MØTEPROTOKOLL. Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 5E

Transkript

1 TROMSØ KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 5E Tilstede på møtet Medlemmer Varamedlem Andre Behandlede saker Sak nr./år Sak 46-62/13 Underskrifter Elisabeth Steen Edmund Kristoffersen Tor Zachariassen Benedikte Figenschou Kari Workinn Fra Tromsø kommune: Kommunaldirektør Stein Vidar Loftås (tilstede i sak 47/13) Fra KomRev NORD: Oppdragsansvarlig revisor Hjørdis Hauglann Revisor Sissel Rasmussen Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Lars-Andrè Hanssen Fra K-Sekretariatet: Rådgiver Inger Johansen Rådgiver Lill Martinsen Rådgiver Audun Haugan Elisabeth Steen sign. Tor Zachariassen sign. Kari Workinn sign. Edmund Kristoffersen sign Benedikte Figenschou sign. Utskrifter

2 Blad 2 Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Oppdragsansvarlige revisorer Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av som ble enstemmig godkjent. Saker til behandling: Saknr Tittel U.off. Lukket møte 46/13 Godkjenning av protokoll fra møtet /13 Forhold ved kulturskolen orientering 48/13 Rapport attestasjon og anvisning i Tromsø kommune 49/13 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Forvaltning, drift og vedlikehold av eiendom orientering 50/13 Svar på revisjonsbrev nr. 18 Tromsø kommunes bundne driftsfond per /13 Budsjettoppfølging per kontroll og tilsyn 52/13 Budsjettramme 2014 kontroll og tilsyn Tromsø kommune 53/13 Budsjettramme 2014 kontroll og tilsyn Tromsø Havn KF 54/13 Påløpte kostnader revisjon per Tromsø Parkering KF 55/13 Revisjon av pasientregnskap for 2012 Kroken sykehjem 56/13 Revisjon av pasientregnskap for 2012 Mortensnes sykehjem 57/13 Revisjon av pasientregnskap for 2012 Kvaløysletta sykehjem 58/13 Revisjon av pasientregnskap for 2012 Sør-Tromsøya sykehjem 59/13 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig revisor Tromsø kommune 60/13 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig revisor Tromsø Parkering KF 61/13 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig revisor Tromsø Havn KF 62/13 Referatsaker

3 Blad 3 46/13 Godkjenning av protokollen fra møtet Protokollen fra møtet godkjennes. Protokollen fra møtet godkjennes. 47/13 Forhold ved kulturskolen - orientering Saken behandles for lukkede dører, jf. offl. 13, 1.ledd jf. fvl. 13, 1. ledd nr. 1. Kommunaldirektøren orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Felles forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Saken tas opp til behandling i et senere møte. Forslaget enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Saken tas opp til behandling i et senere møte. 48/13 Rapport Attestasjon og anvisning i Tromsø kommune 1. Kontrollutvalget tar revisjonens rapport Attestasjon og anvisning i Tromsø kommune til orientering. 2. Kontrollutvalget ber revisjonen rapportere til utvalget om kommunens tilbakemelding på rapporten og revisjonens vurdering av denne.

4 Blad 4 Revisor presenterte rapporten og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Felles forslag til endring i punkt 2: Ordet kommunens erstattes med byrådets. Innstillingen med foreslåtte endring enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget tar revisjonens rapport Attestasjon og anvisning i Tromsø kommune til orientering. 2. Kontrollutvalget ber revisjonen rapportere til utvalget om byrådets tilbakemelding på rapporten og revisjonens vurdering av denne. Utskrift av saksprotokoll sendt til: - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig revisor 49/13 Forvaltningsrevisjonsprosjektet Forvaltning, drift og vedlikehold av eiendom - orientering Kontrollutvalget tar notat av , fra KomRev NORD til orientering Kontrollutvalget tar notat av , fra KomRev NORD til orientering 50/13 Svar på revisjonsbrev nr. 18 (2012) Tromsø kommune bundne driftsfond per Kontrollutvalget viser til kommunens svar av og revisjonens vurdering av svaret i brev av på revisjonsbrev nr. 18, og tar saken til orientering.

5 Blad 5 Kontrollutvalget viser til kommunens svar av og revisjonens vurdering av svaret i brev av på revisjonsbrev nr. 18, og tar saken til orientering. 51/13 Budsjettoppfølging per kontroll og tilsyn Kontrollutvalget viser til foreløpig budsjettkontroll pr for utvalgets virksomhet og tar saken til orientering. Kontrollutvalget viser til foreløpig budsjettkontroll pr for utvalgets virksomhet og tar saken til orientering. 52/13 Budsjettramme 2014 kontroll og tilsyn Tromsø kommune 1. Budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2014 vedtas med netto driftsutgifter på til sammen kr ,- før lønns- og prisjusteringer for kontrollutvalgets egen virksomhet og eventuelle andre politiske vedtak. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn bes innarbeidet i og skal følge byrådets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. 3. Kontrollutvalget viser til kontrollutvalgsforskriftens 18 samt kommentarer i Kontrollutvalgsboken fra Kommunal- og regionaldepartementet, 2011, for behandling av kontrollutvalgets budsjettforslag. Utvalget forutsetter at behandlingen skjer som beskrevet her.

