MØTEPROTOKOLL. Tilstede på møtet Rolleiv O. Lind (møteleder) Åshild Fause Britt Sofie Illguth Varamedlemmer Armann Solheim Svein Rasmussen

Transkript

1 TROMSØ KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Fylkeshuset i Troms, rom Tilstede på møtet Medlemmer Rolleiv O. Lind (møteleder) Åshild Fause Britt Sofie Illguth Varamedlemmer Armann Solheim Svein Rasmussen Andre Behandlede saker Sak nr./år Sak 73-79/08 Underskrifter Fra Kultrhuset Tromsø KF: Kulturhussjef Nora Kiil (tilstede i sak 74/08) Leder økonomi og personaladm. Gry Heggås Jensen (tilstede i sak 74/08) Fra KomRev NORD: Oppdragsansvarlig revisor Hjørdis Hauglann Fra K-Sekretariatet: Rådgiver Inger Johansen Rådgiver Elisabeth Riise Rolleiv O. Lind Åshild Fause Svein Rasmussen Armann Solheim sign Britt Sofie Illguth

2 Blad 2 Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer og varamedlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Rådmannen Møteleder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av som ble enstemmig godkjent. Valg av møteleder skjedde i møte jf. sak 72/08. Saknr Tittel U.off. 73/08 Godkjenning av protokoll /08 Kontrollutvalgets uttalelse om Kulturhuset Tromsø KFs årsregnskap for /08 Revisjonsbrev nr. 6 Kulturhuset KF angående usikre fordringer i regnskapet /08 Kontrollutvalgssak 44/08 svar på revisjonsbrev nr. 4 årsregnskapet 2007 manglende inntektsføring tilskudd bundne midler 77/08 Kontrollutvalgssak 45/08 svar på revisjonsbrev nr. 5 årsregnskapet 2007 tidsavgrensing investeringsutgifter og andre utgifter i drift 78/08 Gjennomgang av formannskapssaker 79/08 Referatsaker OFFENTLIGE SAKER 73/08 Godkjenning av protokoll Protokoll fra møtet godkjennes. Protokoll fra møtet godkjennes.

3 Blad 3 74/08 Kontrollutvalgets uttalelse om Kulturhuset Tromsø KFs årsregnskap for Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Kulturhuset Tromsø KFs årsregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til styret i foretaket, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Kulturhuset Tromsø KFs årsregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til styret i foretaket, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Utskrift av saksprotokoll med kontrollutvalgets uttalelse sendt til: - Tromsø kommune v/ ordfører - Kulturhuset Tromsø KF v/ kulturhussjefen 75/08 Revisjonsbrev nr. 6 Kulturhuset angående usikre fordringer i regnskap Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 6, og ber kulturhussjefen svare kontrollutvalget innen 25. oktober 2008, med gjenpart til revisjonen. 2. Når svar foreligger fra kulturhussjefen, ber kontrollutvalget om en vurdering av svaret fra revisjonen.

4 Blad 4 1. Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 6, og ber kulturhussjefen svare kontrollutvalget innen 25. oktober 2008, med gjenpart til revisjonen. 2. Når svar foreligger fra kulturhussjefen, ber kontrollutvalget om en vurdering av svaret fra revisjonen. Utskrift av saksprotokoll sendt til: - Kulturhuset Tromsø KF v/ kulturhussjefen - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig revisor 76/08 Kontrollutvalgsak 44/08 svar på revisjonsbrev nr. 4 årsregnskapet 2007 manglende inntektsføring tilskudd bundne midler 2. Kontrollutvalget henstiller administrasjonen å sikre at interne kvalitetssikringsrutiner i forbindelse med regnskapsavslutningen fungerer tilfredsstillende, slik at feil og mangler kan oppdages tidligere og korrigeres før regnskapet avlegges. 2. Kontrollutvalget henstiller administrasjonen å sikre at interne kvalitetssikringsrutiner i forbindelse med regnskapsavslutningen fungerer tilfredsstillende, slik at feil og mangler kan oppdages tidligere og korrigeres før regnskapet avlegges. Utskrift av saksprotokoll sendt til: - Tromsø kommune v/ rådmannen - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig revisor

5 Blad 5 77/08 Kontrollutvalgsak 45/08 svar på revisjonsbrev nr. 5 årsregnskapet 2007 tidsavgrensing investeringsutgifter og andre utgifter i drift 2. Kontrollutvalget anmoder administrasjonen om å etablere tilfredsstillende rutiner som sikrer riktig periodisering av utgifter der fakturaer ikke er mottatt ved tidspunktet for regnskapsavleggelsen. 2. Kontrollutvalget anmoder administrasjonen om å etablere tilfredsstillende rutiner som sikrer riktig periodisering av utgifter der fakturaer ikke er mottatt ved tidspunktet for regnskapsavleggelsen. Utskrift av saksprotokoll sendt til: - Tromsø kommune v/ rådmannen - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig revisor 78/08 Gjennomgang av formannskapssaker Felles forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Forslaget ble enstemmig vedtatt.

6 Blad 6 Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. 79/08 Referatsaker Referert: A. HÅLOGALAND TEATER AS EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING a. Brev av fra Hålogaland Teater AS til eierne B. KONKURSBO NR : MILJØXPERT HARSTAD AS ORG NR SLUTTBERETNING a. Brev av fra Iversen & Bäckström Iversen AS til Trondenes tingrett C. ÅRSREGNSKAP 2007 REMIKS TROMSØ KF - kommunestyrets vedtak i sak 158/08 D. REGNSKAPSRAPPORT PR KULTURHUSET KF - kommunestyrets vedtak i sak 170/08 E. ÅRSREGNSKAP 2007 FOR TROMSØ KINO KF - kommunestyrets vedtak i sak 171/08 Felles forslag til vedtak: Referatene A-E tas til orientering. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Referatene A-E tas til orientering. Rett utskrift: Finnsnes, den 12. september 2008 Inger Johansen