MØTEINNKALLING. Ås kontrollutvalg

Transkript

1 MØTEINNKALLING Dato: kl. 18:00 Sted: Lille sal i kulturhuset Ås kontrollutvalg Møtet er åpent for publikum i alle saker med mindre saken er unntatt offentlighet. Møtedokumenter er publisert på. Saksliste Saker til behandling 8/17 17/ Kommunens årsregnskap og årsberetning /17 16/ Rådmannens oppfølging - Forvaltningsrevisjonsrapporten "Skoleutbygging i Ås" 10/17 17/ Orienteringssaker 9. mai 2017 Eventuelt Eventuelle forfall eller inhabilitet meldes til sekretæren. Varamedlemmer møter etter særskilt innkalling. Liv Korslund har meldt forfall. Zen Mushtaq møter for henne. Ås, Håkon L. Henriksen/s./ leder sekretær 17/00017

2 Ås KU-8/17 Kommunens årsregnskap og årsberetning 2016 Saksbehandler: Lene H. Lilleheier Saksnr.: 17/ Saksgang Møtedato 1 Ås kontrollutvalg 8/ Sekretariatets innstilling: Kontrollutvalgets uttalelse om Ås kommunes årsregnskap for 2016: Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, revisjonsberetningen fra Follo distriktsrevisjon datert 18. april 2017 og rådmannens årsberetning for Kontrollutvalget merker seg at revisjonsberetningen er avlagt uten presiseringer eller forbehold. Ut over ovennevnte har kontrollutvalget ikke merknader til Ås kommunes årsregnskap for Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner det framlagte regnskapet for Ås kommune for Vedtaket oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Vedtak i saken sendes til: Kommunestyret med kopi til formannskapet SAKSUTREDNING: Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor skal det, i henhold til Kontrollutvalgsforskriften 7, avgi uttalelse om kommunens årsregnskap. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner m.v, 5, gir bestemmelser revisjonsberetningens innhold. Revisjonsforskriften 5, 4. ledd nr. 3, bestemmer at revisor også skal uttale seg om opplysninger i årsberetningen samsvarer med årsregnskapet. Follo distriktsrevisjon har avgitt en revisjonsberetning datert 18. april 2017, og

3 konkluderer med at: «Etter vår mening er det medfølgende årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir i det alt vesentlige en dekkende fremstilling av den finansielle stillingen til Ås kommune per 31. desember 2016, og av resultatet for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norge.» Revisor mener opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet er konsistente med årsregnskapet og i samsvar med lov og forskrifter. Revisjonsberetningen er avgitt uten forbehold eller presiseringer. Revisor viser i sin beretning til at «regnskapsmessig mindreforbruk» er på kr. 24,9 millioner kr. Dette resultatet viser først og fremst at det er brukt mindre penger enn budsjettert. Netto driftsresultat regnes ofte som den viktigste for kommunenes økonomi. Indikatoren gir i de fleste tilfeller et bilde på hvor mye som er igjen for å investere eller bygge opp reserver, og sier noe om handlefriheten til en kommune. Årsberetningen opplyser at netto driftsresultatet i 2016 var 48,8 mill.kr, tilsvarende + 3,6 % av driftsinntektene. Anbefalt nivå på minimum +1,75 %. 16,7 mill kr. av overskuddet skyldes inntektsføring av premieavviket på pensjon, som regnskapsmessig bedrer resultatet uten at det er en reell inntekt. Netto driftsresultat justert for premieavviket er på 32,1 mill. som utgjør 2,4 % av sum driftsinntekter. Regnskapet for 2016 viser at kommunens disposisjonsfond utgjorde 131 mill kr. Dette tilsvarer 9,7 prosent av brutto driftsinntekter. Fondet er et uttrykk for kommunens økonomiske handlefrihet. Fylkesmannen anbefaler at fondet utgjør minst 4% av driftsinntektene, slik at kommunen har en buffer mot uforutsette hendelser og økte kostnader. Driftsinntektene ble 3% høyere enn budsjettert og skyldes i hovedsak høyere rammetilskudd, men også merinntekter på brukerbetalinger. Kommunens langsiktige lånegjeld (eks. pensjonsforpliktelser) utgjør per kr mill. Lånegjelden har økt relativt sett mindre enn kommunens driftsinntekter, og skyldes at investeringsnivået har gått ned de siste årene. Ås har lavere lånegjeld enn gjennomsnittet i Follo og Kostra-gruppe 7.

