BALSFJORD KOMMUNE MØTEPROTOKOLL

Transkript

1 BALSFJORD KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget Møtested: Rådhuset i Balsfjord, formannskapssalen Møtedato: Varighet: Møteleder: Sekretær: Roald Wikran Inger Johansen Faste medlemmer Roald Wikran (leder) Jan Solli Anne Grethe Eriksen Varamedlemmer Svein Kristian Pettersen Evald Nordli Rebecca Rehnlund Fra utvalget møtte: Roald Wikran Anne Grethe Eriksen Jan Solli Fast medlem Fast medlem Fast medlem Fra politiske ledelse møtte: Fung. ordfører Oddvar K. Skogli (tilstede f.o.m. sak 36/14) Fra administrasjonen møtte: Kommunalsjef Karin Friborg Berger (tilstede innledningsvis i møtet) Enhetsleder Lisa Friborg (d.s.) Fra KomRev NORD IKS møtte: Revisor Ørjan Martnes Fra K-Sekretariatet IKS møtte: Seniorrådgiver Inger Johansen Merknader til innkalling og sakliste: Innkalling og sakliste godkjent.

2 2 Innledningsvis i møtet ble det gitt en orientering om barnevernstjenesten fra kommunalsjef og enhetsleder. Behandlede saker: Saknr Tittel 35/14 Godkjenning av protokollen fra møte /14 Rapportering fra revisor revisjonsstrategi 2014 Balsfjord kommune 37/14 Rapportering fra revisor revisjonsstrategi 2014 Balsfjord kommunalteknikk KF 38/14 Kommunens rutiner for budsjettreguleringer orientering fra revisor 39/14 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Balsfjord kommune 40/14 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Balsfjord kommunalteknikk KF 41/14 Saker om skolebytte til skole i Tromsø kommune sluttbehandling 42/14 Drøfting og bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt innen offentlige anskaffelser 43/14 Referatsaker U.off.

3 3 Sak 35/14 GODKJENNING AV PROTOKOLLEN FRA MØTE Protokollen fra møte godkjennes. Protokollen fra møte godkjennes. Sak 36/14 RAPPORTERING FRA REVISOR REVISJONSSTRATEGI 2014 BALSFJORD KOMMUNE Vedtak om lukket møte Med henvisning til kommunelovens 31 nr. 5 jf. offentlighetslovens 24, 1. ledd, fattet kontrollutvalget slikt vedtak: Saken behandles for lukkede dører. Vedtaket var enstemmig. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Revisor orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Sak 37/14 RAPPORTERING FRA REVISOR REVISJONSSTRATEGI 2014 BALSFJORD KOMMUNALTEKNIKK KF

4 4 Vedtak om lukket møte Med henvisning til kommunelovens 31 nr. 5 jf. offentlighetslovens 24, 1. ledd, fattet kontrollutvalget slikt vedtak: Saken behandles for lukkede dører. Vedtaket var enstemmig. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Revisor orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Sak 38/14 KOMMUNENS RUTINER FOR BUDSJETTREGULERINGER ORIENTERING FRA REVISOR Revisor orienterte om kommunens rutiner og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Felles forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering, og forutsetter at revisjonen følger opp forholdet i det videre revisjonsarbeidet. Forslaget enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering, og forutsetter at revisjonen følger opp forholdet i det videre revisjonsarbeidet. Utskrift av saksprotokoll sendt til: - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig regnskapsrevisor

5 5 Sak 39/14 VURDERING AV UAVHENGIGHET OPPDRAGSANSVARLIG REGNSKAPS- REVISOR BALSFJORD KOMMUNE Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig revisor Doris Gressmyrs vurdering av egen uavhengighet til etterretning. Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig revisor Doris Gressmyrs vurdering av egen uavhengighet til etterretning. Sak 40/14 VURDERING AV UAVHENGIGHET OPPDRAGSANSVARLIG REGNSKAPSREVISOR BALSFJORD KOMMUNALTEKNIKK KF Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig revisor Doris Gressmyrs vurdering av egen uavhengighet til etterretning. Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig revisor Doris Gressmyrs vurdering av egen uavhengighet til etterretning. Sak 41/14 SAKER OM SKOLEBYTTE TIL SKOLE I TROMSØ KOMMUNE - SLUTTBEHANDLING Ut fra de foreliggende opplysningene i saken, finner kontrollutvalget at det første skolebyttet skjedde i strid med formannskapets tidligere avgjørelse. Formannskapet har truffet vedtak om å tillate det andre skolebyttet, men det kan reises spørsmål ved om denne avgjørelsen var beheftet med slike feil at den kan anses ugyldig.

