Protokoll. Kontrollutvalget i Tysfjord FRA: MØTESTED: MØTEDATO: formannskapssalen Fra sak: Til sak: 06/ /2014. Fra kl.: Til kl.

Transkript

1 Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Tysfjord rådhus, 24. oktober 2014 formannskapssalen Fra sak: Til sak: 06/ /2014 Fra kl.: Til kl.: :30 Følgende medlemmer møtte: Ann Aashild Hansen (leder) Bjarne Langmo IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: Ingen MELDT FORFALL: Kurt Solstrøm FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Fra administrasjon: Rådmann i sak 08/14, 09/14, 10/14 Økonomileder i sak 08/14, 09/14, 10/14 Fra sekretariatet møtte: Espen Lund ANDRE: Fra KomRev NORD møtte: Inge Johannessen 2 av 3 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord (2) sak 06/14 11/14 Side 1

2 Sak 06/14 Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 24. oktober 2014 Protokoll fra møte 24. oktober 2014 ble gjennomgått og kontrollutvalget fattet slikt Protokoll fra møte 24. oktober 2014 ble godkjent. Sak 07/14 Oppfølging vedtak i kommunestyret 12/14 om «Forvaltningsrevisjonsprosjekt - investeringsprosjekter kommunen» - bilagskontrollen. Kontrollutvalget diskuterte innholdet i vedtaket fattet av kommunestyret i sak 12/14 og særlig siste punkt (pkt 5) i vedtaket hvor det er tatt inn at «Det foretas fullstendig bilagskontroll av Drag vannverk og Stetindhallen. Arbeidet iverksettes umiddelbart.» Det vises til kontrollutvalgets vedtak i sak 02/14, pkt. 1 og orientering gitt av rådmann i dagens møte, hvor rådmannen bekrefter at bilagene blir forelagt revisjonen for gjennomgang i tråd med kommunestyrets vedtak. Etter informasjon fra rådmann Konrad Sætra ble det fattet slikt Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Enstemmig vedtak Sak 08/14 Stetindhallen prosjektregnskap investering og regnskap Stetindhallen KF negativ revisjonsberetning. Det vises til kontrollutvalgets sak 04/14 vedrørende Stetindhallen. Økonomileder Mari Hegge og rådmann Konrad Sætra orienterte om status for avleggelse av så vel investeringsregnskap som årsregnskap Det ble vist til at det hadde vært uenighet om en faktura som har forsinket regnskapsavleggelsen. Kontrollutvalget diskuterte særlig det forhold at forsinkelsen av investeringsregnskapet medfører forsinkelse av utbetaling i størrelsesorden mnok 0,5 i utestående tilskudd fra Nordland Fylkeskommune/spillemidler. Kontrollutvalget fattet deretter slikt: Rådmannens og økonomileders redegjørelse tas til orientering. Kontrollutvalget finner det kritikkverdig at regnskapet til Stetindhallen KF ikke er klart til behandling av kommunestyret når en er kommet til november Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord (2) sak 06/14 11/14 Side 2

3 Sak 09/14 Regnskapet for Tysfjord kommune for Kontrollutvalget hadde fått sendt ut regnskap med noter og rådmannens årsmelding i forkant av møtet. Inge Johannessen fra KomRev NORD IKS, rådmann Konrad Sætra og økonomileder Mari Hegge var til stede og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget og redegjorde for regnskapet for Revisor presenterte sine funn fra årets revisjon, og kontrollutvalget kom med spørsmål og synspunkter. Etter en diskusjon i kontrollutvalget ble det avgitt slik UTTALELSE: 1: Kontrollutvalget vil anbefale at regnskap 2013, som viser et regnskapsmessig merforbruk på kr , godkjennes. 2: Kontrollutvalget vil likevel få rette oppmerksomheten mot følgende: 2-1: Kontrollutvalget stiller seg meget kritisk til at regnskapet for Tysfjord kommune for 2013 ikke er avlagt slik at det kan fremlegges for kommunestyret for behandling før november Det vises i denne forbindelse til revisors negative beretning fra 15. april 2014 og under overskriften «Andre forhold» i beretningen fra 23. september Det vises videre til revisjonsbrev nr. 11 hvor det tas opp så store feil og mangler at regnskapet ble tilbakekalt av kommunen. De siste årene har kommunens regnskap vært avlagt og trukket tilbake to eller tre ganger før det har vært av en slik kvalitet at regnskapet kan fremlegges og godkjennes som kommunens regnskap. Kontrollutvalget stiller spørsmål ved om kommunen har tilfredsstillende kapasitet og kompetanse til å klare å avlegge regnskapet innen lovbestemte frister. 2-2: Kontrollutvalget vil rette oppmerksomheten mot at revisjonen tar forbehold knyttet til manglende rutiner for avstemming av sykepengerefusjoner. Det vises til revisjonsberetningens forbehold om manglende rutiner for avstemming av refusjon sykepenger. Videre vises til eget revisjonsbrev nr. 12. fra revisjonen datert 17. september 2014 om at kommunen ikke har tilfredsstillende rutiner for avstemming og oppfølging av sykepengerefusjoner. Det vises særlig til revisjonens merknad om at det er forekommet tilfeller der sykemelding er kommet til lønnsavdelingen så sent at retten til refusjon er bortfall og pengene er tapt. 2-3: Videre vil kontrollutvalget rette oppmerksomheten til revisjonens forbehold i revisjonsberetningen for 2013 om mangler ved avstemming/utfylling av følgeskriv til lønns- og trekkoppgaver. Forholdet er også omtalt i revisjonsbrev nr. 13, datert 23. september : Kontrollutvalget vil henlede oppmerksomheten mot revisors merknader i ovennevnte revisjonsbrev nr. 13 om avvik mellom regnskap og budsjett, for så vel drifts- som investeringsregnskapet. Kontrollutvalget vil anmode Tysfjord kommunestyre å ha et særskilt fokus på budsjettoppfølging i perioden fremover, med rapporteringer av status og avviksrapportering ved hvert kommunestyremøte. 2-5: Kontrollutvalget ber om at de forhold som er tatt opp i revisjonens brev nr. 12 og 13 snarest og senest innen 15. november 2014 besvares direkte til revisjonen, med kopi til kontrollutvalget. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord (2) sak 06/14 11/14 Side 3

