SAKLISTE Sak nr. Sakstittel

Transkript

1 LEKA KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Dato: Torsdag 3. mai 2012 Tid: Kl Sted: Kommunestyresalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Leka kontrollutvalg har vedtatt at utvalgets møter er åpne. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 011/12 Besøk ved kommunal avdeling oppsummering og oppfølging 012/12 Plan for forvaltningsrevisjon /12 Plan for selskapskontroll /12 Kontrollutvalgets uttalelse Leka kommunes årsregnskap og årsmelding for 2011 Kl vil kontrollutvalget ha et arbeidsmøte knyttet til oppsummeringen etter det tidligere besøket i Teknisk område. Ordinært kontrollutvalgsmøte starter kl Steinkjer, Thor Erling Knædal leder Per Helge Genberg kontrollsekretær E-post: [email protected] Dir.tlf Mobil

2 SAK 011/12 BESØK VED KOMMUNAL AVDELING OPPSUMMERING OG OPPFØLGING Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Per Helge Genberg 011/ Saksbehandlers forslag til vedtak For at kontrollutvalget skal kunne stå helt fritt i sin drøfting etter besøket, vil saksbehandlers forslag til vedtak først bli lagt fram i møtet. Saksopplysninger Kontrollutvalget vedtok i sak 05/12 å besøke/holde møter med Teknisk område. Besøket ble gjennomført Fra kontrollutvalget deltok Thor Erling Knædal, Lidia Hakkebo, Bente Martinsen og Arve Haug. Per Helge Genberg fra KomSek Trøndelag IKS og Mildrid Rømo fra KomRev Trøndelag IKS var også til stede. Besøket var delt inn i fem sekvenser: 1. Møte med leder for Teknisk område Flaviu Borlea og ass.rådmann Reidun Helmersen 2. Møte med konsulent Annette Thorvik Pettersen 3. Møte med fagarbeider Arne Leif Fjellseth 4. Møte med arbeider Kjetil Bjørnstad 5. Møte med alle renholdere og vaktmestre Lederen i kontrollutvalget gjorde ved starten av hver møtedel oppmerksom på at det ikke ville bli skrevet noen formell rapport fra besøket. Alle inviterte svarte på spørsmål og hadde en dialog med kontrollutvalget. Vurdering Gjennom møtene med ledelse og ansatte har kontrollutvalget fått et bredt bilde av situasjonen ved Teknisk område i Leka kommune. På bakgrunn av dette ønsker utvalget å gi en orientering til kommunestyret SAK 012/12 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Per Helge Genberg 012/ Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt i Leka kommune, og prioriterer prosjektene slik:

3 1. Fellesfunksjoner; rett til innsyn, behandlingsmåten i forvaltningssaker, habilitet/ oppgavefordeling, sikkerhet for personopplysninger mm 2. Ressursbruk i pleie- og omsorgstjenesten 3. Teknisk, med vekt på vedlikeholdsrutiner og gjennomføring av tiltak 2. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret vedtar: Kommunestyret vedtar Plan for gjennom føring av forvaltningsrevisjonsprosjekt med følgende prioriteringer: 1. Fellesfunksjoner; rett til innsyn, behandlingsmåten i forvaltningssaker, habilitet/ oppgavefordeling, sikkerhet for personopplysninger mm 2. Ressursbruk i pleie- og omsorgstjenesten 3. Teknisk, med vekt på vedlikeholdsrutiner og gjennomføring av tiltak Kontrollutvalget gis myndighet til å foreta eventuelle rulleringer og endringer av planen innenfor planperioden. Vedlegg Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt utarbeidet av KomRev Trøndelag IKS Saksopplysninger Hjemmelen for forvaltningsrevisjon finnes i 77, pkt. 4 i Kommuneloven: Kontrollutvalget skal videre påse ( ) at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). 9 i Forskrift om kontrollutvalg sier dette om forvaltningsrevisjon: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon ( ) Forskriftens 10 hjemler planprosessen: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Kontrollutvalget vedtok i sak 020/11 å be KomRev Trøndelag IKS starte arbeidet med overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon I sak 003/12 drøftet kontrollutvalget aktuelle revisjonsområder og ga innspill på bakgrunn av et notat (diskusjonsgrunnlag) fra revisjonen.

