KONTROLLUTVALGET I SKI KOMMUNE PROTOKOLL

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET I SKI KOMMUNE 1 PROTOKOLL fra møtet mandag 31. oktober 2011 kl Til stede: Fravær: Observatør: Fra sekretariatet: Roar Thun, leder Helge Underland, nestleder Geir Hammer Alexander Dalen Anne Gunn Steen Røse Bente Njøs Paulshus Janne Brit Myrmo Aleksander Torgersen Arnesen (vara) Jan T. Løkken Fra Follo distriktsrevisjon: Revisor Rune Gran Innkalling og dagsorden. Utvalgets leder åpnet møtet med å ønske det nye kontrollutvalget, FIKS og revisjonen velkommen til et godt samarbeid i de kommende fire år. Anne Gunn Steen Røse er lærer ved Vevelstadåsen barneskole og er kommet i tvil om hun er valgbar til kontrollutvalget. Hun ba om at rett instans ser på dette. Sak 30/11 Sak 31/11 Sak 32/11 1. Ordføreren bes vurdere om Anne Gunn Steen Røse kan være medlem av kontrollutvalget, jf. kommuneloven 77 nr Innkalling og dagsorden ble godkjent. Presentasjon av utvalgets medlemmer, FIKS og FDR Kontrollutvalget tar presentasjonen av utvalgets medlemmer, FIKS og FDR til orientering. Sekretariatets og revisjonens oppgaver Saken tas til orientering. Utvalgsperm fra FIKS Saken tas til orientering.

2 Sak 33/11 Permen ble delt ut i møtet. Kontrollutvalgets oppgaver, retningslinjer og planer Redegjørelsen tas til orientering. 2 Sak 34/11 Lederen hadde i forrige periode erfart at de åpne møtene i utvalget med pressen til stede syntes å ha lagt en demper på diskusjonen. Etter hvert som en blir mer vant til dette, mente han situasjonen blir en annen, men åpne møter krever bevissthet og at alle er godt forberedte til å behandle sakene. Lederen mente at ordningen med at utvalget skal behandle alle tips som kommer inn, bør videreføres. FIKS bes se på hvordan publikums muligheter til å komme i kontakt med utvalget, bl.a. via internett, kan bli bedre. Rutiner for innkalling til møter og vedtak av protokoll 1. Innkallinger og sakspapirer sendes rutinemessig til 1. vara. Disse møter kun ved nærmere innkalling. 2. Forslag til protokoll sendes på høring til alle utvalgets medlemmer. Protokollen godkjennes og underskrives av utvalgets leder og nestleder. Protokollen er offentlig når begge underskriftene er påført. Protokollen legges frem på utvalgets påfølgende møte som en orienteringssak. 3. Ordningen vedrørende åpne møter videreføres. Det ble pekt på at rutinene for godkjenning av protokollen i forrige periode i praksis var nokså likt, idet protokollen (nesten) alltid ble godkjent som innstilt av utvalget. Sak 35/11 Oppstartskonferanse 22. og 23. november 2011 Saken ble lagt frem uten innstilling. Følgende meldte seg på konferansen i møtet: Roar Thun, Geir Hammer, Alexander Dalen, Bente Njøs Paulshus. Helge Underland og Anne Gunn Steen Røse meldte forfall. Varamedlemmer vil bli innkalt for å fylle plassene. Varamedlem Aleksander Torgersen Arnesen vil gi beskjed om han kan delta seinere. Redegjørelsen for oppstartskonferansen tas til orientering. Utvalget organiserer egen transport. Sak 36/11 Rapporter fra FIKS om selskapskontroll 2011 Inhabilitet: Helge Underland er medlem av styret et av selskapene som blir kontrollert i denne saken og ba utvalget vurdere hans habilitet ved behandlingen av denne

