KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 5E Tilstede på møtet Medlemmer Varamedlem Andre Rolleiv O. Lind (leder) Kåre Sørensen Jon Arne Jørstad Fra KomRev NORD: Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Knut Teppan Vik Revisor Sissel Rasmussen Fra K-Sekretariatet: Seniorrådgiver Inger Johansen Seniorrådgiver Bjørn Halvor Wikasteen Behandlede saker Sak nr./år Sak /17 Underskrifter Rolleiv O. Lind sign. Kåre Sørensen sign. Jon Arne Jørstad sign. Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Oppdragsansvarlige revisorer

2 Blad 2 Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av ble enstemmig godkjent. Saker til behandling: Saknr Tittel U.off. 114/17 Godkjenning av protokoll fra møtet (etatsbesøk) 115/17 Godkjenning av protokoll fra møtet /17 Varslingssak Utsatt off.het, jf. offl 5, 1.ledd jf, 24,1.ledd 117/17 Revisjon av pasientregnskap for 2016 Kroken sykehjem 118/17 Svar på revisjonsbrev nr. 27 Mangelfull intern kontroll av investeringsutgifter 119/17 Oppfølging sak 48/17 angående revisjonsbrev nr. 26 Svakheter i intern kontroll ved lønnsfastsettelser til ansatte 120/17 Oppfølging kommunestyrets sak 178/17 forvaltningsrevisjonsrapport - Anskaffelse av redningsbåt 121/17 Oppfølging av kommunestyrets vedtak i sak 177/17 - sak varsling - Brann og redning («ildsted») 122/17 Oppfølging sak 93/17 forvaltningsrevisjon Oppfølging av investeringsprosjekter - delrapport 2 123/17 Forvaltningsrevisjonsprosjektet Økonomistyring og økonomisk internkontroll i seksjonen Brann og redning orientering 124/17 Kommunale utleieboliger svar fra administrasjonssjefen 125/17 Regler for kjøp av eiendom 126/17 Kontrollutvalgets møteplan for /17 Referatsaker

3 Blad 3 114/17 Godkjenning av protokollen fra møtet (etatsbesøket) Protokollen fra møtet (etatsbesøket) godkjennes. Protokollen fra møtet (etatsbesøket) godkjennes. 115/17 Godkjenning av protokollen fra møtet Protokollen fra møtet godkjennes. Protokollen fra møtet godkjennes. 116/17 Varslingssak Vedtak om lukket møte Med henvisning til kommunelovens 31 nr. 5 jf. offentlighetslovens 5, 1. ledd jf. 24, 1. ledd, fattet kontrollutvalget slikt vedtak: Saken behandles for lukkede dører. Vedtaket enstemmig vedtatt. Innstilling (utsatt offentlighet): Felles forslag til tilføyelser: Ordet skriftlig redegjørelse tilføyes i punktene 1 og 2. Punkt 3:

4 Blad 4 Svarfrist Innstillingen med foreslåtte tilføyelser enstemmig vedtatt. Vedtak (utsatt offentlighet): Utskrift av saksprotokoll sendt til: 117/17 Revisjon av pasientregnskap for 2016 Kroken sykehjem Kontrollutvalget tar revisjonsberetningen for pasientregnskapene ved Kroken sykehjem for 2016 til orientering. Kontrollutvalget tar revisjonsberetningen for pasientregnskapene ved Kroken sykehjem for 2016 til orientering. 118/17 Svar på revisjonsbrev nr. 27 Mangelfull intern kontroll av investeringsutgifter Kontrollutvalget viser til kommunens svar gitt i brev av på revisjonsbrev nr. 27, samt revisjonens vurdering av svaret i brev av , og tar saken til orientering. Kontrollutvalget viser til revisjonens vurdering angående eksterne konsulenters tilgang til økonomisystemet, og forutsetter at revisjonens betraktninger hensyntas i det videre arbeidet for etablering av disse rutinene. Det er opplysninger om at det jobbes for en løsning som innebærer at revisjonens vurdering blir hensyntatt. Kontrollutvalget forutsetter videre at revisjonen følger opp forholdet i det videre revisjonsarbeidet. Felles forslag til tilføyelse:..., og orienterer kontrollutvalget.

5 Blad 5 Innstillingen med foreslåtte tilføyelse enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget viser til kommunens svar gitt i brev av på revisjonsbrev nr. 27, samt revisjonens vurdering av svaret i brev av , og tar saken til orientering. Kontrollutvalget viser til revisjonens vurdering angående eksterne konsulenters tilgang til økonomisystemet, og forutsetter at revisjonens betraktninger hensyntas i det videre arbeidet for etablering av disse rutinene. Det er opplysninger om at det jobbes for en løsning som innebærer at revisjonens vurdering blir hensyntatt. Kontrollutvalget forutsetter videre at revisjonen følger opp forholdet i det videre revisjonsarbeidet, og orienterer kontrollutvalget. Utskrift av saksprotokoll sendt til: - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig revisor 119/17 Oppfølging sak 48/17 ad. revisjonsbrev nr. 26 Svakheter i intern kontroll ved lønnsfastsettelser til ansatte 1. Kontrollutvalget viser til kommunens svar i brev av angående oppfølging av revisjonsbrev nr. 26, og revisjonens vurdering av svaret gitt i brev av Det vises til revisjonens vurdering angående punktet om internkontrollen, rutiner og retningslinjer tilknyttet lønnsfastsettelse og ansiennitetsberegning, der det opplyses at revisjonen følger opp forholdet videre. Kontrollutvalget ber om en skriftlig tilbakemelding fra revisjonen om oppfølgingen innen utgangen av februar Kontrollutvalget ber også om en redegjørelse fra administrasjonssjefen om omfanget av feilberegningene samt om hvilke rettslige vurderinger som er gjort med tanke på å korrigere feilaktig beregnet ansiennitet. Svarfrist Felles forslag tilføyelse i punkt 3:...administrasjonssjefen om antallet og det beløpsmessige omfanget... Innstillingen med foreslåtte tilføyelse enstemmig vedtatt.

6 Blad 6 1. Kontrollutvalget viser til kommunens svar i brev av angående oppfølging av revisjonsbrev nr. 26, og revisjonens vurdering av svaret gitt i brev av Det vises til revisjonens vurdering angående punktet om internkontrollen, rutiner og retningslinjer tilknyttet lønnsfastsettelse og ansiennitetsberegning, der det opplyses at revisjonen følger opp forholdet videre. Kontrollutvalget ber om en skriftlig tilbakemelding fra revisjonen om oppfølgingen innen utgangen av februar Kontrollutvalget ber også om en redegjørelse fra administrasjonssjefen om antallet og det beløpsmessige omfanget av feilberegningene samt om hvilke rettslige vurderinger som er gjort med tanke på å korrigere feilaktig beregnet ansiennitet. Svarfrist Utskrift av saksprotokoll sendt til: - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig revisor 120/17 Oppfølgning kommunestyrets sak 178/17 forvaltningsrevisjonsrapport Anskaffelse av redningsbåt Kontrollutvalget rår kommunestyret å treffe slikt vedtak: 1. Kommunestyret viser til administrasjonssjefens tilbakemelding av , hvor det er skissert hvilke tiltak som er iverksatt og planlagt iverksatt for å imøtekomme kommunestyrets vedtak i sak 178/ Kommunestyret tar til orientering de tiltak som opplyses iverksatt/planlagt iverksatt, og forutsetter at administrasjonssjefen iakttar kontrollutvalgets merknader til ovennevnte svar samt har fokus på fortsatt forbedringer i det videre arbeidet. Felles forslag til tilføyelse i punkt 2:...forbedringer av kvalitetssikring i det videre... Innstillingen med foreslåtte tilføyelse enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget rår kommunestyret å treffe slikt vedtak:

7 Blad 7 1. Kommunestyret viser til administrasjonssjefens tilbakemelding av , hvor det er skissert hvilke tiltak som er iverksatt og planlagt iverksatt for å imøtekomme kommunestyrets vedtak i sak 178/ Kommunestyret tar til orientering de tiltak som opplyses iverksatt/planlagt iverksatt, og forutsetter at administrasjonssjefen iakttar kontrollutvalgets merknader til ovennevnte svar samt har fokus på fortsatt forbedringer av kvalitetssikring i det videre arbeidet. Utskrift av saksprotokoll (iht. KL 77 nr. 6) sendt til (svarfrist ): Utskrift av saksprotokoll sendt xx til: - Tromsø kommune v/ordfører 121/17 Oppfølgning av kommunestyrets vedtak i sak 177/17 sak varsling Brann og redning («Ildsted») Kontrollutvalget rår kommunestyret treffe slikt vedtak: 1. Kommunestyret viser til administrasjonssjefens tilbakemelding av , hvor det er skissert hvilke tiltak som er iverksatt og planlagt iverksatt for å imøtekomme kommunestyrets vedtak i sak 177/ Kommunestyret tar til orientering de tiltak som opplyses iverksatt/planlagt iverksatt, og forutsetter at administrasjonssjefen og ledelsen i Brann og redning iakttar kontrollutvalgets merknader til ovennevnte svar samt har fokus på fortsatt forbedringer i det videre arbeidet. Kontrollutvalget drøftet saken. Felles forslag til vedtak: Kontrollutvalget ber om administrasjonssjefens vurdering på om innregnet fradrag for kostnader med etterkontroll er i henhold til kommunestyrets vedtak punkt 2. Svarfrist Forslaget enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget ber om administrasjonssjefens vurdering på om innregnet fradrag for kostnader med etterkontroll er i henhold til kommunestyrets vedtak punkt 2. Svarfrist

8 Blad 8 Utskrift av saksprotokoll sendt til: 122/17 Oppfølging sak 93/17 Forvaltningsrevisjon Oppfølging av investeringsprosjekter delrapport 2 1. Kontrollutvalget tar administrasjonssjefens redegjørelse av til orientering. 2. Kontrollutvalget oversender administrasjonssjefens redegjørelse til KomRev NORD og ber revisor iaktta svarene i det videre arbeid. 1. Kontrollutvalget tar administrasjonssjefens redegjørelse av til orientering. 2. Kontrollutvalget oversender administrasjonssjefens redegjørelse til KomRev NORD og ber revisor iaktta svarene i det videre arbeid. Utskrift av saksprotokoll sendt til: - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor 123/17 Forvaltningsrevisjonsprosjektet Økonomistyring og økonomisk internkontroll i seksjonen Brann og redning - orientering Kontrollutvalget viser til notat av fra KomRev NORD om status i forvaltningsrevisjonsprosjektet Økonomistyring og økonomisk internkontroll i seksjonen Brann og redning, og tar notatet til orientering. Kontrollutvalget viser til notat av fra KomRev NORD om status i forvaltningsrevisjonsprosjektet Økonomistyring og økonomisk internkontroll i seksjonen Brann og redning, og tar notatet til orientering.

9 Blad 9 124/17 Kommunale utleieboliger svar fra administrasjonssjefen 1. Kontrollutvalget kan ikke se at det er gitt tilfredsstillende svar på spørsmål 6 om regnskap for kommunens utleievirksomhet. 2. Kontrollutvalget ber administrasjonssjefen å foreta en nærmere vurdering av de merknader kontrollutvalget har til leiekontrakten som fremgår av dette saksfremlegg. 3. Ny frist for svar settes til Kontrollutvalget tar for øvrig redegjørelsen til orientering. 1. Kontrollutvalget kan ikke se at det er gitt tilfredsstillende svar på spørsmål 6 om regnskap for kommunens utleievirksomhet. 2. Kontrollutvalget ber administrasjonssjefen å foreta en nærmere vurdering av de merknader kontrollutvalget har til leiekontrakten som fremgår av dette saksfremlegg. 3. Ny frist for svar settes til Kontrollutvalget tar for øvrig redegjørelsen til orientering. Utskrift av saksprotokoll sendt til: 125/17 Regler for kjøp av eiendom 1. Kontrollutvalget ber administrasjonssjefen gi en redegjørelse for kommunens praksis ved kjøp av fast eiendom på det private marked, herunder om kommunen har eget regelverk for dette. 2. Svarfrist settes til

10 Blad Kontrollutvalget ber administrasjonssjefen gi en redegjørelse for kommunens praksis ved kjøp av fast eiendom på det private marked, herunder om kommunen har eget regelverk for dette. 2. Svarfrist settes til Utskrift av saksprotokoll sendt til: 126/17 Kontrollutvalgets møteplan for 2018 Kontrollutvalget drøftet saken. Møtedag er onsdager, og i uka før kommunestyret har møte. Møtestart kl Felles forslag til vedtak: Kontrollutvalgets møteplan for 2018 fastsettes som følger: 24. januar 22. august 21. februar 19. september 14. mars 17. oktober 18. april 14. november 23. mai 5. desember 13. juni Møtestart kl Forslaget enstemmig vedtatt. Kontrollutvalgets møteplan for 2018 fastsettes som følger: 24. januar 22. august 21. februar 19. september 14. mars 17. oktober 18. april 14. november 23. mai 5. desember 13. juni Møtestart kl

11 Blad /17 Referatsaker Referater: A. SAKSLISTER MØTER I FORMANNSKAPET a) Formannskapet b) Formannskapet c) Formannskapet d) Formannskapet B. STYREMØTE REMIKS HUSHOLDNING AS TORSDAG a) E-post av fra Remiks Husholdning AS C. NKRFs KONTROLLUTVALGSKONFERANSE 2018 a) Informasjon om tidspunkt og påmeldingsfrist D. AURORA KINO IKS INNKALLING TIL REPRESENTANTSKAPSMØTE a) Innkalling til representantskapsmøte Felles forslag til vedtak: 1. Referatsak C: Kontrollutvalgets medlemmer gis anledning til å delta på konferansen, og sekretariatet sørger for påmelding. Følgende påmeldes: Rolleiv O. Lind og Kåre Sørensen. Øvrige medlemmer tar kontakt med sekretariatet dersom de ønsker å delta. 2. Øvrige referatsaker tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. 1. Referatsak C: Kontrollutvalgets medlemmer gis anledning til å delta på konferansen, og sekretariatet sørger for påmelding. Følgende påmeldes: Rolleiv O. Lind og Kåre Sørensen. Øvrige medlemmer tar kontakt med sekretariatet dersom de ønsker å delta. 2. Øvrige referatsaker tas til orientering. Rett utskrift: Tromsø, den 14. november 2017 Inger Johansen