Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: møterommet i 2.etasje. Fra kl.: Til kl.:

Transkript

1 Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Narvik rådhus, møterommet i 2.etasje 7.febr Fra sak: Til sak: 01/ /2008 Fra kl.: Til kl.: Følgende medlemmer møtte: Anne Rabaas Hagesæter (leder) Per Henrik Mørk (nestleder) Tone Merete Viklem Olsen Anbalagan Ratnasingam Per Storlien IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: Ingen MELDT FORFALL: Ingen FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Fra sekretariatet møtte: Espen Lund Håvard Nystad ANDRE: Fra KomRev Nord møtte Elsa Saghug Marion B. Hauan 5 av 5 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Saksliste og innkalling enstemmig godkjent. Det ble bedt om at saksliste og saksdokumenter i tillegg til å bli sendt ut elektronisk, også sendes i posten til alle medlemmene. Anne Rabaas Hagesæter permisjon fra kl Hun deltok derfor ikke under hele behandlingen av sak 08/08.

2 Sak 01/08 Konstituerende kontrollutvalgsmøte for kontrollutvalgsperioden Leder for utvalget ønsket medlemmene velkommen og orienterte om bakgrunn for at konstituering av kontrollutvalget ikke tidligere hadde latt seg gjøre. Utvalget fattet etter dette følgende Kontrollutvalget i Narvik for perioden 2007 til 2011 anses med dette som konstituert. Sak 02/08 Fastsetting av møteplan 1. halvår 2008 og kontrollutvalgets arbeidsform, herunder håndtering av habilitetsproblematikk. Møteplan slik denne er fastsatt for øvrige komiteer ble gjennomgått. Det ble understreket at kontrollutvalget vil kunne ha behov for hyppigere møteaktivitet i perioder, men at fremlagte møteplan danner et godt utgangspunkt for møteaktiviteten for første halvår Kontrollutvalget fattet slikt Kontrollutvalget følger møteplan slik den er fremlagt så langt det passer. Sekretariatets diskusjonsnotat om habilitet/inhabilitet i forhold til kommunale kontrollutvalg ble utlevert i møte og lest gjennom av det enkelte medlem. Leder orienterte kort om sitt forhold til konsulent i sentraladministrasjonen. Økonomikonsulent er sønn av kontrollutvalgsleder. Leder orienterte om at hun hadde vært i muntlig kontakt med jurister hos Fylkesmannen i Nordland og fått tilbakemelding om at så lenge en økonomikonsulent har overordnede som står ansvarlig for det arbeidet som gjøres i sentraladministrasjonen, vil dette ikke medføre problemer for kontrollutvalgets medlemmer eller leder. Fra revisjonens side ble understreket viktigheten av at kontrollutvalgets medlemmer oppfattes som uavhengige, både direkte i hht lovens bokstav og i forhold til hvordan en oppfattes utad, og revisjonen viste til at dette hadde vært et sentralt tema ved Kontrollutvalgskonferansen arrangert av KS på Protokoll Kontrollutvalgsmøte Narvik , sak 01/08 08/08 Side 2 av 7

3 Gardermoen i januar Kontrollutvalget diskuterte habilitetsproblematikk både på generelt grunnlag og konkret forholdet knyttet til leder. Basert på diskusjonene fattet kontrollutvalget slikt Sekretariatet utarbeider forespørsel til Fylkesmannen i Nordland om forholdet til kontrollutvalgets leder til økonomikonsulent i sentraladministrasjonen og ber om en vurdering av forholdet. Sak 03/08 Gjennomgang av kontrollutvalgets oppgaver i hht. lov og forskrift. Gjennomgang av krav til taushetsplikt vs krav om offentlighet. Sekretariatet redegjorde for kommunelovens bestemmelser og tilhørende forskrifter med bakgrunn i utsendte dokumenter, og la særlig vekt på de lovog forskriftsbestemte kravene til forvaltningsrevisjon og selskapskontroller. Revisjonen orienterte om at KomRev NORD har en egen avdeling som har spesialisert seg innen forvaltningsrevisjon, og at det inngår en liten pott øremerket til dette arbeidet i kommunens avtale med KomRev NORD. Det ble påpekt at denne potten er svært liten i forhold til de kostnader som erfaringsmessig påløper ved forvaltningsrevisjonsprosjekter. Sekretariatet understreket viktigheten av å komme tidlig i gang med å utarbeide gode planer parallelt med finansieringsplaner for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Etter dette diskuterte kontrollutvalgets medlemmer forholdet til enkeltmedlemmers taushetsplikt i forhold til kontrollutvalgets krav til offentlighet med utgangspunkt i sekretariatets notat om forholdet. Diskusjonen ført frem til følgende Kontrollutvalget tar orienteringene til etterretning. Sekretariatet får i oppgave å fremskaffe eller utarbeide formular for taushetserklæring tilpasset bruk for kontrollutvalgets medlemmer. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Narvik , sak 01/08 08/08 Side 3 av 7

