KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 5A Tilstede på møtet Medlemmer Varamedlem Andre Rolleiv O. Lind (leder) Kåre Sørensen Jon Arne Jørstad Kari Workinn Markus Akselbo Johansen Fra KomRev NORD: Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Knut Teppan Vik Oppdragsansvarlig revisor Elsa Saghaug Revisor Sissel Rasmussen Fra K-Sekretariatet: Seniorrådgiver Inger Johansen Seniorrådgiver Bjørn Halvor Wikasteen Behandlede saker Sak nr./år Sak 01-16/17 Underskrifter Rolleiv O. Lind sign. Kåre Sørensen sign. Kari Workinn sign. Markus Akselbo Johansen sign. Jon Arne Jørstad sign. Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Oppdragsansvarlige revisorer

2 Blad 2 Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av ble enstemmig godkjent. Sak 25/17 ble behandlet som første sak. Saker til behandling: Saknr Tittel U.off. 17/17 Godkjenning av protokoll fra møtet /17 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Tromsø kommune 19/17 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Tromsø Havn KF 20/17 Utsatt sak fra møte Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Tromsø kommune og Tromsø Havn KF 21/17 Rapportering fra revisor status i revisjonsarbeidet for 2016 Tromsø kommune 22/17 Svar på revisjonsbrev nr. 24 Revisjonsberetninger beboerregnskap 2015 Vedlegg, jf. Offl. 13 og Helsepersonell /17 Svar på revisjonsbrev nr. 25 Kommunens informasjonssikkerhet 24/17 Revisjonsbrev nr. 26 Svakheter i intern kontroll ved lønnsfastsettelser til ansatte 25/17 Oppfølging forvaltningsrevisjonsrapport Håndtering av henvendelser med påstander om kritikkverdige forhold/varsler fra ansatte i flyktningetjenesten i perioden /17 Referat etatsbesøk Barneverntjenesten /17 Drøftingssak - kommunale del av NAV 28/17 Deltakelse på NKRFs kontrollutvalgskonferanse oppsummering 29/17 Sak angående mottatt varsling Utsatt off.het. jf. Offl. 5, 2. ledd 30/17 Referatsaker

3 Blad 3 17/17 Godkjenning av protokollen fra møtet Protokollen fra møtet godkjennes. Innstillingen enstemmig vedtatt. Protokollen fra møtet godkjennes. 18/17 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Tromsø kommune 1. I tråd med departementets tilrådning finner Kontrollutvalget i Tromsø kommune at oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor i KomRev NORD ikke oppfyller vilkårene for uavhengighet for perioden Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisors egenerklæring om uavhengighet av kan således ikke ubetinget legges til grunn. 3. I tråd med departementets tilrådning i brev av orienteres kommunestyret om forhold som nevnt ovenfor i pkt. 1 og 2. Kommunestyret som oppdragsgiver får så vurdere eventuelle konsekvenser. 4. Kontrollutvalget i Tromsø kommune tar oppdragsforvaltningsrevisors egenerklæring om uavhengighet av til etterretning. Forslag til vedtak fra Rolleiv O. Lind: 1. Under henvisning til ansvarlig oppdragsrevisors egenerklæring om uavhengighet datert , KMD sitt brev datert og den tid som har gått, legger kontrollutvalget følgende til grunn: - styremedlemskapet som forvaltningsrevisor hadde som ansatterepresentant i KomrevNord varte i en kort periode fra kun en forvaltningsrevisjonsrapport fremlagt i perioden som for lengst er ferdigbehandlet både i kontrollutvalget og kommunestyret og dessuten fulgt opp av administrasjonen. Denne rapporten var bestilt en god tid i forveien før styremedlemskapsperioden og kontrollutvalget kan ikke se at forvaltningsrevisors styreverv har hatt noen betydning for den aktuelle revisjonsrapport kvalitet og innhold, og det er ikke grunn til å ta denne opp til fornyet behandling nå.

