Kontrollutvalget i Evenes Protokoll. FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Evenes rådhus 8. juni 2015 Fra sak: Til sak:

Transkript

1 Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Evenes rådhus 8. juni 2015 Fra sak: Til sak: 08/ /2015 Fra kl.: Til kl.: 13: Følgende medlemmer møtte: Åse Elvemo (leder) Rolf Moholt Leif Jørgen Jakobsen Asbjørn Pettersen Vara for Ragnar Fronth IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: Aina Heimdal Ragnar Fronth MELDT FORFALL: FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Fra Administrasjonen møtte: Hugo Heimgård Fra Sekretariatet møtte: Tore Aleksander Hanssen Håvard Nystad ANDRE: Fra KomRev NORD IKS møtte: Jan Egil Dørum fra KomRev Nord IKS 4 av 5 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Sak 08/15 til sak 15/15 - Protokoll Kontrollutvalgsmøte Evenes 08_juni 2015.doc Side 1

2 Sak 08/15 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgsmøte den 20. april 2015 Protokoll fra forrige møte ble gjennomgått og det ble fattet slikt Protokoll fra kontrollutvalgsmøte den 20. april 2015 godkjennes. Sak 09/15 Gjennomgang av sakslister fra siste kommunestyremøte i Evenes. Kontrollutvalget gjennomgikk liste over saker behandlet i kommunestyret i Evenes de siste møtene og diskuterte enkelte saker om det var grunnlag for kontrollutvalget med oppfølging av om vedtak i enkelte saker var utført av administrasjonen. Kontrollutvalget ble enige om at de for ettertiden ønsket å få en liste over alle saker som har vært opp til behandling i kommunestyret og status på disse. De ønsket at sekretariatet utarbeider en slik oversikt over alle saker fra til neste møte. Etter at kontrollutvalget hadde gjennomgått listen og vært inne i ble det fattet følgende Kontrollutvalget fant ingen saker de ønsker å følge opp ytterligere. Kontrollutvalget ber sekretariatet utarbeide en oversikt over alle sakene til kommunestyret i 2015 og status på disse til neste kontrollutvalgsmøte. Sak 10/15 Gjennomgang av sakslister fra siste formannskapsmøte i Evenes. Kontrollutvalget gjennomgikk liste over saker behandlet i formannskapet i Evenes de siste møtene og diskuterte enkelte saker om det var grunnlag for kontrollutvalget med oppfølging av om vedtak i enkelte saker var utført. Kontrollutvalget ønsket også for formannskapet at sekretariatet skulle utarbeide en liste over alle saker som har vært opp til behandling i 2015 til neste møte. Etter at kontrollutvalget hadde gjennomgått listen ble det fattet følgende Kontrollutvalget fant ingen saker de ønsker å følge opp ytterligere. Kontrollutvalget ber sekretariatet utarbeide en oversikt over alle sakene til formannskapet i 2015 og status på disse til neste kontrollutvalgsmøte. Sak 08/15 til sak 15/15 - Protokoll Kontrollutvalgsmøte Evenes 08_juni 2015.doc Side 2

3 Sak 11/15 Oppvekstsenter Endringer barnehage- og skolestruktur. Kontrollutvalget fattet i vedtak 03/15 at de ønsket en konkret tilbakemelding om status og fremdrift i arbeidet med oppvekstsenter/ bygging av ny skole for Evenes. Kontrollutvalget gikk i møtet gjennom epost med tilbakemelding fra Rådmann samt møtereferater fra de to siste møtene i arbeidsgruppen for oppvekstsenter. Tilbakemelding går ut på at de for tiden jobber med rom- og funksjonsprogram. De holder også på med en prekvalifisering av 5 arkitekter for deltakelse i plan- og designkonkurranse. Det vil bli laget et konkurranseprogram for designkonkurransen når rom- og funksjonsprogram er ferdig. Etter gjennomgang av tilbakemelding fattet kontrollutvalget slikt Kontrollutvalget tar tilbakemeldingen til etterretning. Sak 12/15 Selskapskontroll i Evenes Kraftforsyning. Kontrollutvalgsleder kom med forslag at saken utsettes til neste møte for å få bedre tid til å forberede og behandle saken. Saken utsettes til neste møte. Sak 13/15 Forvaltningsrevisjon Forebygging og oppfølging av sykefravær. Kontrollutvalget fattet vedtak i sak 09/14 om bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt «Forebygging og oppfølging av sykefravær». Til behandling for kontrollutvalget lå rapport utarbeidet av KomRev NORD IKS, datert 13. april Tilstede fra KomRev NORD IKS var forvaltningsrevisor Truls Siri som presenterte innhold, funn og konklusjoner fra rapporten. Han svarte også på spørsmål fra kontrollutvalget og diverse problemstillinger knyttet til rapportens innhold ble diskutert. Kontrollutvalget var oppmerksom på at det er et forbedringspotensial vedrørende risikovurdering og opplæring. Kontrollutvalget var samtidig fornøyd med rapportens samlede konklusjon om at kommunen i hovedsak oppfyller plikten til systematisk arbeid med forebygging og oppfølging for å redusere sykefraværet blant de ansatte. Med utgangspunkt i rapporten, presentasjonen og diskusjonen i kontrollutvalget, fattet kontrollutvalget vedtak om å fremme slik innstilling overfor kommunestyret i Evenes: Sak 08/15 til sak 15/15 - Protokoll Kontrollutvalgsmøte Evenes 08_juni 2015.doc Side 3

