KONTROLLUTVALGET I VESTBY KOMMUNE ÅRSRAPPORT 2009

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET I VESTBY KOMMUNE ÅRSRAPPORT

2 KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER 1.1 Kommuneloven 77 Bestemmelsen om at kommunen skal ha kontrollutvalg er tatt inn i kommuneloven av 25. september 1992 nr. 107 i 77 om Kontrollutvalget. Kommunal- og regionaldepartementet har med hjemmel i kommunelovens 77 nr. 11 vedtatt forskrift om kontrollutvalg som trådte i kraft fra 1. juli Jf. rundskriv H-15/04. For at kommunestyret skal være orientert om kontrollutvalgets arbeid blir det hvert år utarbeidet en årsrapport som framlegges for kommunestyret. Rapporten tar for seg de oppgaver kontrollutvalget er pålagt i henhold til forskriften og hvordan utvalget har løst sine oppgaver. 1.2 Forskriftens bestemmelser om utvalgets oppgaver I forskriftenes 4, 1. ledd, er kontrollutvalgets ansvar og oppgaver definert: " Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning Forskriftens 5, 1.ledd, om kontrollutvalg sikrer at utvalget kan innhente alle nødvendige opplysninger: Kontrollutvalget kan hos kommunen eller fylkeskommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. For kontrollutvalgets medlemmer og dets sekretariat gjelder forvaltningslovens alminnelige bestemmelser om taushetsplikt, jf. forvaltningsloven 13 mv. Utvalgets viktigste oppgaver er: - Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Jf. 6. Regnskapsrevisjon - Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Jf. 9, 1. ledd. Forvaltningsrevisjon - Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Jf. 13. Selskapskontroll 2

3 - Kommunestyret eller fylkestinget avgjør selv om kommunen eller fylkeskommunen skal ansette egne revisorer, delta i interkommunalt samarbeid om revisjon eller inngå avtale med annen revisor. Vedtaket treffes etter innstilling fra kontrollutvalget. Jf. 16, 1.ledd. Valg av revisjonsordning. Valg av revisor 2. KONTROLLUTVALGET I 2009 Kontrollutvalget i Vestby har 5 medlemmer, og har i 2009 bestått av følgende medlemmer: Liv Løberg (leder) Lars Johan Rustad (nestleder) Paal Jargel Odd Nordheim (t.o.m. 24. mai) Bjørg Sellevoll (fra 21. sepember) Gunvor Vedvik Odd Nordheim døde 24. mai Kommunestyret avholdt i sak 77/09 den 21. september nytt valgoppgjør for hele kontrollutvalget. Bjørg Sellevoll bli valgt som nytt medlem av utvalget etter Odd Norheim. For øvrig ble hele utvalget gjenvalgt. Dagfrid Hammersvik, Jon E. Angseth, Bjørn Espen Opheim og Tor Harald Berg har i perioden deltatt som varamedlemmer på ett eller flere møter. Kontrollutvalget har i 2009 hatt 9 møter og behandlet 46 saker, deriblant orienteringssaker. Liv Løberg og Lars Johan Rustad deltok i den nasjonale kontrollutvalgskonferansen i februar. Fire av utvalgets medlemmer deltok den 26. august i møtet i faglig forum for kontrollutvalgene i Follo. Utvalget gjennomførte på sitt møte den 2. desember en egenevaluering av sitt arbeid. Offentlighetsloven og særlover regulerer borgernes rett til innsyn i forvaltningens dokumenter og disse skal være offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov. Stortinget har vedtatt endringer i offentlighetsloven som særlig gir utvidet rett til innsyn i den kommunale forvaltningen. Blant annet er ikke lenger dokumenter fra revisor til kontrollutvalget å regne som interne dokumenter unntatt fra offentlig innsyn. For å sikre innbyggernes innsynsrett legges kontrollutvalgets innkallinger, sakspapirer og protokoller ut på kommunens Internettsider. Dette gjelder ikke saker som i medhold av lov skal være unntatt offentlighet. Forvaltningsrevisjonsrapporter som er behandlet av utvalget legges ut på FIKS Internettsider. Kontrollutvalget har vedtak om at møtene i utvalget skal holdes for åpne dører. Dørene skal lukkes dersom utvalget skal behandle saker som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. 3

