MØTEPROTOKOLL. Kontrollutvalget. Møtested: Longyearbyen, Næringsbygget, 2. etg. Newtontoppen Møtedato: Varighet:

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget Møtested: Longyearbyen, Næringsbygget, 2. etg. Newtontoppen Møtedato: Varighet: Møteleder: Sekretær: Svein Jonny Albrigtsen Bjørn-Harald Christensen Faste medlemmer Svein Jonny Albrigtsen Odd Egil Hofstad Jørn Dybdahl Frigg Jørgensen Hanne Jensen Personlige varamedlemmer (1. vara AP) Anne Meland (2. vara AP) Jens Abild Thor O. Bendiksen Sten Christian Pedersen Fra utvalget møtte: Svein Jonny Albrigtsen Odd Egil Hofstad Jens Abild Fast medlem Fast medlem Varamedlem Medlemmene Frigg Jørgensen og Hanne Jensen hadde meldt forfall, og varamedlemmene kunne ikke møte. Fra politiske ledelse møtte: Fra administrasjonen møtte: Fra KomRev NORD IKS møtte: Forvaltningsrevisor Åse Skavdal Oppdragsansvarlig revisor Doris Gressmyr Fra K-Sekretariatet IKS møtte: Daglig leder Bjørn-Harald Christensen Rådgiver Lill Martinsen

2 2 Representantene fra KomRev NORD og K-Sekretariatet deltok i møtet fra Tromsø ved bruk av videokonferanseutstyr. Merknader til innkalling og sakliste: Ingen merknader til innkalling og sakliste. Behandlede saker: SAKLISTE Saknr Tittel U.off. Lukket møte 31/12 Godkjenning av protokollen fra møte /12 Budsjettramme kontroll og tilsyn 33/12 Longyearbyen lokalstyre vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig revisor 34/12 Longyearbyen lokalstyre Kultur- og fritidsforetak KF vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig revisor 35/12 Longyearbyen lokalstyre Oppvekstforetak KF vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig revisor 36/12 Longyearbyen lokalstyre Bydrift KF vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig revisor 37/12 Longyearbyen lokalstyre vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor 38/12 Rapportering fra revisor revisjonsstrategi 2012 Longyearbyen lokalstyre 39/12 Rapportering fra revisor revisjonsstrategi 2012 Longyearbyen lokalstyre Kultur- og fritidsforetak KF 40/12 Rapportering fra revisor revisjonsstrategi 2012 Longyearbyen lokalstyre Oppvekstforetak KF 41/12 Rapportering fra revisor revisjonsstrategi 2012 Longyearbyen lokalstyre Bydrift KF 42/12 Forvaltningsrevisjonsrapport Forvaltning, drift og vedlikehold av eiendom 43/12 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon i Longyearbyen lokalstyre /12 Plan for selskapskontroll i Longyearbyen lokalstyre /12 Referatsaker 46/12 Møte i kontrollutvalget - møtedato X X X X

3 3 Sak 31/12 GODKJENNING AV PROTOKOLLEN FRA MØTE Protokollen fra møte godkjennes. Protokollen fra møte godkjennes. Sak 32/12 BUDSJETTRAMME 2013 KONTROLL OG TILSYN 1. Budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2013 vedtas med netto driftsutgifter på til sammen kr ,- før lønns- og prisjusteringer for kontrollutvalgets egen virksomhet og eventuelle andre politiske vedtak. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn bes innarbeidet i administrasjonsutvalgets samlede budsjettinnstilling til lokalstyret. 3. Kontrollutvalget viser til kontrollutvalgsforskriftens 18 samt kommentarer i Kontrollutvalgsboken fra Kommunal- og regionaldepartementet, 2011, for behandling av kontrollutvalgets budsjettforslag. Utvalget forutsetter at behandlingen skjer som beskrevet her. 1. Budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2013 vedtas med netto driftsutgifter på til sammen kr ,- før lønns- og prisjusteringer for kontrollutvalgets egen virksomhet og eventuelle andre politiske vedtak. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn bes innarbeidet i administrasjonsutvalgets samlede budsjettinnstilling til lokalstyret. 3. Kontrollutvalget viser til kontrollutvalgsforskriftens 18 samt kommentarer i Kontrollutvalgsboken fra Kommunal- og regionaldepartementet, 2011, for

4 4 behandling av kontrollutvalgets budsjettforslag. Utvalget forutsetter at behandlingen skjer som beskrevet her. Utskrift av saksprotokoll og sak sendt pr. e-post til: - Longyearbyen lokalstyre v/administrasjonssjefen Sak 33/12 LONGYEARBYEN LOKALSTYRE - VURDERING AV UAVHENGIGHET OPPDRAGSANSVARLIG REVISOR Sak 34/12 LONGYEARBYEN LOKALSTYRE KULTUR- OG FRITIDSFORETAK KF - VURDERING AV UAVHENGIGHET OPPDRAGSANSVARLIG REVISOR

5 5 Sak 35/12 LONGYEARBYEN LOKALSTYRE OPPVEKSTFORETAK KF - VURDERING AV UAVHENGIGHET OPPDRAGSANSVARLIG REVISOR Sak 36/12 LONGYEARBYEN LOKALSTYRE BYDRIFT KF - VURDERING AV UAVHENGIGHET OPPDRAGSANSVARLIG REVISOR Sak 37/12 LONGYEARBYEN LOKALSTYRE - VURDERING AV UAVHENGIGHET OPPDRAGSANSVARLIG FORVALTNINGSREVISOR Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig revisor Lars-Andrè Hanssen sine vurderinger av egen