4 Forslaget til forvaltningsrevisjonsplan fra KomRev Trøndelag IKS bygger på en gjennomført overordnet analyse, dvs. en vurdering av risiko og vesentlighet innenfor de ulike sidene av kommunens virksomhet. De foreslåtte prosjektene i alt 7 - er listet opp i uprioritert rekkefølge. KomRev Trøndelag har et estimat for hvor mange timer selskapet kan bruke på hver kommune. Leka får 185 timer i alt til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll årlig, og dette vil tilsi to-tre prosjekt samlet sett i valgperioden. I forrige periode ( ) ble det gjennomført ett forvaltningsrevisjonsprosjekt i Leka kommune. Vurdering Prosessen fram til planforslaget har denne gangen involvert kontrollutvalget i langt større grad enn tidligere, ved at utvalget på grunnlag av et diskusjonsnotat fra revisjonen har fått drøfte aktuelle tema og komme med innspill. Kontrollutvalget ga tydelige signal om konkrete prosjekt, og dette er fulgt godt opp i plandokumentet. Forvaltningsrevisjon skal framfor alt være et virkemiddel til å vise forbedringspunkt og gi en læringseffekt, slik at innbyggerne kan ha tillit til at forvaltningen skjer korrekt og tjenesteytingen blir best mulig. Ut fra en samlet vurdering, med stor vekt på kontrollutvalgets signal, er tre av de uprioriterte prosjektforslagene i plandokumentet prioritert. SAK 013/12 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Per Helge Genberg 013/ Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til Plan for selskapskontroll i Leka kommune med følgende forslag til prioriteringsliste: 1. Leka Industriselskap AS 2. Leka Vassverk A/L 2. Eierskapskontroll og ev. forvaltningsrevisjon i tilknytning til selskapskontroll utføres av KomRev Trøndelag IKS 3. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret vedtar: 1. Kommunestyret vedtar Plan for selskapskontroll i Leka kommune med følgende prioriteringsliste: 1. Leka Industriselskap AS 2. Leka Vassverk A/L 2. Kontrollutvalget gis myndighet til å foreta endringer i planen i planperioden. Vedlegg

5 Forslag til Plan for selskapskontroll i Leka kommune Saksopplysninger Hjemmelen for selskapskontroll finnes i 77, pkt. 5 i Kommuneloven: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper mm Kommunelovens 80 inneholder formuleringer om innsynsrett ved selskapskontroll. 13, 2.ledd i Forskrift om kontrollutvalg hjemler planprosessen: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Forskriftens 14 definerer innholdet i selskapskontrollen: ( )kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, ( ) I stadig større grad velger kommunene å bruke ulike selskap for å nå sine mål. Eierstyringen er formelt regulert i de forskjellige selskapslovene. Styret og den daglige ledelse i selskap som er organisert etter lov om aksjeselskap har relativt stor handlefrihet i forretningsmessige disposisjoner. Men også i interkommunale selskap har styret/daglig ledelse mer ansvar og frihet enn etatsledere i kommunen. Selskapenes ledelse representerer selskapet og ikke eier(ne), og det enkelte selskap skal forholde seg til en rekke interessenter i tillegg til eier(ne), f.eks lokale og sentrale myndigheter, kreditorer og ansatte. Kommunenes selskap forvalter betydelige verdier, og det trengs overordnede eierstrategier og retningslinjer med definerte mål. Kommunestyret må utøve eierskapet ved å kommunisere krav og forventninger gjennom sin(e) representant(er) i eierorganet. For aksjeselskaper er dette generalforsamling og for interkommunale selskap representantskap. Behovet for å gjennomføre selskapskontroll vil normalt være større i selskap som har et samfunnsmessig ansvar enn et rent forretningsmessig formål. I slike selskap kan det - i tillegg til en eierskapskontroll også være aktuelt å vurdere måloppnåelsen, ved å gjennomføre forvaltningsrevisjon. Selskapskontroll omfatter ikke en regelmessig kontroll med forretningsmessige disposisjoner. Dette kommer inn under styrets ansvarsområde. I Leka ble det i valgperioden igangsatt selskapskontroll av Namdal Rehabilitering IKS (2011), og kontrollen vil bli fullført i Vurdering

6 Hvordan kommunen ivaretar eierinteressene kan virke inn på tjenestene innbyggerne mottar fra selskapene, og kontroller bør prioriteres ut fra faktorer som risiko, eierandel, samfunnsmessig ansvar og tjenestetilbud. I løpet av en valgperiode kan kommunen gå ut av selskap eller inn i nye, eller det kan oppstå situasjoner som gjør en rask selskapskontroll nødvendig. Kontrollutvalget bør da kunne gjøre andre prioriteringer enn planvedtaket inneholder. SAK 014/12 KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE - LEKA KOMMUNES ÅRSREGNSKAP OG ÅRSMELDING FOR 2011 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Per Helge Genberg 014/ Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Det framlagte forslag til uttalelse vedtas som kontrollutvalgets uttalelse til Leka kommunes årsregnskap Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet, for å legges fram i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. 3. Kontrollutvalget tar kommunens årsmelding til orientering. Vedlegg 1. Forslag til uttalelse til Leka kommunes årsregnskap for Revisjonsberetning for 2011 fra KomRev Trøndelag IKS, datert Brev nr 3 til kontrollutvalget fra KomRev Trøndelag IKS, datert Andre saksdokumenter ikke vedlagt 1. Leka kommunes årsregnskap for 2011 utsendt fra kommunen. 2. Leka kommunes årsmelding for 2011 utsendt fra kommunen. Saksopplysninger Årsregnskapets funksjon er å gjøre rede for tilgangen på og anvendelsen av de midlene som kommunen forvalter. Årsregnskapet ses i sammenheng med kommunens årsberetning/ årsmelding. Sammen utgjør disse de viktigste dokumentene en kommune avgir i løpet av året. Bestemmelsene om årsregnskapet og årsberetningen finnes i Kommunelovens 48. Ut fra bestemmelsene i Forskrift om årsregnskap og årsberetning, og Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 10 gjelder følgende frister: Årsregnskapet skal være avlagt av fagsjef for regnskap innen 15. februar. Årsmelding skal være avgitt av administrasjonssjefen innen 31. mars. Revisjonsberetning skal avlegges senest innen 15. april. Dette gjelder også der regnskap ikke foreligger.