4 Kontrollutvalget har vedtatt en egen handlingsplan som beskriver utvalgets hovedoppgaver og strategi i arbeidet. Til hjelp i arbeidet vedtok kontrollutvalget en rullerende aktivitetsplan for 2009 som inneholdt de lovmessige sakene utvalget skal behandle, samt de forvaltningsrevisjonsprosjekter og andre saker som utvalget har vedtatt. 3. SEKRETARIATET I Kontrollutvalgsforskriftens 20 om Sekretariat heter det at Kommunestyret skal sørge for at kontrollutvalget har tilfredsstillende sekretariatsbistand. Sekretariatsfunksjonen kan verken legges til kommunens administrasjon eller til den som utfører revisjonsoppgaver for kommunen. Forskriftens krav er ivaretatt ved at det er etablert et interkommunalt samarbeid om sekretariatet. Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat (FIKS) kom i arbeid fra 1. desember 2005 med kommunene Enebakk, Frogn, Oppegård, Ski, Vestby og Ås som deltakere. Samarbeidet er hjemlet i kommunelovens 27. Lederne av kontrollutvalgene utgjør styret for FIKS. Det enkelte kontrollutvalg fastsetter i henhold til vedtektens 7.5 for øvrig sekretariatets arbeidsoppgaver. Kontrollutvalget vedtok i sak 03/06 foreløpige rammer for sekretariatets arbeidsoppgaver. FIKS ble evaluert i 2007, og resultatet ble oversendt kommunestyret i eierkommunene. Lillann S. Hansen var utvalget sekretær fram til utvalgets møte 4. mars. Etter at hun sluttet i FIKS overtok Jan T. Løkken sekretæransvaret. 4. REVISJON Follo distriktsrevisjon (FDR) var kommunens revisor fram til 1. mai 2009 og gjennomførte etter det en forvaltningsrevisjon på vegne av utvalget, se eget kapittel. BDO Noraudit Oslo DA overtok som kommunes regnskapsrevisor fra 1. mai, jf. kommunestyrets vedtak i sak 61/08. Etter den nye ordningen skal forvaltningsrevisor velges for hvert oppdrag, første gang fra Revisor rapporterer resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget og legger fram en rapport for henholdsvis halve- og hele revisjonsåret for kontrollutvalget. Den første halvårsrapporten fra den nye revisoren, pr , ble i sak 50/09 tatt til orientering av utvalget. I utvalgets møte den 14. oktober ble revisjonens foreløpige plan for revisjonsåret 2009 behandlet. I tråd med revisjonsforskriftens krav avga oppdragsansvarlig revisor, Kjetil Rivelsrud, i brev av 2. oktober 2009 en skriftlig egenvurdering om uavhengighet og kontrollutvalget tok denne til orientering, jf. sak 42/09. Hovedrevisor har vært Stein Jøraandstad. 5. UTVALGETS ARBEIDSOPPGAVER I Oppgaver ved regnskapsrevisjon Kontrollutvalgets tilsyn med revisjonens arbeid er ivaretatt ved periodiske rapporter fra revisjonen om hvor langt man er kommet i revisjonsarbeidet. Vesentlige saker som revisjonen har tatt opp med kommunen i brev er blitt fremlagt for kontrollutvalget som referatsaker. 4