4 Sak 04/08 Klage på vedtak og saksbehandling i Bystyresak 114/06 Strandveien. Det ble referert til sakens dokumenter og vist til at det er fattet vedtak i bystyret i sak 114/ september 2006 på bakgrunn av saksutredning foretatt av administrasjonssjefen. Saken er også behandlet i sak 010/06 i Komité for omsorg og service 17. august Kontrollutvalget finner ikke grunnlag for å etterprøve bystyrets vedtak. Kontrollutvalget vil likevel følge opp administrasjonens tilbakemelding til beboerne i området tilknyttet Strandveien ut fra etterlysningene slik disse fremkommer i brev 1. september Kontrollutvalget fattet slikt Kontrollutvalgets leder og sekretariatet retter en henvendelse til administrasjonen og ber om tilbakemelding om status i saken, med kopi til representant for de berørte beboerne, samt ber om at papirer i saken i tråd med anmodningen fra beboerne oversendes Fylkesmannen dersom dette ikke alt er gjort. Sak 05/08 Anmodning om kontrollutvalgets vurdering av om vedtak i bystyresak 49/06 Lokalt hjelpemiddellager, er fulgt opp. Kontrollutvalget har mottatt brev fra Bjørnar Slettbakk datert 30. oktober 2007, hvor det fremkommer tvil om bystyrets vedtak i sak 49/06 er effektuert av administrasjonen og det bes om at kontrollutvalget følger opp tidligere henvendelser. Saken er tidligere behandlet i kontrollutvalget sak 21/2007 hvor redegjørelse fra administrasjonssjefen er fremlagt for kontrollutvalget som tok denne til etterretning. Fra administrasjonssjefens redegjørelse refereres følgende: Gjennomføring av vedtaket er lagt inn og finansiert i budsjett HOS har pr 1. jan 2007 overtatt Hjelpemiddellageret og byggetekniske tilpassninger (desinfisering av materiell) er påbegynt. Etter at en intern gjennomgang av stillingene er sluttført (avklart i går 8. jan p g a at hjelpemiddellageret har benyttet personell fra nedbemanningsordningen samt 50 % stilling) vil stilling bli lyst ut eksternt for å få nødvendig kompetanse. (Hjelpemiddellageret hadde 1,5 årsverk + 1 årsverk etter vedtaket i 2006) Basert på tvilen fremsatt i brevet fra Bjørnar Slettbakk fattet kontrollutvalget følgende Sekretariatet retter en henvendelse til administrasjonen ved HOS-sjef og ber om en oversikt over status i saken og om administrasjonen mener at Protokoll Kontrollutvalgsmøte Narvik , sak 01/08 08/08 Side 4 av 7

