld bekymringsfull, særlig med tanke på vedtatt investeringsprogram og uløste behov innen vann og avløp. Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner det fremlagte regnskapet for Ski kommune for Vedtaket oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet.» 5.3. Tilsyn med forvaltningen Revisjonens rapporter om forvaltningsrevisjon baserer seg på en handlingsplan som er vedtatt av kommunestyret. Kontrollutvalget bestemmer formål og problemstillinger for det enkelte prosjekt. Rapportene legges fram for kontrollutvalget før de oversendes kommunestyret. Kontrollutvalget følger opp kommunestyrets vedtak. Forvaltningsrevisjonsrapport NAV Ski styring og samarbeid Kontrollutvalget behandlet den 12. juni 2013 Follo distriktsrevisjons rapport om «NAV Ski Styring og samarbeid». Formålet var å vurdere NAV Ski sin styrings- og organisasjonsmodell, og se nærmere på hvilke virkninger reformen har hatt for brukerne. Kontrollutvalget gjorde følgende vedtak: 1) Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten om «NAV Ski styring og samarbeid» til orientering. 2) Forvaltningsrevisjonsrapporten «NAV Ski styring og samarbeid» legges fram for Kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten «NAV Ski styring og samarbeid» til orientering. 2) Rådmannen bes følge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks måneder. 4

5 Kommunestyret behandlet rapporten i sitt møte den 16. oktober, jf. sak 76/13, og sluttet seg til kontrollutvalgets innstilling. Øvrige forvaltningsrevisjonsprosjekter i 2013: Kontrollutvalget vedtok i sitt møte den 14. mai prosjektplan for følgende to forvaltningsrevisjoner: 1. Prosjektstyring av kommunale byggeprosjekter 2. Forvaltningsrevisjon Omorganisering - økonomi IKT Disse prosjektene var ikke ferdigstilt ved utgangen av Administrasjonens oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter Utvalget behandlet rådmannens tilbakemelding på forvaltningsrevisjonsrapportene «Måloppnåelse og kvalitet i grunnskolen» og «Kvaltiet i sykehjem» i sitt møte den 24. september. Utvalget vedtok å ta rådmannens tilbakemeldinger til orientering. Kommunestyret behandlet sakene i sitt møte 6. november, der de jf. sak 92/13 og 93/13 sluttet seg til kontrollutvalgets forslag til vedtak. En ajourført status fra rådmannen vedrørende oppfølgingen av forvaltningsrevisjonsrapporten «Vann og avløp» fra 2010 ble behandlet i utvalget 2. mai. Kontrollutvalget vedtok å ta saken til etterretning. Vedtak om forvaltningsrevisjonsprosjekter i 2014 På bakgrunn av overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon vedtok utvalget den 24. september jf. sak 29/13 følgende forvaltningsrevisjonsprosjekter i 2014: 1. Forvaltningsrevisjon av Follo Ren 2. Samhandlingsreformen 3. Barnevern 5.4 Oppgaver ved selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Dette innebærer en kontroll rettet mot selskapene i form av eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon. Selskapskontrollen omfatter interkommunale selskaper og heleide kommunale aksjeselskaper. Ski kommune har eierinteresser i til sammen åtte heleide kommunale selskaper hvor det kan drives selskapskontroll: Alarmsentral brann øst AS, Ski Produksjonsservice AS, Follo Kvalifiseringssenter IKS, Follo legevakt IKS, Follo Ren IKS, Krise- og incestsenter i Follo IKS, Nordre Follo Renseanlegg IKS og Nordre Follo brannvesen IKS. Det er FIKS som står for selskapskontrollen på vegne av kontrollutvalgene. I henhold til plan for selskapskontroll , vedtatt av kommunestyret i sak 111/12, skulle kontrollen i 2013 fokusere på kommunens egen oppfølging av sine eierinteresser. Ordføreren ivaretar normalt kommunens eierinteresser overfor selskapene og sitter i selskapenes representantskap/generalforsamlinger. Årets kontroll ble derfor basert på 5

6 spørsmål til ordføreren. Rapporten om selskapskontrollen i 2013 munnet ut i 9 konkrete anbefalinger og følgende konklusjon: Kommunens og follorådets eiermelding synes å ha lagt et bedre grunnlag for en mer målrettet eierskapspolitikk. En viktig utfordring vil være å skape forståelse og interesse i kommunestyret for dets ansvar som øverste ansvarlige eierorgan i kommunen. Rapporten ble behandlet i kontrollutvalgets møte den 3. desember, der de vedtok å ta rapporten til orientering, og videresendte den til Kommunestyret med innstilling om at kommunestyret ber ordfører følge opp rapportens anbefalinger. 5.5 Andre kontroller I tillegg til de kontrollformene som er beskrevet ovenfor, skal kontrollutvalget gjennomføre et løpende tilsyn med forvaltningen på andre måter, jfr. kontrollutvalgsforskriften 5. I 2013 tok utvalget blant annet opp følgende saker: Kontrollutvalget fikk i sitt møte den 12. juni en orientering om budsjettoverskridelsene i Eikeliveien E1 av kommunalsjef Kjell-Arne Ekeberg. I utvalgets diskusjon ble det pekt på at flere av elementene som kom fram er aktuelle for forvaltningsrevisjonen «Prosjektstyring av kommunale byggeprosjekter». Utvalget vedtok for øvrig å ta redegjørelsen til orientering. Foruten årsregnskap og årsmelding har kontrollutvalget fulgt kommunens utvikling ved å behandle tertialmeldingene. Disse ble tatt til orientering 12. juni og 29. oktober. Ski, 28. januar 2014 Roar Thun /s./ leder Helge Underland /s./ nestleder Janne Brit Myrmo /s./ Geir Hammer /s./ Alexander Dalen /s./ Kirsten Godager /s./ Bente Njøs Paulshus /s./ 6