MØTEPROTOKOLL. Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 5E

Transkript

1 TROMSØ KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 5E Tilstede på møtet Medlemmer Bjørn-Gunnar Jørgensen Tor Zachariassen (tilstede i sakene 25/11 og 27-34/11) Britt Sofie Illguth Rolleiv O. Lind Varamedlemmer Bjørnar Øsgård Svein Rasmussen (deltok under behandlingen av sak 26/11) Andre Fra KomRev NORD: Oppdragsansvarlig revisor Hjørdis Hauglann Forvaltningsrevisor Runar Rushfeldt Hanssen Behandlede saker Sak nr./år Sak 25 34/11 Underskrifter Fra K-Sekretariatet: Rådgiver Odd Kr. Solberg Rådgiver Martin S. Krane Bjørn-Gunnar Jørgensen Tor Zachariassen sign Rolleiv O Lind Bjørnar Østgård Britt Sofie Illguth Svein Rasmussen

2 Blad 2 Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer og varamedlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Rådmannen Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av som ble enstemmig godkjent. Saker til behandling: Saknr Tittel U.off. 25/11 Godkjenning av protokoll fra møtet /11 Troms Kraft AS gjennomgang av ordførers e-poster Deler av vedlegg off.l. 13, jf. fvl /11 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Eldreomsorg overordnet prosjektskisse 28/11 Oppfølging av 85 tilrådingar for styrket egenkontroll i kommunane internkontroll svar 29/11 Utsatt sak fra møtet sak 9/11 Drøftingssak henvendelse fra Åge Edvardsen vedrørende støttemur 30/11 Drøftingssak Tromsø kirkelige fellesråd gravlunder 31/11 Drøftingssak Troms Kraft AS medieoppslag den siste tiden 32/11 Deltakelse på NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 2011 oppsummering 33/11 Referatsaker 34/11 Tromsø kommunes bruk og oppfølging av bemanningsselskaper (sak tatt opp i møtet) Sak 26/11 ble behandlet som siste sak i møtet.

3 Blad 3 OFFENTLIGE SAKER 25/11 Godkjenning av protokollen fra møtet Protokollen fra møtet godkjennes. Innstillingen enstemmig vedtatt. Protokollen fra møtet godkjennes. Tor Zachariassen ble erklært inhabil ved behandling av sak 26/11. Bakgrunnen for at Tor Zachariassen ble erklært inhabil er hans tidligere verv som tidligere leder av bedriftsforsamlingen i Troms Kraft AS, og den involvering med First House som sak 26/11 relaterer seg til. Tor Zachariassen forlot møtet, og varamedlem Svein Rasmussen tiltrådte under behandlingen av saken. Saken ble behandlet som siste sak i møtet. 26/11 Troms Kraft AS gjennomgang av ordførers e-poster Saken utsettes. Saken utsettes.

4 Blad 4 Tor Zachariassen tiltrådte møtet ved møtestart og var tilstede under behandlingen av sakene 25/11 og 27-34/11. 27/11 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Kvalitet i eldreomsorgen overordnet prosjektskisse Kontrollutvalget viser til overordnet prosjektskisse for forvaltningsrevisjonsprosjektet Kvalitet i eldreomsorgen, og ber KomRev NORD gjennomføre prosjektet. Innstillingen, med følgende tilleggspunkt, vedtas: 2. Kontrollutvalget prioriterer de foreslåtte problemstillingene 2 og 4, og forutsetter at prosjektet kan ferdigstilles innen utgangen av 1. kvartal Kontrollutvalget viser til overordnet prosjektskisse for forvaltningsrevisjonsprosjektet Kvalitet i eldreomsorgen, og ber KomRev NORD gjennomføre prosjektet. 2. Kontrollutvalget prioriterer de foreslåtte problemstillingene 2 og 4, og forutsetter at prosjektet kan ferdigstilles innen utgangen av 1. kvartal KomRev NORD v/oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor 28/11 Oppfølging av 85 tilrådingar for styrket egenkontroll i kommunane internkontroll svar 1. Kontrollutvalget viser til brev av fra Tromsø kommune, og tar brevet til orientering. 2. Kontrollutvalget ønsker en orientering om det nye kvalitetssystemet Kvalitetslosen når det er innført i alle enheter. Ut i fra redegjørelsen i brevet fra kommunen er det aktuelt med denne orienteringen i løpet av høsten Utvalget ønsker samtidig en orientering om kommunens arbeid med risikoanalyser som omfatter hele virksomheten.