4 Vedlagt saken følger også revisjonsrapport pr Revisjonsbrev nr. 9. vedr. investeringsbudsjettet. Denne er videresendt til rådmannen med anmodning om at rådmannen svarer revisjonen med kopi til kontrollutvalget innen utgangen av mai Rådmannen er innkalt til møtet for å orientere om hovedpunktene i regnskapet og for å svare på eventuelle spørsmål. Ås, 27. april 2017 Rådgiver Vedlegg: 1. Ås kommunens årsregnskap Ås kommunes årsmelding 2016 med årsberetning 3. Revisors beretning for 2016 datert Revisjonsbrev nr. 9 Revisjonsrapport per

5 Ås KU-9/17 Rådmannens oppfølging - Forvaltningsrevisjonsrapporten "Skoleutbygging i Ås" Saksbehandler: Lene H. Lilleheier Saksnr.: 16/ Saksgang Møtedato 1 Ås kontrollutvalg 9/ Sekretariatets innstilling: Saken oversendes kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar rådmannens tilbakemelding om oppfølgingen av vedtaket i K-sak 96/16 - Forvaltningsrevisjonsrapporten om skoleutbygging i Ås, til orientering. Vedlegg: Oppfølging K-Sak Rapport om skoleutbygging i Ås Øvrige dokumenter som ligger på saken: Forvaltningsrevisjonsrapporten Skoleutbygging i Ås Vedtak i saken sendes til: Kommunestyret SAKSUTREDNING: Kommunestyret behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten om skoleutbygging i Ås i sak 96/16 den og fattet følgende vedtak: a. Skolebehovsanalyse skal oppdateres hvert år, som grunnlag for handlingsprogrammet b. Kommunen skal satse på fremtidsrettede skolebygg med rasjonell størrelse, god arkitektur og robuste løsninger. 50 års levetid for skolebygg bør være et minimumsmål. c. Revidering av Ås kommunes reglementer, som er startet, skal avklare rolledelingen mellom hovedutvalg for teknikk og miljø, plan- og byggekomite, formannskap og kommunestyre med sikte på å klargjøre saksgangen i kommunale byggeprosjekter d. Rolledeling mellom politisk og administrativt nivå bør avklares i reglementet. e. Betegnelser i kommunens organisasjonskart etater, resultatenheter (enheter) og avdelinger bør benyttes konsekvent.

6 f. HMS-avvik i skolen skal rapporteres. Kommunestyret ber om tilbakemelding innen 1. mars Det er kontrollutvalgets oppgave å avgi rapport til kommunestyret om hvordan kommunestyrets merknader til forvaltningsrevisjonsrapporter er fulgt opp. 1 Rådmannens svar om oppfølgingen av vedtaket foreligger i vedlagte brev datert I brevet svarer rådmannen ut hvert av de ovennevnte punktene fra kommunestyrets vedtak med beskrivelse av hvilke tiltak som blir satt i verk. Sekretariatet mener at rådmannens tilbakemelding viser at kommunestyrets vedtak i denne saken blir fulgt opp. Rådmannen er innkalt til møtet for å svare på eventuelle spørsmål fra utvalget. Ås, 28. mars 2017 rådgiver 1 Veileder Kontrollutvalgshåndboka 2. utgave, Kommunal og moderniseringsdepartementet

7 Ås KU-10/17 Orienteringssaker 9. mai 2017 Saksbehandler: Lene H. Lilleheier Saksnr.: 17/ Saksgang Møtedato 1 Ås kontrollutvalg 10/ Sekretariatets innstilling: Sakene tas til orientering. VEDLEGG: 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets møte 24. januar ) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets møte 7. februar ) Lysbilder fra Landbrukssjefen Fellesmøtet i Ås 7. februar ) Vedtak fra kommunestyret Rådmannens oppfølging av anbefalingene i rapporten om Samhandlingsreformen. 5) FKTs fagkonferanse juni 2017 program. 6) Fylkesmannen Plan for samordning av tilsyn med andre tilsynsmyndigheter ) Kopi av innkalling til representantskapsmøte i FDR 27. april ) Aktivitetsplanen per mai Muntlige orienteringer: Fra revisjonen - Status for fusjon med Østfold kommunerevisjon jf. vedl. 7 ovenfor. Om FIKS Status for samarbeid med andre sekretariater og utlysning av stilling som kontrollsjef/daglig leder. v/håkon Henriksen. Formannskapets møte om eierstyring v/håkon Henriksen. Ås, 27. april 2017 rådgiver