4 Blad 4 - oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor har deltatt på kun et avholdt styremøte i perioden Under henvisning til ovenstående aksepterer kontrollutvalget og tar til etterretning situasjonen også slik den var i tidsrommet for oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor. 2. Kontrollutvalget tar også oppdragsansvarlig forvaltningsrevisors egenerklæring datert til etterretning. 1. Under henvisning til ansvarlig oppdragsrevisors egenerklæring om uavhengighet datert , KMD sitt brev datert og den tid som har gått, legger kontrollutvalget følgende til grunn: - styremedlemskapet som forvaltningsrevisor hadde som ansatterepresentant i KomrevNord varte i en kort periode fra kun en forvaltningsrevisjonsrapport fremlagt i perioden som for lengst er ferdigbehandlet både i kontrollutvalget og kommunestyret og dessuten fulgt opp av administrasjonen. Denne rapporten var bestilt en god tid i forveien før styremedlemskapsperioden og kontrollutvalget kan ikke se at forvaltningsrevisors styreverv har hatt noen betydning for den aktuelle revisjonsrapport kvalitet og innhold, og det er ikke grunn til å ta denne opp til fornyet behandling nå. - oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor har deltatt på kun et avholdt styremøte i perioden Under henvisning til ovenstående aksepterer kontrollutvalget og tar til etterretning situasjonen også slik den var i tidsrommet for oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor. 2. Kontrollutvalget tar også oppdragsansvarlig forvaltningsrevisors egenerklæring datert til etterretning. 19/17 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Tromsø Havn 1. I tråd med departementets tilrådning finner Kontrollutvalget i Tromsø kommune at oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor i KomRev NORD ikke oppfyller vilkårene for uavhengighet for perioden Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisors egenerklæring om uavhengighet av kan således ikke ubetinget legges til grunn. 3. I tråd med departementets tilrådning i brev av orienteres kommunestyret om forhold som nevnt ovenfor i pkt. 1 og 2. Kommunestyret som oppdragsgiver får så vurdere eventuelle konsekvenser.

5 Blad 5 4. Kontrollutvalget i Tromsø kommune tar oppdragsforvaltningsrevisors egenerklæring om uavhengighet av til etterretning. Forslag til vedtak fra Rolleiv O. Lind: 1. Under henvisning til ansvarlig oppdragsrevisors egenerklæring om uavhengighet datert , KMD sitt brev datert og den tid som har gått, legger kontrollutvalget følgende til grunn: - styremedlemskapet som forvaltningsrevisor hadde som ansatterepresentant i KomrevNord varte i en kort periode fra ingen forvaltningsrevisjonsrapport har vært utarbeidet og behandlet for Tromsø havn i perioden. - oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor har deltatt på kun et avholdt styremøte i perioden Under henvisning til ovenstående aksepterer kontrollutvalget og tar til etterretning situasjonen også slik den var i tidsrommet for oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor. 2. Kontrollutvalget tar også oppdragsansvarlig forvaltningsrevisors egenerklæring datert til etterretning. 1. Under henvisning til ansvarlig oppdragsrevisors egenerklæring om uavhengighet datert , KMD sitt brev datert og den tid som har gått, legger kontrollutvalget følgende til grunn: - styremedlemskapet som forvaltningsrevisor hadde som ansatterepresentant i KomrevNord varte i en kort periode fra ingen forvaltningsrevisjonsrapport har vært utarbeidet og behandlet for Tromsø havn i perioden. - oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor har deltatt på kun et avholdt styremøte i perioden Under henvisning til ovenstående aksepterer kontrollutvalget og tar til etterretning situasjonen også slik den var i tidsrommet for oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor. 2. Kontrollutvalget tar også oppdragsansvarlig forvaltningsrevisors egenerklæring datert til etterretning.

6 Blad 6 20/17 Utsatt sak fra møte Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Tromsø kommune og Tromsø Havn KF Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenerklæring av om uavhengighet tas til etterretning. Innstillingen enstemmig vedtatt. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenerklæring av om uavhengighet tas til etterretning. 21/17 Rapportering fra revisor status i revisjonsarbeidet for 2016 Tromsø kommune Vedtak om lukket møte Med henvisning til kommunelovens 31 nr. 5 jf. offentlighetslovens 24, 1. ledd, fattet kontrollutvalget slikt vedtak: Saken behandles for lukkede dører. Vedtaket var enstemmig. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Oppdragsansvarlig revisor/revisor orienterte, og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Innstillingen enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. 22/17 Svar på revisjonsbrev nr. 24 Revisjonsberetninger beboerregnskap 2015