6 6 Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig revisor Lars-Andrè Hanssen sine vurderinger av egen Sak 38/12 RAPPORTERING FRA REVISOR REVISJONSSTRATEGI 2012 LONGYERBYEN LOKALSTYRE Sak 39/12 RAPPORTERING FRA REVISOR REVISJONSSTRATEGI 2012 LONGYEARBYEN LOKALSTYRE KULTUR- OG FRITIDSFORETAK KF

7 7 Sak 40/12 RAPPORTERING FRA REVISOR REVISJONSSTRATEGI 2012 LONGYEARBYEN LOKALSTYRE OPPVEKSTFORETAK KF Sak 41/12 RAPPORTERING FRA REVISOR REVISJONSSTRATEGI 2012 LONGYEARBYEN LOKALSTYRE BYDRIFT KF Sak 42/12 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT FORVALTNING, DRIFT OG VEDLIKEHOLD AV EIENDOM Kontrollutvalget rår lokalstyret til å fatte slikt v e d t a k: 1. Lokalstyret viser til konklusjon i rapporten Forvaltning, drift og vedlikehold av eiendom. I konklusjonen vises det til at Longyearbyen lokalstyre i undersøkelsesperioden har hatt tilfredsstillende planleggingsog styringssystem for forvaltning, drift og vedlikehold av bygningsmassen som lokalstyret forvalter. Det konkluderes også med at de framlagte dokumentene sikrer de folkevalgte et tilstrekkelig beslutningsgrunnlag i saker som omhandler eiendomsforvaltning.

8 8 2. Lokalstyret tar rapporten til orientering. Kontrollutvalget rår lokalstyret til å fatte slikt v e d t a k: 1. Lokalstyret viser til konklusjon i rapporten Forvaltning, drift og vedlikehold av eiendom. I konklusjonen vises det til at Longyearbyen lokalstyre i undersøkelsesperioden har hatt tilfredsstillende planleggingsog styringssystem for forvaltning, drift og vedlikehold av bygningsmassen som lokalstyret forvalter. Det konkluderes også med at de framlagte dokumentene sikrer de folkevalgte et tilstrekkelig beslutningsgrunnlag i saker som omhandler eiendomsforvaltning. 2. Lokalstyret tar rapporten til orientering. Utskrift av saksprotokoll (iht. KL 77 nr. 6) sendt som e-post til: - Longyearbyen lokalstyre v/administrasjonssjefen Utskrift av saksprotokoll og saksframlegg sendt som e-post til: - Leder av Longyearbyen lokalstyre Sak 43/12 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON I LONGYEARBYEN LOKALSTYRE Felles forslag til vedtak: Kontrollutvalget rår lokalstyret til å fatte følgende vedtak: 1. Lokalstyret viser til overordnet analyse for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i Longyearbyen lokalstyre Lokalstyret vedtar følgende plan for forvaltningsrevisjon for perioden :

9 9 Prioritering: Prosjektnavn: 1 Forebyggende arbeid, saksbehandling og internkontroll i barnevernstjenesten 2 Undervisningskvalitet med spesielt fokus på tilpasset opplæring og spesialundervisning 3 Vann, avløp og renovasjon 4 Oppfølging av politiske vedtak og innholdet i saksutredninger fra administrasjonen 3. Lokalstyret delegerer til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden, jf. forskrift om kontrollutvalg 10, 1. ledd. Forslaget enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget rår lokalstyret til å fatte følgende vedtak: 1. Lokalstyret viser til overordnet analyse for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i Longyearbyen lokalstyre Lokalstyret vedtar følgende plan for forvaltningsrevisjon for perioden : Prioritering: Prosjektnavn: 1 Forebyggende arbeid, saksbehandling og internkontroll i barnevernstjenesten 2 Undervisningskvalitet med spesielt fokus på tilpasset opplæring og spesialundervisning 3 Vann, avløp og renovasjon 4 Oppfølging av politiske vedtak og innholdet i saksutredninger fra administrasjonen 3. Lokalstyret delegerer til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden, jf. forskrift om kontrollutvalg 10, 1. ledd. Utskrift av saksprotokoll og saksframlegg sendt (som e-post) til: - Leder av Longyearbyen lokalstyre

10 10 Sak 44/12 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL I LONGYEARBYEN LOKALSTYRE Kontrollutvalget tar til orientering at det pr ikke er selskaper som er omfattet av selskapskontroll, jf. svalbardlovens 44 og kommunelovens 77 nr.5 og 80. Kontrollutvalget tar til orientering at det pr ikke er selskaper som er omfattet av selskapskontroll, jf. svalbardlovens 44 og kommunelovens 77 nr.5 og 80. Sak 45/12 REFERATSAKER Referatsakene tas til orientering. Referert: A. VALG AV NYTT MEDLEM OG LEDER AV KONTROLLUTVALGET - e-post av B. OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT BYGGESAKSBEHANDLING OG TILSYN - utskrift av lokalstyrevedtak 34/12 C. OPPSUMMERING AV ÅRSREGNSKAPET LONGYEARBYEN LOKALSTYRE - revisjonens brev av til LL v/leder - administrasjonssjefens brev av D. OPPSUMMERING AV ÅRSREGNSKAPET LONGYEARBYEN LOKALSTYRE BYDRIFT KF - revisjonens brev av til LL Bydrift KF v/leder - daglig leders brev av E. NKRFS KONTROLLUTVALGSKONFERANSE invitasjon

11 11 Referatsakene tas til orientering. Sak 46/12 MØTE I KONTROLLUTVALGET - MØTEDATO Felles forslag til vedtak: Neste møte fastsettes til torsdag 25. april 2013 kl Eventuelt behov for møte før dette avtales med leder av kontrollutvalget. Forslaget enstemmig vedtatt. Neste møte fastsettes til torsdag 25. april 2013 kl Eventuelt behov for møte før dette avtales med leder av kontrollutvalget.