Protokoll. Kontrollutvalget i Tysfjord FRA: MØTESTED: MØTEDATO: 8. september 2015 Fra sak: Til sak: Formannskapssalen 23/ /2015

Transkript

1 Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Tysfjord rådhus, Formannskapssalen 8. september 2015 Fra sak: Til sak: 23/ /2015 Fra kl.: Til kl.: :30 Følgende medlemmer møtte: Ann Aashild Hansen (leder) Kurt Solstrøm Bjarne Langmo IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: Ingen MELDT FORFALL: FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Fra administrasjon: Oddbjørn Nilsen, Rådmann (Tilstede under hele møtet) Bjørnar Grunni, Saksbehandler økonomi og personal (Sak 27/15) Ingunn Foshaug, Personalleder (Sak 28/15) Fra sekretariatet møtte: Tore Aleksander Hanssen Håvard Nystad ANDRE: Fra KomRev NORD møtte: Inge Johannessen Fra Stetindhallen Tysfjord KF møtte: Franz Henriksen, Styreleder (Sak 24/15) 3 av 3 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 08_09_2015.docx sak 23/15 28/15 Side 1

2 Inledningsvis ble det tatt opp av sekretariatet at alle sakene måtte forskyves et nummer frem. Årsaken til dette er at det i forrige kontrollutvalgsmøte ble opprettet en tilleggssak i møtet og dette ble ikke tatt hensyn til ved opprettelse av sakskart til møtet 8. september. Sak 23/15 - Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 10. juni 2015 Protokoll fra møte 10. juni 2015 ble gjennomgått og kontrollutvalget fattet slikt Protokoll fra møte 10. juni 2015 ble godkjent. Enstemmig Vedtak Sak 24/15 - Regnskap for Stedtindhallen Tysfjord KF for 2014 og investeringsregnskap. Styreleder i Stetindhallen og rådmann var til stede i møtet og orienterte kontrollutvalget om Stetindhallen. I følge styreleder var det en del frem og tilbake i starten om hvilken form Stetindhallen skulle drives. Det ble etter hvert besluttet at den skulle bli etablert som et kommunalt foretak. Dette var en selskapsform som styreleder ikke hadde erfaring fra. Styreleder orienterte om at det ble vurdert muligheter for å kjøpe regnskapstjenester fra flere leverandører, men siden det er et kommunalt foretak og har krav om rapportering iht. KOSTRA så var det kun Tysfjord kommune som kunne tilby disse regnskapstjenestene. I følge styreleder så var det mye som måtte avklares underveis etter oppstart av prosjektet. Blant annet har ikke styret vært klar over regler for rapportering til kommunestyre mht. regnskap og regulering av budsjett. Det har vært vanskelig for ledelsen i Stetindhallen å styre virksomheten da de ikke har hatt tilgang til regnskapet og de har vært nødt til å ha et skyggeregnskap for å få oversikt over driften. I følge styreleder er de nå lovet tilgang til Agresso av kommunen. Revisor orienterte om at det er styrets ansvar å avlegge regnskapet og at et kommunalt foretak har samme frist som kommunen for avleggelse den 15. februar. Revisor orienterte også om at før de kan utstede revisjonsberetning så skal regnskapet være behandlet av styret. Når det gjelder ferdigstillelse av regnskapet for 2014 så fikk styreleder beskjed fra revisor at det manglet årsberetning fra styret for 2014 samt at revisjonsbrev nr. 1 måtte besvares før de kunne utstede revisjonsberetning. I følge revisor så er foreløpig resultat for Stetindhallen 2014 et overskudd på kr ,- og samlet overskudd for 2013 og 2014 er et overskudd på ca. kr ,-. Rådmannen hadde også en generell orientering og styreleder ble gjort kjent med sin rolle og hvilket ansvar som forelå med tanke på utarbeidelse og ferdigstillelse av regnskap. Rådmann orienterte om at kommunale foretak skal iht. vedtak rapportere til kommunestyret og at kommunestyret får fremlagt budsjettreguleringer. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 08_09_2015.docx sak 23/15 28/15 Side 2