5 kommunestyrets vedtak i sak 49/06 er effektuert, eventuelt hvordan administrasjonen ser for seg at slik effektuering skal gjennomføres. Sak 06/08 Anmodning om kontrollutvalgets vurdering av den kommunale håndteringen av saksområdet Migmaurvieen Kontrollutvalget gikk gjennom brev fra bystyrerepresentant Svein Lindgren datert 9. november 2007 hvor det anmodes om en nøye gjennomgang av den kommunale håndteringen av ovennevnte sakskompleks. Det synes å være en rekke uavklarte forhold som jeg mener bystyret bør få fullt innsyn i. Nestleder i kontrollutvalget orienterte kort omkring saksforholdet, og det ble vist til at saken tidligere er grundig behandlet i kontrollutvalget, jfr. saksdokumenter og protokoll til kontrollutvalgets sak nr. 14/07 i møte 11. januar Etter dette fattet kontrollutvalget følgende Saken anses tilfredsstillende behandlet fra kontrollutvalgets side hva gjelder spørsmålet til kommunens saksbehandling, jfr. vedtak i kontrollutvalgssak 14/07. Hva gjelder andre problemstillinger i saken, berører dette juridiske områder som ligger utenfor kontrollutvalgets område å vurdere. Sak 07/08 Manglende svar på revisjonens henvendelse Narvik Havn KF Kontrollutvalget ba revisjonen redegjøre for at den hadde ansett det nødvendig å sende en påminnelse til Narvik Havn KF på grunn av manglende svar på revisjonens henvendelser. Orientering ble gitt av oppdragsansvarlig Elsa Saghaug og Marion B Hauan som refererte til at det gjennom flere brev til Narvik Havn KF var tatt opp flere forhold med varierende alvorlighetsgrad som ikke var blitt besvart fra administrasjonen i Narvik Havn KF. Enkelte forhold fra disse tidligere henvendelsene ble referert. Det ble fremholdt at problemer med tilbakemeldinger også refererer seg til tidligere henvendelser. Kontrollutvalget diskuterte alvorligheten av at Narvik Havn KF ikke besvarer de henvendelser som kommer fra revisjonen, og at dette vurderes som meget Protokoll Kontrollutvalgsmøte Narvik , sak 01/08 08/08 Side 5 av 7

6 uheldig og vurderes som en alvorlig svikt i administrasjonens oppgaver i forholdet til revisjonen. Med bakgrunn i diskusjonene fattet kontrollutvalget følgende Kontrollutvalgets leder og sekretariatet retter en henvendelse til daglig leder i Narvik Havn KF og ber om skriftlig redegjørelse for hvorfor revisjonens henvendelser ikke er besvart innen tilfredsstillende tidsfrist, jfr. både revisjonens påminnelse av 4. januar 2008 og tidligere henvendelser. Sak 08/08 Eventuelt/orienteringssaker Brev fra KomRev NORD vedr. Årsoppgjøret 2007 Brev fra KomRev NORD vedr. Oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Narvik Kommune Vurdering felles kurs for kontrollutvalgene i Ofotsamvirke Sekretariatet refererte brevene fra KomRev Nord og Skatteregnskapet for Narvik Kommune for Sekretariatet orienterte om mulig kurs for kontrollutvalgsmedlemmene i Ofotsamvirkets kontrollutvalg. Kontrollutvalget fattet etter dette følgende 1. Brevene fra KomRev NORD og skatteregnskapet for Narvik Kommune for 2007 tas til etterretning. 2. Sekretariatet utarbeider forslag til formular for uavhengighetserklæring for kontrollutvalgets medlemmer. Narvik, 18. februar 2008 Anne Rabaas Hagesæter Leder kontrollutvalget i Narvik Protokoll Kontrollutvalgsmøte Narvik , sak 01/08 08/08 Side 6 av 7

7 Etter dette fratrådte kontrollutvalgets leder Anne Rabaas Hagesæter og nestleder overtok som møteleder. Revisjonen foretok en kort presentasjon av KomRev NORD. Kontrollutvalget diskuterte deretter hvordan utvalget skal/bør forholde seg til den pågående undersøkelsen i forbindelse med Terrasaken. Det ble bl.a. diskutert at saksgangen i bystyrets behandling av granskningssaken burde innbefattet en engasjering av kontrollutvalget. Det ble lagt til grunn at bystyret på eget initiativ kan vedta å gjennomføre de kontroller de ønsker, og at dette selvsagt kan gjøres uten kontrollutvalgets medvirkning. Det var likevel samstemt oppfatning av at kontrollutvalget må holdes orientert om fremdrift og resultater i de pågående undersøkelsene, samt den løpende utviklingen i sakens øvrige fremdrift. Basert på disse diskusjonene fattet kontrollutvalget følgende Kontrollutvalgets nestleder og sekretariatet retter en henvendelse til ordfører og ber om en orientering av sakskomplekset, samt ber om løpende å bli orientert om arbeidet med den pågående granskningen og utviklingen i behandlingen av investeringene i de omstridte obligasjonene. Enstemmig vedtak blant de gjenværende utvalgsmedlemmene. Møtet ble etter dette hevet. Narvik, 18. februar 2008 Per Henrik Mørk Nestleder kontrollutvalget i Narvik Protokoll Kontrollutvalgsmøte Narvik , sak 01/08 08/08 Side 7 av 7