MØTEPROTOKOLL. Kontrollutvalget. Møtested: Longyearbyen, Næringsbygget, møterom Galileo Møtedato: Varighet:

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget Møtested: Longyearbyen, Næringsbygget, møterom Galileo Møtedato: Varighet: Møteleder: Sekretær: Øyvind Snibsøer Bjørn-Harald Christensen Faste medlemmer Personlige varamedlemmer Øyvind Snibsøer Gerd Irene Sigernes (1. vara AP) Pål Berg Jørn Kjetil Hansen (2. vara AP) Marte Agneberg Dahl Berit Våtvik Roger Eriksen Bjørn-Helge Nygård Kristine Sandsleth Oddmund Rønning Fra utvalget møtte: Øyvind Snibsøer Pål Berg Berit Våtvik Roger Eriksen Fast medlem Fast medlem Varamedlem Fast medlem Medlem Kristine Sandsleth møtte ikke. Fra politiske ledelse møtte: Nestleder Eirik Berger. Fra administrasjonen møtte: Sektorsjef teknisk Marianne S. Aasen Fra KomRev NORD IKS møtte: Oppdragsansvarlig revisor Doris Gressmyr

2 2 Fra K-Sekretariatet IKS møtte: Daglig leder Bjørn-Harald Christensen Seniorrådgiver Tage Karlsen Representanten fra KomRev NORD deltok i møtet fra Tromsø ved bruk av videokonferanseutstyr. Merknader til innkalling og sakliste: Ingen merknader til innkalling og sakliste. Behandlede saker: SAKLISTE Saknr Tittel U.off. 01/16 Godkjenning av protokollen fra møte /16 Budsjettramme kontroll og tilsyn 03/16 Engasjementsbrev Longyearbyen lokalstyre 04/16 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig revisor 05/16 Rapportering fra revisor status i revisjonsarbeidet for 2015 Longyearbyen lokalstyre 06/16 Status forvaltningsrevisjonsprosjekt Undervisningskvalitet med spesielt fokus på tilpasset opplæring og spesialundervisning 07/16 Kontrollutvalgets årsrapport for /16 Referatsaker 09/16 Møte i kontrollutvalget - møtedato

3 3 Sak 01/16 GODKJENNING AV PROTOKOLLEN FRA MØTE Protokollen fra møte godkjennes. Protokollen fra møte godkjennes. Sak 02/16 BUDSJETTRAMME 2016 KONTROLL OG TILSYN 1. Budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2016 vedtas med netto driftsutgifter på til sammen kr ,- før lønns- og prisjusteringer for kontrollutvalgets egen virksomhet og eventuelle andre politiske vedtak. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn bes innarbeidet i administrasjonsutvalgets samlede budsjettinnstilling til lokalstyret. 3. Kontrollutvalget viser til kontrollutvalgsforskriftens 18 samt kommentarer i Kontrollutvalgsboken fra Kommunal- og regionaldepartementet, 2011, for behandling av kontrollutvalgets budsjettforslag. Utvalget forutsetter at behandlingen skjer som beskrevet her. 1. Budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2016 vedtas med netto driftsutgifter på til sammen kr ,- før lønns- og prisjusteringer for kontrollutvalgets egen virksomhet og eventuelle andre politiske vedtak. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn bes innarbeidet i administrasjonsutvalgets samlede budsjettinnstilling til lokalstyret. 3. Kontrollutvalget viser til kontrollutvalgsforskriftens 18 samt kommentarer i Kontrollutvalgsboken fra Kommunal- og regionaldepartementet, 2011, for behandling av kontrollutvalgets budsjettforslag. Utvalget forutsetter at behandlingen skjer som beskrevet her.

4 4 Utskrift av saksprotokoll og sak sendtelektronisk til: - Longyearbyen lokalstyre v/administrasjonssjefen Sak 03/16 ENGASJEMENTSBREV LONGYEARBYEN LOKALSTYRE Kontrollutvalget tar engasjementsbrevet av fra KomRev NORD IKS til orientering. Kontrollutvalget tar engasjementsbrevet av fra KomRev NORD IKS til orientering. Sak 04/16 VURDERING AV UAVHENGIGHET - OPPDRAGSANSVARLIG REVISOR Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig revisor Doris Gressmyr sine vurderinger av egen uavhengighet til etterretning. Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig revisor Doris Gressmyr sine vurderinger av egen uavhengighet til etterretning. Sak 05/16 RAPPORTERING FRA REVISOR STATUS I REVISJONSARBEIDET FOR 2015 LONGYEARBYEN LOKALSTYRE Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering.

5 5 Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Sak 06/16 STATUS FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT UNDERVISNINGS- KVALITET MED SPESIELT FOKUS PÅ TILPASSET OPPLÆRING OG SPESIALUNDERVISNING Kontrollutvalget tar saken til orientering. Kontrollutvalget tar saken til orientering. Sak 07/16 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2015 Kontrollutvalget rår lokalstyret å fatte slikt v e d t a k: Kontrollutvalgets årsrapport for 2015 tas til orientering. Kontrollutvalget rår lokalstyret å fatte slikt v e d t a k: Kontrollutvalgets årsrapport for 2015 tas til orientering. Utskrift av saksprotokoll og saksframlegg m/godkjent årsrapport sendt elektronisk til:

6 6 - Leder av Longyearbyen lokalstyre Sak 08/15 REFERATSAKER Referatsakene tas til orientering. Referatsak D delt ut i møtet. Referert: A. HJELP JEG ER NY I KONTROLLUTVALGET! - artikkel sakset fra Kommunerevisoren nr. 6/2015 B. OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT BARNEVERN - Lokalstyrets vedtak i møte i sak 16/15 C. KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR Lokalstyrets vedtak i møte D. KONTROLLUTVALGSSEMINAR - INVITASJON - K-Sekretariatet brev av Referatsakene tas til orientering. Sak 09/15 MØTE I KONTROLLUTVALGET - MØTEDATO Felles forslag til vedtak:

7 7 Møteplan for 2016 fastsettes som følger: Tirsdag 10. mai kl Tirsdag 20. september kl Tirsdag 29. november kl Forslaget enstemmig vedtatt. Møteplan for 2016 fastsettes som følger: Tirsdag 10. mai kl Tirsdag 20. september kl Tirsdag 29. november kl. 1200