3 Kontrollutvalgsleder orienterte om tilbakemelding fra økonomileder om at det er investert kr ,- i inventar og utstyr som er tatt med i investeringsregnskapet til Tysfjord kommune for flerbrukshall i Kjøpsvik. Flerbrukshallen har videre fått innvilget et tilskudd fra havbruksfondet på kr ,- som er inntektsført i Stetindhallens driftsregnskap for Dette strider mot fondets forutsetninger. Til behandling lå også investeringsregnskap med revisjonsuttalelse for Stetindhallen. På bakgrunn av ferdigstillelse av investeringsregnskapet har Tysfjord kommune nå fått utbetalt de resterende spillemidlene til investeringen. Kontrollutvalget var kritisk til at det endelig regnskapet viser overskridelser på over 10 millioner kroner som utgjør 45 % av de budsjetterte kostnadene for prosjektet. I tillegg anses det som kritikkverdig at de endelig tallene for investeringen ikke foreligger før 3 år etter at flerbrukshallen var ferdig. På bakgrunn av de orienteringer nevnt ovenfor og diskusjon i kontrollutvalget ble det fattet følgende Vedtak Kontrollutvalget ber styret følge opp ansvaret det er pålagt av lovverket mht til fremtidig regnskapsavleggelse. Kontrollutvalget er ikke fornøyd med at styret ikke har ferdigstilt regnskap innenfor lovens frist. Kontrollutvalget viser til tidligere meldt svarfrist innen 31. august for revisjonsbrev nr. 1 og ber styret besvare dette i skriftlig form snarest. Kontrollutvalget mener at det er bekymringsverdig at det er ca. 10. millioner i overskridelser som utgjør 45 % av budsjetterte kostnader på prosjektet, og at man først 3 år etter ferdigstillelse får forelagt endelige tall for prosjektet. Kontrollutvalget forventer at saken forelegges kommunestyret for endelig full finansiering av overskridelsene i prosjektet. Kontrollutvalget konstaterer at tilskudd kr ,- fra havbruksfondet er tilført driftsregnskapet for 2013 i strid med gjeldende reglement for havbruksfondet Enstemmig vedtak. Sak 25/15 Regnskap Tysfjord Kommune 2014 Revisor orienterte om at de ikke fikk regnskapet oversendt til revisjon innenfor lovpålagt frist. Status i møtet var at de var nesten ferdig med revisjonen av regnskapet og at det lå an til at revisjonsberetningen vil være klar i løpet av en uke. Resultatet for 2014 vil bli et underskudd på ca. 12,1 millioner kroner og kommunen vil da ha et akkumulert underskudd på ca kr. 30 millioner kroner. Rådmann orienterte om at han har startet en prosess som medføre at det vil tatt flere grep for å få kontroll på situasjonen slik at kommunen kan unngå underskudd i fremtiden. Det vil bli stilt strengere krav til de ansatte både med hensyn til rapportering og overholdelse av budsjett. Det vil også bli satt fokus på opplæring og rådmann har allerede bedt om hjelp fra revisjonen til opplæring på regnskap og rutiner tilknyttet økonomisk styring. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 08_09_2015.docx sak 23/15 28/15 Side 3

4 På bakgrunn av orienteringen fra revisor og rådmann fattet kontrollutvalget følgende Kontrollutvalget er kritisk til at kommunens regnskap for 2014 ikke er fremlagt til kontrollutvalget for behandling innen lovens frister. Orienteringen fra rådmann tas til orientering. Enstemmig vedtak. Sak 26/15 Status for pågående forvaltningsprosjekt Notat fra forvaltningsrevisor Truls Siri om status for pågående forvaltningsprosjekt i Tysfjord kommune ble gjennomgått. Tilbakemeldingen er at utkast til rapport ble oversendt til teknisk sjef for verifisering med svarfrist Revisor forventer at endelig rapport foreligger i uke 42. På bakgrunn av orienteringen fattet kontrollutvalget slikt Vedtak Statusorientering fra forvaltningsrevisor tas til orientering. Enstemmig vedtak. Sak 27/15 Oppfølging av kommunestyrets vedtak vedr. utvidet bilagskontroll Stetindhallen og Drag Vannverk. Saken gjelder oppfølging av kommunestyrets vedtak 50/15 som gjelder rapport for utvidet bilagskontroll i Stetindhallen og Drag Vannverk. Rapporten konkluderte med brudd på bokføringsloven og at det for store deler av prosjektene ikke har vært mulig å kontrollere attestasjon og anvisning av bilag. Årsaken til dette er at kommunen høsten 2012 gikk over til nytt regnskapssystem og hadde ikke lengre tilgang til det gamle systemet hvor største delen av dokumentasjon av attestasjon og anvisning lå. Ved behandling av sak 50/15 i kommunestyret fremkom det informasjon om at det gamle systemet ligger på en server hos kommunen og at det skal være mulig å få tilgang til bilagene. I vedtaket til kommunestyret fremkommer det i et punkt at rådmannen skal fremlegge en plan for kommunestyret for oppfølging av saken høsten Rådmannen orienterte om at han ikke hadde rukket å sette seg tilstrekkelig inn i saken og vedtaket fra kommunestyret men at han skulle ta tak i saken umiddelbart. Han orienterte om serveren hvor det gamle regnskapssystemet ligger og hentet inn Bjørnar Grunni som er saksbehandler på økonomi og personal for å orientere kontrollutvalget. I følge Grunni så ligger alle bilag med dokumentasjon om hvem som har anvist og attestert bilagene tilgjengelig på serveren. De er avhengig av å få et bilagsnummer for å søke opp bilaget og da kan de ta en såkalt skjermdump av bilaget som viser de nødvendige Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 08_09_2015.docx sak 23/15 28/15 Side 4

