MØTEPROTOKOLL. Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Troms Krafts hovedkontor, Tomasjord

Transkript

1 TROMSØ KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Troms Krafts hovedkontor, Tomasjord Tilstede på møtet Medlemmer Varamedlem Elisabeth Steen Edmund Kristoffersen Tor Zachariassen Benedikte Figenschou Monica Richardsen Andre Fra KomRev NORD: Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Lars-Andrè Hanssen Oppdragsansvarlig revisor Hjørdis Hauglann (tilstede fra kl ) Behandlede saker Sak nr./år Sak 17-23/12 Fra Tromsø kommune: Byråd for finans Line Fusdahl (tilstede i sak 18/12) Rådgiver Peter Reinholdtsen (d.s.) Fra K-Sekretariatet: Rådgiver Inger Johansen Rådgiver Martin S. Krane Underskrifter Elisabeth Steen sign. Tor Zachariassen sign Edmund Kristoffersen sign. Monica Richardsen sign Benedikte Figenschou sign.

2 Blad 2 Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Oppdragsansvarlige revisorer Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av som ble enstemmig godkjent. Saker til behandling: Saknr Tittel U.off. Lukket møte 17/12 Godkjenning av protokoll fra møtet /12 Kostnadsoverskridelser og tapte spillemidler i forbindelse med byggingen av Tromstun skole oppfølging av kontrollutvalgssak 2/12 19/12 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet Psykisk helsearbeid i Tromsø kommune 20/12 Revisjonsbrev nr. 14 Tromsø kommune Mortensnes sykehjem - pasientregnskap 21/12 Kontrollutvalget - informasjonsstrategi 22/12 Selskapskontroll kontrollutvalgets deltakelse på møte i ekstraordinær bedriftsforsamling i Troms Kraft AS orientering 23/12 Referatsaker X Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: 17/12, 22/12, 19/12, 20/12, 21/12, 18/12 og 23/12.

3 Blad 3 OFFENTLIGE SAKER 17/12 Godkjenning av protokollen fra møtet Protokollen fra møtet godkjennes. Protokollen fra møtet godkjennes. 18/12 Kostnadsoverskridelser og tapte spillemidler i forbindelse med byggingen av Tromstun skole oppfølging av kontrollutvalgssak 2/12 Byråd for finans Line Fusdahl og rådgiver Peter Reinholdtsen orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Felles forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. 2. Kontrollutvalget er informert om at undersøkelsen pågår, og at forventet ferdigstillelse av rapporten fra KomRev NORD forventes å foreligge ved utgangen av april. Utvalget ber om byrådets redegjørelse i saken, herunder rapporten fra undersøkelsen, så snart det lar seg gjøre. Det tas sikte på behandling av saken i kontrollutvalgets møte 15. mai. Forslaget enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. 2. Kontrollutvalget er informert om at undersøkelsen pågår, og at forventet ferdigstillelse av rapporten fra KomRev NORD forventes å foreligge ved utgangen av april. Utvalget ber om byrådets redegjørelse i saken, herunder rapporten fra undersøkelsen, så snart det lar seg gjøre. Det tas sikte på behandling av saken i kontrollutvalgets møte 15. mai.

4 Blad 4 Utskrift av saksprotokoll sendt til: - Tromsø kommune v/byrådsleder 19/12 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet Psykisk helsearbeid i Tromsø kommune Kontrollutvalget rår kommunestyret til å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret viser til brev av fra byrådsleder hvor det er skissert hvilke tiltak Tromsø kommune har iverksatt og planlegger å iverksette for å imøtekomme anbefalingene som framkommer i rapporten Psykisk helsearbeid i Tromsø kommune. 2. Kommunestyret tar til orientering de tiltakene som opplyses iverksatt eller planlagt iverksatt, og forutsetter at fokus på å imøtekomme anbefalingene gitt i rapporten herunder anbefalingen om etablering av et skjermet botilbud for unge med både psykiske lidelser og rusproblemer tas med i det videre arbeidet. Kontrollutvalget rår kommunestyret til å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret viser til brev av fra byrådsleder hvor det er skissert hvilke tiltak Tromsø kommune har iverksatt og planlegger å iverksette for å imøtekomme anbefalingene som framkommer i rapporten Psykisk helsearbeid i Tromsø kommune. 2. Kommunestyret tar til orientering de tiltakene som opplyses iverksatt eller planlagt iverksatt, og forutsetter at fokus på å imøtekomme anbefalingene gitt i rapporten herunder anbefalingen om etablering av et skjermet botilbud for unge med både psykiske lidelser og rusproblemer tas med i det videre arbeidet. Utskrift av saksprotokoll (iht. KL 77 nr. 6) sendt (svarfrist: ) til: Tromsø kommune v/ byrådsleder Utskrift av saksprotokoll sendt xx til: - Tromsø kommune v/ ordfører

