Protokoll. Kontrollutvalget i Tysfjord FRA: MØTESTED: MØTEDATO: 10. juni 2015 formannskapssalen Fra sak: Til sak: 14/ /2015

Transkript

1 Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Tysfjord rådhus, 10. juni 2015 formannskapssalen Fra sak: Til sak: 14/ /2015 Fra kl.: Til kl.: :00 Følgende medlemmer møtte: Ann Aashild Hansen (leder) Kurt Solstrøm Bjarne Langmo IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: Ingen MELDT FORFALL: FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Fra administrasjon: Idar Kintel, Økonomi Lill-Tove Hansen, konstituert Rådmann Guttorm Aasebøstøl, fungerende Ordfører Fra sekretariatet møtte: Tore Aleksander Hanssen Håvard Nystad ANDRE: Fra KomRev NORD møtte: Inge Johannessen 3 av 3 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 10_06_2015.docx sak 14/15 21/15 Side 1

2 Sak 14/15 Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 15. april 2015 Protokoll fra møte 15. april 2015 ble gjennomgått og kontrollutvalget fattet slikt Protokoll fra møte 15. april 2015 ble godkjent. Enstemmig Vedtak Sak 15/15 Regnskap for Stedtindhallen Tysfjord KF for Konstituert Rådmann Lill-Tove Hansen og Idar Kintel fra administrasjonen var tilstede og orientert om regnskapet til Stetindhallen Tysfjord KF for Videre svarte de på spørsmål fra kontrollutvalgets medlemmer. Oppdragsansvarlig revisor Inge Johannessen var også tilstede i møtet og orienterte for revisjonens arbeid med regnskapet og svarte på spørsmål. Etter orienteringen avsa kontrollutvalget slik UTTALELSE: Kontrollutvalget har i møte 10. juni 2015 behandlet regnskapet til Stetindhallen Tysfjord KF for regnskapsåret Grunnlaget for behandlingen har vært det fremlagte årsregnskapet, styrets årsrapport og revisjonsberetningen datert 8. april Konstituert rådmann Lill Tove Hanssen og Idar Kintel fra administrasjonen orienterte kort om regnskapet for 2013 og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget har merket seg at Stetindhallen Tysfjord KF s regnskap for 2013 viser et mindreforbruk (overskudd) på kr ,-. 1. Kontrollutvalget vil rette oppmerksomheten mot at revisors forbehold i revisjonsberetningen om at særregnskapet viser vesentlige budsjettavvik i driftsregnskapet og at revisjonens forbehold om at det ikke er redegjort for budsjettavvikene i driftsregnskapet i årsberetningen slik forskrift om årsregnskap og årsbertning 10 krever. 2. Kontrollutvalget vil også rette oppmerksomheten mot revisors presisering i revisjonsberetningen om at regnskapet ikke er avlagt innen lovens og forskriftens tidsfrist for å avlegge regnskapet. 3. Kontrollutvalget synes måten foretaket har vært drevet på er kritikkverdig både med hensyn til manglende kompetanse og uklare roller og rutiner i forhold til driften av Stetindhallen Tysfjord KF. Ut over dette har kontrollutvalget ingen merknader til Stetindhallen Tysfjord KF s årsregnskap for Enstemmig vedtak. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 10_06_2015.docx sak 14/15 21/15 Side 2

3 Sak 16/15 Investeringsregnskap for Stetindhallen Tysfjord KF. Kontrollutvalget har fått tilbakemelding fra økonomileder om at det ikke er satt opp noe investeringsregnskap for Stetindhallen ennå på grunn av at de venter på tilbakemelding fra revisor. I følge økonomileder hadde de en avtale om at de skulle få tilbakemelding fra revisjonen når alt var greit fra deres side, evt at de skulle få en oversikt over ting som måtte rettes før de satte opp sluttregnestykket. I følge Kintel har de nå fått de tilbakemeldinger de har ventet på og han hadde med et utkast på regnskapet til møtet og vil ha dette ferdig i løpet av noen dager. Revisor påpekte at det er viktig at de får ferdig dette regnskapet slik at kommunen kan få de refusjoner de har krav på. Kontrollutvalget ber administrasjonen om å prioritere å ferdigstille investeringsregnskapet for Stetindhallen slik at utestående midler kan bli innkrevet. Enstemmig vedtak. Sak 17/15 Rapport for utvidet bilagskontroll for Stetindhallen og Drag vannverk. På bakgrunn av kommunestyrets vedtak i sak 12/14 fattet kontrollutvalget vedtak i sak 02/14 at det skulle gjennomføres en fullstendig bilagskontroll i Drag vannverk og Stetindhallen Tysfjord KF. Til behandling for kontrollutvalget lå rapport utarbeidet av KomRev NORD IKS, datert 3. juni. Tilstede fra KomRev NORD IKS var oppdragsansvarlig revisor Inge Johannesen som presenterte innhold, funn og konklusjoner i rapporten. Fungerende ordfører var også tilstede i møtet og svart på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget finner forholdene som fremkommer i rapporten som meget alvorlig, og konklusjonen i rapporten siteres nedenfor: Drag vannverk: «Revisors funn og vurderinger konkluderer med at kommunen ikke har hatt tilfredsstillende kontroll med utgiftene og regnskapsføringen vedrørende investeringsprosjektet Drag vannverk. Attestasjon og anvisning har ikke fungert da det er ført utgifter i driftsregnskapet som tilhører investeringsprosjektet, og at det er medtatt utgifter i investeringsregnskapet som ikke tilhører prosjektet. Vi ser alvorlig på at kommunen har brutt bokføringsloven 13 om oppbevaring av oppbevaringspliktig regnskapsmatriale, da dette har medført at vi ikke har kunnet kontrollere attestasjon og anvisning på faktura for 91 % av prosjektet». Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 10_06_2015.docx sak 14/15 21/15 Side 3

