MØTEPROTOKOLL Nesodden kontrollutvalg

Transkript

1 Møtetid: kl. 17:15 Sted: Møterom Hasle i Tangenten MØTEPROTOKOLL Nesodden kontrollutvalg Av utvalgets medlemmer/varamedlemmer møtte 5 av 5. Møtende medlemmer: Arne Maus (SV), Arne Todok Eriksen (MDG), Sidsel Tjernshaugen (A), Jørn Bertelsen (H ), May Lissbeth Ananiassen (R) Fra sekretariatet: Jan T. Løkken (møtesekretær) Fra kommuneadministrasjonen møtte: Rådmann Geir Grimstad (sak 40/15) Fra Follo distriktsrevisjon: Avdelingsleder Didrik Hjort Diverse merknader: Møteprotokoll godkjent Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen (m): FIKS@follofiks.no

2 Saksliste Side Saker til behandling 38/15 Protokoll fra kontrollutvalgsmøtet /15 Kontrollutvalgets protokoller 3 40/15 Forvaltningsrevisjonsrapport om barnehager i Nesodden 3 41/15 Revisjonens rapport pr /15 Erklæringer fra revisor 4 43/15 Rapport om selskapskontroll /15 Tema for forvaltningsrevisjon /15 Overordnet analyse for forvaltningsrevisjon - framdriftsplan 6 46/15 NKRFs kontrollutvalgskonferanse 3. og 4. februar /15 Orienteringssaker 7 Nesodden kontrollutvalg Side 2 av 7

3 Nesodden KU-38/15 Protokoll fra kontrollutvalgsmøtet Protokollen fra kontrollutvalgsmøtet godkjennes Protokollen fra kontrollutvalgsmøtet godkjennes Nesodden KU-39/15 Kontrollutvalgets protokoller Protokollene fra kontrollutvalgets møter føres som vedtaksprotokoller, jf. kommunestyrets reglement for føring av sine protokoller. Protokollene fra kontrollutvalgets møter føres som vedtaksprotokoller, jf. kommunestyrets reglement for føring av sine protokoller. Nesodden KU-40/15 Forvaltningsrevisjonsrapport om barnehager i Nesodden Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten om barnehager i Nesodden til orientering. Saken oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret ber rådmannen følge opp følgende anbefalinger fra revisjonen og melde tilbake til kontrollutvalget om oppfølgingen innen tolv måneder. a. Rutinebeskrivelser i barnehagesektoren bør samles, jf. pågående arbeid med årshjul. Nesodden kontrollutvalg Side 3 av 7

4 b. Forbedring av årsplan, kompetanseplan og dialog med foresatte bør vektlegges i barnehagenes utviklingsarbeid. c. Bygningsvedlikehold i kommunale barnehagebygg bør prioriteres. For øvrig tar kommunestyret rapporten til orientering. Didrik Hjort presenterte hovedpunktene i rapporten og svarte på spørsmål. Geir Grimstad kommenterte rapporten og svarte på spørsmål Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten om barnehager i Nesodden til orientering. Saken oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret ber rådmannen følge opp følgende anbefalinger fra revisjonen og melde tilbake til kontrollutvalget om oppfølgingen innen tolv måneder. a. Rutinebeskrivelser i barnehagesektoren bør samles, jf. pågående arbeid med årshjul. b. Forbedring av årsplan, kompetanseplan og dialog med foresatte bør vektlegges i barnehagenes utviklingsarbeid. c. Bygningsvedlikehold i kommunale barnehagebygg bør prioriteres. For øvrig tar kommunestyret rapporten til orientering. Nesodden KU-41/15 Revisjonens rapport pr Kontrollutvalget tar revisjonens rapport pr til orientering. Kontrollutvalget tar revisjonens rapport pr til orientering. Nesodden kontrollutvalg Side 4 av 7

5 Nesodden KU-42/15 Erklæringer fra revisor Revisors brev av vedr. erklæring i forhold til kontrollutvalgets påse-ansvar med revisjonen og revisors brev av vedr. revisors egenvurdering av uavhengighet tas til orientering. Kontrollutvalget tar også brevet av stilet til rådmann og regnskapssjef vedr. erklæringer til orientering. Revisors brev av vedr. erklæring i forhold til kontrollutvalgets påse-ansvar med revisjonen og revisors brev av vedr. revisors egenvurdering av uavhengighet tas til orientering. Kontrollutvalget tar også brevet av stilet til rådmann og regnskapssjef vedr. erklæringer til orientering. Nesodden KU-43/15 Rapport om selskapskontroll 2015 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering. Saken oversendes kommunestyret med innstilling: Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene følge opp rapporten. Jan T. Løkken redegjorde for hovedpunktene i rapporten. Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering. Saken oversendes kommunestyret med innstilling: Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene følge opp rapporten. Nesodden kontrollutvalg Side 5 av 7

6 Nesodden KU-44/15 Tema for forvaltningsrevisjon 2016 Kontrollutvalget ønsker å få gjennomført forvaltningsrevisjon med følgende tema i 2016: Sekretariatet bes legge fram forslag til mål og problemstillinger til neste møte. I utvalgets diskusjon ble følgende tema trukket fram som aktuelle for forvaltningsrevisjon i 2016: vann og avløp, vedlikehold av kommunale bygg, barnevernet, samfunnssikkerhet og beredskapsarbeid. Det ble foreslått at utvalget i første omgang går videre med en forvaltningsrevisjon av vedlikehold av bygninger. Valg av tema for et prosjekt nr. 2 søkes avklart på neste møte. Forsalget framsatt i møtet ble enstemmig vedtatt. Sekretariatet bes legge fram forslag til mål og problemstillinger for en forvaltningsrevisjon av vedlikehold av kommunale bygg til neste møte. Utvalget tar da også sikte på å få avklart et annet tema for forvaltningsrevisjon nr. 2 i Nesodden KU-45/15 Overordnet analyse for forvaltningsrevisjon - framdriftsplan Kontrollutvalget slutter seg til forslaget til framdriftsplan for overordnet analyse. Follo distriktsrevisjon bes til neste møte legge fram et enkelt forslag til prosjektplan og faktadelen av overordnet analyse. Kontrollutvalget slutter seg til forslaget til framdriftsplan for overordnet analyse. Follo distriktsrevisjon bes til neste møte legge fram et enkelt forslag til prosjektplan og faktadelen av overordnet analyse. Nesodden kontrollutvalg Side 6 av 7

7 Nesodden KU-46/15 NKRFs kontrollutvalgskonferanse 3. og 4. februar 2016 Kontrollutvalget melder på følgende deltakere på NKRFs konferanse 3. og 4. februar 2016:.... Det ble foreslått at alle utvalgsmedlemmene kan delta på konferansen. Forslaget vedtatt i møtet ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget melder på følgende deltakere på NKRFs konferanse 3. og 4. februar 2016: Arne Todok Eriksen May Lissbeth Ananiassen Sidsel Tjernshaugen Arne Maus (gir nærmere beskjed om han kan delta) Nesodden KU-47/15 Orienteringssaker Orienteringssakene tas til orientering. Arne Maus orienterte om en klage på barnevernet i Nesodden som utvalget hadde mottatt. Sekretæren hadde i samråd med lederen svart at utvalget ikke behandler klager på enkeltvedtak. Som en generell klage er saken relevant for utvalget og vil ta den med i det videre arbeid med valg av forvaltningsrevisjon. Orienteringssakene tas til orientering. Nesodden kontrollutvalg Side 7 av 7