MØTEPROTOKOLL. Tilstede på møtet Rolleiv O. Lind (leder) Kåre Sørensen Gudrun Hansen Jon Arne Jørstad

Transkript

1 TROMSØ KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 5E Tilstede på møtet Medlemmer Varamedlem Rolleiv O. Lind (leder) Kåre Sørensen Gudrun Hansen Jon Arne Jørstad Kristian P. Wilsgård Andre Fra KomRev NORD: Oppdragsansvarlig revisor Elsa Saghaug Revisor Sissel Rasmussen Forvaltningsrevisor Knut Teppan Vik Forvaltningsrevisor Astrid Indrebø Behandlede saker Sak nr./år Sak 85-95/15 Underskrifter Fra K-Sekretariatet: Seniorrådgiver Inger Johansen Rådgiver Audun Haugan Rolleiv O. Lind Kåre Sørensen Kristian P. Wilsgård Gudrun Hansen Jon Arne Jørstad Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Oppdragsansvarlige revisorer

2 Blad 2 Innledningsvis i møtet ble det gitt en generell orientering om lovbestemmelsene for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av som ble enstemmig godkjent. Saker til behandling: Saknr Tittel U.off. 85/15 Godkjenning av protokoll fra møtet /15 Rapportering fra revisor revisjonsstrategi 2015 Tromsø kommune 87/15 Rapportering fra revisor revisjonsstrategi 2015 Tromsø Havn KF 88/15 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Tromsø kommune og Tromsø Havn KF 89/15 Oppfølging sak 76/15 svar på revisjonsbrev nr. 22 Årsregnskap /15 Svar på revisjonsbrev nr. 23 Rutiner flyktningetjenesten Vedlegg Offl. 24, 1. 91/15 Forvaltningsrevisjonsprosjektet Flyktningetjenesten orientering om resultater i undersøkelsen 92/15 Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon Remiks Miljøpark AS med datterselskaper 93/15 Kontrollutvalgets møteplan for /15 Referatsaker 95/15 Drøftingssak jf. 5, 2. Offl. 5, 2. m.fl.

3 Blad 3 85/15 Godkjenning av protokollen fra møtet Protokollen fra møtet godkjennes. Protokollen fra møtet godkjennes. 86/15 Rapportering fra revisor revisjonsstrategi 2015 Tromsø kommune Vedtak om lukket møte Med henvisning til kommunelovens 31 nr. 5 jf. offentlighetslovens 24, 1. ledd, fattet kontrollutvalget slikt vedtak: Saken behandles for lukkede dører. Vedtaket var enstemmig. Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. Revisor orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. 87/15 Rapportering fra revisor revisjonsstrategi 2015 Tromsø Havn KF Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering.

4 Blad 4 Oppdragsansvarlig revisor orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. 88/15 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Tromsø kommune og Tromsø Havn KF Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Elsa Saghaug s vurdering av egen uavhengighet til etterretning. Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Elsa Saghaug s vurdering av egen uavhengighet til etterretning. 89/15 Oppfølging sak 76/15 - Svar på revisjonsbrev nr. 22 Årsregnskap 2014 Svar på kontrollutvalgssak 76/15 er gitt i brev av fra byrådsleder. Brevet ble delt ut i møtet. Videre redegjorde revisor for revisjonens vurdering av svaret som er gitt. 1. Kontrollutvalget viser til byrådsleders svar av på oppfølging av revisjonsbrev nr. 22, og revisors vurdering av svaret gitt i møtet, og tar det til orientering. 2. Kontrollutvalget ber fortsatt om svar fra byrådsleder på vedtakets punkt 2 i sak 76/15. Svarfrist

5 Blad 5 1. Kontrollutvalget viser til byrådsleders svar av på oppfølging av revisjonsbrev nr. 22, og revisors vurdering av svaret gitt i møtet, og brevet og vurderingen til orientering. 2. Kontrollutvalget ber fortsatt om svar fra byrådsleder på vedtakets punkt 2 i sak 76/15. Svarfrist Utskrift av saksprotokoll sendt til: - Tromsø kommune v/ byrådsleder - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig revisor 90/15 Svar på revisjonsbrev nr. 23 Rutiner flyktningetjenesten Svar på revisjonsbrevet er per dato ikke mottatt. Saken utsettes til neste møte. Kontrollutvalget forutsetter at svar foreligger innen utgangen av november d.å. Saken utsettes til neste møte. Kontrollutvalget forutsetter at svar foreligger innen utgangen av november d.å. 91/15 Forvaltningsrevisjonsprosjektet Flyktningetjenesten orientering om resultater i undersøkelsen Vedtak om lukket møte Med henvisning til kommunelovens 31 nr. 2 og nr. 5 jf. offentlighetslovens 24, 1.ledd jf. 5, 2.ledd, fattet kontrollutvalget slikt vedtak: Saken behandles for lukkede dører. Vedtaket var enstemmig.