7 Årsregnskap og årsberetning skal vedtas av kommunestyret senest 30. juni, seks måneder etter regnskapsårets slutt. Årsregnskapet for 2011 Leka kommunes årsregnskap for 2011 er gjort opp med et overskudd (mindreforbruk) på kr Brutto driftsresultat for 2011 viser et overskudd (såkalt negativt beløp ) på kr , og netto driftsresultat viser et overskudd ( negativt beløp ) på kr Driftsregnskapet for 2011 nøkkeltall i kr. Regnskap 2011 Budsjett 2011 Regnskap 2010 Til fordeling drift Netto driftsresultat Bruk av tidligere års avsetninger Årets avsetninger Regnskapsmessig mer-/mindreforbruk Investeringsregnskapet er avsluttet i balanse. I notene til regnskapet blir det gitt en del viktig tilleggsinformasjon som har betydning for å forstå regnskapet. Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget skal avgi uttalelse til kommunens årsregnskap, og forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte av kvalifisert revisor, og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Dette gjennomfører kontrollutvalget ved løpende tilsyn. Leka kommunes årsregnskap er revidert av KomRev Trøndelag IKS. Oppdragsansvarlig revisor tilfredsstiller de kravene som er stilt i lov og forskrift. I sin uttalelse skal kontrollutvalget kommentere revisjonsmerknader av vesentlig karakter og eventuelle tidligere merknader som ikke er blitt tilfredsstillende fulgt opp. Revisjonsberetningen Revisor har avgitt beretning I revisjonsberetningen er det et forbehold knyttet til at det er oppgitt tre ulike tall for samlet budsjett; ett i kommunestyrets vedtak, et annet i regnskapsskjema 1A og et tredje i regnskapsskjema 1B i årsregnskapet. Også revisjonsberetningen for 2010 hadde et forbehold pga. tilsvarende uklarhet om budsjettsummen. Nummerert brev I brev nr 3 etter revisjon av årsregnskapet for 2011 påpeker revisjonen feil på tre felt. I tillegg til varierende tall for budsjett, viser det nummererte brevet til at Leka kommune ikke har godkjente rutiner i forhold til finansforskriften. Kravet om rapporterting til kommunestyret, som går fram av kommunens eget reglement for finansforvaltning, er heller ikke fulgt opp. Videre mangler Leka kommune rutiner for spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering, slik bokføringsloven krever.

8 Årsberetning/årsmelding for 2011 Begrepet årsberetning og kravene til hva den skal inneholde finnes i Kommunelovens 48 nr. 5 og 6. Dette gjelder bl.a. opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme kommunens økonomiske stilling og resultatet av virksomheten, den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i kommunen, tiltak som kan fremme formålene i lovverket om likestilling, antidiskriminering og tilgjengelighet, og tiltak for å sikre en høy etisk standard i virksomheten. Mange kommuner velger i likhet med Leka å bruke årsberetningen til å gi informasjon utover lovkravet, dvs. at dokumentet også viser mål og måloppnåelse for kommunens ulike avdelinger/ virksomheter og sier noe om spesielle forhold/tiltak i året. En slik utvidet beretning blir kalt årsmelding. Årsberetningen/årsmeldingen skal legges fram for kommunestyret i samme møte som årsregnskapet blir behandlet, og det vil være naturlig at kontrollutvalget også kommenterer den. Vurdering For andre år på rad har revisjonsberetningen forbehold pga uklarhet om kommunens tall for samlet årsbudsjett. Dette må rettes opp i Sjøl om det ikke har betydning for godkjenningen av regnskapet, er det viktig å merke seg de forhold som revisjonen tar opp i Revisjonsnotat (til rådmannen) om årsregnskapet for Sett i forhold til de formelle krav som stilles, sier årsmeldingen svært lite om tiltak knyttet til likestilling og etisk standard. Likevel inneholder Leka kommunes årsmelding for 2011 tilstrekkelig informasjon til å kunne bedømme aktiviteten i kommunen. For avdelinger og virksomheter er det gitt opplysninger om mål og måloppnåelse, brukergrupper, tjenester og økonomi. Kontrollutvalget kan ta årsmeldingen til orientering.