6 Blad 6 1. Budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2014 vedtas med netto driftsutgifter på til sammen kr ,- før lønns- og prisjusteringer for kontrollutvalgets egen virksomhet og eventuelle andre politiske vedtak. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn bes innarbeidet i og skal følge byrådets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. 3. Kontrollutvalget viser til kontrollutvalgsforskriftens 18 samt kommentarer i Kontrollutvalgsboken fra Kommunal- og regionaldepartementet, 2011, for behandling av kontrollutvalgets budsjettforslag. Utvalget forutsetter at behandlingen skjer som beskrevet her. Utskrift av saksprotokoll sendt til: - Tromsø kommune v/ byrådsleder 53/13 Budsjettramme 2014 kontroll og tilsyn Tromsø Havn KF 1. Kontrollutvalget foreslår at budsjett for kontroll- og tilsynsfunksjonene for Tromsø Havn KF for 2014 vedtas med en budsjettramme på kr Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge styrets innstilling til kommunestyret. 3. Kontrollutvalget viser til kontrollutvalgsforskriftens 18 samt kommentarer i Kontrollutvalgsboken fra Kommunal- og regionaldepartementet, 2011, for behandling av kontrollutvalgets budsjettforslag. Utvalget forutsetter at behandlingen skjer som beskrevet her. 1. Kontrollutvalget foreslår at budsjett for kontroll- og tilsynsfunksjonene for Tromsø Havn KF for 2014 vedtas med en budsjettramme på kr Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge styrets innstilling til kommunestyret.

7 Blad 7 3. Kontrollutvalget viser til kontrollutvalgsforskriftens 18 samt kommentarer i Kontrollutvalgsboken fra Kommunal- og regionaldepartementet, 2011, for behandling av kontrollutvalgets budsjettforslag. Utvalget forutsetter at behandlingen skjer som beskrevet her. Utskrift av saksprotokoll sendt til: - Tromsø Havn KF 54/13 Påløpte kostnader revisjon per Tromsø Parkering KF 1. Kontrollutvalget foreslår at budsjett for påløpte kostnader til revisjon pr for Tromsø Parkering KF vedtas til kr Kontrollutvalget anmoder at kostnader til revisjon, som nevnt i punkt 1, settes av som påløpte kostnader i regnskapet pr til Tromsø Parkering KF. 1. Kontrollutvalget foreslår at budsjett for påløpte kostnader til revisjon pr for Tromsø Parkering KF vedtas til kr Kontrollutvalget anmoder at kostnader til revisjon, som nevnt i punkt 1, settes av som påløpte kostnader i regnskapet pr til Tromsø Parkering KF. Utskrift av saksprotokoll sendt til: - Tromsø Parkering KF 55/13 Revisjon av pasientregnskap for 2012 Kroken sykehjem Kontrollutvalget tar revisjonsberetningen for pasientregnskapene ved Kroken sykehjem for 2012 til orientering.

8 Blad 8 Kontrollutvalget tar revisjonsberetningen for pasientregnskapene ved Kroken sykehjem for 2012 til orientering. 56/13 Revisjon av pasientregnskap for 2012 Mortensnes sykehjem Kontrollutvalget tar revisjonsberetningen for pasientregnskapene ved Mortensnes sykehjem for 2012 til orientering. Kontrollutvalget tar revisjonsberetningen for pasientregnskapene ved Mortensnes sykehjem for 2012 til orientering. 57/13 Revisjon av pasientregnskap for 2012 Kvaløysletta sykehjem Kontrollutvalget tar revisjonsberetningen for pasientregnskapene ved Kvaløysletta sykehjem for 2012 til orientering. Kontrollutvalget tar revisjonsberetningen for pasientregnskapene ved Kvaløysletta sykehjem for 2012 til orientering. 58/13 Revisjon av pasientregnskap for 2012 Sør-Tromsøya sykehjem Kontrollutvalget tar revisjonsberetningen for pasientregnskapene ved Sør-Tromsøya sykehjem for 2012 til orientering.

9 Blad 9 Kontrollutvalget tar revisjonsberetningen for pasientregnskapene ved Sør-Tromsøya sykehjem for 2012 til orientering. 59/13 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig revisor Tromsø kommune 60/13 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig revisor Tromsø Parkering KF

10 Blad 10 61/13 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig revisor Tromsø Havn KF 62/13 Referatsaker Referert: A. SAKSLISTER MØTER I BYRÅDET a) Byrådsmøtet b) Byrådsmøtet c) Byrådsmøtet d) Byrådsmøtet e) Byrådsmøtet f) Byrådsmøtet g) Byrådsmøtet B. SAKSPROTOKOLL FRA KOMMUNESTYRET a) Sak 65/13 Eierskapsmelding 2013 (inkl. Eierskapsmelding 2013) C. VEDRØRENDE TROMS KRAFT AS - HENVENDELSE a) Brev av fra K-Sekretariatet IKS D. OPPSUMMERING FRA REVISOR ERFARINGER FRA ÅRSREGNSKAPET 2012 a) Brev av fra KomRev NORD E. TEMASAMLING DES. -13 I OSLO / FAGKONFERANSE JUNI -14 I HAUGESUND a) E-post av fra Forum for Kontroll og Tilsyn

11 Blad 11 F. BEDRIFTSFORSAMLING OG GENERALFORSAMLING TROMS KRAFT AS a) Innkalling av til bedriftsforsamling b) Innkalling av til generalforsamling G. REPRESENTANTSKAPET I K-SEKRETARIATET IKS a) Protokoll fra representantskapet H. RUNDSKRIV OM IVERKSETTING AV ENDRINGER I KOMMUNELOVEN M.M. EGENKONTROLL MV. a) Rundskriv datert fra Kommunal- og regionaldepartementet I. SKATTEETATENS VURDERING AV MERVERDIAVGIFTSPLIKT PÅ INNTEKTER VED BRANN OG REDNING a) Brev av fra KomRev NORD J. ETATSBESØK 8. OKTOBER HILLESØYSKOLEN a) Brev av fra K-Sekretariatet Felles forslag til vedtak: Referatsakene A J tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Referatsakene A J tas til orientering. Rett utskrift: Finnsnes, den 11. september 2013 Inger Johansen