Kontrollutvalget i Bardu kommune

Transkript

1 Kontrollutvalget i Bardu kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte mandag, 6. juni 2016, kl , Kommunehuset Setermoen, Lille møtesal Sakskart Sak 07/16 Godkjenning av protokoll fra møte den 19. april 2016 Sak 08/16 Årsregnskap Bardu kommune 2015 Sak 09/16 Revisjonsbrev nr. 6 Sak 10/16 Eventuelt Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet. Bardu, 30. mai 2016 Torill A. Johansen Kontrollutvalgets leder Narvik, 30. mai 2016 Hålogaland Revisjon AS Tore Aleksander Hanssen Kontrollutvalgssekretariatet

2 Bardu kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 07/16 Sakstittel: Godkjenning av protokoll fra møte den 19. april 2016 Innstilling til vedtak: Protokollen fra møte den 19. april 2016 godkjennes. Saksopplysninger Gjennomgang av protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte. Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 19. april 2016

3 KontrollutvalgetiBardu Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET KommunehusetSetermoen, Kommunestyresalen Fra sak: Til sak: 04/ /2016 Fra kl.: Til kl.: 11:00 12:45 Følgende medlemmer møtte: Torill A. Johansen Vilhelm Kjelsvik Ragnhild Movinkel IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDT FORFALL: FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Frasekretariatet møtte: Tore AleksanderHanssen Thomas Jensen ANDRE: 3av 3 medlemmermøtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Saksliste oginnkalling bleenstemmig godkjent. Forfremtiden ønskermedlemmeneat det sendes sms-varsel om at innkallingtil kontrollutvalgets møterer oversendt pr epost. Sak 04/16 Godkjenning av protokoll fra møte den 14. januar Protokoll fraforrigemøte ble gjennomgått og det blefattet slikt VEDTAK: Protokoll framøteibardu kontrollutvalg den 14. januar 2016 godkjennes. Enstemmig vedtak.

4 KontrollutvalgetiBardu Sak 05/16 Avtale sekretariatsfunksjon Hålogaland Revisjon AS. Tore Hanssen ved sekretariatet orienterte kontrollutvalget om innholdet i inngått avtale om sekretariatsfunksjonen. På bakgrunn av ovenstående ble det fattet følgende VEDTAK: Redegjørelsen fra sekretariatet tas til orientering. Enstemmig vedtak. Sak 06/16 Eventuelt. - Uavhengighetserklæring fra KomRev NORDIKS Kontrollutvalgslederen redegjorde forinnholdet i uavhengighetserklæringa fraforvaltningsrevisor. Kontrollutvalget fattet så slikt VEDTAK Redegjørelsen fra kontrollutvalgslederen tas til orientering. - Møteplan 2016 Utvalget diskuterte når det ville væremest hensiktsmessig å hamøter utover sommeren og høsten, og kom frem til følgende datoer: Onsdag 8. juni Mandag 19. september Mandag 17. oktober Mandag 14. november Det ble viderebestemt at innkallingertil møter gjøres pre-post, og at ordførerog rådmann vil bli innkalt/orientert om møtene på forhånd. Kontrollutvalget ønsker å synliggjøre sitt arbeid ved å offentligjøre møtedatoeroginnkallinger/protokoller på kommunens hjemmeside. Kontrollutvalget kontakteradministrasjonen ogavklarer praktiskeforhold rundt dette. VEDTAK Møteplanen for 2016 ble godkjent, og nestemøte berammes kl på kommunehuset på Setermoen. Protokoll kontrollutvalgsmøtebardu19_04_2016 sak04/16 06/16 Side2av3