7 Blad 7 Oppdragsansvarlig revisor orienterte om revisjonens vurdering av kommunens svar på revisjonsbrevet. KomRev NORDs brev av ble delt ut i møtet. Forslag til vedtak fra Rolleiv O. Lind: Kontrollutvalget mener at det ikke foreligger tilfredsstillende svar i saken, jf. brev av fra revisjonen. Administrasjonssjefen bes følge opp saken. Svarfrist 14. mars Kontrollutvalget mener at det ikke foreligger tilfredsstillende svar i saken, jf. brev av fra revisjonen. Administrasjonssjefen bes følge opp saken. Svarfrist 14. mars Utskrift av saksprotokoll sendt til: - Tromsø kommune v/administrasjonssjefen med gjenpart til KomRev NORD v/oppdragsansvarlig revisor 23/17 Svar på revisjonsbrev nr. 25 Kommunens informasjonssikkerhet Kontrollutvalget viser til kommunens svar gitt i brev av på revisjonsbrev nr. 25, samt revisjonens vurdering av svaret i brev av , og tar saken til orientering. Forslag til tilføyelse fra Rolleiv O. Lind: Kontrollutvalget forutsetter at revisjonen følger opp saken, og gir en ny rapportering om status innen Innstillingen med foreslåtte tilføyelse enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget viser til kommunens svar gitt i brev av på revisjonsbrev nr. 25, samt revisjonens vurdering av svaret i brev av , og tar saken til orientering. Kontrollutvalget forutsetter at revisjonen følger opp saken, og gir en ny rapportering om status innen

8 Blad 8 Utskrift av saksprotokoll sendt til: - KomRev NORD v/oppdragsansvarlig revisor 24/17 Revisjonsbrev nr. 26 Svakheter i intern kontroll ved lønnsfastsettelse til ansatte 1. Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 26, og ber administrasjonssjefen svare kontrollutvalget innen , med gjenpart til revisjonen. 2. Når svar foreligger fra administrasjonssjefen, ber kontrollutvalget om en vurdering av svaret snarest fra revisjonen. Innstillingen enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 26, og ber administrasjonssjefen svare kontrollutvalget innen , med gjenpart til revisjonen. 2. Når svar foreligger fra administrasjonssjefen, ber kontrollutvalget om en vurdering av svaret snarest fra revisjonen. Utskrift av saksprotokoll sendt til: - Tromsø kommune v/administrasjonssjefen - KomRev NORD v/oppdragsansvarlig revisor 25/17 Oppfølging forvaltningsrevisjonsrapport Håndtering av henvendelser med påstander om kritikkverdige forhold/varsler fra ansatte i Flyktningetjenesten i perioden Kontrollutvalget viser til Tromsø kommunes brev av angående oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten som omhandler kritikkverdige forhold/varsler fra tidligere ansatte i flyktningetjenesten. Utvalget tar de orientering redegjørelsen om administrasjonssjefens iverksettelse av tiltak for å imøtekomme anbefalingene i rapporten. Arbeidet med reviderte retningslinjer for varsling av kritikkverdige forhold er ikke ferdig, og skal til endelig behandling i administrasjonsutvalget. Kontrollutvalget avventer rapportering til kommunestyret i påvente av administrasjonsutvalgets behandling av retningslinjene. Utvalget ber om å bli orientert om administrasjonsutvalgets behandling av retningslinjene.

9 Blad 9 Felles forslag til vedtak: I første avsnitt, siste setning, skal det stå:...tar til orientering... I andre avsnitt strykes andre og tredje setning. I avsnittet tilføyes: Kontrollutvalget ber administrasjonssjefen orientere utvalget så snart retningslinjene foreligger. Nytt tredje avsnitt: Kontrollutvalget anmoder den politiske ledelsen om å ta ansvar for å følge opp det arbeid som administrasjonssjefen utfører når det gjelder utarbeidelse av retningslinjer for varslingssaker. Kontrollutvalget viser til Tromsø kommunes brev av angående oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten som omhandler kritikkverdige forhold/varsler fra tidligere ansatte i flyktningetjenesten. Utvalget tar til orientering redegjørelsen om administrasjonssjefens iverksettelse av tiltak for å imøtekomme anbefalingene i rapporten. Arbeidet med reviderte retningslinjer for varsling av kritikkverdige forhold er ikke ferdig, og skal til endelig behandling i administrasjonsutvalget. Kontrollutvalget ber administrasjonssjefen orientere utvalget så snart retningslinjene foreligger. Kontrollutvalget anmoder den politiske ledelsen om å ta ansvar for å følge opp det arbeid som administrasjonssjefen utfører når det gjelder utarbeidelse av retningslinjer for varslingssaker. Utskrift av saksprotokoll sendt til: - Tromsø kommune v/ administrasjonssjefen - Tromsø kommune v/ordfører 26/17 Referat etatsbesøk Barneverntjenesten