3 saken. 3 Styret som Helge Underland er medlem av er part i denne saken. I henhold til ny 6 e) i forvaltningsloven som trer i kraft dagen etter kontrollutvalgsmøtet, fra 1. november dette år, gir dette automatisk inhabilitet. Siden ikrafttredelsen er bare timer unna, og av hensyn til tilliten til utvalgets uavhengighet (jf ledd), legger kontrollutvalget den nye 6 e) og 6 2. ledd til grunn og erklærer Helge Underland inhabil i denne saken. Helge Underland fratrådte behandlingen av sak 36/11. Kontrollutvalget tar rapportene om selskapskontroll av hhv. Follo Rapportene oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1. Kommunestyret tar rapportene om selskapskontroll av hhv. Follo 2. Kommunestyret slutter seg til rapportenes anbefalinger og ber kommunens representanter i de aktuelle selskaper følge opp disse. I diskusjonen ble behovet for en oppfølging av eiermeldingen understreket fra flere. Ellers var utvalget forundret over at selskapene ikke hadde styreforsikringer på plass, ei heller hadde styrene regelmessige egenevalueringer. Det var enighet om at kommunestyret bør vurdere å behandle kontrollen av de to selskapene hvor Ski har eierandeler, som to adskilte saker. 1. Kontrollutvalget tar rapportene om selskapskontroll av hhv. Follo Rapportene oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: I. Kommunestyret tar rapportene om selskapskontroll av hhv. Follo II. Rapporten om Follo kvalifiseringssenter IKS har følgende anbefalinger: 1. Deltakerkommunenes eierskapsmeldinger bør legges fram på et representantskapsmøte i selskapet. 2. Selskapet bør tegne styreforsikring for styremedlemmene i selskapet. 3. Styret bør gjennomføre en årlig evaluering av sitt arbeid. 4. Styremedlemmene i Follo kvalifiseringssenter IKS bør la seg registrere i styrevervregisteret. 5. Selskapet bør vedta retningslinjer som sikrer at Offentleglova blir etterlevd. 6. Selskapet bør starte en prosess for å utarbeide etiske retningslinjer for selskapet. Kommunestyret slutter seg til rapportens anbefalinger og ber kommunens representanter i selskapet følge opp disse.

4 4 III Rapporten om Krisesenteret i Follo IKS har følgende anbefalinger: 1. Deltakerkommunenes eierskapsmeldinger bør legges fram på et representantskapsmøte i selskapet. 2. Selskapet bør tegne styreforsikring for styremedlemmene i selskapet. 3. Styret bør gjennomgå behovet for en videreutvikling av sitt planverk, jf. ønskene fra eierkommunene. 4. Selskapet bør vedta en styreinstruks. 5. Selskapet bør ta inn en konkretisering av rutinene for rapportering av HMS-arbeidet til styret i håndboken for dette arbeidet. 6. Styret bør gjennomføre en årlig evaluering av sitt arbeid. 7. Styremedlemmene i Krisesenteret i Follo IKS bør la seg registrere i styrevervregisteret. Kommunestyret slutter seg til rapportens anbefalinger og ber kommunens representanter i de aktuelle selskaper følge opp disse. Sak 37/11 Prosjektplan for overordnet analyse 2011/2012 Sak 38/11 1. Kontrollutvalget slutter seg til Follo distriktsrevisjons fremlagte prosjektplan av 30. september 2011 for overordnet analyse 2011/ Utvalget ber Follo distriktsrevisjon sette i gang arbeidet med utarbeidelsen av den overordnede analysen for Ski kommune. Utvalgslederen mente erfaringene med forvaltningsrevisjon er gode og valget av prosjekter baserer seg på en risiko-/overordnet analyse av virksomheten i kommunen. Fra neste år har kontrollutvalgene i Follo innstilt om at distriktsrevisjonen bør styrkes for å gjennomføre flere slike revisjoner. Den overordnede analysen vil legge grunnlaget for en ny handlingsplan for perioden til Sekretariatet orienterte om at revisjonen har bedt om at utvalgene gjør vedtak om tema for et prosjekt for 2012 og det vil bli fremmet en sak om dette til neste møte i utvalget. Innstillingen ble enstemmig vedtatt Skriftlig redegjørelse fra rådmannen på kontrollutvalgets spørsmål i forbindelse med byggesak vedr. oppstart av kafe i lokalene til Ski Gamle Hotell Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse i e-post til FIKS av 28. september 2011 med vedlegg om behandlingen av sak vedrørende søknad om oppstart av kafe i lokalene til Ski Gamle Hotell til orientering. Sak 39/11 Tertialmelding 2. tertial 2011 Saken ble lagt frem uten innstilling.

5 5 Utvalgslederen pekte på at utvalget har et ansvar for å følge med på om kommunens mål for arbeidet innen alle områder blir fulgt opp i tjenesteproduksjonen. Tertialmeldingene gir en nyttig status for arbeidet og disse meldingene bør fortsatt bli behandlet i utvalget. Utvalget ønsker å få seg forelagt tertialmeldingene fra kommunen til behandling. Sak 40/11 Møteplan høsten 2011 Sak 41/11 Informasjonen om utvalgets møteplan høsten 2011 tas til orientering. En møteplan for 1. halvår 2012 vil bli lagt fram på neste møte og utvalget ønsker da at møtene blir lagt til onsdager. Utvalgslederen fikk utvalgets tilslutning til å invitere rådmannen til utvalgets møte den 12. desember for å orientere om budsjettet for 2012 og økonomiplanen for de neste årene. Orienteringssaker Orienteringssakene tas til orientering. Ski, den 7. november 2011 Roar Thun Leder Helge Underland Nestleder