5 Blad 5 20/12 Revisjonsbrev nr. 14 Tromsø kommune Mortensnes sykehjem pasientregnskap 1. Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 14 av og tar brevet til orientering. 2. Kontrollutvalget ber revisjonen informere utvalget om rutiner er etablert i tilstrekkelig grad for å forebygge at feil nevnt i revisjonsbrev nr. 14 tilknyttet pasientregnskap for den frivillige ordningen, ikke skjer. Når det gjelder pasientregnskap for vedtaksordningen forutsetter utvalget at endring i rutinene følges opp av revisjonen. Svarfrist Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 14 av og tar brevet til orientering. 2. Kontrollutvalget ber revisjonen informere utvalget om rutiner er etablert i tilstrekkelig grad for å forebygge at feil nevnt i revisjonsbrev nr. 14 tilknyttet pasientregnskap for den frivillige ordningen, ikke skjer. Når det gjelder pasientregnskap for vedtaksordningen forutsetter utvalget at endring i rutinene følges opp av revisjonen. Svarfrist Utskrift av saksprotokoll sendt til: - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig revisor 21/12 Kontrollutvalget informasjonsstrategi Utvalgets medlemmer drøftet hva innholdet i en informasjonsstrategi bør være. Felles forslag til vedtak: Sekretariatet utarbeider forslag til kontrollutvalgets informasjonsstrategi på bakgrunn av drøfting i møtet. Forslaget enstemmig vedtatt. Sekretariatet utarbeider forslag til kontrollutvalgets informasjonsstrategi på bakgrunn av drøfting i møtet.

6 Blad 6 22/12 Selskapskontroll kontrollutvalgets deltakelse på ekstraordinær bedriftsforsamling i Troms Kraft AS orientering Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. 23/12 Referatsaker Referert: A. SAKSLISTER MØTER I BYRÅDET a) Byrådsmøtet b) Byrådsmøtet c) Byrådsmøtet d) Byrådsmøtet e) Byrådsmøtet B. VALG AV MEDLEMMER OG VARAMEDLEMMER TIL STYRET I KOMREV NORD a) Brev av fra KomRev NORD C. SAKSPROTOKOLLER KOMMUNESTYREMØTET a) Sak 21/12 Samhandlingsreformen i Tromsø kommune (inkl. saksframlegg m/vedlegg) b) Sak 28/12 Billetten AS (inkl. saksframlegg u/vedlegg) c) Sak 29/12 Utskrift fra protokoll i forretningsutvalget (inkl. saksframlegg) I tillegg referert i møtet: D. BUDSJETTOVERSKRIDELSE UTLÅN AV STARTLÅN a) Brev av fra KomRev NORD (delt ut i møtet) E. FORUM FOR KONTROLL OG TILSYN - FAGKONFERANSE OG ÅRSMØTE a) Informasjon om fagkonferanse og årsmøte juni 2012 (delt ut i møtet)

7 Blad 7 F. TROMSØ KOMMUNES INVOLVERING I FORBINDELSE MED PLANER OM UTBYGGING HOTELL M.M. STRANDVEGEN 8 (sak tatt opp muntlig) Felles forslag til vedtak: 1. Referatsak E: Tor Zachariassen og Benedikte Figenschou påmeldes konferansen. Sekretariatet sørger for påmelding. 2. Referatsak F: Byrådsleder innkalles til neste møte i kontrollutvalget (16. april) for å gi en orientering om saken. 3. De øvrige referatsakene tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. 1. Referatsak E: Tor Zachariassen og Benedikte Figenschou påmeldes konferansen. Sekretariatet sørger for påmelding. 2. Referatsak F: Byrådsleder innkalles til neste møte i kontrollutvalget (16. april) for å gi en orientering om saken. 3. De øvrige referatsakene tas til orientering. Rett utskrift: Finnsnes, den 21. mars 2012 Inger Johansen