6 6 Kommunen har imidlertid i ettertid godtatt skolebyttene og å omgjøre vedtakene er uaktuelt. Det er ikke dokumentert noen avtale mellom kommunene om skolebyttene. Administrasjonen har gjennomgått regnskapene og har funnet at det til nå er betalt totalt kroner ,- (kroner ,- dersom det usikre kravet tas med). Administrasjonen opplyser at de har gjennomgått regnskapene nøye, men at det for flere terminer mangler faktura fra Tromsø kommune. Årsakene til at faktura mangler, vet man ikke. Kontrollutvalget anmoder på denne bakgrunn kommunestyret om å treffe følgende vedtak: 1. På bakgrunn av saken anmoder kommunestyret om at rådmannen utarbeider skriftlige rutiner ved saker om skolebytte utenfor kommunen(e) for å sikre en forsvarlig og etterrettelig håndtering av slike saker. Svarfrist settes til 1. februar Saken tas for øvrig til orientering. Ut fra de foreliggende opplysningene i saken, finner kontrollutvalget at det første skolebyttet skjedde i strid med formannskapets tidligere avgjørelse. Formannskapet har truffet vedtak om å tillate det andre skolebyttet, men det kan reises spørsmål ved om denne avgjørelsen var beheftet med slike feil at den kan anses ugyldig. Kommunen har imidlertid i ettertid godtatt skolebyttene og å omgjøre vedtakene er uaktuelt. Det er ikke dokumentert noen avtale mellom kommunene om skolebyttene. Administrasjonen har gjennomgått regnskapene og har funnet at det til nå er betalt totalt kroner ,- (kroner ,- dersom det usikre kravet tas med). Administrasjonen opplyser at de har gjennomgått regnskapene nøye, men at det for flere terminer mangler faktura fra Tromsø kommune. Årsakene til at faktura mangler, vet man ikke. Kontrollutvalget anmoder på denne bakgrunn kommunestyret om å treffe følgende vedtak: 1. På bakgrunn av saken anmoder kommunestyret om at rådmannen utarbeider skriftlige rutiner ved saker om skolebytte utenfor kommunen(e) for å sikre en forsvarlig og etterrettelig håndtering av slike saker. Svarfrist settes til 1. februar 2015.

7 7 2. Saken tas for øvrig til orientering. Utskrift av saksprotokoll (iht. KL 77 nr. 6) sendt til (svarfrist ): - Balsfjord kommune v/rådmannen Utskrift av saksprotokoll sendt xx.xx.2014 til: - Balsfjord kommune v/ordfører Sak 42/14 DRØFTING OG BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT INNEN OFFENTLIGE ANSKAFFELSER Sekretariatet har fått innspill fra revisjonen om å slå sammen de to problemstillingene, og foreslår derfor at problemstillingen i prosjektet som søkes besvart er som følger: Etterlever Balsfjord kommune sentrale bestemmelser i anskaffelsesregelverket og kommunens innkjøpsreglement/-retningslinjer om konkurranse, dokumentasjon og protokollføring i tjenesteanskaffelser innenfor teknisk, plan og utvikling? Felles forslag til vedtak: Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt innen Offentlige anskaffelser av KomRev NORD, basert på K-Sekretariatets forslag lagt frem i møtet. Forslaget enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt innen Offentlige anskaffelser av KomRev NORD, basert på K-Sekretariatets forslag lagt frem i møtet. Utskrift av saksprotokoll sendt til: - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Sak 43/14 REFERATSAKER

8 8 Referert: A. TILSYN MED KOMMUNENS ARBEID MED OPPFØLGING AV BARN I FOSTERHJEM VED BALSFJORD BARNEVERNTJENESTE 2014 o Rapport datert fra Helsetilsynet/Fylkesmannen i Troms B. BALSFJORD KOMMUNALTEKNIKK KF o Referat styremøte o E-post datert fra daglig leder C. NKRFs KONTROLLUTVALGSKONFERANSE 2015 o Informasjon om tidspunkt og påmeldingsfrist D. SAKSPROTOKOLL KOMMUNESTYRET o Sak 86/14 Forvaltningsrevisjonsrapport Psykisk helse, rus og ReHabiliteringstilbudet i Balsfjord kommune o Sak 87/14 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Selvkost VAR Tillegg delt ut i møtet: E. SVAR PÅ OPPSUMMERINGSBREV REVISJON 2013 o Brev datert fra Balsfjord kommune Felles forslag til vedtak: 1. Referatsak C: Medlemmene i kontrollutvalget gis anledning å delta på konferansen, og den enkelte sørger for påmelding selv. 2. Øvrige referatsaker tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. 1. Referatsak C: Medlemmene i kontrollutvalget gis anledning å delta på konferansen, og den enkelte sørger for påmelding selv. 2. Øvrige referatsaker tas til orientering.