Protokoll. FRA: MØTESTED: MØTEDATO: 20. juni 2008 Kommitérommet (1. etg) Fra sak: Til sak: Fra kl.: Til kl.

Transkript

1 Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Narvik rådhus, 20. juni 2008 Kommitérommet (1. etg) Fra sak: Til sak: 26/ /2008 Fra kl.: Til kl.: Følgende medlemmer møtte: Anne Rabaas Hagesæter (leder) Per Henrik Mørk (nestleder) Tone Merete Viklem Olsen Anbalagan Ratnasingam Per Storlien IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: Ingen MELDT FORFALL: Ingen FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Fra sekretariatet møtte: Espen Lund Håvard Nystad ANDRE: Fra KomRev Nord møtte Elsa Saghaug Fra Narvik Havn KF møtte til sak 29/08 Britt Trude Rist (nestleder styre Narvik Havn KF) 5 av 5 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Saksliste og innkalling enstemmig godkjent.

2 Sak 26/08 Godkjenning av protokoll fra møte den 22. mai Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 22. mai ble gjennomgått. Det ble etter gjennomgangen av protokollen fattet slikt Protokoll fra møte i Narvik kontrollutvalg den 22. mai 2008 godkjennes. Sak 27/08 Habilitet kontrollutvalgets leder Uttalelse fra Fylkesmannen. Kontrollutvalgets leder fratrådte under behandlingen av saken. Det var ikke innkalt vararepresentant for Hagesæter. De gjenværende medlemmene diskuterte uttalelsen fra Fylkesmannens uttalelse og hvilke konsekvenser kontrollutvalgets leders forhold til økonomikonsulent i Narvik kommune kan få for kontrollutvalgets praktiske arbeid og oppfatning av utvalgets arbeid hos allmennheten. Etter en grundig diskusjon fattet kontrollutvalget følgende VEDTAK Fra Fylkesmannens brev av 14. april 2008 som svar på kontrollutvalgets henvendelse av 18. februar 2008 gjengis følgende: Avgjørende for vurderingen etter forvaltningslovens 6 annet ledd er hvordan forholdene fortoner seg for allmennheten. Det er med andre ord av liten betydning at vedkommende selv mener seg habil. Slik Fylkesmannen ser det, er det i forvaltningens interesse å praktisere habilitetsreglene strengt. Dette blant annet fordi det er svært viktig at publikum har tillit til at de avgjørelser som tas her er blitt til på lovlig måte. Ut over det som er nevnt ovenfor, er det vanskelig å si noe konkret om habiliteten uten å kjenne de konkrete situasjonene. Vi viser til at spørsmål om habilitet må vurderes konkret i den enkelte sak på bakgrunn av sakens anliggende. I saker hvor økonomirådgiver er part, vil leder av kontrollutvalget være inhabil til å ta saken opp til kontroll, jf forvaltningsloven 6 første ledd bokstav b. Som eksempel på partsforhold kan være saker som direkte angår økonomirådgiver personlig, som for eksempel fastsettelse av lønnsforhold i stillingen. De mest aktuelle problemstillinger vil vel være saker hvor økonomirådgiver har vært saksbehandler eller vært en av flere som har deltatt under tilrettelegging av grunnlaget for en avgjørelse. I slike tilfeller kan det være grunner som taler for at Anne Rabaas Hagesæter som leder av kontrollutvalget må betraktes som innhabil. Dette fordi hennes slektskapsforhold til saksbehandler kan være egnet til å svekke tilliten til hennes upartiskhet og det resultat som kontrollutvalget kommer fram til. Her må man imidlertid foreta en konkret vurdering ut fra sakens karakter og alvorlighetsgrad. Kontrollutvalget tar Fylkesmannens uttalelse til etterretning, og vil behandle spørsmålet om habilitet fra sak til sak. Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik , sak 15/08 18/08 Side 2 av 5