4 2-6: Endelig vil kontrollutvalget rette oppmerksomheten mot rådmannens kommentar i Tysfjord kommunes årsmelding 2013 s. 25 som viser til at årets driftsresultat er justert for inntektsføring av premieavvik med ca. kr. 0,811 millioner i Akkumulert premieavvik pr er kr. 22,757 millioner. Enstemmig uttalelse. Sak 10/14 Revisjonsbrev. Revisjonsbrev. - Revisjonsbrev nr. 11 Årsregnskap 2013 (før revisjonsberetning) - Kommunens svar på revisjonsbrev nr Revisjonsbrev nr. 12 Sykepengerefusjoner - Revisjonsbrev nr. 13 Årsregnskap 2013 (etter revisjonsberetning) Kontrollutvalget gikk gjennom de ovenstående revisjonsbrevene fra KomRev NORD IKS. Brevene ble også diskutert i forbindelse behandling av sak 09/14 over og er tatt inn under kontrollutvalgets uttalelse. Kontrollutvalget viser til uttalelsen til regnskapet 2013 og fattet slikt Kontrollutvalget ber om at de forhold som er tatt opp i revisjonens brev nr. 12 og 13 snarest og senest innen 15. november 2014 besvares direkte til revisjonen, med kopi til kontrollutvalget. Sak 11/14 Eventuelt/orienteringssaker. - Brev fra Firma John O. Pedersen ang. Anbudskonkurranse - leie av omsorgsleiligheter Kontrollutvalget gikk gjennom brevet fra John O. Pedersen og diskuterte innholdet i brevet. Det ble i diskusjonen fremhevet at kontrollutvalget ikke er et klageorgan i forhold til kommunal saksbehandling. Uten å ta stilling til den konkrete saken, fattet kontrollutvalget følgende Kontrollutvalget ber sekretariatet innhente vedtak i kommunestyresak 55/13 og legge dette frem for kontrollutvalget til neste møte. - Notater/oppsummeringsbrev fra KomRev NORD IKS til administrasjonen: o Notat om regnskapsføring av formidlingslån o Selvkost på vann, avløp, renovasjon og feiing. o Oppsummeringsbrev Tysfjord kommune 2013 Kontrollutvalget tar brevene fra KomRev NORD IKS til orientering. - Uavhengighetserklæring fra KomRev NORD IKS Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord (2) sak 06/14 11/14 Side 4

5 Kontrollutvalget har mottatt uavhengighetserklæring fra KomRev NORD IKS for henholdsvis revisjon av Tysfjord kommunes regnskap og for revisjon av regnskapet til Stetindhallen KF. Kontrollutvalget tar uavhengighetserklæringene til etterretning. - Forvaltningsrevisjon oppfølging av kommunestyrets vedtak 100/12 Økonomisk gjennomgang prosjekter. Kontrollutvalget gikk gjennom prosjektskisse utarbeidet av sekretariatet i tråd med vedtak i kontrollutvalgets sak 2/14, pkt. 2 og etter noen mindre justeringer ble det fattet slikt Kontrollutvalget vedtar gjennomføring av neste trinn i oppfyllelsen av kommunestyrets vedtak i sak 100/12 og ber sekretariatet oversende vedtatte prosjektskisse slik denne er fastsatt i dagens møte, til KomRev NORD IKS til videre behandling. - Henvendelse til kontrollutvalget fra Kommunedelsutvalget for Kjøpsvik, Hundholmen, Kjelkvik, Haukøy og Skrovkjosen. Kontrollutvalgets leder orienterte om brev fra ovenstående om Tysfjord Marine Farm AS Søknad om klarering av ny lokalitet Teistbærvika i Tysfjord kommune. Kontrollutvalget fattet slikt Kontrollutvalget tar brevet til orientering. Møtet ble etter dette hevet. Kjøpsvik, 24. oktober 2014 Ann Aashild Hansen Leder i Tysfjord kontrollutvalg Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord (2) sak 06/14 11/14 Side 5