6 Blad 6 Forvaltningsrevisor orienterte om saken og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget drøftet saken. Kontrollutvalget viser til revisjonens opplysninger i notat av og ber om byrådsleders vurdering av forholdet. Svarfrist Kontrollutvalget viser til revisjonens opplysninger i notat av og ber om byrådsleders vurdering av forholdet. Svarfrist Utskrift av saksprotokoll sendt til: - Tromsø kommune v/ byrådsleder - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor 92/15 Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon - Remiks Miljøpark AS med datterselskaper Kontrollutvalget ber om at KomRev NORD gjennomfører en forvaltningsrevisjon i samsvar med den overordnete skissen datert med oppstart i januar Kontrollutvalget ber om at KomRev NORD gjennomfører en forvaltningsrevisjon i samsvar med den overordnete skissen datert med oppstart i januar Utskrift av saksprotokoll sendt til: - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor

7 Blad 7 93/15 Kontrollutvalgets møteplan for 2016 Kontrollutvalgets møteplan for 2016 fastsettes som følger: 19. januar 21. juni 16. februar 6. september 15. mars 18. oktober 19. april 15. november 10. mai 6. desember Møtestart kl Kontrollutvalgets møteplan for 2016 fastsettes som følger: 19. januar 21. juni 16. februar 6. september 15. mars 18. oktober 19. april 15. november 10. mai 6. desember Møtestart kl /15 Referatsaker Referater: A. SAKSLISTER MØTER I BYRÅDET a) Byrådsmøtet b) Byrådsmøtet c) Byrådsmøtet d) Byrådsmøtet B. SAKSPROTOKOLL FRA KOMMUNESTYRET a) Sak 177/15 Valg av kontrollutvalg

8 Blad 8 C. FORELØPIG TILSYNSRAPPORT SAKSBEHANDLING I SAKER OM SPESIALUNDERVISNING a) Brev av med vedlagte rapport fra Fylkesmannen i Troms D. NKRFs KONTROLLUTVALGSKONFERANSE FEBRUAR 2016 a) Informasjon om konferansen Tillegg referert i møtet: E. STENGTE DØRER OG RASENDE KUNDER (GRAVEARBEIDER STORGATA) a) Artikkel Nordlys Referatsakene A-C tas til orientering. 2. Referatsak D: Kontrollutvalgets medlemmer gis anledning til å delta på konferansen, og sekretariatet sørger for påmelding. Følgende påmeldes: Rolleiv O. Lind, Kåre Sørensen, Gudrun Hansen og Jon Arne Jørstad. Sekretariatet tar kontakt med Kari Workinn for eventuell påmelding. 3. Referatsak E: Kontrollutvalget ber om en skriftlig redegjørelse fra byrådsleder om saken. Svarfrist Referatsakene A-C tas til orientering. 2. Referatsak D: Kontrollutvalgets medlemmer gis anledning til å delta på konferansen, og sekretariatet sørger for påmelding. Følgende påmeldes: Rolleiv O. Lind, Kåre Sørensen, Gudrun Hansen og Jon Arne Jørstad. Sekretariatet tar kontakt med Kari Workinn for eventuell påmelding. 3. Referatsak E: Kontrollutvalget ber om en skriftlig redegjørelse fra byrådsleder om saken. Svarfrist Utskrift av saksprotokoll punkt 3 sendt til: - Tromsø kommune v/ byrådsleder Før behandling av sak 96/15 tok nestleder Kåre Sørensen opp spørsmål om egen habilitet. Sørensen orienterte om hans tidligere befatning med temaene som er til drøfting i saken, og bad utvalgtes medlemmer vurdere hans habilitet. Kåre Sørensen fratrådte møtet under utvalgets behandling av habilitetsspørsmålet.

9 Blad 9 Sørensen ble enstemmig erklært inhabil ved behandling av sak 96/15 (iht. fvl. 6, 2. ledd), og fratrådte møtet under behandlingen av saken. 96/15 Drøftingssak Temaer til drøfting: A. Kultur og idrett ansattes utenlandsreise og videre kjøp av ismaskiner B. Kultur og idrett - kommunens bruk av biler Kontrollutvalget drøftet hvorvidt forholdene innen kultur og idrett skulle tas opp til behandling. Kontrollutvalget ber sekretariatet utrede sak angående forholdene innen kultur og idrett til neste møte. Kontrollutvalget ber sekretariatet utrede sak angående forholdene innen kultur og idrett til neste møte. Rett utskrift: Tromsø, den 11. november 2015 Inger Johansen