4 Stetindhallen: «Revisors funn og vurderinger konkluderer med at kommunen ikke har hatt tilfredsstillende kontroll med utgiftene og regnskapsføringen vedrørende investeringsprosjektet Stetindhallen. Dette da det mangler avtaler for ca. kr. 2,5 millioner inkl. mva, og at det er bokført ca en halv million kroner på ett annet prosjekt. Vi ser alvorlig på at kommunen har brutt bokføringsloven 13 om oppbevaring av oppbevaringspliktig regnskapsmatriale, da dette har medført at vi ikke har kunnet kontrollere attestasjon og anvisning av faktura for 78,7 % av prosjektet». I tillegg til rapporten nevnt ovenfor er det også i bestilling en forvaltningsrapport vedrørende rehabilitering av Kjøpsvik og Drag skole, fotballbaner/ kunstgressbaner og ambulansestasjon Kjøpsvik. Tilbakemelding fra forvaltningsrevisor er at denne rapporten vil være ferdig til høsten. Kontrollutvalget har allerede fått orientering fra forvaltningsrevisor at vedrørende bygging av ambulansestasjonen i Kjøpsvik har det ikke vært mulig å finne kontrakter, møtereferater m.m hverken i arkiv eller hos daværende prosjektleder. Med utgangspunkt i funnene i rapporten, presentasjonen, tilbakemelding om pågående forvaltningsprosjekt og diskusjonen i kontrollutvalget, fattet kontrollutvalget vedtak om å fremme slik innstilling overfor kommunestyret i Tysfjord: Innstilling: 1. Kontrollutvalget er kritisk til måten administrasjonen i har håndtert investeringsprosjekter i Tysfjord kommune. Funnene som er gjort i rapporten kan ha medført unødvendige merkostnader i investeringsprosjektene. Kontrollutvalget innstiller kommunestyret å pålegge Rådmannen å foreta nødvendige tiltak med hensyn til hvilke konsekvenser forholdene i rapporten skal få med hensyn manglende prosjektstyring, mangelfull prosjektering og mangelfull dokumenthåndtering herunder uklare fullmakter. 2. Kontrollutvalget ser alvorlig på revisors bemerkning om brudd på bokføringsloven 13 om oppbevaring av oppbevaringspliktig regnskapsmateriale. 3. Kontrollutvalget ser med bekymring på tilbakemelding fra revisjonen om det pågående forvaltningsrevisjonsprosjektet i forbindelse med investering i ambulansestasjonen i Kjøpsvik. Revisjonen har informert om det ikke har vært mulig å fremskaffe en forsvunnet prosjektperm tilknyttet prosjektet som innebærer manglende dokumentasjon av sentrale dokumenter som kontrakter, møtereferater m.m. Enstemmig vedtak. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 10_06_2015.docx sak 14/15 21/15 Side 4