10 Blad 10 Felles forslag til vedtak: Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: Kommunestyret tar referatet fra etatsbesøket ved Barneverntjenesten til orientering. Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: Kommunestyret tar referatet fra etatsbesøket ved Barneverntjenesten til orientering. Utskrift av saksprotokoll sendt xx til: - Tromsø kommune v/ordfører 27/17 Drøftingssak Kommunale del av Nav Kontrollutvalget drøftet saken. Felles forslag til vedtak: Administrasjonssjefen innkalles til neste møte (21. mars) for å gi en orientering om saken og hvilke tiltak som iverksettes. Administrasjonssjefen innkalles til neste møte (21. mars) for å gi en orientering om saken og hvilke tiltak som iverksettes. Utskrift av saksprotokoll sendt til: - Tromsø kommune v/ administrasjonssjefen

11 Blad 11 24/16 Deltakelse på NKRFs Kontrollutvalgskonferanse oppsummering Representanter som deltok på konferansen orienterte fra deltakelsen. Felles forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Saken tas til orientering. 29/17 Sak angående mottatt varsling Vedtak om lukket møte Med henvisning til kommunelovens 31 nr. 5 jf. offentlighetslovens 24, 1. ledd, fattet kontrollutvalget slikt vedtak: Saken behandles for lukkede dører. Vedtaket enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget viser til KomRev NORDs notat av angående saken, og tar det til orientering. Revisjonen rapporterer endelig om saken i møte 21. mars d.å. Revisor orienterte om kartlegginger/undersøkelser som er gjennomført. Innstillingen enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget viser til KomRev NORDs notat av angående saken, og tar det til orientering. Revisjonen rapporterer endelig om saken i møte 21. mars d.å.

12 Blad 12 30/17 Referatsaker Referater: A. SAKSLISTER MØTER I FORMANNSKAPET a) Formannskapet b) Formannskapet c) Formannskapet d) Formannskapet B. SELSKAPSKONTROLL DELTAKELSE PÅ GENERALFORSAMLINGER, BEDRIFTSFORSAMLINGER OG REPRESENTANTSKAPSMØTER a) Brev av fra K-Sekretariatet b) Informasjon fra Troms Kraft AS om møtedatoer c) Informasjon fra K-Sekretariatet IKS om møtedato d) Informasjon fra Arnestedet Eiendom AS om møtedato C. SAKSPROTOKOLL KOMMUNESTYRET a) Sak 6/17 Kontrollutvalgssak 94/16 Selskapskontroll i Remiks Miljøpark AS Selvkost og kapitalnedsettelse i Remiks Husholdning D. KLAGE OVER PÅLEGG OM STANS AV SKYTEAKTIVITET I TROMSDALEN a) Brev av fra Fylkesmannen i Troms E. TROMSØ PARKERING AS AVTALE OM OFFENTLIGRETTSLIG PARKERINGSHÅNDHEVING a) Brev av fra KomRev NORD Tillegg tatt opp i møtet: F. AD. MØTE 21. MARS OG MØTETIDSPUNKT G. AD. HØRINGER I KONTROLLUTVALGET Felles forslag til vedtak: 1. Referatsak D: Saken om skytebanen i Tromsdalen tas opp i april-møtet. Kontrollutvalget uttrykker bekymring for manglende fremdrift i saken, og oppfordrer politikerne å finne frem til en snarlig løsning. 2. Referatsak F: Møtet 21. mars starter kl Referatsak G: Kontrollutvalget ber sekretariatet legge frem sak om de rettslige rammer for høringer og hvordan det praktisk kan gjennomføres. 4. Øvrige referatsaker tas til orientering.

13 Blad Referatsak D: Saken om skytebanen i Tromsdalen tas opp i april-møtet. Kontrollutvalget uttrykker bekymring for manglende fremdrift i saken, og oppfordrer politikerne å finne frem til en snarlig løsning. 2. Referatsak F: Møtet 21. mars starter kl Referatsak G: Kontrollutvalget ber sekretariatet legge frem sak om de rettslige rammer for høringer og hvordan det praktisk kan gjennomføres. 4. Øvrige referatsaker tas til orientering. Rett utskrift: Tromsø, den 14. februar 2017 Inger Johansen