MØTEPROTOKOLL. Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 5E09 (5. etasje)

Transkript

1 TROMSØ KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 5E09 (5. etasje) Tilstede på møtet Medlemmer Varamedlem Rolleiv O. Lind (leder) Kari Workinn Jon Arne Jørstad Agnes Gullingsrud Fjeldstad Oddny Aleksandersen Edmund Kristoffersen (tilstede i sak 110/16) Andre Fra KomRev NORD: Oppdragsansvarlig revisor Elsa Saghaug Forvaltningsrevisor Margrete Mjølhus Kleiven Forvaltningsrevisor Astrid Indrebø (tilstede t.o.m. sak 113/16) Behandlede saker Sak nr./år Sak /16 Underskrifter Fra K-Sekretariatet: Seniorrådgiver Inger Johansen Rolleiv O. Lind Oddny Aleksandersen Jon Arne Jørstad Kari Workinn Agnes Gullingsrud Fjeldstad Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Oppdragsansvarlige revisorer

2 Blad 2 Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av som ble enstemmig godkjent. I tillegg ble sak 118/16 Varslingssak - føyd på sakslista. Saker til behandling: Saknr Tittel U.off. 109/16 Godkjenning av protokoll fra møtet /16 Undersøkelser angående Viltnemda 111/16 Forvaltningsrevisjonsprosjektet Offentlige anskaffelser en undersøkelse i Tromsø Havn KF orientering 112/16 Undersøkelse Kjøp av brann- og redningsbåt overordnet prosjektskisse 113/16 Forvaltningsrevisjonsprosjektet Oppfølging av investeringsprosjekter overordnet prosjektskisse 114/16 Revisjonsbrev nr. 25 Kommunens informasjonssikkerhet Offl. 13, 1. ledd jf. Fvl. 13, 1. ledd nr /16 Kontrollutvalgets deltakelse på ekstraordinær generalforsamling i Remiks Miljøpark AS orientering 116/16 Oppfølging sak 76/16 Henvendelse fra Kari og Gunnar Mathisen ad. kommunens saksbehandling vedrørende byggetillatelse, ulovlighetsoppfølging m.m. vurdering av administrasjonssjefens svar 117/16 Referatsaker 118/16 Varslingssak (sak tatt opp i møtet)

3 Blad 3 109/16 Godkjenning av protokollen fra møtet Protokollen fra møtet godkjennes. Protokollen fra møtet godkjennes. 110/16 Undersøkelser angående Viltnemda I forbindelse med sak 77/16, første gangs behandling av saken, tok Rolleiv O. Lind opp spørsmålet om egen habilitet, og bad utvalget ta stilling til spørsmålet. Lind redegjorde for at han er partikollega og har «nær relasjon» til berørt part i henvendelsen som saken omhandler. Lind ble erklært inhabil ved behandling av saken. Sak 110/16 er oppfølging av sak 77/16. Lind fratrådte møtet under behandling av habilitetsspørsmålet. Kari Workinn ble valgt som setteleder, og overtok møteledelsen. Kontrollutvalget drøftet habilitetsspørsmålet, og kom fram til at Lind var inhabil i sak 110/16 jf. fvl. 6, 2. ledd. På denne bakgrunn fattet kontrollutvalget følgende enstemmige vedtak: Rolleiv O. Lind erklæres inhabil ved behandling av sak 110/16 iht. fvl. 6, 2. ledd. Varamedlem Edmund Kristoffersen tiltrådte møtet. Kontrollutvalget forutsetter at rutinen for innsending og arkivering av ettersøksrapporter innskjerpes. Revisjonens notat tas for øvrig til orientering og saken følges ikke videre opp av kontrollutvalget.