5 Som kontrollorgan på vegne av kommunestyret skal kontrollutvalget behandle kommunens regnskaper og sammen med revisjonsberetning og andre tilhørende dokumenter og avgi uttalelse til kommunestyret. Kontrollutvalgets uttalelse til kommunestyret oversendes formannskapet og følger saken videre til behandling i kommunestyret. Kontrollutvalget vedtok i sitt møte 3. juni følgende uttalelse om kommunens regnskap for 2008: Kontrollutvalgets uttalelse om Vestby kommunes årsregnskap for 2008: Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, revisjonsberetningen fra Follo distriktsrevisjon datert 25. mai 2009 og rådmannens årsrapport. Kontrollutvalget merker seg at revisjonsberetningen er avlagt med to forbehold. Ut over ovennevnte har kontrollutvalget ikke merknader til Vestby kommunes årsregnskap for Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner det framlagte regnskapet for Vestby kommune for Vedtaket oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Kontrollutvalget behandlet i sak 35/09 den 2. september Follo distriktsrevisjons rapport pr , datert 3. juni 2006 og administrasjonens svar i brev av 2. juli. I sitt vedtak ba kontrollutvalget om at administrasjonen innen 1. oktober 2009 legger fram en skriftlig rapport som besvarer punkt for punkt hvordan den vil etterkomme revisjonens anbefalinger. Rådmannens svar ble behandlet av kontrollutvalget i møtet den 2. desember, jf. sak 51/09, og svaret ble tatt til orientering. Vestby havnekasses årsregnskap Driften av havnekassa er lagt under resultatområdet eiendom. Kontrollutvalget behandlet Vestby Havnekasses årsregnskap for 2008 den 2. september Utvalget merket seg at revisjonsberetningen fra Follo distriktsrevisjon var avlagt med en presisering. Utvalget anbefalte kommunestyret å godkjenne det framlagte regnskapet. Utvalget behandlet i samme møte revisjonsrapport pr fra Follo distriktsrevisjon datert 24. juni, jf. sak 37/09. Kontrollutvalget ba i sitt vedtak om kommunens tilbakemelding på hvordan hvert enkelt tiltak er fulgt opp og en anbudsprotokoll innen 1. oktober Utvalget ba kommunen for framtida å følge vanlige anbudsrutiner, jf. lov og regelverk for dette. Rådmannens svar ble behandlet i kontrollutvalgets møte den 2. desember, jf. sak 52/09, og utvalget vedtok å ta svaret til orientering. 5

6 5.2. Oppgaver ved forvaltningsrevisjon Kommunestyret vedtok 2. februar, etter innstilling fra kontrollutvalget, en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon 2009 Planen baserte seg på en overordnet analyse med risiko- og vesentlighetsvurderinger. På grunnlag av planen vedtok utvalget å gjennomføre en revisjon av barneverntjenesten hjelpetiltak i hjemmet, se nedenfor. Kontrollutvalget behandlet i møte 4. mars, jf. sak 11/09, rapporten om Vurdering av innkjøpsrutiner og overholdelse av lov om offentlige anskaffelser Ved MOVAR IKS. Prosjektet var vedtatt i kontrollutvalget i 2008, jf. sak 41/08, og ble gjennomført av Østfold kommunerevisjon IKS og Samtlige eierkommuner var d deltakere i prosjektet. Formålet med prosjektet var å vurdere MOVAR IKS har etablerte rutiner, retningslinjer og intern kontroll for håndtering av innkjøp og anskaffelser. Videre om selskapets praksis ved innkjøp og anskaffelser er i henhold til interne og nasjonale bestemmelser. Forvaltningsrevisjonen avdekket ikke vesentlige feil eller mangler ved MOVARS innkjøpsrutiner, eller ved selskapets praksis ved sine innkjøp. Revisjonen påpekte enkelte forbedringer ved selskapets reglement og enkelte forbedringer ved etterprøvbarheten. Kontrollutvalget behandlet rapporten den 4. mars, jf. sak 11/09. Kontrollutvalget vedtok å oversende rapporten til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar rapport Vurdering av innkjøpsrutiner og overholdelse av Lov om offentlige anskaffelser ved MOVAR IKS til etterretning. Kommunestyret ber kommunens eierrepresentant i selskapet å se til at rapportens anbefalinger følges opp. Rapporten er ennå ikke blitt behandlet av kommunestyret. Barneverntjenesten hjelpetiltak i hjemmet. Rapporten ble utarbeidet av Follo distriktsrevisjon og ble behandlet av kontrollutvalget den 2. desember, jf. sak 48/09. Formålet med prosjektet var å undersøke hvordan bekymringsmeldinger til barneverntjenesten blir fulgt opp, og om de hjelpetiltakene tjenesten iverksetter i hjemmet fungerer i et resultat- og brukerperspektiv. Kontrollutvalget vedtok å ta rapporten til etterretning og å oversende rapporten til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om Barneverntjenesten hjelpetiltak i hjemmet til etterretning. 2. Rådmannen bes følge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget innen tre måneder. Rapporten er ennå ikke blitt behandlet av kommunestyret. Administrasjonens oppfølging av rapportene. I henhold til Kontrollutvalgsforskriften 12 skal kontrollutvalget påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon blir fulgt opp og gi rapport om dette til kommunestyret. En oppføling er viktig for bl.a. for å lære av de forhold som rapportene peker på. 6