4 INNSTILLING: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrapport «Forebygging og oppfølging av sykefravær» fra KomRev NORD IKS til etterretning. 2. Med utgangspunkt i konklusjoner og innhold i forvaltningsrevisjonsrapport anmoder kontrollutvalget at: a) Kommunestyret ber om at administrasjonen gjennomfører rutiner for risikoanalyse og rapporterer fremdriften i arbeidet til kontrollutvalget i november b) Kommunestyret ber om at administrasjonen må få på plass tilstrekkelige rutiner for nødvendig opplæring, øvelse og instruksjon for å ivareta sikkerheten på arbeidsplassen Enstemmig vedtak Sak 14/15 Regnskap 2014 for Evenes kommune. Hugo Heimgård var til stede fra administrasjonen og svarte på spørsmål fra kontrollutvalgets medlemmer og sekretariatet. Jan-Egil Dørum redegjorde for revisjonens arbeid med revisjon av regnskapet for Kontrollutvalget diskuterte forholdet etter at Heimgård hadde forlatt møtet. Kontrollutvalget ytret seg kritisk til at regnskapet ikke er avlagt innen forskriftfastsatte frister. Etter diskusjonene i kontrollutvalget avga kontrollutvalget slik UTTALELSE: 1: Kontrollutvalget vil anbefale at regnskap 2014 godkjennes. 2: Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 6 fra KomRev NORD IKS av 7. juni 2015 og vil rette oppmerksomheten mot følgende: 2-1: Kontrollutvalget vil rette oppmerksomheten mot at revisjonen tar forbehold i sin revisjonsberetning om at ubenyttede midler fra eksterne parter som er gitt til bestemte formål/prosjekt, er avsatt i balansen til bundne driftsfond, uten at det foreligger tilfredsstillende dokumentasjon som bekrefter at disse balansekontoene pr er bundne fond. 2-2: Kontrollutvalget vil rette oppmerksomheten mot at revisjonen tar forbehold om at årsregnskapet viser vesentlige budsjettavvik for rammeområdene B Politikk og administrasjon, F Pleie- og omsorgstjeneste, G1 Introduksjon, H Barnevern, N Bolig og rammeområde I Vann, avløp og renovasjon i investering. Kontrollutvalget vil be kommunestyret pålegge administrasjonen å etablere og dokumentere tilfredsstillende rutiner snarest slik at budsjettavvik avdekkes på et tidlig stadium og bringes til kommunestyret for behandling. 2-3: Kontrollutvalget vil avslutningsvis henlede oppmerksomheten til revisjonens presisering om at regnskapet ikke er avlagt innen lovens og forskriftens tidsfrist for avleggelse av regnskapet. Enstemmig uttalelse. Sak 08/15 til sak 15/15 - Protokoll Kontrollutvalgsmøte Evenes 08_juni 2015.doc Side 4

5 Sak 15/15 Eventuelt/orienteringer Kontrollutvalget i Evenes Oppsummeringsbrev fra revisor, generelle forhold og finansområdet Begge brevene ble delt ut i møtet og gjennomgått av kontrollutvalget. Revisor orientert om brevene og at det blant annet var sen tilbakemelding på disse brevene som er årsaken til at revisor ikke har kunnet utstede revisjonsberetning tidligere. VEDTAK Oppsummeringsbrev fra revisjon vedrørende generelle forhold og finansområdet fra KomRev NORD IKS tas til etterretning. Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor KomRev NORD IKS. Kontrollutvalget fattet følgende Kontrollutvalget tar erklæringen til orientering. Revisjonsbrev 6 Årsregnskap 2014 Revisjonsbrev 6 ble behandlet av kontrollutvalget sammen med regnskapet for 2014, og det ble fattet følgende Vedtak Kontrollutvalget ber administrasjonen besvare Revisjonsbrev 6 med kopi til kontrollutvalget innen utgangen av august Enstemmig vedtak Møtet ble etter dette hevet. Evenes, 8. juni 2015 Åse Elvemo Leder i Evenes kontrollutvalg Sak 08/15 til sak 15/15 - Protokoll Kontrollutvalgsmøte Evenes 08_juni 2015.doc Side 5