4 Blad 4 Kontrollutvalget forutsetter at rutinen for innsending og arkivering av ettersøksrapporter innskjerpes. Revisjonens notat tas for øvrig til orientering og saken følges ikke videre opp av kontrollutvalget. Utskrift av saksprotokoll sendt til: - Jens Aksel Kjær - Tromsø kommune Edmund Kristoffersen fratrådte møtet. Rolleiv O. Lind tiltrådte møtet, og overtok møteledelsen. 111/16 Forvaltningsrevisjonsprosjektet Offentlige anskaffelser undersøkelse i Tromsø Havn KF - orientering Kontrollutvalget tar revisjonens redegjørelse til orientering. Forvaltningsrevisor orienterte om funn og vurderinger i prosjektet og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget tar revisjonens redegjørelse til orientering. 112/16 Undersøkelse Kjøp av brann og redningsbåt overordnet prosjektskisse Kontrollutvalget viser til overordnet prosjektskisse datert i undersøkelsen angående kjøp av brann- og redningsbåt, og ber KomRev NORD gjennomføre undersøkelsen. Kontrollutvalget drøftet saken. Under problemstilling 3 antas undersøkt om saksgangen er korrekt og fullstendig beskrevet samt om det er et riktig og fullstendig beslutningsgrunnlag.

5 Blad 5 Kontrollutvalget viser til overordnet prosjektskisse datert i undersøkelsen angående kjøp av brann- og redningsbåt, og ber KomRev NORD gjennomføre undersøkelsen. Utskrift av saksprotokoll sendt til: - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor 113/16 Forvaltningsrevisjonsprosjektet Oppfølging av investeringsprosjekter overordnet prosjektskisse Kontrollutvalget viser til overordnet prosjektskisse for forvaltningsrevisjonsprosjektet Oppfølging av investeringsprosjekter datert , og ber KomRev NORD gjennomføre prosjektet. Kontrollutvalget drøftet saken. Det er ønskelig at revisjonen vurderer om prosjektet Helsehuset tas inn i undersøkelsen. Kontrollutvalget viser til overordnet prosjektskisse for forvaltningsrevisjonsprosjektet Oppfølging av investeringsprosjekter datert , og ber KomRev NORD gjennomføre prosjektet. Utskrift av saksprotokoll sendt til: - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor 114/16 Revisjonsbrev nr. 25 Kommunens informasjonssikkerhet 1. Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 25, og ber administrasjonssjefen svare kontrollutvalget innen , med gjenpart til revisjonen. 2. Når svar foreligger fra administrasjonssjefen, ber kontrollutvalget om en vurdering av svaret snarest fra revisjonen.

6 Blad 6 Forslag til endring vedtakets punkt 1 fra Rolleiv Lind: Kontrollutvalget understreker alvoret i saken og under henvisning til revisjonsbrev nr. 25, og ber administrasjonssjefen svar kontrollutvalget innen , med gjenpart til revisjonen. Innstillingen med foreslåtte endring enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget understreker alvoret i saken og under henvisning til revisjonsbrev nr. 25, og ber administrasjonssjefen svar kontrollutvalget innen , med gjenpart til revisjonen. 2. Når svar foreligger fra administrasjonssjefen, ber kontrollutvalget om en vurdering av svaret snarest fra revisjonen. Utskrift av saksprotokoll sendt til: - Tromsø kommune v/ administrasjonssjefen - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig revisor 115/16 Kontrollutvalgets deltakelse på ekstraordinær generalforsamling i Remiks Miljøpark AS - orientering Rolleiv O. Lind orienterte fra deltakelsen på møte med administrerende direktør i selskapet angående saker til behandling i generalforsamlingen. Felles forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Saken tas til orientering.

