MØTEPROTOKOLL. Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 5A

Transkript

1 TROMSØ KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 5A Tilstede på møtet Medlemmer Varamedlem Andre Behandlede saker Sak nr./år Sak 26-31/14 Underskrifter Elisabeth Steen Edmund Kristoffersen Tor Zachariassen Kari Workinn Benedikte Figenschou Fra KomRev NORD: Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Tone Steffensen Oppdragsansvarlig revisor Hjørdis Hauglann Fra K-Sekretariatet: Seniorrådgiver Inger Johansen Rådgiver Audun Haugan Elisabeth Steen Tor Zachariassen Kari Workinn Edmund Kristoffersen Benedikte Figenschou Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Oppdragsansvarlige revisorer

2 Blad 2 Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av som ble enstemmig godkjent. Saker til behandling: Saknr Tittel U.off. 26/14 Godkjenning av protokoll fra møtet /14 Svar på revisjonsbrev nr. 19 Tromsø kommune flyktningetjenesten 28/14 Svar Internkontroll «betryggende kontroll» 29/14 Kontrollutvalgets deltakelse på generalforsamlinger, bedriftsforsamling og representantskapsmøter 30/14 Evaluering av kontrollutvalgets sak angående brann og redning Offl. 16, 1.ledd, siste punktum, jf /14 Referatsaker

3 Blad 3 26/14 Godkjenning av protokollen fra møtet Protokollen fra møtet godkjennes. Innstillingen enstemmig vedtatt. Protokollen fra møtet godkjennes. 27/14 Svar på revisjonsbrev nr. 19 (2013) Tromsø kommune utbetaling fra flyktningetjenesten 1. Kontrollutvalget viser til kommunens brev av og revisjonens vurdering av svaret i brev av på revisjonsbrev nr Kontrollutvalget ber om tilbakemelding fra byrådsleder når det er avklart hvilke tiltak som vil bli iverksatt, både i forhold til reaksjonsform og tiltak for å endre rutinene innenfor området. Svarfrist Kontrollutvalget viser til revisjonens vurdering av svaret på kontrollutvalgets vedtak i punkt 2 i sak 15/14, og gjør oppmerksom på at revisjonen konstaterer at saken ikke ble rapportert slik retningslinjene til kommunen skisserer. Felles forslag til endring punkt 2: Kontrollutvalget ber om tilbakemelding fra byrådsleder om hvilke tiltak som vil bli iverksatt, både i forhold til reaksjonsform i den konkrete saken og tiltak for å endre rutinene innenfor området. Svarfrist Innstillingen med foreslåtte endring enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget viser til kommunens brev av og revisjonens vurdering av svaret i brev av på revisjonsbrev nr Kontrollutvalget ber om tilbakemelding fra byrådsleder om hvilke tiltak som vil bli iverksatt, både i forhold til reaksjonsform i den konkrete saken og tiltak for å endre rutinene innenfor området. Svarfrist

4 Blad 4 3. Kontrollutvalget viser til revisjonens vurdering av svaret på kontrollutvalgets vedtak i punkt 2 i sak 15/14, og gjør oppmerksom på at revisjonen konstaterer at saken ikke ble rapportert slik retningslinjene til kommunen skisserer. Utskrift av saksprotokoll sendt til: - Tromsø kommune v/ byrådsleder - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig revisor 28/14 Svar internkontroll «betryggende kontroll» 1. Kontrollutvalget viser til Tromsø kommunes redegjørelse i brev av angående internkontrollen, og tar det til orientering. 2. Kontrollutvalget er orientert om at det planlegges iverksatt flere tiltak i arbeidet med internkontrollen, og ønsker en orientering om status i arbeidet i løpet av første halvdel av Innstillingen enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget viser til Tromsø kommunes redegjørelse i brev av angående internkontrollen, og tar det til orientering. 2. Kontrollutvalget er orientert om at det planlegges iverksatt flere tiltak i arbeidet med internkontrollen, og ønsker en orientering om status i arbeidet i løpet av første halvdel av Utskrift av saksprotokoll sendt til: - Tromsø kommune v/ byrådsleder 29/14 Kontrollutvalgets deltakelse på generalforsamlinger, bedriftsforsamling og representantskapsmøter K-Sekretariatet har i brev av mottatt gjenpart av innkalling til generalforsamling i Tromsø Veg AS. Generalforsamlingen er fastsatt til 25. april kl