5 opplysningene om attestasjon og anvisning. På bakgrunn av orientering fra rådmann og Grunni fattet kontrollutvalget slikt 1. Kontrollutvalget har ikke fått forelagt en fullstendig rapport for utvidet bilagskontroll på grunn av manglende dokumentasjon av attestasjon og anvisning av fakturaer for prosjektene. 2. Kontrollutvalget ber administrasjonen fremskaffe nødvendig dokumentasjon av attestasjon og anvisning for alle bilag over kr ,- og at det blir foretatt stikkprøver av bilag under kr ,-. 3. Kontrollutvalget ber KomRev NORD IKS gjennomføre kontrollhandlingene nevnt i punkt 2 slik at det kan bli utarbeidet en fullstendig rapport for utvidet bilagskontroll av Stetindhallen og Drag Vannverk. Sak 28/15 Håndtering av sykemeldinger og andre fravær i forbindelse med sykdom. I forrige kontrollutvalgsmøte kom det i sak 20/15 frem at kommunen har mistet en del sykepengerefusjoner på grunn av at 3 måneders fristen fra Nav var utgått. Kontrollutvalget fikk en generell orientering om dette fra tidligere rådmann på epost, men kontrollutvalget ønsket en grundigere orientering om saken. Rådmann var tilstede i møtet og orientert og hadde også med seg personalleder Ingunn Foshaug. Foshaug bekreftet opplysningene fra tidligere rådmann om tap av sykepengerefusjoner. Kommunen har slitt med manglende kapasitet på lønn på grunn av sykemeldinger. De har vært avhengig av å leie hjelp til lønnskjøring fra Steigen kommune. Alle refusjonskrav skal nå være sendt inn og disse skal være ajour. De har ikke fått avstemt balansekontoene ennå slik at de har ikke fullstendig oversikt over om alle refusjonskravene er kommet inn på konto til kommunen. Rådmann orienterte om at han har tatt grep for å leie inn ressurser for å få gjort de nødvendige avstemminger av balansekontoene på lønn. I tillegg så er han opptatt av at folk som er sykemeldt skal komme seg så fort som mulig tilbake i jobb og har startet en dialog med Nav om hyppig oppfølging av de sykemeldte. På bakgrunn av orienteringen fra rådmann og personalleder fattet kontrollutvalget slikt Rådmannens og personalleders orientering tas til etterretning Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 08_09_2015.docx sak 23/15 28/15 Side 5

6 Sak 29/15 Eventuelt/orienteringssaker. - Budsjett for kontroll og tilsyn Revisor tok opp i møtet at det bør vurderes om kontrollutvalget skal utarbeidet et forslag til budsjett for tilsyn og kontroll som skal legges frem for kommunestyret for behandling. Budsjettet skal inneholde budsjett for kontrollutvalget, sekretariatet og revisjon. Kontrollutvalget fattet slikt Sekretariatet lager forslag til budsjett for tilsyn og kontroll som egen sak i neste møte. - Orientering fra Rådmann. Kontrollutvalget tok opp med rådmann at det har vært en del tilfeller hvor saker fra kontrollutvalget til kommunestyret ikke har blitt tatt med i den ordinære sakslisten til kommunestyret, men kun tatt med som tilleggssaker i møtet. Kontrollutvalget har også registrert at tilleggssaker til kommunestyret ikke blir lagt ut på nettet sammen med ordinær innkalling men sendes kun ut på epost til kommunestyret. Det som skjer i disse tilfellene er at sakspapirene for tilleggssakene ikke blir gjort tilgjengelig for andre men at man kun finner vedtak på sakene i protokoll fra møtet. Rådmann orienterte om at han skal jobbe med å få på plass rutiner for at disse forholdene skal bli korrekt håndtert. Han orientert også om at de i løpet av neste år vil få på plass et nytt system for håndtering av saksdokumenter. På bakgrunn av diskusjon i kontrollutvalget og tilbakemelding fra rådmann fattet kontrollutvalget slikt - Kontrollutvalget forventer at rådmann får på plass rutiner og systemer for korrekt håndtering av saker fra kontrollutvalget til kommunestyret og generelt tilleggssaker til kommunestyret. Møtet ble etter dette hevet. Kjøpsvik, 10. september Ann Aashild Hansen Leder i Tysfjord kontrollutvalg Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 08_09_2015.docx sak 23/15 28/15 Side 6