5 KontrollutvalgetiBardu Sekretariatet girkort redegjørelseforkravene til overordnet analyse Sekretariatet redegjorde gjennom en Powerpoint-presentasjon for kravene til overordnet analyse, og regelverket rundt en slik analyse ble drøftet. Kontrollutvalget diskuterte hvordan en slik analyse kan utføres i praksis. Dette kan være en omfattende oppgave, og kontrollutvalget ønsket å kommeigangmed å utarbeide overordnet analyse. Målsetningen er åfå ferdigstilt en overordnet analyseiløpet av høsten Kontrollutvalget fattet så slikt VEDTAK Redegjørelsen rundt regelverket for overordnet analysetas til orientering. Kontrollutvalget anmodet sekretariatet om å gå igangmed å lageen disposisjon som legges til grunn for utarbeidelseav overordnet analyse. - Engasjementsbrev fra KomRev NORDIKS Kontrollutvalgslederen redegjorde forinnholdet iengasjementsbrevet fra kommunens revisor. Kontrollutvalget fattet så slikt VEDTAK Redegjørelsen fra kontrollutvalgslederen tas til orientering. Møte ble deretter hevet ca. kl. 12:45. Bardu, 19. april 2016 Torill A. Johansen Leder kontrollutvalget ibardu Protokoll kontrollutvalgsmøtebardu19_04_2016 sak04/16 06/16 Side3av3

6 Bardu kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 08/16 Sakstittel: Årsregnskap Bardu kommune 2015 Innstilling til vedtak: 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Bardu kommunes årsregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet. Saksopplysninger I henhold til Forskrift om kontrollutvalg 7 skal kontrollutvalget gi en uttalelse til årsregnskapet til kommunestyret. Bestemmelsen fastsetter kontrollutvalgets rett til å knytte kommentarer til årsregnskapet med revisjonsberetning før årsregnskapet behandles i kommunestyret. Uttalelsen stiles til kommunestyret med kopi til formannskapet. Kommunens regnskap skal avlegges i henhold til forskrift om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak. Forskriften 7 inneholder bestemmelser om at det skal utarbeides særregnskap og årsberetning for kommunen. Nærmere krav til innhold i regnskapet samt noteopplysninger fremkommer i forskriftens 9 og 10. Regnskapsfrister og behandling av årsregnskapet og årsberetningen fremkommer i forskriftens 16; - Regnskapet skal være avlagt innen 15. februar - Rådmannens årsberetning skal være avlagt innen 31. mars - Regnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret selv senest Det fremkommer av samme paragraf at årsberetningen skal oversendes kontrollutvalget før kontrollutvalget avgir uttalelse til kommunens regnskap. Årsberetningen skal utarbeides i henhold til kravene i kommuneloven 48 nr. 5 og god kommunal regnskapsskikk. Revisjonsberetningen skal avlegges senest 15.april, jf. revisjonsforskriften 5.

7 Årsregnskapet for Bardu kommune 2015 med tilhørende revisjonsberetning er ferdig og skal behandles av kontrollutvalget. Årsregnskapet er avlagt og årsberetning for 2015 er avlagt og datert Revisjonsberetning er datert Årsregnskapet til Bardu kommune viser et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Investeringsregnskapet er gjort opp i balanse, dvs resultat lik 0,-. Revisjonsberetningen for Bardu kommune er en beretning med forbehold vedrørende manglende utgiftsføring av variabel lønn, og med forbehold om budsjett. Administrasjonen og kommunens revisor er invitert til å orientere i møtet. Vedlegg: Rådmannens årsberetning for 2015 Årsregnskap Bardu kommune 2015 Revisjonsberetning Bardu kommune 2015

8

9

10

11 Bardu kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 09/16 Sakstittel: Revisjonsbrev nr. 6 Innstilling til vedtak: Redegjørelsen fra revisor tas til orientering. Kontrollutvalget ber om skriftlig tilbakemelding på revisjonsbrev nr. 6 fra administrasjonssjefen. Saksopplysninger Kommuneloven 78 nr. 5 har bestemmelse om at revisor skal rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Formelle revisorbrev, jf. revisjonsforskriften 4, som omhandler vesentlige regnskaps- og internkontrollspørsmål skal adresseres til kontrollutvalget med kopi til administrasjonssjefen. Revisor KomRev NORD IKS har sendt kommunen et nummerert brev nr. 6 i forbindelse med at de har avgitt revisjonsberetning på Bardu kommunes årsregnskap for Revisor orienterer. Vedlegg: Revisjonsbrev nr. 6

12

13

14 Bardu kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 10/16 Sakstittel: Eventuelt Saksopplysninger Vedlegg: