MØTEPROTOKOLL. Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Fylkeshuset i Troms, møterom 6, 2. etasje

Transkript

1 TROMSØ KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Fylkeshuset i Troms, møterom 6, 2. etasje Tilstede på møtet Medlemmer Varamedlem Andre Behandlede saker Sak nr./år Sak 21-24/14 Underskrifter Elisabeth Steen Edmund Kristoffersen Tor Zachariassen Kari Workinn Benedikte Figenschou Fra Tromsø kommune: Brannsjef Nils Ove Sollied (innledningsvis i sak 22/14) Byrådsleder Øyvind Hilmarsen (tilstede i sak 22/14) Kommunaldirektør Øystein Nermo (d.s.) Fra KomRev NORD: Administrerende direktør Lars-Andrè Hanssen Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Tone Steffensen Oppdragsansvarlig revisor Hjørdis Hauglann Fra K-Sekretariatet: Seniorrådgiver Inger Johansen Rådgiver Audun Haugan Elisabeth Steen Tor Zachariassen Kari Workinn Edmund Kristoffersen Benedikte Figenschou

2 Blad 2 Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Oppdragsansvarlige revisorer Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av som ble enstemmig godkjent. Saker til behandling: Saknr Tittel U.off. 21/14 Godkjenning av protokoll fra møtet /14 Sak unntatt offentlighet oppfølging Offl. 14, jf /14 Forvaltningsrevisjonsprosjektet innen Tromsø kommunes grunnskole - orientering 24/14 Referatsak

3 Blad 3 21/14 Godkjenning av protokollen fra møtet Protokollen fra møtet godkjennes. Innstillingen enstemmig vedtatt. Protokollen fra møtet godkjennes. 22/14 Sak vedrørende enhet for brann og redning kontrollutvalgets sluttbehandling Vedtak om lukket møte Med henvisning til kommuneloven 31 nr 2, jf. offentlighetslovens 13, 14 jf. 16, fattet kontrollutvalget slikt vedtak: Saken behandles for lukkede dører. Vedtaket var enstemmig. Kontrollutvalget tilrår kommunestyret til å treffe følgende vedtak: 1. Kommunestyret ber byrådet om å foreta en evaluering av dagens reglement for bierverv i kommunen og komme med eventuelle forslag til presiseringer og endringer i dette. Kommunestyret ber byrådet særlig se på hvilke bierverv som skal være tillatt, om det kan og bør innføres en godkjenningsordning for bierverv og sørge for at kommunen kan føre kontroll med omfang av bierverv. 2. Kommunestyret ber byrådet om å ajourføre kommunens register over bierverv og aktivt vedlikeholde dette. 3. Kommunestyret ber byrådet om å tilbakerapportere resultatene av miljø- og medarbeiderprosjektet som er igangsatt i enheten til kontrollutvalget. Den nærmere frist for rapportering settes av kontrollutvalget med bakgrunn i prosjektets progresjon. 4. Kommunestyret tar for øvrig kontrollutvalgets oversendelse til orientering. Brannsjef Nils Ove Sollied fikk etter eget ønske orientere utvalgets medlemmer om hans syn på forhold som er behandlet i saksdokumentene.

4 Blad 4 Felles forslag til tilføyelser/endringer: Innledningsvis tilføyes viser til oppsummeringen i saksframstillingen og I tillegg sløyes ordet til. Nytt punkt 4: Kommunestyret konstaterer at innkjøpsregelverket er brutt ved flere anskaffelser til enheten, og tar til etterretning de tiltak som er iverksatt. Innstillingens punkt 4 blir punkt 5. Innstillingen med foreslåtte endringer enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget viser til oppsummeringen i saksframstillingen og tilrår kommunestyret å treffe følgende vedtak: 1. Kommunestyret ber byrådet om å foreta en evaluering av dagens reglement for bierverv i kommunen og komme med eventuelle forslag til presiseringer og endringer i dette. Kommunestyret ber byrådet særlig se på hvilke bierverv som skal være tillatt, om det kan og bør innføres en godkjenningsordning for bierverv og sørge for at kommunen kan føre kontroll med omfang av bierverv. 2. Kommunestyret ber byrådet om å ajourføre kommunens register over bierverv og aktivt vedlikeholde dette. 3. Kommunestyret ber byrådet om å tilbakerapportere resultatene av miljø- og medarbeiderprosjektet som er igangsatt i enheten til kontrollutvalget. Den nærmere frist for rapportering settes av kontrollutvalget med bakgrunn i prosjektets progresjon. 4. Kommunestyret konstaterer at innkjøpsregelverket er brutt ved flere anskaffelser til enheten, og tar til etterretning de tiltak som er iverksatt. 5. Kommunestyret tar for øvrig kontrollutvalgets oversendelse til orientering. Utskrift av saksprotokoll (iht. KL 77 nr. 6) sendt xx til: - Tromsø kommune v/byrådsleder Utskrift av saksprotokoll sendt xx.x.2014 til: - Tromsø kommune v/ordfører

5 Blad 5 23/14 Forvaltningsrevisjonsprosjektet innen Tromsø kommunes grunnskole - orientering Felles forslag til vedtak: Kontrollutvalget slutter seg til alternativ 2 i notatet fra KomRev NORD. Forslaget enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget slutter seg til alternativ 2 i notatet fra KomRev NORD. Utskrift av saksprotokoll sendt xx til: - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor 24/14 Referatsak Referat: A. FKT - FAGKONFERANSE OG ÅRSMØTE JUNI 2014 a) Invitasjon fra FKT Felles forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar saken til orientering. Utvalgets medlemmer gis anledning å delta på årsmøtet/konferansen, og den enkelte tar kontakt med sekretariatet ved eventuell påmelding. Forslaget enstemmig vedtatt.

6 Blad 6 Kontrollutvalget tar saken til orientering. Utvalgets medlemmer gis anledning å delta på årsmøtet/konferansen, og den enkelte tar kontakt med sekretariatet ved eventuell påmelding. Rett utskrift: Tromsø, den 20. mars 2014 Inger Johansen