5 Sak 18/15 Tysfjord kommunes kvalitetsplan for investeringsprosjekter. Kontrollutvalget vedtok i sak 11/15 at man skulle be om å få tilsendt kommunens kvalitetsplan for investeringsprosjekter. Kvalitetsplanen ble gjennomgått i møtet og kontrollutvalget fattet slikt Kvalitetsplan og rutinebeskrivelse for gjennomføring av kommunale byggeprosjekter tas til etterretning. Sak 19/15 Informasjon rundt valg av nytt sekretariat til kontrollutvalget. Både konstituert Rådmann og fungerende ordfører var tilstede i møtet og kontrollutvalgets leder tok opp forholdet at det ikke har vært gitt noen informasjon til kontrollutvalget rundt valg av sekretariat. Kontrollutvalget var ikke klar over at det var valgt nytt før de ble kontaktet av det nye sekretariatet. Tilbakemeldingen fra både Rådmann og ordfører var at de ikke er kjent med hvordan denne prosessen har foregått. Sekretariatet orienterte om at de har fått epost fra Ordfører som sier at det har vært svikt i informasjonen og at de skal får ryddet opp i det. Orienteringen tas til etterretning. Sak 20/15 Håndtering av sykemeldinger og andre fravær i forbindelse med sykdom. Kontrollutvalget gjennomgikk i møtet tilbakemelding fra Rådmann vedrørende rutiner for sykefraværsoppfølging. Kontrollutvalget var av den oppfatning at kommunen har rutiner for håndtering av sykemeldinger men at disse rutinene ikke blir fulgt opp slik at kommunen har mistet sykepengerefusjon. Kontrollutvalget konstaterer at kommunen har hatt tapte refusjoner vedrørende sykemeldinger og forutsetter at Rådmann gjør de nødvendige tiltak for at etablerte rutiner følges. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 10_06_2015.docx sak 14/15 21/15 Side 5

6 Sak 21/15 Eventuelt/orienteringssaker. - Status regnskap Tysfjord Kommune for Tilbakemeldingen fra administrasjonen og revisor var at foreløpig resultat for 2014 ligger på et merforbruk på ca 12 millioner. Revisjonen har begynt å revidere regnskapet og regner med at regnskapet vil kunne være klart til behandling i kontrollutvalget i august/september Orienteringen tas til etterretning. - Status regnskap for Stetindhallen Tysfjord KF for Regnskapet ble levert til revisjonen i begynnelsen av juni 2015, og revisjonen regner med at også dette regnskapet vil bli klart til behandling i slutten av august. Orienteringen tas til etterretning - Status for pågående forvaltningsrevisjonsprosjekt. Kontrollutvalget gikk gjennom orientering fra forvaltningsrevisor for pågående forvaltningsrevisjonsprosjekt i Tysfjord. I følge revisor er planen at rapporten skal være klar ut på høsten Kontrollutvalget fikk i orienteringen opplysning om at de ikke har fått tilstrekkelig med dokumentasjon vedrørende bygging av ambulansestasjonen i Kjøpsvik. «Byggeperm» med kontrakter, møtereferater m.m har ikke vært mulig å fremskaffe. På bakgrunn av orienteringen fattet kontrollutvalget slikt Kontrollutvalget ber administrasjonen om at etterspurt dokumentasjon vedrørende bygging av ambulansestasjonen i Kjøpsvik må gjøres tilgjengelig for KomRev NORD IKS. - Særregnskap Stetindshallen Tysfjord KF Revisjonsbrev nr. 1 Etter orientering fra revisor besluttet kontrollutvalget at revisjonsbrevet skulle behandles i egen sak, og fattet følgende Det opprettes egen sak 22/15 hvor Revisjonsbrev nr. 1 behandles. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 10_06_2015.docx sak 14/15 21/15 Side 6

7 - Negativ revisjonsberetning for årsregnskap for Tysfjord kommune Negativ revisjonsberetning tas til etterretning. - Negativ revisjonsberetning for Stetindhallen Tysfjord KF Negativ revisjonsberetning tas til etterretning. - Uavhengighetserklæring oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor. Revisor orienterte om at dette er en årlig erklæring fra revisor hvor revisor bekrefter sin uavhengighet overfor kommunen. Uavhengighetserklæring tas til etterretning. - Protokoll fra kontrollutvalget Kontrollutvalget ønsket at kommunestyret skulle få tilsendt og bli kjent med de vedtak som er gjort i kontrollutvalget, og fattet slikt Vedtak Kontrollutvalget ber sekretariatet sende protokoll fra kontrollutvalget til kommunestyrets medlemmer. Enstemmig vedtak Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 10_06_2015.docx sak 14/15 21/15 Side 7

8 Sak 22/15 Særregnskap Stetindshallen Tysfjord KF Revisjonsbrev nr. 1 Revisjonsbrevet ble gjennomgått av kontrollutvalget og det ble fattet følgende Vedtak Kontrollutvalget ber styreleder i Stetindhallen Tysfjord KF besvare revisjonsbrev nr. 1 med kopi til kontrollutvalget inne utgangen av august Enstemmig Vedtak Møtet ble etter dette hevet. Kjøpsvik, 10. juni Ann Aashild Hansen Leder i Tysfjord kontrollutvalg Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 10_06_2015.docx sak 14/15 21/15 Side 8