7 Blad 7 116/16 Oppfølging av kontrollutvalgets sak 76/16: Drøftingssak henvendelse fra Kari og Gunnar Mathisen ad kommunens saksbehandling vedrørende byggetillatelse, ulovlighetsoppfølging m.m. vurdering av administrasjonssjefens svar 1. Kontrollutvalget tar administrasjonssjefens redegjørelse i brev av til orientering. 2. Kontrollutvalget anmoder administrasjonssjefen om å vurdere å etablere retningslinjer som tar sikte på å ivareta hensynet til tilliten til Tromsø kommune når tjenestemenn i kommunen opptrer som meglere eller rådgivere i saker som involverer konflikt mellom private parter. 3. Kari og Gunnar Mathisen orienteres ved utskrift av kontrollutvalgets møteprotokoll og kopi av saksframlegget til kontrollutvalget. Felles forslag til tilføyelse i punkt 2: om å vurdere å etablere en tilføyelse i.. Innstillingen med foreslåtte tilføyelse enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget tar administrasjonssjefens redegjørelse i brev av til orientering. 2. Kontrollutvalget anmoder administrasjonssjefen om å vurdere å etablere en tilføyelse i retningslinjer som tar sikte på å ivareta hensynet til tilliten til Tromsø kommune når tjenestemenn i kommunen opptrer som meglere eller rådgivere i saker som involverer konflikt mellom private parter. 3. Kari og Gunnar Mathisen orienteres ved utskrift av kontrollutvalgets møteprotokoll og kopi av saksframlegget til kontrollutvalget. Utskrift av saksprotokoll sendt til: - Tromsø kommune v/ administrasjonssjefen - Kari og Gunnar Mathisen 117/16 Referatsaker Referater:

8 Blad 8 A. SAKSLISTER MØTER I FORMANNSKAPET a) Formannskapet b) Formannskapet c) Formannskapet d) Formannskapet B. IMPLEMENTERING AV INFORMASJONSSIKKERHETSSYSTEM a) Brev av fra KomRev NORD (purring) b) Brev av fra Tromsø kommune (svar) C. SAKSPROTOKOLL KOMMUNESTYRET a) Sak 234/16 Normalhall Storelva tilleggsbevilgning b) Sak 235/16 Bevilgning Tromsøbadet c) Sak 236/16 Bevilgning moduler Selnes og Ersfjordbotn skoler d) Sak 237/16 Bevilgning Tromsdalen skole modulbygg e) Sak 238/16 Bevilgning Helsehuset i Tromsø f) Sak 246/16 Godtgjørelse kontrollutvalget g) Sak 248/16 Møteplan 2017 h) Sak 250/16 Forvaltningsrevisjonsrapport Håndtering av henvendelser med påstander om kritikkverdige forhold/varsler fra ansatte i Flyktningetjenesten i perioden D. NKRFs KONTROLLUTVALGSKONFERANSE 2017 a) Informasjon om konferansen E. FKTs FAGKONFERANSE JUNI 2017 I TROMSØ ANMODNING OM INNSPILL TIL FAGLIG PROGRAM a) E-post av fra sekretariatet F. AURORA KINO IKS INNKALLING TIL REPRESENTANTSKAPSMØTE a) Brev av fra Aurora Kino IKS Felles forslag til vedtak: 1. Referatsak D: Kontrollutvalgets medlemmer gis anledning til å delta på konferansen, og sekretariatet sørger for påmelding. Følgende påmeldes: Kari Workinn og Rolleiv O. Lind. Sekretariatet tar kontakt med Kåre Sørensen for eventuell påmelding. Øvrige medlemmer tar kontakt med sekretariatet dersom de ønsker å delta. 2. Referatsak F: Rolleiv O. Lind deltar på representantskapet i Aurora Kino IKS. 3. Øvrige referatsaker tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt.

9 Blad 9 1. Referatsak D: Kontrollutvalgets medlemmer gis anledning til å delta på konferansen, og sekretariatet sørger for påmelding. Følgende påmeldes: Kari Workinn og Rolleiv O. Lind. Sekretariatet tar kontakt med Kåre Sørensen for eventuell påmelding. Øvrige medlemmer tar kontakt med sekretariatet dersom de ønsker å delta. 2. Referatsak F: Rolleiv O. Lind deltar på representantskapet i Aurora Kino IKS. 3. Øvrige referatsaker tas til orientering. 118/16 Varslingssak Kontrollutvalgets leder orienterte muntlig om en anonym varsling som er mottatt. Utvalget drøftet saken. Felles forslag til vedtak: Saken følges opp i neste møte. Forslaget enstemmig vedtatt. Saken følges opp i neste møte. Rett utskrift: Tromsø, den 7. desember 2016 Inger Johansen