3 Sak 28/08 Terra-saken oppfølging av granskningsutvalgets arbeid. Kontrollutvalget har ikke direkte befatning med granskningen i forbindelse med Terra-saken, men ønsker å holde seg løpende orientert om fremdriften og konklusjonene i saken. Det ble også diskutert om kontrollutvalgsmedlemmer som satt i bystyret i den perioden plasseringene i Terrasaken ble behandlet vil kunne bli å betrakte som innhabile ved kontrollutvalgets behandling av saken. Spørsmålet ble ikke endelig avklart. Med dette utgangspunkt, fattet kontrollutvalget slikt Kontrollutvalget vil i neste kontrollutvalgets møte gjennomgå granskningsrapporten fra KPMG og vurdere eventuell videre behandling av saken. Sak 29/08 - Konsesjonskraft mulig utredning langsiktig avtale om utleie. Saken var fremmet i forkant av møte i kontrollutvalget 22. mai 2008 på bakgrunn av innstilling til bystyret i Narvik om at kontrollutvalget skulle foreta nærmere undersøkelser i saken. Da bystyret i saken fattet vedtak om å nedsette et eget utvalg til å se på saken om kommunens langtidsutleie av konsesjonskraft, besluttet kontrollutvalget å ikke behandle saken videre. Det ble således ikke truffet noe vedtak i saken. Sak 30/08 - Regnskap Narvik Havn KF. Kontrollutvalget fikk i møte 22. mai 2008 i sak 20/08 en orientering om regnskapet og prosessen for regnskapsavleggelsen. På dette tidspunkt var det ikke klart om det ville komme endringer i styrets årsberetning, og kontrollutvalget besluttet å avvente endelig behandling og uttalelse til regnskapet til neste møte. I forbindelse med ny behandling, møtte Britt Trude Rist, nestleder i styret i Narvik Havn KF, i styreleders reisefravær, og orienterte om innholdet i styrets årsberetning og om styrets arbeid i prosessen med regnskapsavleggelsen. Etter at nestleder i Narvik Havn KF sitt styre hadde forlatt, orienterte sekretariatet ved Espen Lund om at det i etterkant av orienteringen om regnskapet i forrige møte, var oversendt et brev, datert 2. juni 2008, fra Narvik Havns administrasjon til KomRev Nord IKS, med kopi til styreleder i Narvik Havn KF og kontrollutvalget ved sekretariatet. Brevet ble senere samme dag muntlig trukket tilbake av havnedirektør og anmodet makulert av så vel KomRev Nord IKS som av sekretariatet i kontrollutvalget. Brev om tilbaketrekking ble sendt fra Havnedirektør 3. juni Av mail av samme dato fra styrets leder i Narvik Havn KF til styrets medlemmer fremkommer at styret ser på brevet av 2. juni 2008 som et internt dokument. Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik , sak 15/08 18/08 Side 3 av 5

4 På denne bakgrunn ble kontrollutvalget orientert om at brev av 2. juni var mottatt, samt senere brev av 3. juni og mail av samme dato, jfr. ovenfor, hvor det ble anmodet om tilbaketrekking av brev av 2. juni Basert på at brevet var blitt kjent utenfor de opprinnelig tiltenkte mottakerne, ble kontrollutvalget bedt om å ta stilling til om brevet skulle utdeles til kontrollutvalgets medlemmer for behandling eller om anmodningen om makulering skulle etterkommes. Kontrollutvalget fattet slikt 1. Kontrollutvalget tar økonomisjefen i Narvik Havn KF sin orientering til underretning. 2. Kontrollutvalget ber om at Narvik Havn KF sørge for at det etableres rutiner som tilfredsstiller krav til internkontroll samt rutiner for kontroll av at disse overholdes., jfr. revisjonens forbehold i revisjonsberetningen for Forslag til uttalelse: Kontrollutvalget fikk i møte 22. mai 2008 orientering om regnskapet til Narvik Havn KF for regnskapssåret Videre fikk kontrollutvalget en orientering om styrets årsberetning i møte 20. juni Grunnlaget for behandlingen har vært det fremlagte årsregnskapet, styrets beretning og revisjonsberetningen. Økonomisjef Kai Arne Sortebeck i Narvik Havn KF orienterte kort om regnskapet for 2007 i møte 22. mai 2008 og kom inn på en del utfordringer for Narvik Havn KF i 2007 og fremover. Det ble også svart på spørsmål fra kontrollutvalgets medlemmer. Nestleder Britt Trude Rist i Narvik Havn KF sitt styre orienterte kort om innholdet i styrets beretning og om fokusområder i Narvik Havns videre arbeid. Kontrollutvalget har merket seg at Narvik Havn KF s regnskap for 2007 viser et årsoverskudd for 2007 på kr ,-. Kontrollutvalget ønsker å henlede bystyrets oppmerksomhet på at det er tatt forbehold i revisjonsberetningen for regnskap 2007 for Narvik Havn KF knyttet til svakheter i interne kontrollrutiner knyttet til utgifter til konsulenthonorarer. Forholdet er tatt opp i eget brev fra revisjonen til foretaket. Det vises i denne forbindelse til Narvik Havn KF sin innstilling til bystyret i forbindelse med fremleggelsen av regnskapet, herunder kommentarer til regnskapet og Utskrift av møtebok fra havnestyrets møte den 17. juni Ut over dette har kontrollutvalget ingen merknader til Narvik Havn KF s årsregnskap for Brev av 2. juni 2008 fra Narvik Havn KF til KomRev Nord IKS makuleres og tas ikke til behandling i kontrollutvalget. Enstemmig vedtatt Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik , sak 15/08 18/08 Side 4 av 5

5 Sak 31/08 - Eventuelt/orienteringssaker Det var ikke kommet inn saker under dette punkt. Møte ble deretter hevet ca. kl Narvik, 23. juni 2008 Anne Rabaas Hagesæter Leder kontrollutvalget i Narvik Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik , sak 15/08 18/08 Side 5 av 5