7 Rapporten om barn i fosterhjem. Utvalget behandlet administrasjonens tilbakemelding om oppfølging status og avvik den 4. mars. Det ble vedtatt å ta brevet til orientering. Rapporten om spesialundervisning i grunnskolen. Utvalget sa seg i møtet den 2. september, jf. sak 34/09, tilfreds med tilbakemeldingen om oppfølgingen av rapporten og vedtok å sende saken til kommunestyret som melding. 5.3 Oppgaver ved selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper med mer (jfr. Kontrollutvalgsforskriften 13). Dette innebærer en kontroll rettet mot selskapene innen eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon. Vestby kommune har eierinteresser i til sammen åtte selskaper heleide kommunale selskaper hvor det kan drives selskapskontroll. Eierskapskontrollen i Follokommunene er lagt til FIKS. I henhold til forskriftens 13.2, utarbeidet FIKS sommeren 2008 et forslag til Plan for selskapskontroll Planen ble vedtatt av kontrollutvalget i sak 50/08 og kommunestyret i sak 105/08. Kontrollutvalget ble gitt fullmakt til å foreta endringer i planen innenfor perioden. Følgende hovedtema ble prioritert i 2009: Utøver selskapets organer sin myndighet i tråd med gjeldende rammebetingelser, gis styret opplæring. Planen forutsatte at alle heleide kommunale selskaper skulle kontrolleres i Flere kommuner har interesser i de samme selskapene og FIKS utarbeidet derfor en felles rapport for alle selskapene som ble kontrollert. Kontrollutvalget behandlet rapporten fra FIKS i sitt møte den 2. september, jf. sak 38/09, og utvalget vedtok. Kontrollutvalget tar Rapporten om selskapskontroll 2009 til etterretning. Rapporten oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1. Kommunestyret tar Rapporten om selskapskontroll 2009 til etterretning. 2. Kommunestyret slutter seg til rapportens anbefalinger og ber kommunens representanter i de aktuelle selskaper følge opp disse. Rapporten er ennå ikke blitt behandlet av kommunestyret. 5.4 Andre kontroller I tillegg til de kontrollformene som er beskrevet ovenfor, skal kontrollutvalget gjennomføre et løpende tilsyn med forvaltningen på andre måter, jf. kontrollutvalgsforskriftens 5. Disse undersøkelsene gjøres på ulike måter: oppfølging av kommunestyrevedtak, oppdrag til sekretæren eller revisjonen, eller ved å be om orienteringer og redegjørelser fra ledere og ansatte i kommunen etc 7

8 I 2009 har kontrollutvalget bl.a. bedt om orienteringer om følgende saker: - Merverdiavgiftskompensasjon for utgifter til rehabilitering av Elverhøy. - Spørsmål om ubrukte avgiftsmidler kan settes av som frie inntekter - Kommunens låneportefølje, oversikt og betingelser - Kommunens kontroll med salgs- og skjenkebevillinger ble tatt opp på flere - Lovligheten av kommunestyrets vedtak om lån til Vestby Næringsselskap AS - Ett møte med dialog med rådmannen om aktuelle saker. Vestby, 27. januar 2010 Liv Løberg leder Lars Johan Rustad nestleder 8