5 Blad 5 Det er også mottatt gjenpart av innkallinger til representantskapsmøte i K-Sekretariatet IKS den og KomRev NORD den Troms Kraft AS har i e-post av sendt gjenpart av innkalling til ekstraordinær generalforsamling den Felles forslag til vedtak: Kontrollutvalget deltar i 2014 på følgende generalforsamlinger/ bedriftsforsamlingsmøter/representantskapsmøter (med representant fra kontrollutvalget i parentes): 1. Auroa Kino IKS (Elisabeth Steen) 2. Hålogaland Teater AS (Benedikte Figenschou) 3. KomRev NORD IKS (Edmund Kristoffersen) 4. K-Sekretariatet IKS (Tor Zachariassen) 5. Nordnorsk Opera og Symfoniorkester AS (Kari Workinn) 6. Troms Kraft AS (Edmund Kristoffersen) 7. Tromsø Asvo AS (Benedikte Figenschou) 8. Remiks Miljøpark AS (Tor Zachariassen) 9. Tromsø Veg AS (Kari Workinn) 10. Arnestedet Eiendom AS (Elisabeth Steen) 11. Tromsø Parkering AS (Elisabeth Steen) Forslag til brev sendes selskapene. Forslaget enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget deltar i 2014 på følgende generalforsamlinger/ bedriftsforsamlingsmøter/representantskapsmøter (med representant fra kontrollutvalget i parentes): 1. Auroa Kino IKS (Elisabeth Steen) 2. Hålogaland Teater AS (Benedikte Figenschou) 3. KomRev NORD IKS (Edmund Kristoffersen) 4. K-Sekretariatet IKS (Tor Zachariassen) 5. Nordnorsk Opera og Symfoniorkester AS (Kari Workinn) 6. Troms Kraft AS (Edmund Kristoffersen) 7. Tromsø Asvo AS (Benedikte Figenschou) 8. Remiks Miljøpark AS (Tor Zachariassen) 9. Tromsø Veg AS (Kari Workinn) 10. Arnestedet Eiendom AS (Elisabeth Steen) 11. Tromsø Parkering AS (Elisabeth Steen) Forslag til brev sendes selskapene.

6 Blad 6 30/14 Evaluering av kontrollutvalgets sak angående brann og redning Vedtak om lukket møte Med henvisning til offentlighetslovens 16, 1. ledd siste punktum, jf. 14, fattet kontrollutvalget slikt vedtak: Saken behandles for lukkede dører. Vedtaket var enstemmig. Brev av fra K-Sekretariatet IKS til itromsø og NRK ble delt ut i møtet, som omhandler svar på innsynsbegjæring i dokumenter angående sak brann og redning. Kontrollutvalget drøftet ulike problemstillinger og erfaringer i saken. Felles forslag til vedtak: Kontrollutvalget ber sekretariatet se nærmere på følgende: Rutiner/praksis i varslingssaker, herunder innhente Tromsø kommunes rutiner ved varslinger. Rolleavklaring mellom kontrollutvalget og sekretariatet, herunder spørsmålet i forbindelse med offentlighet. Forslaget enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget ber sekretariatet se nærmere på følgende: Rutiner/praksis i varslingssaker, herunder innhente Tromsø kommunes rutiner ved varslinger. Rolleavklaring mellom kontrollutvalget og sekretariatet, herunder spørsmålet i forbindelse med offentlighet. 31/14 Referatsaker Referater:

7 Blad 7 A. SAKSLISTER MØTER I BYRÅDET a) Byrådsmøtet b) Byrådsmøtet c) Byrådsmøtet d) Byrådsmøtet e) Byrådsmøtet f) Byrådsmøtet B. SAKSPROTOKOLL FRA KOMMUNESTYRET a) Sak 38/14 Kapitalforhøyelse og innskudd Tromsø Parkering AS b) Sak 48/14 Kontrollutvalgsak 11/14 godtgjørelse for fremmøte på generalforsamlinger og representantskapsmøter C. KONTROLLRAPPORT 2013 VEDRØRENDE SKATTEOPPKREVER-FUNKSJONEN FOR TROMSØ KOMMUNE a) Rapport av fra Skatteetaten Tillegg delt ut i møtet: D. UTTALELSE TIL SLUTTBEHANDLING AV KONTROLLUTVALGSSAK 22/14 a) Brev av fra Tromsø kommune v/ byrådsleder Felles forslag til vedtak: Referatsakene tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Referatsakene tas til orientering. Rett utskrift: Finnsnes, den 11. april 2014 Inger Johansen