5 Blad 5 Innstillingen enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget viser til brev av fra Tromsø kommune, og tar brevet til orientering. 2. Kontrollutvalget ønsker en orientering om det nye kvalitetssystemet Kvalitetslosen når det er innført i alle enheter. Ut i fra redegjørelsen i brevet fra kommunen er det aktuelt med denne orienteringen i løpet av høsten Utvalget ønsker samtidig en orientering om kommunens arbeid med risikoanalyser som omfatter hele virksomheten. - Tromsø kommune v/rådmannen 29/11 Utsatt sak fra møtet sak 9/11 Drøftingssak henvendelse fra Åge Edvardsen vedrørende støttemur Kontrollutvalget kan ikke se at saken egner seg til behandling i utvalget, ettersom sakens tema i realiteten er administrasjonens skjønnsmessige vurdering i forhold til pbl. 32-1, 2. ledd. Kontrollutvalget kan ikke se at saken egner seg til behandling i utvalget, ettersom sakens tema i realiteten er administrasjonens skjønnsmessige vurdering i forhold til pbl. 32-1, 2. ledd. - Åge Edvardsen

6 Blad 6 30/11 Drøftingssak Tromsø kirkelige fellesråd gravlunder Under henvisning til omtale i avisen itromsø , inviteres kirkevergen til å gi en orientering i kontrollutvalget om hva som har skjedd i de omtalte sakene, samt vedrørende rutiner og praksis ved tildeling av gravplasser. Under henvisning til omtale i avisen itromsø , inviteres kirkevergen til å gi en orientering i kontrollutvalget om hva som har skjedd i de omtalte sakene, samt vedrørende rutiner og praksis ved tildeling av gravplasser. - Tromsø kirkelige fellesråd v/kirkeverge 31/11 Drøftingssak Troms Kraft AS medieoppslag den siste tiden Kontrollutvalget inviterer Troms Kraft AS, samt selskapets revisor, til å gi en orientering angående selskapets økonomiske og finansielle situasjon. Kontrollutvalget inviterer Troms Kraft AS, samt selskapets revisor, til å gi en orientering angående selskapets økonomiske og finansielle situasjon. - Troms Kraft AS

7 Blad 7 32/11 Deltakelse på NKRFs kontrollutvalgskonferanse 2011 oppsummering Saken utsettes. Saken utsettes. 33/11 Referatsaker Referert: A. SAKSLISTER MØTER I FORMANNSKAPET a) Formannskapsmøtet b) Formannskapsmøtet B. TROMSØ KOMMUNE VEDTAK OM PÅLEGG a) Brev av fra Arbeidstilsynet C. TROMSØ HAVN KF ÅRSOPPGJØRET 2010 a) Brev av fra KomRev NORD D. SVAR KONTROLLUTVALGSSAK 13/11 REFERATSAKER F. TILSYNSRAPPORT TROMSØ KOMMUNE SOM BARNEHAGEMYNDIGHET a) Brev av fra Tromsø kommune E. KONTROLLRAPPORT 2010 VEDRØRENDE SKATTEOPPKREVER- FUNKSJONEN I TROMSØ KOMMUNE a) Brev av fra Skatteetaten F. INVITASJON TIL SEMINAR: STYRING AV OFFENTLIG EIDE SELSKAPER a) E-post av fra Revisorforeningen G. SAKSPROTOKOLLER KONTROLLUTVALGSSAKER I KOMMUNESTYRETS MØTE

8 Blad 8 a) Kommunestyresak 21/11 (sak utsatt) b) Kommunestyresak 26/11 (sak utsatt) H. TROMSØ PARKERING KF REGNSKAP 2010 OVERFØRING AV MIDLER FRA DRIFT TIL INVESTERING a) Brev av fra KomRev NORD I. SELSKAPSKONTROLL INFORMASJON OM GENERALFORSAMLINGER I TROMS KRAFT AS DATTERSELSKAPER I 2011 a) Brev av fra K-Sekretariatet J. FULLMAKTER OG TILGANGER a) Brev av fra KomRev NORD 1. Angående referatsak B: Kontrollutvalget ønsker oversendt kopi av rådmannens tilbakemelding til Arbeidstilsynet innen 13. april For øvrig tas referatsakene A J til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. 1. Angående referatsak B: Kontrollutvalget ønsker oversendt kopi av rådmannens tilbakemelding til Arbeidstilsynet innen 13. april For øvrig tas referatsakene A J til orientering. Utskrift av saksprotokoll (vedtakets punkt 1) sendt til: - Tromsø kommune v/rådmannen 34/11 Tromsø kommunes bruk og oppfølging av bemanningsselskaper (sak tatt opp i møtet) Saken ble tatt opp i møtet på bakgrunn av avsløringer av bemanningsselskapers brudd på arbeidsmiljøloven i andre norske kommuner. Etter drøftinger pr. e-post i forkant av møtet var det enighet i kontrollutvalget om å be sekretariatet oversende Tromsø kommune v/rådmannen brev med forespørsel om opplysninger vedrørende blant annet kommunens bruk og oppfølging av bemanningsselskaper.

9 Blad 9 Brev av fra K-Sekretariatet ble delt ut i møtet. Saken utsettes i påvente av rådmannens svar på K-Sekretariatets brev av Saken utsettes i påvente av rådmannens svar på K-Sekretariatets brev av Rett utskrift: Tromsø, den 10. mars 2011 Martin S. Krane